Workflow management software vergelijken

Maak het als ondernemer makkelijk met workflow management software. Vergelijk en test workflow management software gratis.

vergelijk software
 

Wat is workflow management software?

Binnen een gemiddeld bedrijf heb je te maken met de nodige processen, de nodige communicatie en de nodige veranderingen. Om al deze veranderingen in goede banen te leiden, kan je gebruik maken van workflow management software. Met workflow management software kan je óók alle processen stroomlijnen, voor de gewenste communicatie intern zorgen en eigenlijk de gehele dagelijkse werkzaamheden coördineren. 

Door een workflow management software programma te gebruiken, weet je jouw bedrijfsresultaten naar een hoger niveau te tillen. Jouw medewerkers kunnen immers perfect met elkaar samenwerken, alle processen verlopen zonder enige ruis en ook nog eens processen geëvalueerd kunnen worden. Met dank aan workflow management software weet je dus niet alleen op korte termijn de processen te perfectioneren, maar ook op de lange termijn de processen – indien noodzakelijk – perfect bij te sturen.  

 

Voor alle bedrijven is een workflow management software programma hedendaags van cruciaal belang. De gehele maatschappij is immers digitaal, waardoor de gehele maatschappij regelmatig met veranderingen te maken krijgt. Dat geldt niet alleen voor de maatschappij, maar óók voor jouw onderneming. Alleen door continu naar het beste streven, kun je deze veranderingen ondergaan. Naar het beste streven doe je perfect met workflow management software.

Mocht je interesse in een dergelijk systeem hebben, kan je bovenstaande vergelijker gebruiken. Meer informatie over deze vergelijker is hieronder te vinden, evenals meer informatie over het nut- en de voordelen van een workflow management software programma.

Wat is workflow management precies?

In het Nederlandse bedrijfsleven hebben we meer en meer met Engelse termen te maken. Dat is ook het geval bij workflow management. Doordat dit een Engelse term is, is het niet voor iedereen even makkelijk om de essentie hiervan te begrijpen. Vrij vertaald betekent workflow management ‘werkstroombeheer systeem’. Dit is een nogal platte vertaling, aangezien de Nederlandse term werkstroombeheer systeem ook niet direct duidelijkheid verschaft.

Als we nader naar de definitie workflow management kijken, zien we meerdere definities naar voren komen. Zo valt te lezen dat een workflow een herhaalbaar werkpatroon is binnen een organisatie, waarbij een vast proces gevolgd wordt. Dit vaste proces bestaat uit meerdere schakels; deze schakels vormen tezamen de workflow. Aangezien in een bedrijf meerdere afdelingen werkzaam zijn, dienen meerdere afdelingen zich met hetzelfde proces bezig te houden. Door in dit geval gebruik te maken van workflow management, is het mogelijk om dit proces keer op keer in goede banen te laten leiden. Elke afdeling moet immers de vooraf vastgestelde stappen volgen, waarna het proces in de volgende stap terecht komt. Indien elke afdeling en elke werknemer de vooraf gedefinieerd stappen opvolgt, wordt elk proces naar wens uitgevoerd. 

Elders valt te lezen dat workflow management ook wel het beheren en verbeteren van processen is. Zoals eerder al op deze pagina gezegd; workflow management is zowel van toepassing op de korte- als op de lange termijn. Door duidelijke processen vast te stellen, geniet je van betere resultaten op de korte termijn. Door deze processen gaandeweg te beheren, te evalueren en te optimaliseren is het ook weer mogelijk om deze processen nóg beter te maken. Hierdoor blijft jouw onderneming continue in beweging, waardoor jouw onderneming ook perfect met veranderingen om kan gaan.

Om de term workflow management nog iets te verduidelijken, hebben we besloten om twee voorbeelden hieronder te bespreken:

Het eerste voorbeeld heeft betrekking op het binnenkrijgen van een klacht. Jouw onderneming heeft een bepaald product aan klant A afgeleverd, maar klant A is niet geheel tevreden met het geleverde product. Klant A maakt dit aan de klantenservice van jouw onderneming bekend, waarna meerdere processen intern in gang gezet moet worden. Het ontvangen product moet geretourneerd worden, het geld moet terug betaald worden en alle administratieve handelingen moeten afgerond worden. Om dit proces volledig van A tot Z in goede banen te leiden, is het van belang dat de verschillende werkzaamheden één voor één afgehandeld worden. Dat kan je voor elkaar krijgen met behulp van workflow management; je legt immers hier stap voor stap de werkzaamheden vast, waarbij elke taak door een bepaalde afdeling uitgevoerd moet worden. Indien afdeling A taak A uitgevoerd heeft, kan afdeling B met taak B aan de slag gaan. Door workflow management is het mogelijk om dit allemaal in goede banen te leiden en om het gehele proces tot in perfectie te coördineren.

Een ander voorbeeld is het binnenkrijgen van een bestelling. Zodra een klant – via bijvoorbeeld jouw webshop – een order plaatst, moet je verschillende handelingen uit gaan voeren. Het product moet ingepakt worden, het product moet verstuurd worden, de betaling moet verwerkt worden en de voorraad moet bijgewerkt worden. Deze handelingen laten direct zien dat meerdere afdelingen zich bezig moeten houden met een order, waarbij het wel van belang is dat alle afdelingen zich op dezelfde golflengte bevinden. Om een bestelling van A tot Z goed af te kunnen handelen, is het ideaal om gebruik te maken van workflow management. De handelingen die uitgevoerd moeten worden, zijn immers vooraf gedefinieerd. Iedereen weet wat hij/zij moet doen, zodat de bestelling perfect verwerkt en afgerond wordt. Weer een tevreden klant!

Bovenstaande twee voorbeelden geven een duidelijk beeld van wat workflow management nou precies inhoudt. Om bovenstaande processen in goede banen te laten leiden, kan je het beste workflow management software gebruiken. Maar, wat is nou het beste workflow management software programma? Dat is eigenlijk volledig afhankelijk van jouw eigen voorkeuren, jouw bedrijfsvorm en van het beschikbare budget. Met dank aan bovenstaande vergelijker kan je in ieder geval direct het beste workflow management software programma voor jouw onderneming vinden.

Hoe kies je een workflow management software programma die voldoet aan jouw wensen?

Wil je ook alle processen binnen jouw onderneming gaan stroomlijnen? Wil je goed voorbereid zijn op wijzigen? En wil je de processen gaandeweg ook kunnen verbeteren? Dan is het aan te raden om met workflow management software aan de slag te gaan. Met behulp van bovenstaande vergelijker ben je in staat om het perfecte workflow management software programma voor jouw onderneming te vinden. Volg hiervoor het onderstaande stappenplan:

Aan de hand van dit stappenplan kan je razendsnel het beste programma vinden. Nadat je het beste programma gevonden hebt, kan je al snel aan de efficiency binnen jouw bedrijf gaan werken. Je stemt de processen perfect op elkaar aan, je brengt het algehele niveau in jouw onderneming naar een hoger niveau en je bent dus in staat om een grotere groei door te gaan maken. Dat is niet alleen te danken aan het workflow management software systeem, maar ook aan alle medewerkers die dit systeem op de juiste manier gebruiken. Zodra daar sprake van is, plukt het hele bedrijf hier de vruchten van. Voor medewerkers is het immers een stuk duidelijker welke handelingen zij moeten verrichten, terwijl de eigenaar van het bedrijf van een nóg grotere groei geniet.

Is er gratis workflow management software?

In sommige situaties is het goed mogelijk dat je géén budget voor een workflow management software systeem hebt. Is het dan alsnog mogelijk om te genieten van de voordelen van een dergelijk systeem. Nou, deels. Je kunt namelijk kiezen voor een gratis workflow management software programma. Een dergelijk programma biedt echter niet alle functies, waardoor je alsnog niet geniet van alle mogelijkheden die een dergelijk programma biedt.

Het advies is daarom om louter gebruik te maken van gratis proefperiode. Tijdens deze gratis proefperiode kan je het programma uittesten, waarna je voor jezelf kunt bepalen of dit programma iets voor jouw onderneming is. Door meerdere workflow management software programma’s te testen en met elkaar te vergelijken, krijg je bovendien duidelijk inzichtelijk waar jouw voorkeuren naar uitgaan. Op basis van de opgedane ervaring ben je uiteindelijk in staat om de beste keuze te gaan maken.

Wil je tóch gebruik gaan maken van een gratis workflow management software systeem? Dan is het verstandig om te beseffen dat je hierbij níet van alle functies gebruik kunt maken. Dit betekent dat je alsnog niet optimaal van het systeem gebruik kunt maken, waardoor je eigenlijk na verloop van tijd alsnog gaat investeren in een betaald programma. Ons advies is dan ook om vanaf het begin al de juiste keuzes te maken; durf te investeren in een betaald workflow management software programma. Met dank aan deze software heb je de investering binnen de kortste keren alweer terugverdiend. Je moet het daarom ook puur als een investering zien en niet zozeer als kosten; de kosten verdien je immers al snel dubbel en dwars terug.

Wat kan je met workflow management software?

De mogelijkheden met workflow management software zijn eindeloos. Met dank aan deze software geniet je namelijk van meerdere functies én van meerdere voordelen. Door op de lange termijn met workflow management software aan de slag te gaan, weet je al snel de beste prestaties te behalen. De meest gebruikte functies én meest populaire functies hebben wij in onderstaande lijst opgesomd:

Coördineren van processen en projecten

Binnen elke onderneming heb je te maken met meerdere processen en met meerdere projecten. Des te groter de onderneming is/wordt, des te meer processen door verschillende afdelingen uitgevoerd worden. Om al deze processen in goede banen te kunnen leiden, biedt workflow management software dé oplossing. Je kunt met dank aan deze software namelijk alle processen coördineren én stroomlijnen.

 

Dat geldt overigens niet alleen voor processen, maar ook voor projecten. Projecten die je voor een klant uitvoert, kan je namelijk ook per stap bijhouden in het workflow management software programma. Door dit stap voor stap bij te houden, ben je in staat om de beste prestaties te bieden. Je weet hierdoor niet alleen jouw klanten tevreden te stellen, maar je weet hierdoor financieel gezien ook de beste situaties te behalen. Door alle processen en projecten te coördineren, ben je immers in staat om razendsnel en efficiënt te werken. Je bent nooit meer tijd kwijt aan ruis of aan onduidelijkheid; dankzij de vooraf gedefinieerde processen weet immers elke afdeling wanneer men in actie moet komen én welke taken uitgevoerd moeten worden.

Coördineren van processen en projecten
Analyseren van processen en gegevens

Analyseren van processen en gegevens

Als je eenmaal een tijdje met hetzelfde proces bezig bent, verzamelt het workflow management software systeem hier allerlei relevante informatie over. Je kunt bijvoorbeeld per proces of per stap bijhouden hoeveel tijd hieraan besteedt wordt; het is uiteraard wenselijk dat dit zo min mogelijk tijd is. Door continu de processen en gegeven te analyseren, ben je in staat om zo efficiënt mogelijk te werken. Je kunt aan de hand van deze analyse continue veranderingen doorvoeren, waardoor jouw onderneming bestand is tegen de dynamiek van de hedendaagse maatschappij.

Intern is het ook mogelijk om allerlei gegevens te analyseren. Zo kan je dankzij dit systeem op project- en op klantniveau alle handelingen analyseren en gaandeweg verbeteringen door gaan voeren. Al met al biedt workflow management software bijzondere voordelen op de korte termijn, maar óók zeker op de lange termijn. Op de lange termijn is daarbij volgens veel goeroes het sleutelwoord ‘analyseren’.

Synchroniseren van wijzigingen

Synchroniseren van wijzigingen

Binnen een onderneming hebben ongetwijfeld veel afdelingen vergaderingen met elkaar. Mocht er ergens een wijziging plaatsvinden – bijvoorbeeld locatie of tijd – wil je dat iedereen hiervan op de hoogte wordt gebracht. Ook dat is mogelijk dankzij workflow management software. Alle wijzigingen die je doorvoert, worden namelijk gesynchroniseerd in de agenda’s van alle medewerkers. Zo kan je bijvoorbeeld automatisch Outlook of Google Agenda laten synchroniseren. Je voorkomt hiermee dat medewerkers te laat op een vergadering verschijnen of dat doorgevoerde wijzigingen niet bij iedereen goed doorkomen. Ook deze functie draagt dus zéker bij aan de efficiency waarmee in jouw onderneming gewerkt wordt.

De voordelen van een workflow management software programma

Het staat als een paal boven water; met workflow management software kan je meerdere functies uitvoeren. Dit betekent indirect ook dat je van meerdere voordelen kunt genieten. Enkele van de belangrijkste functies hebben we hierboven reeds uitgelegd. Hieronder vertellen we graag iets meer over de voordelen van een workflow management software programma.

Verhoogde efficiency

Onder aan de streep is het een feit workflow management software iedereen sneller en beter laat werken. Alle processen zijn duidelijk, er is géén sprake meer van ruis en elke afdeling weet wat er te doen staat. Door gebruik te maken van workflow management software, wordt de efficiency binnen een bedrijf dus naar een ongekend hoog niveau gebracht.

Blijven verbeteren van processen

Naarmate je deze software langer en langer blijft gebruiken, genereer je ook meer en meer gegevens. Deze gegevens kan je blijven analyseren, waardoor je her en der nog meer tijdwinst kunt pakken. Je ziet immers perfect per workflow waar de taken (te) lang blijven liggen, wanneer afdelingen té veel tijd kwijt zijn aan een bepaalde handeling of als handelingen niet goed op elkaar aansluiten. Aan de hand van deze analyse kan je de interne processen blijven verbeteren.

Duidelijke rapportages

Aan de hand van de workflow management software kan je ook duidelijke rapportages opstellen. Zo heb je duidelijk in beeld welke afdelingen goed functioneren en bij welke afdelingen er nog het een en ander schort. Deze rapportages helpen je vervolgens om te blijven verbeteren, aangezien stilstand achteruitgang is. Aangezien alle processen en handelingen vooraf gedefinieerd zijn, is het ook relatief makkelijk om hier naar te handelen en gegevens met elkaar te vergelijken. Dat zie je ook duidelijk terugkomen in de duidelijke rapportages!

Veel gestelde vragen

Voordat je van start kunt gaan, is het noodzakelijk om de nodige voorbereidingen te treffen. Je moet allereerst jouw medewerkers van de voordelen zien te overtuigen, maar je moet ook alle processen duidelijk gaan definiëren. Je moet er uiteindelijk voor gaan zorgen dat alle workflows duidelijk gedefinieerd zijn, zodat je deze direct in het systeem ‘in kunt laden’. Houd hierbij wel rekening met de nodige weerstand; jouw medewerkers moeten immers met een nieuw systeem gaan werken en dat roept altijd enige weerstand op.

Wij vergelijken