Lever jij specifieke producten? Of bied je specifieke diensten? Dan is de kans groot dat je met enige regelmaat een aanvraag voor een offerte krijgt. Zeker als je maatwerk aanbiedt, is het van belang dat je alle offerteaanvragen op een snelle en professionele manier weet te verwerken.
Waarom dit zo belangrijk is? Omdat je hiermee direct jouw concurrentie kunt verslaan. Op het moment dat een klant bij jou met een offerteaanvraag komt, is de kans groot dat hij ook offertes bij jouw concurrenten opvraagt. Als jij snel een kloppende, nette en interessante offerte aan weet te bieden, is de kans groot dat jij het ‘ja-woord’ van de klant gaat krijgen.
Maar, hoe kun je nou een offerte opstellen? En hoe verloopt het proces van het opstellen van een offerte tot aan het ja-woord van een klant? En welke taken moet vervolgens uit gaan voeren? Om daar kort antwoord op te geven, kan je het beste een offerte software gebruiken. Hoe dit process eruit ziet en hoe dat verder in zijn werking gaat, vertellen we in hieronder.
Het offerte accepteren van A-Z
Stap 1: offerte aanvraag
Voordat je de offerte op kunt stellen, moet je uiteraard wel de offerte aanvraag binnen krijgen. Op het moment dat je een offerte aanvraag binnen krijgt, is het aan te raden om de aanvraag goed door te nemen. Is iets voor jou niet helemaal duidelijk? Of mis je op dit moment nog informatie? Dan kun je het beste direct vragen stellen aan de indiener van de offerte aanvraag.
Door hier direct navraag over te doen, weet je zeker dat je op basis van de juiste informatie te werk gaat. Hiermee voorkom je dat je een onjuiste offerte op gaat stellen of dat je werk voor niks gaat doen.
Zorg er dus voor dat je de offerte aanvraag eerst volledig af weet te bakenen. Is alles voor je duidelijk? Kun je op basis van de huidige informatie de aanvraag gaan verwerken? Dan kun je door naar stap 2.
Stap 2: offerte opstellen
Op basis van de offerte aanvraag kun je vervolgens de volledige offerte op gaan stellen. In deze offerte wil je niet alleen het eindbedrag vermelden, maar je wilt de aanvrager ook van alle relevante informatie voorzien. Zo is het onder meer van belang om duidelijk weer te geven hóe je tot het totaalbedrag gekomen bent.
Verder is het op een offerte ook van belang om te verwijzen naar de algemene voorwaarden. Mocht je later een geschil krijgen, is dit een rechtsgeldig punt waar je je achter kunt verschuilen. Uiteraard is het hierbij wél zaak dat de algemene voorwaarden conform de wet zijn.
Vermeld verder jouw eigen gegevens op de offerte, de gegevens van de aanvrager, de datum van de offerte, een offertenummer en een geldigheidsduur van de offerte. Ook dit zijn belangrijke onderdelen die op geen enkele offerte mogen/kunnen ontbreken.
Hoe kun je nou het beste deze offerte opstellen? Daarvoor kun je het beste een eenvoudig boekhoudprogramma, facturatiesoftware of offerte software gebruiken. Meer informatie over deze software systemen vind je onderaan deze pagina.
Stap 3: offerte naar de aanvrager opsturen
Heb je een interessante offerte op weten te stellen? Ben je ervan overtuigd dat je met deze offerte de klus binnen gaat slepen? Dan is het aan te raden om de offerte direct naar de aanvrager op te sturen. Over het algemeen geldt: Des te sneller je dit weet te doen, des te beter. Uiteraard moet je er wel zorg voor dragen dat de offerte 100% kloppend is en dat de offerte alle noodzakelijke informatie bevat.
Lees ook: boekhoudprogramma voor ZZP’ers.
Als dat het geval is, kun je de offerte dus direct opsturen. Dit kun je doen via een boekhoudprogramma, maar je kunt de offerte ook handmatig via de mail opsturen. Heb je geen mail gegevens? Dan kun je er ook nog voor kiezen om de offerte per post te sturen, maar dat geniet niet de voorkeur. Dit kost immers meer tijd dan het versturen van een offerte via de mail.
Stap 4: reactie van de aanvrager afwachten
Zodra jij de offerte naar de aanvrager gestuurd hebt, ligt de bal weer bij de andere partij. Het is nu wachten op een reactie vanaf de kant van de aanvrager, waarbij je verschillende antwoorden kunt verwachten:
1. De aanvrager wijst de offerte af: mogelijk is de klant niet tevreden over jouw aanbod, over jouw prijsstelling óf is een concurrent van jouw een stuk voordeliger.
2. De aanvrager wijst de offerte deels af: mogelijk is de aanvrager het niet eens met bepaalde voorwaarden of een bepaald deel van de offerte. Mogelijk kunnen jullie het na overleg alsnog eens worden.
3. De aanvraag accepteert de offerte: kijk, dat is waar je het allemaal voor doet. Ons advies is om de offerte door de aanvrager te laten ondertekenen, zodat je een duidelijk bewijs hebt van de acceptatie. De acceptatie kan ook mondeling of telefonisch plaatsvinden, maar dat geniet niet de voorkeur.
Stap 5: werkzaamheden in gang zetten
Zo, je hebt hierboven het proces kunnen vinden van het opstellen van een offerte tot aan de acceptatie van een offerte. Als de offerte eenmaal geaccepteerd is, kun je direct de werkzaamheden in gang zetten. Hoe je dit precies gaat doen, is afhankelijk van meerdere factoren.
Het is in ieder geval verstandig om goed naar een mogelijke aanbetaling te kijken. Heb je die aanbetaling meegenomen in de offerte? Dan is het raadzaam om eerst die aanbetaling te ontvangen, voordat je daadwerkelijk de werkzaamheden in gang gaat zetten.
Hoe kun je dit offerteproces optimaliseren?
Stuur jij met jouw bedrijf met enige regelmaat offertes op? Merk je echter dat hier teveel tijd in gaat zitten? Of merk je dat nog te vaak verkeerde of niet kloppende offertes verstuurd worden? Dan is het interessant om eens met offertesoftware, facturatiesoftware of boekhoudsoftware aan de slag te gaan.
Met dergelijke software kun je moeiteloos een kloppende offerte in elkaar zetten. Bovendien kun je de offerte direct via dit systeem versturen én kun je ook alle uitstaande offertes perfect monitoren.
Als je dit offerteproces voor jezelf makkelijker wilt maken, zijn de onderstaande boekhoudprogramma’s aan te raden:
e-Boekhouden.nl – Met dit programma maak je onwijs snel een fraaie offerte. Geheel in jouw eigen huisstijl en op basis van een door jou gemaakt sjabloon.
Fiscus.nl – Wil je het opstellen en versturen van offertes nóg makkelijker voor jezelf maken? Dan is het pakket van Fiscusn.nl ook voor je aan te raden.
Rompslomp.nl – Dit is naar eigen zeggen het beste boekhoudprogramma voor ZZP’ers. Mocht je een ZZP’er zijn, is het dus interessant om naar dit programma te kijken!
Twijfel je nog om zelf je administratie te doen? Lees hier meer over zelf boekhouden of uitbesteden aan een boekhouder.
