Offerte opvolgen – Hoe doe je dat als het beste? 4 Tips

offerte opvolgen

Heb je een prijsopgave van een potentiële klant binnengekregen? Dan is het de hoogste tijd om een offerte op te stellen! Nadat je de offerte opgesteld hebt, kun je deze naar de potentiële klant versturen. Vanaf dat moment is het wachten, wachten en nog eens wachten. De ervaring leert dat veel ondernemers op dit moment ietwat onrustig worden. Zij weten namelijk niet hoe een offerte opvolgen het beste gedaan kan worden.

Mede daarom hebben wij besloten om dit artikel te schrijven. In dit artikel bespreken we hoe je een offerte op kunt volgen. We bespreken welke mogelijkheden je hiervoor hebt, waar je rekening mee moet houden en welke tools je hiervoor kunt gebruiken.

Van offerte naar daadwerkelijke opdracht

Een offerte opvolgen kan een behoorlijke uitdaging zijn. Je moet de juiste toon aanslaan, je moet op het juiste moment contact met de klant opnemen en je moet uiteraard ook met een goede offerte op de proppen komen. Merk je bij jezelf dat het opvolgen van een offerte niet naar wens gaat? Dan is het advies om hier zo snel mogelijk iets aan te doen. Van offerte naar daadwerkelijke opdracht is namelijk cruciaal voor het voortbestaan van elk bedrijf.

Waarom lukt het opvolgen van de offerte niet?

Als je bij jezelf merkt dat het opvolgen van de offerte niet lukt, moet je op zoek gaan naar de oorzaak. Enkele van de mogelijke oorzaken hebben wij voor je op een rijtje gezet:

  • De offerte voldoet niet aan de verwachtingen. Mogelijk valt de offerte naar mening van de klant veel te hoog uit, waardoor de offerte direct in de prullenbak wordt gegooid. Sommige potentiële klanten nemen in dat geval niet eens meer contact met je op. Een vervelende manier van zakendoen, maar helaas wel iets wat veelvuldig voorkomt.
  • De wensen van de klant zijn veranderd. Het is ook goed mogelijk dat de wensen van de klant veranderd zijn. In dat geval moet je mogelijk de offerte aanpassen.
  • Je pakt het zelf niet goed aan. Mogelijk ben je zelf veel te passief, is de offerte qua inhoud helemaal niet correct of heb je je niet aan de gemaakte afspraken gehouden.

Wat is bij jou de oorzaak? Ongeacht wat de oorzaak is, zijn er gelukkig voldoende mogelijkheden. Mogelijkheden om alsnog op termijn de offertes wél goed op te volgen. Om je hier een handje bij te helpen, hebben wij een uitgebreid stappenplan voor je opgesteld. Neem dit stappenplan door, volg de stappen op en volg jouw offertes daarmee tot in perfectie op!

Stap 1: kom in contact met jouw potentiële klant

Allereerst moet je in contact zien te komen met potentiële klanten. Je kunt dit via het internet doen, je kunt in jouw netwerk potentiële klanten benaderen of je kunt naar een speciale vakbeurs gaan. Er zijn in ieder geval voldoende mogelijkheden om in contact te komen met potentiële klanten.

Tip vanuit onze kant: durf eens out-of-the-box te denken. Juist door op een 

opvallende manier reclame te maken, kun je met veel potentiële klanten in contact gaan komen.

Stap 2: bespreek de wensen van de klant

Heb je contact met een potentiële klant? Dan is het zaak om in gesprek te gaan met de klant. Wat wil de klant precies? Waar is de klant naar op zoek? En welke oplossing kun jij aanbieden? Vermijd in dit gesprek nog de kosten; deze kun je het beste op een rijtje gaan zetten in de offerte.

Stap 3: kies een goed boekhoudprogramma uit

Ondertussen is het aan te raden om op zoek naar een online boekhoudprogramma te gaan. Met dit programma kun je niet alleen de offerte opmaken, maar ook direct versturen. Daar blijft het echter niet bij. Nee, dankzij een boekhoudprogramma kun je ook automatische reminders instellen. Dat is dan ook de vierde stap in dit stappenplan!

Ben je een beetje zoekende naar een eenvoudig boekhoudprogramma? Zorg er dan voor dat je jouw wensen op een rijtje zet. Nadat je dat gedaan hebt, kun je gericht op zoek gaan naar het beste boekhoudprogramma’s. Met dank aan onze vergelijker maak je vervolgens gemakkelijk een juiste vergelijking. Check direct onze vergelijker en zet daarmee een belangrijke stap naar het opvolgen van offertes! Binnen onze vergelijker zitten programma’s van onderandere Rompslomp, Snelstart, e-boekhouden en Ficsus.

Stap 4: stel automatische reminders in

Nadat je de offerte verstuurd hebt, kun je automatische reminders instellen. Dit betekent dat het boekhoudprogramma automatisch voor jou berichten gaat versturen naar de potentiële klant. Handig, aangezien je hierdoor zelf geen omkijken meer hebt naar deze stap. Het advies is om meerdere berichten te sturen:

  • Na ongeveer 7 dagen: “Wat is jouw indruk van de offerte?”. Of ‘zijn er nog onduidelijkheden?’. 
  • Na ongeveer 14 dagen: ‘Heb je al een beslissing kunnen nemen?’. Of ‘wanneer ga je de beslissing nemen?’.
  • Na antwoord van de klant: de offerte daadwerkelijk uit gaan voeren of navraag doen. Het doen van navraag is van belang als de offerte afgewezen is door de klant. Dit is niet het leukste moment, maar het is wel een leermoment.

Stap 5: doorgaan met de volgende potentiële klant

Het is nu zaak om dit stappenplan keer op keer te herhalen. Je wordt hier vanzelf handiger in en je weet ook steeds beter om de juiste tone of voice aan te slaan richting jouw klanten. Probeer niet te opdringerig te worden, maar laat de offerte ook niet links liggen. Elke offerte die je verstuurt, kan immers leiden tot een langdurige klantrelatie. Een langdurige klantenrelatie waardoor je – met jouw onderneming – geld blijft verdienen.

Stap 6: jouw eigen stijl creëren

Tot slot is het advies om jouw eigen stijl te gaan creëren. Probeer jouw potentiële klanten op een leuke manier te benaderen, maar hou het wel zakelijk. Laat in ieder geval blijken dat je klaar staat voor hen. Klaar staat om hen blij te maken met jouw product of dienst. Hoe je dit precies over gaat brengen, is aan jezelf om te bepalen. Maak hoe dan ook gebruik van een goed boekhoudprogramma; dat gaat je een hoop tijd en moeite besparen!