Wil je graag groeien, groeien en nog eens groeien met jouw onderneming? Dan is het cruciaal om van de juiste programma’s gebruik te gaan maken. Iets wat je hierbij zéker nodig hebt, is een goed factuurprogramma. Als je geen geld aan een dergelijk programma uit wilt geven, kun je gelukkig ook nog voor een gratis factuurprogramma kiezen. In dit artikel laten wij je kennis maken met de 5 beste gratis factuurprogramma’s van 2021.

Is het aan te raden om voor een gratis factuurprogramma te kiezen? Als je geld wilt besparen, is dit zeker een aanrader. Je geniet van de mogelijkheden van een dergelijk programma, terwijl je hier geen geld aan uit hoeft te geven. Ideaal. Neem het artikel daarom op je gemakje door en ga direct op zoek naar het beste gratis factuurprogramma van dit moment!

Tips bij het uitkiezen van een gratis factuurprogramma

Heb je jouw pijlen gericht op een gratis factuurprogramma? Dan is het goed om te weten dat er verschillende soorten ‘gratis’ bestaan in dit verhaal. Je kunt kiezen voor een factuurprogramma waar je helemaal niks voor hoeft te betalen, maar je kunt ook kiezen voor een gratis proefperiode. Met dank aan een gratis proefperiode probeer je het programma bijvoorbeeld 30 dagen gratis uit, waarna je direct de keuze voor jezelf kunt maken. Op dát moment kun je alsnog een betaald abonnement afsluiten.

Wat voor jou verstandiger is? Dat hangt echt van jouw eigen voorkeuren af. Wij kunnen je eigenlijk alleen maar handige tips geven voor het uitkiezen van een gratis factuurprogramma:

• Tip 1: let goed op de ondersteuning. Als je van een boekhoudprogramma gebruik gaat maken, is de kans groot dat je na verloop van tijd vragen krijgt. Áls je vragen hebt, is het wenselijk dat je op een goede klantenservice/support/helpdesk kunt rekenen.
• Tip 2: bepaal goed wat je nodig hebt. Van welke functies wil je precies gebruik gaan maken? Aan de hand van jouw wensen kun je al een schifting in het aanbod van gratis factuurprogramma’s maken.
• Tip 3: kijk goed naar online beoordelingen. Als je voor één van de populaire gratis boekhoudprogramma’s kiest, kun je online veel beoordelingen vinden. Ga op zoek naar deze beoordelingen en krijg daarmee een duidelijk beeld van de (on)tevredenheid van andere gebruikers.
• Tip 4: kijk goed naar het algehele plaatje. Bij een gratis factuurprogramma gaat het niet alleen om het feit dat dit programma gratis is. Nee, je moet ook heel scherp zijn op alle functies, alle voorwaarden en de eventuele extra’s. Met andere woorden: wij raden je aan om heel goed naar het totaalplaatje te kijken.

Is het makkelijk om een goed gratis boekhoudprogramma uit te kiezen? Nee, het is zeker niet makkelijk te noemen. Je hebt niet alleen de keus uit veel soorten programma’s, maar het aanbod is ook nog vrij divers. Mede daarom hebben wij besloten dat wij je een handje gaan helpen! Hieronder kun je direct kennis maken met de vijf beste gratis factuurprogramma’s van dit moment.

Dit zijn de 5 beste gratis factuurprogramma’s van 2021:

Ben je op zoek naar écht het beste gratis factuurprogramma van 2021? Kies dan voor één van deze gratis factuurprogramma’s:

1. e-Boekhouden.nl
2. Fiscus
3. Exact
4. Rompslomp
5. Teamleader

Voor welk programma je nou het beste kunt kiezen? Dat is iets wat je alleen voor jezelf kunt bepalen. Om je hier een handje bij te helpen, bespreken wij hieronder de vijf beste gratis factuurprogramma’s van dit moment. Daarbij kijken we kritisch naar alle mogelijkheden, functies én naar de manier waarop dit programma gratis is. Want; zijn de factuurprogramma’s nou écht gratis? Of kun je bijvoorbeeld van een lange gratis proefperiode genieten? Je leest het hieronder.

1. e-Boekhouden.nl

Eenvoudig online boekhouden én factureren. Dat is precies hetgeen je met e-Boekhouden.nl kunt doen. Dit programma is bijzonder gebruiksvriendelijk, heeft al meer dan 80.000 ondernemers gebruik gemaakt en is volledig erkend door de Belastingdienst. Dit betekent dat je niet alleen facturen kunt versturen, maar ook direct jouw BTW aangifte kunt doen. Met dit gratis factuurprogramma ga je écht van veel voordelen genieten.

Ben je een startende ondernemer? Dan zit je bij e-Boekhouden.nl al helemaal goed. Voor startende ondernemers is dit boekhoudprogramma de eerste 15 maanden volledig gratis. Als je al langer ondernemer bent, kun je bij e-Boekhouden.nl echter ook nog een gratis proefperiode voor 14 dagen afsluiten. Nadat je die proefperiode doorgelopen hebt, kun je kiezen uit één van de betaalbare pakketten. Eigenlijk kunnen we stellen dat e-Boekhouden.nl een geweldige prijs-kwaliteitsverhouding aanbiedt.

2. Fiscus

Wil jij geen omkijken naar jouw facturatie en boekhouding hebben? Ben je als een zzp’er actief en wil je daarom ook graag een passend factuurprogramma hebben? Als je op beide vragen ‘ja’ geantwoord hebt, kun je het beste voor het programma van Fiscus kiezen. Dit factuurprogramma is niet alleen gratis, maar biedt ook nog veel mogelijkheden.

Zo hoef je geen boekhoudkennis te hebben, is de klantenservice van 07.00 tot 23.00 uur bereikbaar én kun je een directe koppeling met de Belastingdienst maken. Het doen van de BTW aangifte is hierdoor ook een eitje met dank aan het programma van Fiscus.

Klinkt ideaal toch? Je kunt nu direct een proefaccount aanmaken, waarmee je 35 dagen lang gratis van dit programma gebruik kunt maken. Nadien kun je voor een betaald abonnement kiezen, waarvoor je bij Fiscus ook niet al te veel hoeft te betalen.

3. Exact

Wil jij het direct volledig aan gaan pakken? Wil je niet alleen kunnen factureren, maar ook de facturatie aan tal van andere systemen koppelen? Dan ben je hiervoor bij Exact aan het juiste adres. Deze software aanbieder biedt niet alleen het gratis factuurprogramma aan, maar biedt daarbij ook direct vele mogelijkheden aan. Ideaal.

Bij Exact kun je sowieso uitgaan van een perfecte service en kwaliteit. Het factuurprogramma doet alles wat je wilt, is gebruiksvriendelijk en zorgt voor een forse tijdsbesparing. Mocht er onverhoopt iets niet duidelijk zijn, doe je een beroep op de klantenservice van Exact.

Bij Exact kun je gebruik maken van een gratis proefperiode van 30 dagen. Dit is geheel vrijblijvend en je zit nergens aan vast. Nadien kun je voor jezelf bepalen of je gebruik gaat maken van dit (betaalde) factuurprogramma.

4. Rompslomp

Ben je als zzp’er actief? Dan is het al snel interessant om te kiezen voor het factuurprogramma van Rompslomp. Dit factuurprogramma werkt makkelijk, is overzichtelijk en brengt een hoop plezier met zich mee. Puur doordat je zelf niet meer al te veel tijd en moeite aan jouw boekhouding hoeft te besteden.

Ook de support, de mogelijkheden en de prijzen zijn prima. Zo kun je bijvoorbeeld geheel vrijblijvend gebruik maken van een gratis proefaccount. Als alles aan dit programma jou bevalt, kun je direct kiezen voor één van de betaalde pakketten. Reeds 100.000 ondernemers zijn je op dit gebied al voorgegaan. We kunnen dus gerust stellen dat Rompslomp bijzonder populair is! 

5. Teamleader

Deze lijst met beste gratis factuurprogramma’s sluiten we af met het programma van Teamleader. Met dit programma kun je niet alleen facturen sturen, maar je kunt ook bijvoorbeeld met CRM aan de slag gaan. Het systeem van Teamleader is onwijs uitgebreid, waardoor je echt alle kanten met dit systeem op kunt.

Daarbij is het ook nog interessant dat je van een gratis proefperiode gebruik kunt maken. Deze proefperiode duurt 14 dagen, is volledig gratis én brengt geen verplichtingen met zich mee. Bovendien kun je tijdens deze periode niet alleen het factuurprogramma van Teamleader uitproberen, maar ook alle andere onderdelen van dit uitgebreide programma. Als je het direct goed wilt doen, is dit gratis factuurprogramma van Teamleader zeker interessant te noemen.

Hoe factuur maken in 3 seconde?

Zo, voor welk van bovengenoemde factuurprogramma’s ga jij kiezen? Wij raden je aan om een goede vergelijking te maken én om gebruik van de gratis proefperiode te maken. Heb je uiteindelijk de keuze voor jezelf gemaakt? Dan kun je zo min mogelijk tijd aan jouw boekhouding en facturatie gaan besteden.
Het maken van een factuur duurt bijvoorbeeld maar 3 seconden. Hoe je exact zo snel een factuur kunt maken, vind je in ons artikel ‘Factuur maken in 3 seconde – Hoe doe je dat? Geheel gratis’!

Heb je een opdracht voor een klant naar wens uitgevoerd? Dan is het de hoogste tijd om een factuur te maken en te versturen. Maar, hoe ziet een factuur er nou precies uit? En aan welke eisen moet een factuur voldoen? In dit artikel vind je een duidelijk factuur voorbeeld; een voorbeeld waarmee je vervolgens zelf jouw eigen facturen kunt maken.

Ook daarvoor vind je in dit artikel de nodige informatie. Zo vind je aan het einde van dit artikel een uitgebreid stappenplan voor het maken van een factuur. Neem dit artikel op een gemakje door, voer het stappenplan uit en ontvang binnen de kortste keren het geld vanuit jouw klanten!

Factuur voorbeeld 

Wil je graag zien hoe andere bedrijven een factuur vormgegeven? Hieronder vind je een duidelijk voorbeeld van een factuur die aan alle voorwaarden voldoet:

Zulke facturen kun je maken met Exact, Rompslomp en E-boekhouden binnen enkele seconden.

Waar moet je factuur aan voldoen?

Kun je volledig zelf bepalen hoe jouw factuur eruit komt te zien? Ja, dat is inderdaad het geval. Je kunt bijvoorbeeld zelf jouw logo op de factuur plaatsen, je kunt de factuur in jouw eigen huisstijl opstellen en je bepaalt ook volledig zelf de volledige lay-out van de factuur.

Wel is het goed om te weten dat je factuur aan enkele voorwaarden moet voldoen. Deze voorwaarden zijn bepaald door de Belastingdienst + overheid en moeten strikt opgevolgd worden. Elke factuur die je maakt/verstuurt, moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Jouw volledige naam moet vermeld worden op de factuur; het gaat hierbij om de juridische naam. In sommige gevallen kun je hier ook de handelsnaam voor gebruiken.
• De volledige naam van de afnemer. De volledige naam van jouw klant kun je vinden in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
• Jouw volledige adres. Ook moet je op de factuur jouw volledige adres vermelden; het gaat hierbij om jouw bedrijfsadres.
• Het volledige adres van de afnemer. Ook dit volledige adres kun je vinden in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
• Jouw btw-nummer. Vermeld altijd jouw volledige btw-nummer op jouw factuur; dit is het nummer dat met NL begint.
• Jouw KvK nummer. Vermeld tevens jouw volledige KvK nummer; dit is het nummer dat je gekregen hebt na de inschrijving van jouw bedrijf bij de Kamer van Koophandel.
• De factuurdatum. Dit is de datum waarop de factuur uitgereikt is.
• Een factuurnummer. Dit nummer moet uniek en opeenvolgend zijn.
• De omschrijving van de diensten of goederen. Hoeveel goederen heb je geleverd? Of welke diensten heb je precies uitgevoerd?
• De datum van levering. Vermeld ook op welke datum (of data) je de producten/goederen geleverd hebt. Dit kan bijvoorbeeld één dag zijn, maar het kan ook de volledige periode zijn.
• Het bedrag voor de goederen/diensten. Je dient dit bedrag exclusief BTW te vermelden op de factuur.
• Het btw-tarief. In de meeste gevallen vermeld je op de factuur het btw-percentage van 21%, maar mogelijk geldt voor jou het lagere percentage van 6%.
• Het btw-bedrag. Dit is het totale btw-bedrag en is dus afhankelijk van de twee hierboven genoemde punten.

Bron: Belastingdienst

Heb je al deze punten op jouw factuur vermeld staan? Dan voldoe je aan de voorwaarden die de Belastingdienst stelt. Heb je deze punten niet op jouw factuur staan? Dan ben je in principe in overtreding. Bij het maken van een factuur is het daarom zaak om deze punten even goed na te lopen. 

In jouw boekhoudprogramma kun je vervolgens een vaste lay-out voor jouw facturen maken. Daarmee zorg je ervoor dat ook toekomstige facturen aan alle voorwaarden voldoen.

Stap 1: zoek een goed facturatieprogramma uit

Voor het opmaken en versturen van facturen is een goed facturatieprogramma cruciaal. Maak daarom een goede vergelijking tussen de verschillende facturatieprogramma’s en sluit direct een abonnement af.

Via onze website kun je direct de beste facturatie- en boekhoudprogramma’s met elkaar vergelijken. Zet je wensen op een rijtje, maak gebruik van onze vergelijker en hak de knoop vervolgens door. 

Stap 2: stel het facturatieprogramma naar wens in

Je kunt vervolgens in het facturatieprogramma de lay-out van de factuur volledig zelf bepalen. Verwerk jouw logo in de lay-out, vul alle gegevens in en sla deze vaste lay-out vervolgens op. In de toekomst kun je deze vaste lay-out keer op keer gebruiken bij het maken van jouw facturen.

Stap 3: voer een klant in

Vervolgens is het zaak om jouw klanten in te voeren in het facturatieprogramma. Als je dit gaat doen, is het zaak om alle mogelijke gegevens in te vullen. Denk hierbij aan de volledige naam van jouw klant, het volledige adres en het KvK-/BTW nummer.

Stap 4: maak een factuur aan

Zo, je bent nu klaar om een factuur aan te maken. Selecteer de juiste klant, vul de factuur volledig in en klik op opslaan. Deze factuur kun je nu direct automatisch laten versturen, maar je kunt dit ook eventjes handmatig doen. Het maken van een factuur is in ieder geval binnen 3 seconde gepiept!

Moet jij ook zo lang wachten op de betalingen van jouw klanten? Kom je daardoor wel eens in de financiële problemen? Dan is het interessant om eens naar factoring te kijken. Dankzij deze handige dienst voorkom je dat je in de financiële problemen terecht komt, waardoor je vooruit kunt met jouw onderneming.

Maar, wat is factoring nou precies? En wat zijn de kosten voor factoring? Op die vragen ga je in dit artikel een antwoord vinden. Een antwoord waarmee je direct voor jezelf de keuze kunt maken; wel of niet gebruik maken van factoring?

Daarnaast maakt het soort factoring ook nog behoorlijk veel uit. Er kan namelijk onderscheid gemaakt worden tussen de traditionele manier en de nieuwe manier van factoring. Over beide manieren geven wij je in dit artikel graag meer informatie.

Om te beginnen, hebben we de kosten voor beide manieren voor je op een rijtje gezet:

• Traditionele manier: bij de traditionele manier kun je uitgaan van 4% tot 6% van de totale factuur. Als je bijvoorbeeld een factuur van 1000 euro verstuurt hebt, ben je dus 40 á 60 euro kwijt aan de factoring partij. In ruil daarvoor krijg je het openstaande factuurbedrag wel snel op jouw rekening, waardoor je de gewenste groei door kunt maken met jouw onderneming.
• Nieuwe manier: bij de nieuwe manier betaal je een bepaald percentage per maand. Dit kan bijvoorbeeld een percentage van 0,5% zijn. Als je in deze maand 10.000 euro aan omzet gedraaid hebt, kun je rekening houden met 50 euro aan factoringkosten.

Let wel op: de uiteindelijke kosten zijn afhankelijk van de factoring partij. Ook de hoogte van de factuurbedragen kan nog afhankelijk zijn van de factoringkosten. Je kunt in ieder geval op voorhand al een keuze maken tussen de traditionele manier en de nieuwe manier. Zoals bovengenoemde voorbeeld prijzen laten zien, is het verschil tussen deze manieren behoorlijk groot te noemen.

Traditionele manier

Bij de traditionele manier betaal je dus een vast percentage per factuur. Als je een factuur van 5000 euro verstuurt, rekent de factoring partij hier bijvoorbeeld 4% voor. Dit betekent dat je een bedrag van 200 euro aan de factoring partij moet betalen.

In ruil daarvoor krijg je echter wel direct het factuurbedrag uitgekeerd. Een belangrijk voordeel hiervan is dat je direct cash hebt om bijvoorbeeld nieuwe voorraad aan te schaffen. Ook weet je op deze manier het mogelijke risico van wanbetalers weg te nemen. Je krijgt immers vanuit de factoring partij het factuurbedrag uitbetaald.

Wil je van deze traditionele manier gebruik maken? Maak dan een goed vergelijk tussen de verschillende factoren partijen. Elke partij hanteert namelijk haar eigen tarieven en voorwaarden.

Nieuwe manier

In de afgelopen jaren is meer en meer weerstand ontstaan tegen de traditionele manier. Waarom? Omdat de traditionele manier behoorlijk prijzig is en ook aan voorspelbaarheid. Je bent namelijk niet in staat om de exacte kosten te budgetteren; deze kosten verschillen immers van factuur tot factuur.

Bij de nieuwe manier heb je daar geen last meer van. Bij deze manier betaal je namelijk een vast bedrag over de omzet die je weet te behalen. De factoring partij zorgt er vervolgens op haar beurt weer voor dat je tijdig alle facturen uitbetaald krijgt!

Tip: gebruik facturatie software

Is factoring nou echt noodzakelijk? Nee, dat is niet het geval. Als je gebruik van facturatie software maakt, kun je namelijk ook al van veel mogelijkheden en voordelen profiteren. Daarbij geniet je ook nog eens van lagere kosten.

Zo kun je met facturatie software bijvoorbeeld automatisch herinneringen laten versturen. Ook kun je automatisch een aanmaning sturen en kun je via de facturatie software ook direct een incassobureau inschakelen.

Daarbij weet je met goede facturatiesoftware ook nog het gewenste overzicht te behouden. Je kunt voortdurend in de gaten houden welke facturen nog openstaan en op welke facturen dus actie ondernomen wordt. Bovendien kun je de facturen ook automatisch laten versturen. Daarmee voorkom je dat je onverhoopt vergeet om een factuur naar jouw klant te versturen.

Met andere woorden: facturatie software kan zeker tippen aan de mogelijkheden van factoring. Daarbij geniet je met een goed facturatie software systeem ook nog eens van flink lagere kosten.

Moet jij voortdurend lang wachten op de betalingen vanuit jouw klanten? Kom je daardoor mogelijk in de problemen met het betalen van facturen? Of kun je door de uitblijvende betalingen niet de gewenste investeringen doen? In dat geval is het mogelijk interessant om gebruik te maken van factoring.

Dankzij factoring geniet je op zowel korte- als op lange termijn van de nodige voordelen. Deze voordelen hebben er bovendien voor gezorgd dat al veel bedrijven op dit moment gebruik maken van de diensten van een factoring partij. Na het lezen van dit artikel heb jij daar mogelijk óók interesse in. Neem daarom dit artikel op je gemakje door en laat je verrassen. Mogelijk is factoring voor jou en jouw onderneming op het lijf geschreven!

Stap 1: maak de factuur aan

De allereerste stap is een stap die je zelf moet zetten; je moet zelf de factuur aan gaan maken. Dit kun je doen in jouw boekhoudprogramma of facturatieprogramma. Maak de factuur aan, selecteer de ontvanger van de factuur en vul de factuur volledig in.

Stap 2: verstuur de factuur

Heb je de factuur in jouw online boekhoudprogramma aangemaakt? Dan kun je deze ook direct versturen naar de ontvanger. Je kunt deze automatisch door het programma laten versturen, maar je kunt deze factuur ook handmatig verzenden.

Stap 3: verkoop jouw factuur aan een factoringbedrijf

Je bent nu in staat om jouw factuur te verkopen aan een factoringbedrijf. Bij de moderne factoringbedrijven kun je jouw factuur direct in een online portal uploaden.

Stap 4: wacht de controle af

Het factoringbedrijf zorgt nu voor een controle van de factuur. Bij de meeste bedrijven is dit volledig geautomatiseerd, waardoor je binnen enkele seconden al reactie krijgt. Als de factuur aan alle voorwaarden voldoet, wordt de factuur direct opgenomen in het systeem van het factoringbedrijf.

Stap 5: wacht de betaling af

Vervolgens hoef je slechts enkele uren te wachten totdat je de betaling al ontvangt. Deze betaling wordt dus door het factoringbedrijf aan jou gedaan. Hoe lang je precies op de betaling moet wachten, verschilt van bedrijf tot bedrijf. Over het algemeen kun je uitgaan van een periode van 24 uur.

Stap 6: het factoringbedrijf regelt de rest

Vervolgens is het factoringbedrijf aan zet. Zij gaan ervoor zorgen dat jouw klant de factuur uiteindelijk gaat betalen. Hier heb jij verder geen omkijken meer naar, aangezien jij al het geld ontvangen hebt vanuit het factoringbedrijf. Het geld dat je ontvangt, is echter niet gelijk aan het totale factuurbedrag; het factoringbedrijf werkt immers niet voor niets!

Wat zijn de nadelen van factoring?

Het mag duidelijk zijn; om meerdere redenen is factoring absoluut interessant te noemen. Tegelijkertijd is het ook goed om rekening te houden met de nadelen van factoring. De belangrijkste nadelen hebben wij voor je op een rijtje gezet:

• Het kost je geld. Als je van factoring gebruik maakt, moet je de factoringpartij hiervoor een bepaald tarief betalen. Het bedrag dat je vanuit het factoringbedrijf ontvangt, is dus langer dan het factuurbedrag.
• Het kan klanten afschrikken. Jouw klanten krijgen niet meer alleen met jou te maken, maar ook met de factoringpartij. Bij sommige klanten kan dit mogelijk tot een schrikreactie leiden.
• Niet alle facturen worden overgenomen. Elk factoringbedrijf stelt bepaalde eisen aan de facturen. Indien jouw factuur niet aan de eisen voldoet, neemt het factoringbedrijf deze factuur niet in behandeling. Je kunt dus niet te allen tijde gebruik maken van factoring.

Wat kost factoring?

Zoals hierboven al aangegeven, is factoring niet volledig gratis. Nee, je betaalt een bepaald bedrag per factuur, maar je kunt ook kiezen voor een bepaald percentage van jouw totale omzet.

Hoe je hieruit kunt kiezen? Nou, je kunt uit verschillende vormen kiezen. Bij de twee belangrijkste vormen worden de tarieven op een andere manier berekend. Wil je hier graag meer over weten? Lees dan ons artikel over de factoring kosten; in dat artikel vind je alle informatie.

Als ondernemer zijnde heb je met verschillende verplichtingen te maken. Eén van deze verplichtingen is dat je netjes de juiste hoeveelheid BTW moet betalen. Met dank aan een factuurstelsel is het relatief simpel om de BTW berekenen van alle facturen.

Hoe je dat precies doet? En wat een factuurstelsel nou precies is? Op die vragen ga je hieronder een passend antwoord vinden. Vervolgens vind je hieronder ook nog aanvullende informatie voor het integreren van een factuurstelsel in jouw boekhouding.

Dat is anders bij het kasstelsel. Bij dat stelsel boek je de omzet en kosten op het moment dat je het geld uitgeeft of ontvangt. Bij dit stelsel vormt dan ook de datum van betaling het uitgangspunt.

Welk stelsel het beste is? Dat hangt volledig van jouw eigen voorkeuren af. Sommige ondernemers geven de voorkeur aan een factuurstelsel, terwijl andere bedrijven de voorkeur aan het kasstelsel geven. Het is uiteindelijk aan jou om te bepalen naar welk stelsel jouw voorkeur uitgaat.

Waarom is het niet voor elk bedrijf toegestaan om twee stelsels te gebruiken?

Is het ook mogelijk om binnen jouw onderneming beide stelsel te gebruiken? Nee, dat is niet altijd het geval. De Belastingdienst heeft namelijk een verplichting ingesteld voor specifieke ondernemers. Deze ondernemers dienen zich te houden aan het kasstelsel en mogen dus géén gebruik maken van het factuurstelsel. Het gaat hierbij om de volgende ondernemers:

• Winkeliers (waaronder webwinkels)
• Marktkooplieden
• Schoenmakers
• Kappers
• Glazenwassers
• Wasserijen
• Fietsenmakers
• Schoonheidsverzorgingsbedrijven
• Behangers
• Stoffeerders
• Horecabedrijven
• Autorijscholen
• Advocaten die hun praktijk alleen uitoefenen
• Ondernemers die voor meer dan 90% van hun omzet goederen of diensten leveren vanuit een inrichting die bestemd is voor het leveren van goederen en diensten aan particulieren

Waarom het kasstelsel voor deze ondernemer geldt? Omdat deze ondernemer veelal diensten en/of producten aan particulieren leveren. Het factuurstelsel is met name bestemd voor ondernemers die diensten en/of producten leveren aan andere ondernemers. Als daar sprake van is, ben je als bedrijf zijnde sowieso verplicht om een factuur te versturen. In dat geval moet je ook het factuurstelsel toepassen.

Stap 1: kies een goed boekhoudprogramma uit

Alles valt of staat met een boekhoudprogramma. Het is dan ook zaak om een programma uit te kiezen, waarmee je jouw boekhouding op een relatief makkelijke manier bij kunt houden.

Ben je nog op zoek naar een online boekhoudprogramma? Check dan direct onze vergelijker; met onze vergelijker is het een fluitje van een cent om het perfecte programma voor jouw onderneming te vinden. We vergelijken boekhoudprogramma zoals Exact, E-boekhouden.nl, Rompslomp, Ficsus enzovoorts.

Stap 2: verwerk alle facturen in jouw boekhouding

Vervolgens is het zaak om alle facturen in jouw boekhouding te verwerken. Zet alle inkomende facturen in jouw boekhouding en doe dat ook voor alle uitgaande facturen.

Deze facturen kun je vervolgens in jouw eenvoudige boekhoudprogramma aan de juiste rubrieken koppelen. Zo kun je alle uitgaande facturen koppelen aan de rubriek ‘Omzet’. 

Stap 3: laat de rest over aan het boekhoudprogramma

Heb je de facturen aangemaakt en in het boekhoudprogramma verwerkt? Dan kun je de rest overlaten aan het programma. Het zorgt namelijk voor een automatische inrichting van het factuurstelsel. Je hoeft hier dus zelf helemaal niet meer naar om te kijken.

Hoe het boekhoudprogramma dit doet? Bijzonder simpel; door puur naar de factuurdatum te kijken. Als je een inkomende factuur in jouw boekhouding plaatst, moet je dan ook de exacte factuurdatum aangeven. Die datum is immers het uitgangspunt binnen het complete factuurstelsel.

Lever jij dure producten? Of werk je langdurig aan bepaalde projecten voor jouw klanten? Dan is het soms ‘gebruikelijk’ om een aanbetaling aan jouw klant(en) te vragen. Indien je een aanbetaling hanteert, dien je hier een speciale aanbetalingsfactuur voor te maken en op te sturen naar de klant.

Wat voor factuur is dit precies? Hoe kun je zelf een aanbetalingsfactuur maken? En waar moet je rekening mee houden bij het maken van een aanbetalingsfactuur? Op die vragen vind je in dit artikel een passend antwoord. Een antwoord waarmee je bovendien direct uit de voeten kunt om jouw eigen aanbetalingsfactuur te maken!

• Een aanbetaling biedt zekerheid: je weet zeker dat je het werk voor niks gaat doen. Je hebt immers al een deel van het totaalbedrag ontvangen, waardoor de klant ook gestimuleerd is om de rest van het project samen goed af te ronden.
• Je creëert een financiële buffer: met name bij langdurige projecten krijg je zelf ook met de nodige uitgaven te maken. Indien je een aanbetaling hanteert, weet je al een deel van deze uitgaven te dekken. Op deze manier creëer je een financiële buffer voor jouw onderneming.
• Een aanbetaling zorgt voor vertrouwen: bij zakelijke relaties is vertrouwen het sleutelwoord. Indien je een aanbetaling met jouw klant overeenkomt, getuigt dit van vertrouwen. Wederzijds vertrouwen om precies te zijn.

Al met al is het dus zeker aan te raden om te kiezen voor een aanbetaling. Kies je voor een aanbetaling? Dan kun je ook niet zonder een aanbetalingsfactuur!

Voorbeeld van een aanbetalingsfactuur

Wil je een aanbetalingsfactuur naar jouw klant versturen? Dan is het van belang dat deze aanbetalingsfactuur de juiste gegevens bevat. Hieronder hebben wij een vereenvoudigde versie van een aanbetalingsfactuur voor je uiteengezet:

In dit voorbeeld gaan wij uit van een totaal factuurbedrag van 3.000 euro. Je hebt met jouw klant de volgende afspraak gemaakt: de klant betaalt direct 25% van het totale factuurbedrag aan jou als aanbetaling. In dat geval komt de aanbetalingsfactuur er als volgt uit te zien:

Nadat je deze aanbetaling ontvangen hebt, moet de klant dus nog 2250 euro exclusief BTW betalen. Wanneer dit precies betaald moet worden, is afhankelijk van de afspraken die je met jouw klant maakt over de aanbetaling.

Verder is het van belang om het volgende te onthouden: een aanbetalingsfactuur moet specifieke gegevens bevatten. Hierbij kun je denken aan de volgende  gegevens:

• Jouw volledige naam en die van jouw afnemer
• Jouw volledige adres en die van jouw afnemer
• Jouw btw-nummer
• Jouw KvK nummer
• De factuurdatum
• Een uniek factuurnummer
• Een exacte omschrijving van de te leveren producten of diensten
• De datum waarop de producten of diensten geleverd zijn
• Het totale bedrag, exclusief BTW
• Het aanbetalingsbedrag, exclusief BTW
• Het juiste btw-tarief
• Het juiste btw-bedrag

Stap 1: open jouw boekhoudprogramma

Als je op dit moment al ondernemer bent, heb je al de beschikking over een boekhoudprogramma. Met dat programma verstuur je de normale facturen en verwerk je ook de inkomende facturen.

Ben je niet tevreden met jouw huidige boekhoudprogramma? Via onze website kun je razendsnel het beste eenvoudige boekhoudprogramma voor jouw onderneming vinden!

Stap 2: maak een factuur aan

Vervolgens kun je in jouw boekhoudpakket een factuur aan gaan maken. Dit doe je op de manier zoals je dit altijd al hebt gedaan.

Stap 3: vermeld dat het om een aanbetaling gaat

Bij het invullen van het factuurbedrag kun je vervolgens aangeven dat het om een aanbetaling gaat. Daarvoor kun je bijvoorbeeld bovenstaand voorbeeld aanhouden, inclusief de vermelding van de totale orderwaarde.

Stap 4: verstuur de factuurZo, je bent nu al klaar. Je kunt de factuur handmatig versturen of automatisch laten versturen door het boekhoudprogramma!

Als ondernemer ben je verplicht om jouw KvK nummer op een factuur te zetten. Maar, hoe zit dat nou als je geen KvK nummer hebt? Ben je dan ook in een staat om een factuur te versturen? Wij bespreken in dit artikel hoe je een factuur zonder KvK nummer kunt versturen.

Daarbij geven we ook aan waar je rekening mee moet houden. Als particulier zijnde heb je namelijk andere rechten en plichten dan een ondernemer. Lees er alles over in dit artikel en bereid je daarmee goed voor op het moment dat je een factuur moet gaan versturen.

• Jouw bedrijfsnaam
• Jouw KvK nummer
• Jouw btw-nummer

Dit lijstje laat direct één ding duidelijk blijken: als particulier zijnde kun je niet een factuur sturen die wettelijk gezien geldig is. De eis van de Belastingdienst is immers dat je op de factuur altijd een bedrijfsnaam, KvK nummer en btw-nummer vermeldt. Indien je geen KvK inschrijving hebt, kun je dus ook geen wettelijke factuur versturen.

Vervang de factuur door kwitantie

Het is voor een particulier dus niet mogelijk om een wettelijke factuur te versturen. Hoe je dan alsnog een bepaald bedrag als particulier zijnde kunt factureren? Dat doe je met behulp van een kwitantie. Dit is een speciaal document dat voor particulieren ontwikkeld is.

Een kwitantie is eigenlijk een document dat je met een factuur kunt vergelijken. Ook op een kwitantie moet je namelijk vermelden welke goederen of diensten je geleverd hebt, hoeveel je geleverd hebt, voor welk bedrag en tussen welke partijen de overeenkomst geldt.

Met een kwitantie geef je eigenlijk het volgende aan: je hebt bepaalde goederen of diensten geleverd, maar je kunt hiervoor geen ‘echte’ factuur sturen. Met een ondertekende kwitantie verklaar je vervolgens dat het bedrijf de betaling heeft voldaan.

Hierbij gaat het wel om het woordje ‘ondertekend’. Wettelijk gezien is dat namelijk een verplichting waar elke kwitantie aan moet voldoen. Zoals je kunt lezen, heb je bij zowel facturen als bij kwitanties te maken met enkele wettelijke eisen. Voor een particulier is een kwitantie in ieder geval dé uitkomst.

Voorbeeld van een kwitantie

Wil je graag weten wat een kwitantie precies is? Dan verwijzen wij je graag naar onderstaand voorbeeld. Aan de linkerkant zie je een factuur afgebeeld staan, terwijl je aan de rechterkant een kwitantie afgebeeld ziet staan. Je ziet duidelijk de verschillen tussen een factuur en een kwitantie:

Als je de aangifte van jouw inkomstenbelasting gaat doen, kun je op een gegeven moment aangeven dat je inkomsten uit overig werk hebt. Bij het invulveld daarvoor dien je het totale bedrag in te vullen dat je in het afgelopen jaar ontvangen hebt. Dat zijn dus de bedragen van alle kwitanties bij elkaar opgeteld. Over dat totaalbedrag ga je vervolgens, conform de belastingschijven, belasting betalen.

Als je echter af en toe een klusje uitvoert, is het inschrijven bij de KvK onnodig. Eigenlijk is dat alleen maar zonde van je geld; het inschrijven kost immers ook 50 euro. 

• Met een boekhoudprogramma of facturatieprogramma: in sommige boekhoudprogramma’s of Facturatieprogramma zoals die van Exact, Rompslomp of E-boekhouden kun je een complete kwitantie maken. Je kunt deze kwitantie naar eigen wens opstellen, waarna je alle benodigde gegevens in de kwitantie in kunt vullen. Handig, makkelijk en het ziet er ook nog eens fraai uit. Vervolgens kun je de kwitantie ook nog via het boekhoudprogramma direct naar jouw klant mailen.

• Met Excel: ook is het mogelijk om in Excel een eigen kwitantie te ontwerpen. Zorg er wel voor dat je hier heel scherp bij bent; een foutje is in Excel namelijk snel gemaakt. Ook moet je vervolgens de kwitantie goed opslaan en handmatig versturen naar de ontvanger.

Wat makkelijker is? Het is absoluut makkelijker om gebruik te maken van een eenvoudig boekhoudprogramma. Check direct onze vergelijker en kies het beste programma’s voor jouw kwitanties uit!

Elke factuur die je verstuurt, moet aan bepaalde eisen voldoen. Zo is het een eis dat je jouw KvK nummer moet vermelden, terwijl je ook altijd een factuuradres moet vermelden. Ook moet je het adres van je eigen onderneming op de factuur plaatsen en moet je de geleverde diensten/goederen uitwerken.

Al met al kent het opstellen van een factuur de nodige aandachtspunten. In dit artikel richten wij onze pijlen met name op het factuuradres. Zo bespreken we wat een factuuradres precies is, wáárom dit op een factuur moet staan en aan welke andere eisen jouw facturen moeten voldoen.

Maar, let wel op: het gaat hier om het adres waar de factuur naar verzonden wordt. Dit adres kan verschillend zijn ten opzichte van het verzendadres. Mogelijk moet je de producten naar adres A sturen, terwijl je de factuur juist naar adres B moet sturen. Met name bij de grotere bedrijven is dit meermaals aan de orde.

Plaats je wel eens een online bestelling bij een webshop? Dan zie je de termen factuuradres en bezorgadres ook naar voren komen. Je kunt hierbij dan bijvoorbeeld aanvinken dat ‘het factuuradres en bezorgadres gelijk zijn’.

Voorbeeld van een factuuradres

Heb je een klant die op de Hogeweg 100 te Amsterdam zijn kantoor heeft? Moet je de bestelde producten echter naar Dijkweg 75 te Amstelveen sturen? Dan is het factuuradres het volgende adres: Hogeweg 100 te Amsterdam. Het pakketje stuur je echter naar de Dijkweg 75 te Amstelveen; dat is immers het bezorgadres.

Dit voorbeeld laat in ieder geval duidelijk het verschil tussen het factuur- en het bezorgadres blijken. Ga je voor het eerst een factuur naar een nieuwe klant sturen? Dan is het aan te raden om goed na te gaan wat nou precies het factuuradres is en wat nou precies het bezorgadres is.

Heb je hier afspraken over gemaakt? Dan is het aan te raden om dit factuuradres in jouw CRM systeem te vermelden. Alle medewerkers die dit systeem raadplegen, zien dan het juiste factuuradres van deze klant naar voren komen.

Wat moet er op een factuur staan?

Wil je een factuur op gaan stellen? Dan moet je rekening houden met de wettelijke eisen die door de Belastingdienst vastgesteld zijn. Alle facetten die verplicht op een factuur moeten staan, hebben we in onderstaande lijst opgesomd:

• Jouw adres en het adres van de klant: het gaat hierbij dus om het factuuradres.
• Jouw volledige bedrijfsnaam en de volledige bedrijfsnaam van de klant: mogelijk is het handig om hiervoor even de inschrijving bij de KvK raad te plegen.
• Jouw btw-nummer: dit nummer ontvang je nadat je jouw bedrijf ingeschreven hebt.
• Jouw KvK nummer: dit nummer ontvang je ook nadat je jouw bedrijf ingeschreven hebt.
• De factuurdatum: dit is de datum waarop de factuur uitgereikt is. Vanaf die datum gaat de betalingstermijn normaal gesproken ook in.
• Een factuurnummer: dit nummer moet uniek zijn en moet opvolgend zijn. Alle factuurnummers die je gebruikt, mogen maar één keer in jouw boekhouding voorkomen.
• Exacte omschrijving van de geleverde diensten/producten: denk hierbij aan hoeveelheid uren of hoeveelheid producten.
• De datum waarop de diensten/producten geleverd zijn: deze datum is vaak niet gelijk aan de factuurdatum (zie hierboven).
• Het totaalbedrag: dit bedrag vermeld je altijd exclusief BTW en werk je bij voorkeur zo gedetailleerd mogelijk uit.
• Het btw-tarief: ook moet je verplicht melden of er sprake is van bijvoorbeeld 9% of 21% btw. Mocht er sprake van btw-vrijstelling zijn, moet dit ook vermeld worden.
• Het btw-bedrag: tot slot moet je ook nog het totale btw-bedrag vermelden.

Al met al moet een factuur dus aan de nodige eisen voldoen. Hoe je nou een dergelijke factuur op kunt stellen en kunt verwerken? Daarvoor maak je gebruik van een goed boekhoudprogramma of facturatieprogramma. Met een eenvoudig boekhoudprogramma kun je de factuur aan de hand van een sjabloon volledig naar wens opstellen. Populair boekhoudpakketten van Exact, Rompslomp, E-boekhouden en Fiscus zijn erg in trek.

Bij dit sjabloon zijn bovengenoemde velden echter al standaard ingevuld. Je hebt daar dus geen omkijken meer naar; je hoeft eigenlijk alleen maar de factuur in te vullen. Let hierbij goed op het adres van de klant; op de factuur moet het factuuradres van de klant vermeld worden. Indien het bezorgadres anders is, hoef je dit bezorgadres niet op de factuur te vermelden. Uiteraard vermeld je dit adres wél op het pakketje dat je gaat versturen naar de klant! 
Bron: Belastindienst

De Belastingdienst en overheid hebben besloten dat een factuur bepaalde gegevens moet bevatten. Eén van de voorwaarden is bijvoorbeeld dat elke factuur een uniek factuurnummer heeft. Maar, hoe kun je nou een factuurnummer bepalen? Wat is dat precies? En welke voorbeelden van factuurnummeringen kun je aanhouden?

Dit zijn enkele vragen waar eigenlijk elke ondernemer wel eens tegenaan loopt. Geldt dat ook voor jou? Dan ben je in dit artikel in ieder geval aan het juiste adres. In dit artikel bespreken we namelijk hoe je het beste jouw factuurnummers kunt bepalen. Daarbij laten we je ook kennis maken met enkele voorbeelden van factuurnummeringen!

Stap 1: kies een goed boekhoudprogramma uit

Voor elke ondernemer is het cruciaal om een online boekhoudprogramma te gebruiken. Als je met jouw eigen onderneming gaat starten, is het dan ook aan te raden om op zoek te gaan naar een goed boekhoudprogramma. Dankzij de vergelijker op onze website kun je het beste boekhoudprogramma relatief makkelijk vinden!

Stap 2: stel alle instellingen naar wens in

Heb je het beste programma aangeschaft? Dan is het zaak om dit boekhoudpakket volledig naar wens in te gaan stellen. Iets wat je hierbij moet doen, is de factuur workflow in te stellen. Hierbij kun je bijvoorbeeld de volgende zaken bepalen:

• De lay-out van jouw factuur
• De betalingstermijn
• De gegevens die op de factuur vermeld moeten staan
• De factuurnummering

Stap 3: stel de gewenste factuurnummering in

Bij het bepalen van de instellingen moet je dus ook de gewenste factuurnummering in gaan vullen. Eigenlijk werkt dit heel simpel: je kunt het eerste factuurnummer zelf bepalen, waarna het boekhoudprogramma de rest doet.

Indien je in het vervolg facturen aanmaakt, zorgt het boekhoudprogramma direct voor de opvolgende nummering. Wanneer jij bijvoorbeeld aangeeft dat het eerste factuurnummer 000.1 moet krijgen, zorgt het programma ervoor dat de tiende factuurnummer 000.10 krijgt. 

Stap 4: maak de facturen aan

Vervolgens heb je géén omkijken meer naar de nummering. Jouw boekhoudprogramma zorgt ervoor dat de factuurnummering continu opvolgend en uniek is én blijft. Bij het aanmaken van nieuwe facturen is dit dus iets waar je helemaal niet meer op hoeft te letten.

Voorbeelden van factuurnummering

Het mag duidelijk zijn: voor de factuurnummering is essentieel. Je moet echter in eerste instantie wel zelf bepalen hoe de factuurnummering eruit komt te zien. Graag laten we jouw kennis maken met enkele voorbeelden van factuurnummering:

• 2021001: hierbij start je dus met het jaartal en daarna een cijferreeks die start bij 001. 
• F000.001: hierbij start je echt met het eerste nummer, voorafgegaan door een letter en meerdere cijfers. Uiteraard kun je hier naar wens nog een eigen invulling aan geven.
• 21/73/0040: je kunt ook nog een klant gerelateerde nummering aanhouden, zoals je in dit voorbeeld kunt zien. Het doel ‘21’ verwijst naar het jaartal, het deel ‘73’ staat voor het klantnummer van de klant en het deel ‘0040’ geeft aan dat dit de 40^ste factuur voor deze klant in dit jaar is.

Moet je nou altijd met jouw factuurnummering bij factuur 001 beginnen? Nee, zeker niet. Je kunt ook met bijvoorbeeld factuurnummer 3000 starten. Het belangrijkste is hierbij dat de volgende factuur het factuurnummer 3001 krijgt. 

Met andere woorden: je hebt veel zeggenschap op het gebied van de factuurnummering. Onthoud in ieder geval dat alle factuurnummers uniek en opvolgend moeten zijn.

Krijg je met meer en meer facturen in jouw onderneming te maken? Dan is het interessant om de verwerking van de facturen te automatiseren. Dat is mogelijk! Hoe? Door een UBL-factuur te gebruiken. 

Maar wat is precies een UBL factuur? Wat zijn de voordelen daarvan? En hoe werkt een UBL factuur? Op al deze vragen geven wij antwoordt in dit artikel.

Is een UBL-factuur dan ‘gewoon’ een factuur in een pdf-bestand? Nee. Het is een XML-bestand die speciaal ontwikkeld is voor facturen. Dit XML-bestand kan automatisch door boekhoudpakketten gelezen worden, waarna de factuur in de betreffende boekhouding ingelezen kan worden. Je hoeft vervolgens nog maar één ding te doen: de factuur te verwerken. Gelukkig bestaan óók daar tegenwoordig al automatiseringsmogelijkheden voor.

UBL-factuur voorbeeld

Heb jij een factuur van 100 euro ontvangen? Dan wordt dit bedrag in een XML-bestand als volgt aangeduid:

<cbc: PriceAmount currencyID=”EUR”> 

100.00

</cbc: PriceAmount>

Dit ziet er voor ons mogelijk ingewikkeld uit, maar voor een systeem is dit super eenvoudig te begrijpen. Een computer weet precies wat dit betekent, waarbij ook de rest van het XML-bestand op deze (eenvoudige) manier door een systeem uitgelezen kan worden. Hieronder vind je nog een uitgebreider voorbeeld van een UBL-factuur in de vorm van een XML-bestand:

• Stap 1: kies een eenvoudig boekhoudprogramma uit en kies voor een vast factuursjabloon.
• Stap 2: selecteer in het programma dat je van UBL-facturering gebruik wilt maken.
• Stap 3: volg de stappen binnen het boekhoudprogramma op. Zo moet je bepaalde instellingen bepalen en moet je zorgdragen voor de vaste factuursjabloon.
• Stap 4: bepaal ook wat het boekhoudprogramma automatisch met de inkomende UBL-facturen moet doen.

• Je weet veel tijd te besparen. Je hoeft namelijk niet meer zelf handmatig de facturen te verwerken. Het boekhoudsysteem downloadt, uploadt en verwerkt de UBL-factuur volledig automatisch voor je. Ideaal. 
• Je hebt een beter inzicht. Dankzij UBL-facturen heb je ook minder te maken met late betalingen. Je hebt hierdoor een veel beter en adequater inzicht in de behaalde prestaties en de huidige financiële status.
• De factuur is foutloos. Als je van een UBL-factuur gebruikt maakt, weet de ontvanger dat de factuur foutloos is. Je hoeft niet meer bang te zijn voor typefoutjes of bijvoorbeeld spookfacturen. Dit bespaart veel tijd en zorgen voor jezelf, maar ook voor de ontvanger(s) van jouw facturen.
• Je ontvangt sneller de betalingen. Wist je dat de gemiddelde betaaltermijn van een factuur 16 dagen is? Door gebruik van UBL-facturen te maken, kun je dit verkorten naar slechts 3 dagen. Je ontvangt dus ook veel sneller je geld, waardoor je onder meer een betere cashflow weet te genereren.
• Je hebt minder mankracht nodig. Wilde jij jouw financiële afdeling gaan versterken met een extra personeelslid? Als je voor UBL-facturen kiest, hoeft dat niet meer. Je weet immers onwijs veel geld te besparen met deze nieuwe vorm van facturen. Dit bespaart je op termijn eigenlijk dus nog meer tijd.

• Je hebt te maken met een aanloopperiode. Zo moet je met jouw boekhoudprogramma aan de slag en werkt het proces aan het begin nog niet direct feilloos.
• Er bestaan ondertussen meerdere UBL-versies. Het wordt hierdoor niet overzichtelijker, terwijl de versies ook continu geüpgraded worden. 

Wil je graag met UBL-facturering aan de slag gaan? Logisch! Als afsluiting van dit artikel hebben wij een handig stappenplan voor je opgesteld. Een stappenplan waarmee je direct kunt starten met UBL-facturen:

Stap 1: kies een goed boekhoudprogramma uit

UBL-facturering valt of staat met het online boekhoudprogramma waar je gebruik van maakt. Maak daarom een goed vergelijk tussen de verschillende programma’s.

Stap 2: stel het boekhoudprogramma op de juiste manier in

Vervolgens is het zaak om het boekhoudprogramma op de juiste manier in te stellen. Kies bijvoorbeeld voor de juiste UBL-versie (de meest recente) en bepaal je voorkeuren.

Stap 3: laat de rest aan het boekhoudprogramma over

Je bent nu eigenlijk al klaar. De rest van de UBL-facturering kun je overlaten aan jouw boekhoudprogramma. Gemak dient de mens én de ondernemer!