In dit bericht gaan we dieper in op hoe je jouw factuurverwerking kunt automatiseren. Door middel van online facturatie, slimme regels en efficiënt samenwerken, kan je de verwerking van facturen sneller en efficiënter maken. Hierdoor kan je tijd besparen op herhalende taken en fouten voorkomen. We delen onze tips & tricks voor een succesvolle automatisering van jouw factuurverwerking. Lees verder om erachter te komen hoe je jouw bedrijfsprocessen kan optimaliseren en efficiënter kunt werken.
Online facturatie middels PDF en eventueel Peppol
Online facturatie is een efficiënte manier om facturen te versturen en te ontvangen. Dit kan gedaan worden door middel van PDF-bestanden, die eenvoudig via e-mail verstuurd kunnen worden. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om gebruik te maken van het Peppol-netwerk. Dit is een Europees netwerk waarmee bedrijven elektronisch kunnen factureren. Hierdoor wordt de verwerking van facturen sneller en efficiënter.
Voordelen van online factuurverwerking
Er zijn verschillende voordelen verbonden aan online factuurverwerking. Ten eerste bespaart het veel tijd en geld, omdat er geen papieren facturen meer hoeven te worden verstuurd en ontvangen (dit is ook milieubewuster omdat je bespaart op verzendkosten van de post). Daarnaast kan er met behulp van software automatisch een groot deel van de verwerking worden uitgevoerd. Hierdoor worden herhalende taken veel sneller afgehandeld.
Als jij jouw facturen digitaal aanlevert aan jouw klanten, kunnen zij deze sneller verwerken. Hierdoor is de kans groter dat de factuur tijdig wordt betaald.
Besparen op herhalende taken
Door de verwerking van facturen te automatiseren, kun je veel tijd besparen op herhalende taken. Hierdoor kun je jouw tijd efficiënter besteden aan andere belangrijke taken. Daarnaast kan automatisering ook bijdragen aan een vermindering van fouten, omdat er geen menselijke tussenkomst meer nodig is.
Slimme regels aanmaken voor automatisch boeken van inkoopfacturen
Door slimme regels aan te maken voor het automatisch boeken van inkoopfacturen, kun je de verwerking van facturen nog efficiënter maken. Hierdoor kunnen facturen automatisch worden geclassificeerd en geboekt, zonder dat er handmatig iets hoeft te worden gedaan. Dit bespaart niet alleen tijd, maar kan ook bijdragen aan een vermindering van fouten.
Makkelijker samenwerken met collega’s en (externe) boekhouder of accountant
Online factuurverwerking maakt het ook makkelijker om samen te werken met collega’s en (externe) boekhouders of accountants. Hierdoor kunnen facturen gemakkelijk worden gedeeld en geaccordeerd, zonder dat er fysiek papier hoeft te worden verstuurd of ontvangen. Dit bespaart tijd en maakt de samenwerking efficiënter.
Online accorderen door de juiste verantwoordelijke
Online factuurverwerking maakt het ook mogelijk om facturen snel en efficiënt te accorderen. Hierdoor kun je ervoor zorgen dat facturen snel worden betaald, zonder dat er veel tijd verloren gaat aan het doorsturen van facturen naar de juiste verantwoordelijke. Door middel van online accorderen, kun je ervoor zorgen dat facturen snel worden geaccordeerd door de juiste persoon, zonder dat er veel tijd verloren gaat aan het doorsturen van facturen.
In samenvatting, automatisering van factuurverwerking kan leiden tot een efficiëntere verwerking van facturen, meer tijd besparen op herhalende taken en fouten voorkomen. Door gebruik te maken van online facturatie middels PDF’s of het Peppol-netwerk, slimme regels aan te maken voor automatisch boeken, samenwerken met collega’s en verantwoordelijken en online accorderen, kan de factuurverwerking zo goed mogelijk geautomatiseerd worden.
