Iedereen die aan of in een project werkt, heeft te maken met projectmanagement. Binnen elk project heeft iedereen zijn of haar taak en is dus projectmanagement ook essentieel. Maar wat is Projectmanagement precies en hoe ziet dat eruit? Dat leggen we uit in dit artikel.
Wat is Projectmanagement?
Projectmanagement zegt het eigenlijk al, het management van een project. In kleinere teams doe je het management allemaal met elkaar, maar met grootschalige projecten is er meestal één iemand die zich inzet als projectmanager. Een projectmanager houd zich bezig met of het project goed verloopt, of iedereen op dezelfde lijn zit en dat er geen communicatie fouten zijn tussen de klant of intern.
Wat is de basis van Projectmanagement?
Projectmanagement is per project heel verschillend, je hebt namelijk voor elk soort project verschillende aspecten waarmee je rekening moet houden. Nu heeft projectmanagement wel een bepaalde basis, zoals bijvoorbeeld een projectmanagementsysteem. Graag leg ik je de basis uit, meestal bestaat projectmanagement uit:
Stakeholders – Stakeholders is een persoon of een organisatie die graag zelf invloed heeft over het verloop van het project. Die zitten dus vaak bij bespreken over het project en sturen graag bij mocht het niet naar wens gaan.
Middelen – Ook die heb je nodig, of het nou programma’s zijn, specifiek apparatuur is, een potlood of een pen, er zijn middelen nodig om het project te doen. Het hangt erg af van wat voor soort project je gaat doen, maar er zijn altijd middelen nodig.
Opleveringen – Voordat het project van start gaat, zal je vaak te horen krijgen wat er uiteindelijk opgeleverd moet worden. Denk bijvoorbeeld aan: Website ontwerp, Teksten op website, logo, advertentie ontwerpen enzovoorts. Door dit goed in kaart te brengen zal het voor iedereen (inclusief jezelf) veel duidelijker worden van de bedoelingen precies zijn.
Afhankelijkheden – Ongeacht of je nou in een team werkt of voor opdrachtgevers, je bent altijd wel van iemand afhankelijk. Vaak heb je te maken met goedkeuringen van managers of opdrachtgever voordat je weer verder kunt. Ook dit moet meegenomen worden in de planningen.
Schema’s – Binnen elk type project, heb je te maken met schema’s. Wanneer word taak X uitgevoerd, door wie, met wie? En wanneer word taak Z uitgevoerd, met wie, door wie, na taak X. Wanneer je met meerdere projecten tegelijk bezig ben, zal je een schema krijgen of moeten maken wat je elke dag gaat en moet doen als individu en als team. Dit wordt ook wel scrum genoemd.
Wat is het belangrijkste van Projectmanagement?
Aangezien je nu weet wat de basis is van projectmanagement is misschien wel het belangrijkste dat je het volgende in kaart brengt:
• Wat moet er gebeuren?
• Wanneer moet het gebeuren?
• In wat voor stadium bevindt het project zich?
Door dit aan begin van elk project te doen, kan je veel miscommunicaties voorkomen tijdens het runnen van het project. Dit zijn best globale vragen, maar wel essentiële vragen om het project goed te kunnen voltooien.
Hoe zien de fases van Projectmanagment eruit?
Wanneer je de drie bovenstaande vragen hebt ingevuld, kan het project beginnen. Maar hoe ziet het hele project process uit? Wij gaan je meenemen in alle fases van een project in het algemeen, want nogmaals; elk project is anders!
Start van het project – Voordat je begint met het starten van een nieuwe project, definieer je eerst hoe groot het project is. Dat kan je afleiden door te kijken met hoeveel mensen je het project gaat doen. Is dat met 2 mensen? Is dat met 5 mensen? of misschien wel 100+? Afhankelijk van hoeveel mensen ermee betrokken zijn ga je een kickoff meeting doen. Dit wil zeggen dat je het project aftrapt met een presentatie. In die presentatie kan jij of iemand anders toelichten hoe het nieuwe project heet, wat we gaan doen enzovoorts.
Uitvoering van de taken – Zodra alles helder is voor iedereen, zal iedereen aan zijn of haar taken te werk gaan. Door dit goed te laten verlopen word er vaak gescrumd in de ochtend. Mocht je nog niet bekend zijn met scrummen, scrummen is eigenlijk een manier van werken. Iedere ochtend overleg je met je hele team wie wat gaat doen, want niet iedereen kan zijn of haar taken alleen doen of sommige taken zijn anders dan gepland. Zo weet ook iedereen hoe het project ervoor staat, wie wat gaat doen en of je eventueel met collega’s kan samenwerken om zijn of haar taken sneller te voltooien. Scrum is redelijk nieuw, maar wordt door tech bedrijven al jaren gebruikt. Dit kan op locatie, maar dit kan ook op afstand. Door van elke taak een ticket te maken van een projectmanagementsysteem zoals: Monday, Exact of Wrike, hoef je dus niet op locatie te werken.
Beoordelingen – Wanneer alle taken zijn voltooid, is het tijd om het te beoordelen. Is alles naar wens aan de opdrachtgever of degene die het project heeft bedacht. Als je een goede projectmanager hebt of ben, laat je de klant regelmatig even langskomen om te laten zien hoe het project ervoor staat. Zo heb je niet mega grote aanpassingen nodig indien dat nodig is.
Klaar maken voor oplevering – Zodra alles naar wens is, dan is het tijd om alles klaar te gaan maken voor de oplevering. Dit kan soms veel tijd beslag nemen en soms niet.
Nazorg – Voor sommige projecten heeft het soms nazorg nodig. Het is dus niet zo dat wanneer je alles hebt opgeleverd, dat het dan klaar is. Vaak komt er een stukje nazorg bij kijken en behoort ook bij dit project.
Dit is de basis van hoe de projectmanagement fases eruit zien. Daarbij moeten we even vermelden dat elk project verschillende is en niet altijd verloopt zoals zou willen. Je kan wel vele sparren met collega’s en of mensen die zijn betrokken bij het project om tot het beste eindresultaat te komen. Dat is wat iedereen namelijk wil wanneer je met passie te werk gaat.
Wat voor Projectmanagement methodes zijn er?
Projectmanagement kan je op heel veel verschillende methodes doen. Ieder zijn projectmethode heeft zijn principes, thema’s en het handelen van die de basis vormen van een projectmanagement methode. Projectmanagement methodes zijn bijvoorbeeld, EVO, IPMA, PM3-model. Wat ons opvalt is er in de ICT branche weer totaal andere projectmanagement methodes zijn zoals Agile & Scrum. Dit zijn de twee populairste en ook de meeste succesvolle methodes van op het moment.
Wat is het Beste Projectmanagement systeem om je project(en) te managen?
Misschien vraag je jezelf nu af, wat is het beste om je projecten te managen? Wij hebben een Projectmanagementsysteem vergelijker waarbij je op basis van je bedrijfsvorm en wensen op alle projectmanagement systemen kan filteren. De vraag op; wat is het beste project management systeem kunnen wij je niet beantwoorden, omdat dat dus compleet afhankelijk is van de situatie. Hieronder kan je de top 5 populairste Projectmanagement systemen vinden. Door naar hun websites te gaan kan je kijken wat je ermee kan, of je het gratis kan uitproberen en of het je bevalt.
