UBL factuur – Wat is dat? Bestand speciaal voor facturen

UBL factuur

Krijg je met meer en meer facturen in jouw onderneming te maken? Dan is het interessant om de verwerking van de facturen te automatiseren. Dat is mogelijk! Hoe? Door een UBL-factuur te gebruiken. 

Maar wat is precies een UBL factuur? Wat zijn de voordelen daarvan? En hoe werkt een UBL factuur? Op al deze vragen geven wij antwoordt in dit artikel.

Wat is een UBL-factuur?

Een UBL-factuur is een online factuur die automatisch gelezen en verstuurd kan worden. Dit betekent dat boekhoudprogramma’s onderling met elkaar kunnen communiceren, zonder tussenkomst van personen. De afkorting UBL staat overigens voor Universal Business Language; een typerend naam voor dit soort facturen.

Is een UBL-factuur dan ‘gewoon’ een factuur in een pdf-bestand? Nee. Het is een XML-bestand die speciaal ontwikkeld is voor facturen. Dit XML-bestand kan automatisch door boekhoudpakketten gelezen worden, waarna de factuur in de betreffende boekhouding ingelezen kan worden. Je hoeft vervolgens nog maar één ding te doen: de factuur te verwerken. Gelukkig bestaan óók daar tegenwoordig al automatiseringsmogelijkheden voor.

UBL-factuur voorbeeld

Heb jij een factuur van 100 euro ontvangen? Dan wordt dit bedrag in een XML-bestand als volgt aangeduid:

<cbc: PriceAmount currencyID=”EUR”> 

100.00

</cbc: PriceAmount>

Dit ziet er voor ons mogelijk ingewikkeld uit, maar voor een systeem is dit super eenvoudig te begrijpen. Een computer weet precies wat dit betekent, waarbij ook de rest van het XML-bestand op deze (eenvoudige) manier door een systeem uitgelezen kan worden. Hieronder vind je nog een uitgebreider voorbeeld van een UBL-factuur in de vorm van een XML-bestand:

UBL Factuur voorbeeld

Hoe werkt een UBL-factuur?

Als je met UBL-facturen aan de slag wilt gaan, is het zaak om voor een vaste lay-out aan te gaan houden. Als je een XML-bestand ziet, moet alle factuurinformatie altijd op een vaste plek staan. Het is namelijk alleen daarmee voor een boekhoudprogramma mogelijk om de factuur te lezen en te verwerken.

Alle informatie in een UBL-factuur wordt met een bepaalde code aangegeven. Dankzij deze codering is een boekhoudprogramma in staat om de factuur volledig uit te lezen en te verwerken. Onder meer de factuurgegevens, het bedrag en de betaaltermijn worden door het boekhoudprogramma automatisch geregistreerd. De onderliggende code van het XML-bestand speelt hierin dus een cruciale rol. 

De werking van een UBL-factuur zetten we graag nog in een kort stappenplan voor je uit:

  • Stap 1: kies een eenvoudig boekhoudprogramma uit en kies voor een vast factuursjabloon.
  • Stap 2: selecteer in het programma dat je van UBL-facturering gebruik wilt maken.
  • Stap 3: volg de stappen binnen het boekhoudprogramma op. Zo moet je bepaalde instellingen bepalen en moet je zorgdragen voor de vaste factuursjabloon.
  • Stap 4: bepaal ook wat het boekhoudprogramma automatisch met de inkomende UBL-facturen moet doen.

Wat zijn de voordelen van een UBL-factuur?

Is het aan te raden om voor een UBL-factuur te kiezen? Ja, dat is zeker het geval. Onder meer de onderstaande voordelen staan wat ons betreft als een paal boven water:

  • Je weet veel tijd te besparen. Je hoeft namelijk niet meer zelf handmatig de facturen te verwerken. Het boekhoudsysteem downloadt, uploadt en verwerkt de UBL-factuur volledig automatisch voor je. Ideaal. 
  • Je hebt een beter inzicht. Dankzij UBL-facturen heb je ook minder te maken met late betalingen. Je hebt hierdoor een veel beter en adequater inzicht in de behaalde prestaties en de huidige financiële status.
  • De factuur is foutloos. Als je van een UBL-factuur gebruikt maakt, weet de ontvanger dat de factuur foutloos is. Je hoeft niet meer bang te zijn voor typefoutjes of bijvoorbeeld spookfacturen. Dit bespaart veel tijd en zorgen voor jezelf, maar ook voor de ontvanger(s) van jouw facturen.
  • Je ontvangt sneller de betalingen. Wist je dat de gemiddelde betaaltermijn van een factuur 16 dagen is? Door gebruik van UBL-facturen te maken, kun je dit verkorten naar slechts 3 dagen. Je ontvangt dus ook veel sneller je geld, waardoor je onder meer een betere cashflow weet te genereren.
  • Je hebt minder mankracht nodig. Wilde jij jouw financiële afdeling gaan versterken met een extra personeelslid? Als je voor UBL-facturen kiest, hoeft dat niet meer. Je weet immers onwijs veel geld te besparen met deze nieuwe vorm van facturen. Dit bespaart je op termijn eigenlijk dus nog meer tijd.

Wat zijn de nadelen van een UBL-factuur?

Brengt een UBL-factuur ook nog nadelen met zich mee? Ja, toch wel. De twee belangrijkste nadelen hebben we op een rijtje gezet:

  • Je hebt te maken met een aanloopperiode. Zo moet je met jouw boekhoudprogramma aan de slag en werkt het proces aan het begin nog niet direct feilloos.
  • Er bestaan ondertussen meerdere UBL-versies. Het wordt hierdoor niet overzichtelijker, terwijl de versies ook continu geüpgraded worden. 

Wil je graag met UBL-facturering aan de slag gaan? Logisch! Als afsluiting van dit artikel hebben wij een handig stappenplan voor je opgesteld. Een stappenplan waarmee je direct kunt starten met UBL-facturen:

Hoe maak je een UBL-factuur?

Wil je graag met UBL-facturering aan de slag gaan? Logisch! Als afsluiting van dit artikel hebben wij een handig stappenplan voor je opgesteld. Een stappenplan waarmee je direct kunt starten met UBL-facturen:

Stap 1: kies een goed boekhoudprogramma uit

UBL-facturering valt of staat met het online boekhoudprogramma waar je gebruik van maakt. Maak daarom een goed vergelijk tussen de verschillende programma’s.

Stap 2: stel het boekhoudprogramma op de juiste manier in

Vervolgens is het zaak om het boekhoudprogramma op de juiste manier in te stellen. Kies bijvoorbeeld voor de juiste UBL-versie (de meest recente) en bepaal je voorkeuren.

Stap 3: laat de rest aan het boekhoudprogramma over

Je bent nu eigenlijk al klaar. De rest van de UBL-facturering kun je overlaten aan jouw boekhoudprogramma. Gemak dient de mens én de ondernemer!

Kwitantie – Wat is dat? Bewijs van Betaling | Gouden tips

Kwitantie

Als je een zakelijke betaling doet, is het verstandig om altijd voor de factuur te vragen. Die factuur heb je immers nodig voor de boekhoudkundige verwerking van jouw uitgaven. Maar, wat nou als de tegenpartij geen factuur kan leveren? Dan is het verstandig om een kwitantie te vragen! 

In dit artikel laten we jou graag kennis maken met de term ‘kwitantie’. We bespreken graag wat dit is, we bespreken wat het verschil tussen een kwitantie en een factuur is en we bespreken hoe je zelf een kwitantie kunt maken. 

Wat is een kwitantie?

Een kwitantie kun je zien als een document dat als bewijs van betaling dient. Dankzij deze kwitantie kun je dus aantonen dat je een betaling hebt gedaan óf dat je een betaling hebt ontvangen. Met een kwitantie weet je eigenlijk kortweg een geldtransactie vast te leggen.

Als we het over een kwitantie hebben, kunnen we het ook over tal van andere termen hebben. Ook de termen betaalbewijs, ontvangbewijs en reçu worden veelvuldig gebruikt als synoniem voor een kwitantie.  

Is een kwitantie dan hetzelfde als een factuur? Of is een kwitantie echt significant iets anders? Wij kunnen je verklappen dat dit echt iets anders is. Verderop op deze pagina lees je meer over de verschillen tussen een kwitantie en een factuur!

Waar moet je kwitantie aan voldoen?

Wil je graag een kwitantie verstrekken? In sommige situaties ben je daar min of meer verplicht toe; dat is bijvoorbeeld het geval als je als particulier zijnde een product of dienst aan een bedrijf levert. Dit bedrijf wil een factuur hebben, maar je kunt als particulier zijnde natuurlijk geen factuur opstellen. In plaats daarvan kun je wél een kwitantie opstellen.

Hoe je deze kwitantie op kunt stellen? Daar zijn meerdere mogelijkheden voor, maar je moet sowieso weten dat een kwitantie aan bepaalde facetten moet voldoen. Zo moet je op een kwitantie altijd de volgende zaken vermelden:

  • De beschrijving van de geleverde/afgenomen prestaties
  • De hoeveelheid eenheden (indien van toepassing)
  • De kwitantie datum 
  • De datum van de levering
  • De naam van de leverende partij, inclusief een handtekening
  • De naam van de afnemende partij

Deze gegevens kun je ook nog met andere gegevens aan gaan vullen. Zo kun je bijvoorbeeld jouw eigen adresgegevens en de adresgegevens van de andere partij op de kwitantie vermelden. Dat is echter géén verplichting, terwijl bovengenoemde gegevens wél op een kwitantie moeten staan.

Wat is het verschil tussen een factuur en een kwitantie?

Het verschil tussen een factuur en een kwitantie is in principle kwa beeld ongeveer hetzelfde. Echter, zit er een klein verschil in het doel en de eisen tussen deze twee:

1. Kwitantie: dit een document dat als bewijs van betaling dient.
2. Factuur: dit is een document dat uitgereikt wordt bij een transactie tussen twee zakelijke partijen.

Eén van de belangrijkste verschillen is terug te vinden op het tijdstip waarop beide documenten afgegeven worden. Met een factuur toon je eigenlijk aan dat een andere partij een vordering bij jou heeft; jij hebt de producten/diensten geleverd en je wacht nu op een betaling. Met een kwitantie geef je echter juist aan dat er al een betaling plaatsgevonden heeft. Een kwitantie verstrek je dus ná een betaling, terwijl je een factuur voor de betaling verstrekt.

Daarnaast mag een kwitantie afgegeven worden aan een particulier. Met een factuur is dit niet mogelijk, aangezien een factuur altijd betrekking heeft op een transactie tussen twee zakelijke partijen. 

In het verlengde daarvan: op een kwitantie wordt de BTW niet apart vermeldt. Als particulier zijnde ben je namelijk niet in staat om BTW te berekenen. Als bedrijf zijnde ben je dat wel verplicht, waardoor op een factuur wél altijd de BTW vermeld wordt.

verschil tussen een factuur en een kwitantie

Voorbeeld van factuur & kwitantie

Je hebt hierboven kunnen lezen dat er meerdere verschillen tussen een factuur en een kwitantie bestaan. Die verschillen willen wij graag met een voorbeeld nog iets duidelijker voor je maken! In onderstaande afbeelding zie je een factuur en een kwitantie naast elkaar liggen:

factuur en Kwitantie voorbeeld

Hoe maak een kwitantie?

Wil jij graag een kwitantie gaan maken? Dan kun je hiervoor gaan stunten in Excel of via kwitantiemaken.nl, maar je kunt er ook voor kiezen om gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Je kunt met dit programma razendsnel een perfecte kwitantie op kunt stellen.

Hoe je dit kunt doen? Nou, in de meeste online boekhoudprogramma’s kun je kiezen tussen het opstellen van een offerte, het opstellen van een factuur of het opstellen van een kwitantie. Als je kiest voor het opstellen van een kwitantie, toont het programma direct een vaste template. 

Deze template bevat onder meer de hierboven genoemde gegevens die verplicht zijn op een kwitantie. Je kunt deze gegevens nu zelf in gaan vullen, waarna je de kwitantie direct op kunt slaan. Je kunt deze kwitantie nu naar jouw opdrachtgever sturen, waarna het eenvoudig boekhoudprogramma deze kwitantie direct in de boekhouding verwerkt.

Belangrijk bijkomend voordeel: de kwitantie kun je ook nog volledig in jouw huisstijl maken. Dat ziet er netjes uit, roept veel vertrouwen op en laat zien dat je alle zaakjes prima op orde hebt!

Moet er een BTW nummer op mijn factuur? Regels | Voorbeeld

btw nummer op factuur

Wil je de eerste facturen naar jouw klant(en) gaan sturen? Dan is het goed om te weten dat jouw factuur aan enkele eisen moet voldoen. Denk dan aan: KVK nummer, factuurdatum, betalingstermijn, jouw adres enzovoorts. Misschien vraag je jezelf af: moet er ook een VAT en of BTW nummer op de factuur

In dit artikel vertellen we of er een BTW nummer op de factuur moet, welke andere eisen de overheid stelt voor een factuur en hoe je binnen 3 seconden een factuur kunt gaan maken.

Moet er een BTW nummer op mijn factuur?

Ja, je moet een BTW nummer op jouw factuur vermelden. Wanneer je geen BTW nummer vermeldt, ben je eigenlijk strafbaar bezig. Zorg er dus voor dat je te allen tijde het BTW nummer op jouw facturen plaatst.

Waar moet een factuur aan voldoen?

Overigens moet je niet alleen jouw BTW nummer op jouw factuur plaatsen. Nee, als je een factuur op gaat stellen, moeten ook de volgende aspecten op de factuur benoemd worden:

  • Jouw BTW nummer én het BTW bedrag; benoem hierbij ook nog het BTW percentage. Let op: Wanneer je zaken doet met het buitenland wordt vaak de BTW verlegd.
  • Jouw KVK nummer; dit nummer heb je gekregen na jouw inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
  • De factuurdatum en het factuurnummer; hierbij is het ook nog een eis dat alle facturen doorlopend genummerd zijn. Je kunt hierbij dus niet van hak op de tak gaan
  • De datum van levering; benoem op welke datum of in welke periode je bepaalde diensten of producten geleverd hebt
  • De hoeveelheid goederen of diensten; je moet op de factuur zeer concreet aangeven wat je precies geleverd of gedaan hebt. Indien je diensten levert, kun je dit doen aan de hand van een xx aantal uren bijvoorbeeld
  • Jouw volledig adres; op jouw factuur moet je te allen tijde jouw complete adres vermelden
  • Het volledige adres van de afnemer; ook moet je het volledige adres van de afnemer vermelden. Alleen het benoemen van een postnummer is hierbij zeker niet voldoende
  • Jouw volledige naam; ook is het zaak om de juridische naam van jouw onderneming op de factuur te vermelden
  • Volledige naam van de afnemer; vermeld tevens de juridische naam van de afnemer op de factuur

Behalve deze verplichtingen kun je de factuur naar wens met andere aspecten aanvullen. Overigens hoef je niet altijd de hierboven genoemde gegevens op een factuur te vermelden. Als je voor minder dan 100 euro een factuur stuurt, hoeft de factuur niet zo uitgebreid te zijn. Indien je een factuur aan een buitenlands bedrijf stuurt, moet de factuur echter weer over meer andere gegevens beschikken.

Voorbeeld factuur met BTW nummer

Waar je het BTW nummer op jouw factuur het beste kunt vermelden? Veel bedrijven kiezen ervoor om dit rechtsboven te doen of helemaal onderaan. In onderstaand voorbeeld zie je de factuur waarbij het BTW nummer rechtsboven vermeld staat:

voorbeeld factuur btw nummer

Hoe kan je binnen 3 seconde een factuur maken?

Wil je zo snel en makkelijk mogelijk een factuur maken? Dan kun je niet om een boekhoudprogramma of een facturatieprogramma heen. Je hoeft namelijk maar 

één keer alle gegevens in te vullen, waarna je nergens meer omkijken naar hebt. 

Hieronder kun je in een video zien hoe je een factuur kunt maken in het facturatieprogramma van e-boekhouden.nl.

En zo zijn er tientallen andere programma’s, denk dan aan: Ficsus, Exact, Kleinsteen, Reeleezee, Rompslomp en Teamleader.

Naast dat je heel snel facturen kunt maken met zulke programma’s kun je er ook nog voor kiezen om automatisch facturen te laten maken door een urenregistratieprogramma eraan te koppelen. Let hierbij wel op dat je een programma kiest die aan die functie voldoet. Door onze facturatieprogramma vergelijker gebruiken kun je door deze filter zien welke programma’s daaraan voldoen.

VAT nummer – Wat is dat? Voorbeelden | Gouden Tips

vat nummer

Heb je jouw onderneming bij de Kamer van Koophandel ingeschreven? Dan krijg je direct de beschikking over jouw unieke BTW nummer. Met dit BTW nummer kun je binnenlandse belastingtechnische zaken regelen. Indien je met het buitenland zaken wilt gaan doen, heb je een VAT nummer nodig. Hoe je dit nummer kunt aanvragen, lees je hieronder.

Wat is een VAT nummer?

Het VAT nummer is een uniek nummer dat je nodig hebt om zaken te doen met bedrijven buiten Nederland. Dit nummer is niet hetzelfde als jouw BTW nummer, maar beide nummers kennen wel veel overeenkomsten met elkaar. 

Sterker nog: als je op dit moment al een BTW nummer hebt, kun je redelijk makkelijk ook jouw VAT nummer hiervan afleiden. Het BTW nummer wordt echter door de Belastingdienst uitgegeven, terwijl je zelf jouw nummer kunt genereren.

De afkorting VAT staat voor Value Added Taxes. Dat wil zeggen dat het BTW- en het VAT nummer hand in hand met elkaar gaan. Beide nummers komen dan ook op hetzelfde neer, maar verschillen in de basis op verschillende punten ten opzichte van elkaar.

Wat is het verschil tussen een VAT Nummer en BTW nummer?

Het verschil zit hem in het feit of je een factuur stuurt naar een buitenlands bedrijf of een binnenlands bedrijf. 

1. VAT nummer is voor zaken te doen met bedrijven in het buitenland.
2. BTW nummer is voor zaken te doen met bedrijven in het binnenland 

Beide nummers vertonen overeenkomsten met elkaar en zijn ook nauw verwant aan elkaar. Feit is echter wel dat je een BTW nummer en een VAT nummer anders opbouwt.

Voorbeeld VAT nummer en BTW nummer

voorbeeld vat nummer & btw nummer

Hoe is een BTW nummer & VAT nummer opgebouwd?

Opbouw BTW nummer: om de opbouw van het VAT nummer uit te kunnen leggen, moeten we eerst kijken naar de opbouw van het BTW nummer. Daarbij zien we direct dat het BTW nummer lange tijd opgebouwd is geweest aan het Burgerservicenummer van de ondernemer. Dat nummer werd voorafgegaan door de landcode en afgesloten met ‘B.01’. Als je als ondernemer zijnde meerdere bedrijven had, werd het BTW nummer van bijvoorbeeld jouw derde bedrijf afgesloten met ‘B.03’.

Sinds 1 januari 2020 heeft de Belastingdienst echter andere BTW nummers aan alle ondernemers in ons land toegekend. Die nummers zijn niet meer direct te herleiden naar het Burgerservicenummer. Gezien de toenemende wens aan privacy was dit volgens de Belastingdienst en de Overheid zeer wenselijk. Op dit moment heb je als ondernemer zijnde dus géén BTW nummer meer die verwijst naar jouw Burgerservicenummer.

Opbouw VAT nummer: Dit nummer lijkt bijzonder veel op het BTW nummer. Het belangrijkste verschil is echter dat bij het VAT nummer géén gebruik van puntjes gemaakt wordt. Nee, in plaats daarvan wordt het BTW nummer eigenlijk volledig aan elkaar vast geschreven. Om dit verder te verduidelijken, hebben wij een BTW nummer en het bijbehorende VAT nummer in onderstaande tabel uiteengezet:

BTW nummer:NL1234.56.789.B01
VAT nummer:NL123456789B01

Waarom op deze manier het VAT nummer geschreven wordt? Omdat internationaal afgesproken is dat het nummer 14 eenheden moet hebben. Deze eenheden moeten aan elkaar vast geschreven worden, waardoor in alle landen hetzelfde soort nummer gebruikt kan worden. Dit schept eenheid, neemt een hoop vragen weg en maakt het totaalplaatje dus een stuk duidelijker.

Elk bedrijf in het buitenland heeft een beschikking over haar eigen VAT nummer. Dit nummer is altijd op de hierboven besproken manier opgebouwd én stelt bedrijven in staat om met het buitenland zaken te doen. Indien je buitenlandse zakenrelaties hebt, is het dus zaak om altijd het VAT nummer te gebruiken. Jouw BTW nummer gebruik je alleen voor de handel met bedrijven uit Nederland.

Bron: Belastingdienst

Wanneer ontvang je een VAT nummer?

Als je zaken met een buitenlands bedrijf wilt gaan doen, heb je dus een VAT nummer nodig. Het is echter niet zo dat je dit VAT nummer van de Belastingdienst ontvangt. Nee, het enige wat je vanuit de Belastingdienst ontvangt, is jouw unieke BTW nummer. Dit BTW nummer is volgens een vast stramien opgebouwd en is dus 100% uniek.

Op basis van dit unieke BTW nummer kun je vervolgens jouw VAT nummer zelf samenstellen. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen, is het weghalen van de puntjes in jouw BTW nummer. Zoals je in bovenstaande tabel al hebt kunnen zien, is dat dan ook het enige verschil tussen beide nummers.

Het tweede belangrijke verschil is echter zichtbaar in de toepassing van het nummer. Het BTW nummer dien je in Nederland altijd op jouw factuur te vermelden; dit is één van de vereisten die door de Belastingdienst aan een correcte factuur gesteld wordt. Daarnaast dien je jouw VAT nummer te gebruiken als je zaken met het buitenland gaat doen.

Zodra je voor het eerst zaken met een buitenlands bedrijf gaat doen, moet je dus over jouw VAT nummer beschikken. Dit nummer hoef je niet bij de Belastingdienst aan te vragen, maar kun je zelf genereren aan de hand van het BTW nummer van jouw onderneming.

Indien je zaken met het buitenland gaat doen, is een VAT nummer dus onmisbaar. Elk bedrijf wereldwijd heeft een dergelijk VAT nummer, waarbij dit nummer ook altijd uit 14 eenheden bestaat. Zoals je hierboven al hebt kunnen lezen, brengt dat de nodige voordelen met zich mee. Gezien de globalisering op de aardbol was het in ieder geval wenselijk dat er een dergelijk VAT nummer ontwikkeld zou worden. Er is nu in ieder geval veel eenheid en veel conformiteit voor alle bedrijven wereldwijd.

Let goed op de BTW.

Wij willen je graag op dit vlak nog een handige tip meegeven: let goed op de BTW wanneer je zaken gaat doen met buitenlandse bedrijven. Als je zaken met een buitenlands bedrijf doet, gelden er namelijk andere regels. Je moet in dat geval namelijk de BTW verleggen en je moet een ICP aangifte gaan doen.

Om dit allemaal in goede banen te leiden, is het aan te raden om te kiezen voor een goed boekhoudprogramma of een facturatieprogramma. Met een zo’n programma kun je de BTW direct laten verleggen en zodoende dus belastingtechnisch alles correct in jouw boekhouding verwerken. Voor het zaken doen met buitenlandse bedrijven is het dan ook essentieel om gebruik van een eenvoudig boekhoudprogramma te maken!

Kun je BTW nummer checken of ze kloppen?

Wanneer je twijfelt of een BTW nummer klopt, kan je checken of die klopt in het Europese commisie register. Enige wat je hoeft in te vullen is: 

1. BTW nummer
2. Lidstaat

In de volgende link kun je naar de Europese commissie register gaan om te kijken of het nummer klopt.

Factuurprogramma voor Mac overzicht 2021 | Vergelijk gratis

factuurprogramma mac

Ben je de trotse bezitter van een iMac, Macbook of en een iPhone? Dan weet je ongetwijfeld al dat je niet alle Windows software ook op deze Apple laptop/pc/telefoon kunt gebruiken. Een Apple device maakt immers gebruik van haar eigen besturingssysteem, terwijl de meeste pc’s en laptops gebruik maken van Windows. Veel softwaresystemen zijn dan ook specifiek voor Windows ontwikkeld, aangezien die afzetmarkt een stuk groter is.

Ben je echter een grote liefhebber van het besturingssysteem van Apple? Dan is het goed om te weten dat je op zoek moet gaan naar speciale software. Dat is bijvoorbeeld het geval als je op zoek bent naar het beste factuurprogramma voor een Macbook of iMac. Veel factuurprogramma’s die voor een Windows pc/laptop ontwikkeld zijn, kun je niet gebruiken op een Apple device. Gelukkig zijn er ook meerdere bedrijven die zich richten op het aanbieden van een factuurprogramma voor een Macbook of iMac.

Tussen welke factuurprogramma’s kun je kiezen?

Tussen welke factuurprogramma’s kun je kiezen?
Wil jij als ondernemer jouw boekhouding op een gemakkelijke manier doen? Dan is het aan te raden om hiervoor gebruik te gaan maken van speciale software. Je kunt hierbij kiezen voor bijvoorbeeld een compleet boekhoudprogramma of voor een factuurprogramma. Je kunt kiezen uit de volgende factuurprogramma’s:

e-boekhouden.nl
Ficsus
Exact
Kleinsteen
Rompslomp

Met een factuurprogramma ben je in staat om digitale facturen te maken, te bewerken en te verzenden. Ook kun je met de meeste factuurprogramma’s offertes opstellen, waardoor je eigenlijk meerdere vliegen in één klap vangt. Klinkt dit bij jou als muziek in de oren? Dan is het aan te raden om direct op zoek te gaan naar het beste factuurprogramma voor een Mac.

Maar, tussen welke factuurprogramma’s kun je dan kiezen? Wij raden je aan om in dit geval te kiezen voor een online factuurprogramma. Een dergelijk factuurprogramma hoef je niet op jouw pc of laptop te installeren, waardoor dit programma op alle devices te gebruiken is. Het grootste voordeel van zo’n factuur programma is het feit dat je binnen 3 seconde een factuur kan maken.

Hoe je dan wel toegang tot het factuurprogramma kunt krijgen? Dat doe je simpelweg door in jouw browser (Safari waarschijnlijk) naar de website van het factuurprogramma te gaan. Nadat je daar met jouw gegevens ingelogd hebt, kun je direct met jouw facturatie aan de slag gaan. Ideaal!

Moraal van het verhaal: kies altijd voor een online facturatieprogramma. Aangezien een dergelijk programma zich in de Cloud bevindt, hoef je geen rekening te houden met de beperkingen van het besturingssystemen van jouw Mac.

ynchronisatie met jouw iPhone en/of iPad

Bijkomend voordeel: synchronisatie met jouw iPhone en/of iPad

Ben je nou echt een fan van de producten van Apple? Dan is de kans aanwezig dat je ook gekozen hebt voor een smartphone en/of tablet van dit merk. Als dat het geval is, is een online factuurprogramma ook de beste keuze voor jou. 

Dit factuurprogramma kun je dan ook via jouw smartphone of tablet gebruiken. Je kunt dus onderweg, bijvoorbeeld in de trein, ook facturen maken en direct sturen naar jouw klanten. Wil je graag van dit gemak genieten? Dan is het belangrijk dat je kiest voor een factuurprogramma met een iOS app. Met een dergelijke app kun je namelijk met nóg meer plezier gebruik maken van het factuurprogramma.

Hoe kun je het beste factuurprogramma voor jouw Mac vinden?

Het mag duidelijk zijn: als eigenaar van een Mac kun je het beste kiezen voor een online factuurprogramma. Het ‘lastige’ is echter dat je uit onwijs veel online programma’s kunt kiezen, waardoor het zeer belangrijk is om een goed vergelijk te maken.

Hoe kun je nou het beste vergelijk maken tussen de verschillende factuurprogramma’s voor een Mac? Je kunt hiervoor het beste gebruik maken van onze vergelijker; in onze vergelijker vind je namelijk alle online factuurprogramma’s. 

Dankzij de filters aan de linkerkant kun je bovendien direct jouw voorkeuren doorgeven. Wil je bijvoorbeeld per sé gebruik kunnen maken van een mobiele app? Dan is het aan te raden om aan de linkerkant het kopje ‘Mobiele app beschikbaar’ aan te vinken.

Vervolgens is het zaak om een goed vergelijk te gaan maken. Bij het maken van dit vergelijk kun je op tal van criteria gaan letten:

  • Functies: welke functies biedt het online factuurprogramma allemaal aan? Is het met het programma ook mogelijk om jouw complete boekhouding te doen en/of om offertes op te sturen? Probeer voor jezelf te bepalen aan welke functies je (mogelijk) behoefte hebt.
  • Aantal medewerkers: is jouw bedrijf flink aan het groeien? Dan hebben mogelijk meerdere van jouw medewerkers toegang nodig tot het online factuurprogramma. Let hier ook goed op, mocht dit daadwerkelijk het geval zijn.
  • Koppelingen: is het ook mogelijk om het factuurprogramma te koppelen aan andere systemen? Als je gebruik van meerdere online systemen maakt, is dit mogelijk zeer wenselijk. 
  • Mobiele app: wil je graag ook op jouw iPad of iPhone gebruik van het factuurprogramma kunnen maken? Let dan goed op of het factuurprogramma een mobiele app beschikbaar heeft.
  • Prijs: hoeveel geld wil/kun je uitgeven aan het online factuurprogramma? Ook dit is een belangrijke vraag waar je voor jezelf een passend antwoord op moet zien te vinden. Let hierbij goed op de aanschafkosten en de abonnementskosten; bij sommige online factuurprogramma’s betaal je overigens alleen maar abonnementskosten.
  • Gratis proefperiode: zit je tussen meerdere online factuurprogramma’s te twijfelen? Dan is het interessant om gebruik te maken van de gratis proefperiode; dankzij deze proefperiode kun je het systeem van A tot Z gaan testen. Juist daardoor weet je een duidelijk beeld te krijgen van alle mogelijke factuurprogramma’s!

Al met al zijn er dus meerdere criteria waar je goed op moet gaan letten. Als je op al deze criteria goed weet te letten, kun je via onze website gelukkig relatief makkelijk het beste online factuurprogramma voor jouw Macbook of iMac vinden. 

Mogen wij je als afsluiter nog van één tip voorzien? Maak echt van de filters aan de linkerkant van onze vergelijker gebruik. Dankzij deze filters kun je snel het beste factuurprogramma voor jouw onderneming vinden, waardoor je nog sneller van de voordelen kunt gaan genieten. Het is hoe dan ook aan te raden om voor een Mac altijd te kiezen voor een online factuurprogramma!

Digitaal factuur – Wat is de beste manier om ze te maken?

digitaal factuur

Op welke manier verzend jij jouw facturen? Kies je voor een digitale factuur of verstuur je alle facturen nog per post? Om meerdere redenen is het absoluut aan te raden om voor een digitale factuur te gaan. Eén van de voordelen hiervan is bijvoorbeeld dat je alle facturen ook digitaal mag bewaren voor de komende 7 jaren. Als je een factuur per post verstuurt, moet je die factuur 7 jaar als hardcopy in jouw administratie bewaren.

Daarnaast biedt een digitale factuur ook veel gemak. Zo kun je een digitale factuur snel aanmaken én kun je deze factuur direct per mail versturen. Hiermee maak je het ook voor jouw klanten makkelijker. Bijkomend voordeel: je kunt de betaling sneller verwachten, aangezien de factuur al direct bij de klant afgeleverd wordt.

Het mag duidelijk zijn; het is om meerdere redenen aan te raden om met digitale facturen te werken. Maar, hoe kun je nou een digitale factuur op de beste manier aanmaken? Het antwoord op die vraag vind je hieronder!

Een digitale factuur maken? Gebruik een facturatieprogramma!

Wil je makkelijk een digitale factuur aanmaken en versturen? Dan kun je daar eigenlijk maar één systeem voor gaan gebruiken: een facturatieprogramma of een boekhoudprogramma.

Met een facturatieprogramma maak je onwijs makkelijk een factuur aan. Deze factuur staat direct digitaal voor je klaar, waarbij de factuur ook nog eens in jouw huisstijl vormgegeven is. Bijkomend voordeel: via een facturatieprogramma kun je ook direct de factuur verzenden naar jouw klant. Gemak dient de mens én de ondernemer!

Overigens is het ook mogelijk om voor een compleet programma te kiezen. Een programma waarmee je direct de facturen kunt aanmaken én direct in jouw boekhouding op kunt laten nemen. Met dank aan een dergelijk uitgebreid boekhoudprogramma heb je helemaal geen omkijken meer naar jouw digitale facturen.

Wat zijn de beste programma’s voor een digitale factuur?

Voor elke ondernemer is een digitaal programma eigenlijk onmisbaar. Met een digitaal programma weet je direct de facturen aan te maken, te versturen én op te nemen in jouw boekhouding. Een terechte vraag daarbij is uiteraard wel met welk programma je dit het beste kunt doen. 

Graag geven we jou het antwoord op die vraag. Wij zijn namelijk op zoek gegaan naar de 3 beste facturatie programma’s voor het aanmaken, versturen en verwerken van een digitale factuur:

Exact – het Nederlandse bedrijf Exact heeft een geweldig, uitgebreid en efficiënt programma ontwikkeld. Een programma waarmee je een digitale factuur snel aanmaakt, snel verstuurt en snel in jouw boekhouding opneemt. Exact biedt een gratis proefperiode van 30 dagen aan.

Fiscus.nl voor de kleinere bedrijven is het programma van Fiscus.nl van harte aan te raden. Dit programma is in de eerste 15 maanden volledig gratis. Mede dankzij deze gratis proefperiode is dit uitgebreide programma bij uitstek geschikt voor starters. Overigens bevat dit facturatie programma ook de mogelijkheid om direct jouw hele boekhouding te voeren.

e-Boekhouden – wil je snel de facturen digitaal aanmaken en versturen? Wil je hierbij ook jouw klanten de mogelijkheid bieden om deze factuur direct via iDeal te kunnen betalen? Dan kun je het beste voor e-Boekhouden kiezen; bij dit programma geniet je óók van een proefperiode van 15 maanden!

Factuur maken in 3 seconde – Hoe doe je dat? Geheel gratis

factuur maken

Voor veel ondernemers komt het soms niet goed uit: het opmaken en versturen van facturen. Hier gaat simpelweg tijd in zitten, terwijl er nog zo ongelooflijk veel te doen is. Tegelijkertijd is het ook een feit dat het voor elke ondernemer (en voor elk bedrijf) pure noodzaak is om de facturen te versturen. Verstuur je géén facturen? Dan komt er ook geen geld in het laatje.

Voor het voortbestaan van een onderneming is het dus van belang dat de facturen periodiek verstuurd worden. Aangezien een dag slechts 24 uur telt, is het daarbij wel wenselijk dat je op een snelle manier de facturen kunt versturen. Nou, dat komt zeker goed als je de informatie uit dit artikel opvolgt! In dit artikel vind je namelijk onder meer een stappenplan voor het maken van een factuur in een factuurprogramma in 3 seconde.

Hoe kun je een factuur maken? De voorbereidingen

Welke afspraken heb jij met jouw klanten gemaakt? Stuur jij één keer per maand een factuur? Of moet jij wellicht bij elke order een losse factuur sturen? Het een en ander is op dit vlak volledig afhankelijk van het soort product dat je verkoopt of het soort dienst dat je verleent.

Als je bijvoorbeeld een webshop hebt, kun je de factuur geheel automatisch naar de bestellende klant versturen. Als je bepaalde diensten verleent, kun je echter beter aan het einde van de maand een factuur sturen. Op een dergelijke factuur vermeld je het aantal gewerkte uren tegen het afgesproken uurtarief.

Hoe je een factuur dus exact kunt maken, hangt af van de afspraken die jij met jouw klanten gemaakt hebt. Treed dus in overleg met jouw klanten en probeer het hiermee alvast zo makkelijk mogelijk voor jezelf én voor jouw klanten te maken.

Verder moet je er ook voor zorgen dat je een vaste factuur-lay-out gaat ontwerpen. Deze lay-out kun je vervolgens per klant invullen, waardoor je direct een factuur weet te creëren. Je kunt een dergelijke factuur-lay-out dus eigenlijk als een blauwdruk zien; uiteraard is het hierbij aan te raden om deze lay-out direct volledig in jouw huisstijl te ontwerpen.

Wat moet er op een factuur staan?

Bij het maken van een factuur moet je ook aan enkele verplichtingen voldoen. Zo is het pure noodzaak dat je de volgende zaken zéker op een factuur weet te vermelden:

1. Jouw btw-nummer
2. Het btw bedrag; bij voorkeur ook het btw percentage
3. Jouw KvK-nummer
4. De datum van levering; dit is de datum waarop je de producten of diensten geleverd hebt
5. De factuurdatum; dit is de datum waarop je de factuur aanmaakt
6. Het factuurnummer; dit nummer moet uniek zijn én moet doorlopend zijn
7. Jouw bedrijfsnaam + jouw adres
8. De bedrijfsnaam + het adres van de klant
9. De exacte levering; welke diensten heb je geleverd of welke producten heb je geleverd?
10. Wat je precies in rekening brengt; bijvoorbeeld een bepaalde hoeveelheid producten of een bepaalde hoeveelheid uren

Verstuur jij een factuur met een totaalbedrag van minder dan 100 euro? Dan hoeft de factuur niet aan alle bovengenoemde voorwaarden te voldoen. Nee, in dat geval moet je alleen de datum, jouw naam + adres, de exacte levering (dus wat je geleverd hebt), het btw bedrag en het totale bedrag vermeld worden op de factuur.

Let op: het betaaltermijn

Het advies is om altijd een betaaltermijn op jouw factuur te plaatsen. Je kunt hierbij denken aan een betaaltermijn van 5 dagen, van 14 dagen of van 30 dagen. 

Is het aan te raden om voor elke klant dezelfde betaaltermijn te hanteren? Dat is eigenlijk afhankelijk van jouw eigen voorkeuren en de afspraken die je met jouw klant maakt. Het is in ieder geval wenselijk dat je een gezonde cashflow weet te creëren.

Een gezonde cashflow betekent dat je gedurende de maand altijd voldoende liquide middelen tot je beschikking hebt. Dit betekent dus ook dat je niet afhankelijk bent of die ene factuur wel op tijd betaald wordt. Door naar een gezonde cashflow te streven, weet je jouw gemoedstoestand ook direct te verbeteren. Je weet immers zeker dat je de komende maand(en) financieel kunt overleven, zélfs als de betalingen uitblijven.

Let op: Ben je net begonnen met ondernemen en heb je minder dan €20.000 omzet per jaar? Dan val je onder een kleine ondernemingsregeling (KOR) en in sommige gevallen kan je dan BTW vrijgesteld worden.

Hoe kun je in 3 seconde een factuur maken?

Om zo snel mogelijk een factuur te kunnen maken, volg de onderstaande stappen:

1. Maak altijd gebruik van een facturatie- of boekhoudprogramma. Met dit programma kun je een standaard lay-out ontwikkelen, waarna je deze lay-out alleen maar in hoeft te vullen.

2. Voeg jouw klanten als contacten toe in het facturatie- of boekhoudprogramma. Je kunt dan met één druk op de knop bepalen naar wie de factuur verstuurd moet worden.

3. Verstuur de factuur direct vanuit het facturatie- of boekhoudprogramma. Hiermee weet je nóg meer tijd te besparen.

4. Maak duidelijke afspraken met jouw klanten over de factuur. Bespreek bijvoorbeeld met welke frequentie je de facturen gaat versturen en naar welk e-mailadres je de facturen kunt versturen.

Daarnaast, betekent dit ook dat je bijvoorbeeld linksboven jouw logo plaatst, jouw adresgegevens op de factuur vermeldt en ook jouw KvK- en BTW nummer vermeldt. Deze nummers kun je bijvoorbeeld standaard aan de onderkant van jouw factuur overzichtelijk weergeven.

In dit facturatieprogramma kun je vervolgens ook snel een contact aanmaken. In dat geval vul je de naam van jouw klant in, plus daarbij alle benodigde gegevens. Denk hierbij aan adres, BTW nummer, KvK nummer etc. 

Vervolgens kun je direct in jouw facturatieprogramma een nieuwe factuur maken. Deze lay-out is dan direct volledig in jouw huisstijl, waarna je alleen maar hoeft te selecteren voor welke klant de factuur bestemd is. Vervolgens vul je alleen de uren/tarieven/totaal bedrag in, waarna je de factuur direct kunt verzenden.

Bijkomend voordeel: je kunt deze factuur ook automatisch vanuit het facturatieprogramma laten versturen. Het voordeel hiervan is dat je nóg minder omkijken naar jouw facturatie hebt.

Factuur versturen & bewaren

Nadat je de factuur snel gemaakt hebt, kun je deze ook direct snel versturen. Vervolgens is het een verplichting om de facturen zeven jaar in jouw boekhouding te bewaren. Daarbij geldt de volgende stelregel: als je een factuur digitaal verstuurt, moet je de factuur ook digitaal bewaren. Verstuur je een factuur per post? Dan moet je de factuur als een hardcopy in jouw boekhouding bewaren.

Het advies is – ook hierom – om alle facturen digitaal aan te maken en te versturen. Het digitaal bewaren van facturen is immers een stuk makkelijker dan het bewaren van allerlei hardcopy facturen.

Welk facturatieprogramma kun je het beste gebruiken?

Wil je graag jouw facturen op een snelle en handige manier kunnen versturen? Dan is het dus aan te raden om voor een geschikt facturatieprogramma te kiezen. Maar, wat is nou een geschikt facturatieprogramma? Nou, er bestaan tegenwoordig meerdere geschikte facturatieprogramma’s.

e-Boekhouden.nl dit facturatieprogramma is met name voor starters geschikt. Het programma bevat alle gewenste functies, is overzichtelijk én is betaalbaar. Bovendien geniet je van een gratis proefperiode van maar liefst 15 maanden.

Exact heb je een groter bedrijf? Is jouw administratie en facturatie daardoor ook iets complexer? Dan kun je onder meer voor het facturatieprogramma van Exact kiezen. Dit programma werkt zeer prettig, biedt veel mogelijkheden en kan gekoppeld worden aan allerlei andere softwaresystemen.

Fiscusgaat jouw voorkeur uit naar een facturatie- en boekhoudprogramma in één? Dan kun je ook kiezen voor het programma van Fiscus. Bij dit programma geniet je bovendien van een gratis proefperiode van 15 maanden!

Wil je gebruik van een gratis facturatieprogramma maken? Dat is mogelijk, maar het is niet aan te raden. Een gratis facturatieprogramma biedt namelijk minder mogelijkheden en functies aan, waardoor je ook van minder gemak profiteert. Kies dus bij voorkeur voor een betaald facturatieprogramma die je hierboven kan vinden.