Als je een zakelijke betaling doet, is het verstandig om altijd voor de factuur te vragen. Die factuur heb je immers nodig voor de boekhoudkundige verwerking van jouw uitgaven. Maar, wat nou als de tegenpartij geen factuur kan leveren? Dan is het verstandig om een kwitantie te vragen!
In dit artikel laten we jou graag kennis maken met de term ‘kwitantie’. We bespreken graag wat dit is, we bespreken wat het verschil tussen een kwitantie en een factuur is en we bespreken hoe je zelf een kwitantie kunt maken.
Wat is een kwitantie?
Een kwitantie kun je zien als een document dat als bewijs van betaling dient. Dankzij deze kwitantie kun je dus aantonen dat je een betaling hebt gedaan óf dat je een betaling hebt ontvangen. Met een kwitantie weet je eigenlijk kortweg een geldtransactie vast te leggen.
Als we het over een kwitantie hebben, kunnen we het ook over tal van andere termen hebben. Ook de termen betaalbewijs, ontvangbewijs en reçu worden veelvuldig gebruikt als synoniem voor een kwitantie.
Is een kwitantie dan hetzelfde als een factuur? Of is een kwitantie echt significant iets anders? Wij kunnen je verklappen dat dit echt iets anders is. Verderop op deze pagina lees je meer over de verschillen tussen een kwitantie en een factuur!
Waar moet je kwitantie aan voldoen?
Wil je graag een kwitantie verstrekken? In sommige situaties ben je daar min of meer verplicht toe; dat is bijvoorbeeld het geval als je als particulier zijnde een product of dienst aan een bedrijf levert. Dit bedrijf wil een factuur hebben, maar je kunt als particulier zijnde natuurlijk geen factuur opstellen. In plaats daarvan kun je wél een kwitantie opstellen.
Hoe je deze kwitantie op kunt stellen? Daar zijn meerdere mogelijkheden voor, maar je moet sowieso weten dat een kwitantie aan bepaalde facetten moet voldoen. Zo moet je op een kwitantie altijd de volgende zaken vermelden:
- De beschrijving van de geleverde/afgenomen prestaties
- De hoeveelheid eenheden (indien van toepassing)
- De kwitantie datum
- De datum van de levering
- De naam van de leverende partij, inclusief een handtekening
- De naam van de afnemende partij
Deze gegevens kun je ook nog met andere gegevens aan gaan vullen. Zo kun je bijvoorbeeld jouw eigen adresgegevens en de adresgegevens van de andere partij op de kwitantie vermelden. Dat is echter géén verplichting, terwijl bovengenoemde gegevens wél op een kwitantie moeten staan.
Wat is het verschil tussen een factuur en een kwitantie?
Het verschil tussen een factuur en een kwitantie is in principle kwa beeld ongeveer hetzelfde. Echter, zit er een klein verschil in het doel en de eisen tussen deze twee:
1. Kwitantie: dit een document dat als bewijs van betaling dient.
2. Factuur: dit is een document dat uitgereikt wordt bij een transactie tussen twee zakelijke partijen.
Eén van de belangrijkste verschillen is terug te vinden op het tijdstip waarop beide documenten afgegeven worden. Met een factuur toon je eigenlijk aan dat een andere partij een vordering bij jou heeft; jij hebt de producten/diensten geleverd en je wacht nu op een betaling. Met een kwitantie geef je echter juist aan dat er al een betaling plaatsgevonden heeft. Een kwitantie verstrek je dus ná een betaling, terwijl je een factuur voor de betaling verstrekt.
Daarnaast mag een kwitantie afgegeven worden aan een particulier. Met een factuur is dit niet mogelijk, aangezien een factuur altijd betrekking heeft op een transactie tussen twee zakelijke partijen.
In het verlengde daarvan: op een kwitantie wordt de BTW niet apart vermeldt. Als particulier zijnde ben je namelijk niet in staat om BTW te berekenen. Als bedrijf zijnde ben je dat wel verplicht, waardoor op een factuur wél altijd de BTW vermeld wordt.
Voorbeeld van factuur & kwitantie
Je hebt hierboven kunnen lezen dat er meerdere verschillen tussen een factuur en een kwitantie bestaan. Die verschillen willen wij graag met een voorbeeld nog iets duidelijker voor je maken! In onderstaande afbeelding zie je een factuur en een kwitantie naast elkaar liggen:
Hoe maak een kwitantie?
Wil jij graag een kwitantie gaan maken? Dan kun je hiervoor gaan stunten in Excel of via kwitantiemaken.nl, maar je kunt er ook voor kiezen om gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Je kunt met dit programma razendsnel een perfecte kwitantie op kunt stellen.
Hoe je dit kunt doen? Nou, in de meeste online boekhoudprogramma’s kun je kiezen tussen het opstellen van een offerte, het opstellen van een factuur of het opstellen van een kwitantie. Als je kiest voor het opstellen van een kwitantie, toont het programma direct een vaste template.
Deze template bevat onder meer de hierboven genoemde gegevens die verplicht zijn op een kwitantie. Je kunt deze gegevens nu zelf in gaan vullen, waarna je de kwitantie direct op kunt slaan. Je kunt deze kwitantie nu naar jouw opdrachtgever sturen, waarna het eenvoudig boekhoudprogramma deze kwitantie direct in de boekhouding verwerkt.
Belangrijk bijkomend voordeel: de kwitantie kun je ook nog volledig in jouw huisstijl maken. Dat ziet er netjes uit, roept veel vertrouwen op en laat zien dat je alle zaakjes prima op orde hebt!
