Ben je de eigenaar een (groot) evenementenbureau? Of heb je je gespecialiseerd in het organiseren van events? Je weet dan ongetwijfeld dat je met de nodige regels te maken hebt. Ook is het van belang om het gehele perfect te plannen; dat heeft zowel betrekking op de voorbereiding als op het daadwerkelijke event. Om de gehele voorbereiding in juiste banen te kunnen leiden, is het advies om hier de juiste software voor te gebruiken. In dit artikel informeren we je daar graag over.
Daarnaast leggen we ook uit wat Event planning nou precies is. We bespreken wat onder Event planning valt, de voordelen van passende software zijn en hoe je het beste een event kunt gaan organiseren. De informatie van dit artikel is – in onze ogen – waardevol voor een ieder die iets van doen heeft met de organisatie van een event.
Wat is Event planning precies?
Als we het over Event planning hebben, spreken we over het managen van een project. Binnen deze tak van sport is het zaak om alle processen optimaal voor te bereiden, zodat het event uiteindelijk zo succesvol mogelijk gaat worden.
Als je je met Event planning bezig gaat houden, houd je je onder meer met de budgetten bezig. In eerste instantie stel je een budget op; dat is eigenlijk de hoeveelheid geld die beschikbaar is voor je. Vervolgens ben je tijdens de gehele voorbereiding bezig om alle uitgaven te monitoren. Je houdt dus continue nauwlettend in de gaten of je niet té veel uitgeeft. Mocht dat wel het geval zijn, is het wenselijk om de geldkraan dicht te draaien of om nieuwe investeerders te zoeken.
Daarnaast ben je ook bezig met het maken van het volledige draaiboek. Wat zijn de openingstijden van het event? Wie komen er bijvoorbeeld spreken? Hoeveel braderiekramen laat je toetreden tot jouw event? Op dergelijke vragen moet je een passend antwoord zien te vinden. Het lastige van een draaiboek is dat elk event anders is; het heeft voor ons dan ook geen enkele zin om een voorbeeld van een draaiboek te geven.
Vervolgens moet je je ook bezig gaan houden met de locatie. Waar ga je het even organiseren? Welke handelingen moet je daarvoor verrichten en welke afspraken moet je hiervoor gaan maken? Ook is het hierbij belangrijk om naar het kostenplaatje te gaan/blijven kijken.
Verder moet je je ook bezig houden met de aanvraag van (eventuele) vergunningen en/of licenties. Voor sommige events heb je meerdere vergunningen nodig, terwijl je voor andere events helemaal geen vergunning nodig heb. Vraag informatie op bij de gemeente en zet alle benodigde vergunningaanvragen in gang.
Tot slot is het ook verstandig om nog naar de catering te kijken. Wil je de gasten op jouw event van eten en drinken voorzien? Wil je dit gratis verstrekken? Of wil je kraampjes neerzetten waar de bezoekers van jouw event zelf eten en drinken kunnen kopen? Ook dit is een belangrijk onderdeel binnen Event planning.
Het mag duidelijk zijn; Event planning is een vrij uitgebreid vakgebied. Je moet behoorlijk veel zaken in gang zetten, je moet belangrijke knopen doorhakken en je moet de juiste voorbereidingen treffen. Alleen door de juiste voorbereidingen te treffen, ben je in staat om het event tot een succes te laten worden. Je kan je goed voorbereiden om te beginnen met een sprint planning.
Overigens is het zo dat bovenstaande punten betrekking hebben op vrij veel event. Als je een beurs organiseert, als je een vergadering organiseert of als je een bruiloft organiseert; alle bovenstaande punten moet je goed in acht nemen. Daarnaast moet je ook nog aan andere zaken denken; je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de veiligheid. Of dit voor jouw event ook noodzakelijk is, is afhankelijk van het soort event dat je organiseert.
Hoe kan je een event het beste voorbereiden?
Als je een event wilt gaan voorbereiden, moet je rekening houden met een arbeidsintensief proces. Je moet aan veel onderwerpen aandacht besteden en je moet met veel zaken rekening houden. Om dit gehele proces in goede banen te kunnen leiden, is het sowieso aan te raden om een team met specialisten om je heen te verzamelen. Enige ervaring met het organiseren van een event is daarbij absoluut wenselijk.
Verder is het advies ook om gebruik te maken van speciale software. Door de jaren heen zijn er allerlei software systemen op de markt gebracht, waarbij wij met name de planning software aan kunnen raden. Dankzij deze software ben je namelijk in staat om het event perfect voor te bereiden en vervolgens in goede banen te leiden.
Wat is voor jouw event de beste planning software?
Wil je graag gebruik gaan maken van planning software? Dan moet je eerst een keuze gaan maken tussen de verschillende softwaresystemen. Je hebt namelijk de keus uit meerdere varianten, waarbij elke variant op detailniveau uit weet te blinken. Gelukkig ben je via deze website direct in staat om het beste planning software systeem voor jouw event uit te zoeken.
Wij raden je aan om onze vergelijker daarvoor te gebruiken, in combinatie met onderstaand stappenplan:
- Filter op jouw bedrijfsvorm (ZZP/MKB/Vereniging etc), branche en functie.
- Maak jouw persoonlijke top 3 op basis van functies, bedrag en reviews.
- Vergelijk en kies welk programma voldoet aan jouw wensen en bedrag.
- Klik op “Ga naar website” om vervolgens de planning software gratis uit te proberen.
- Probeer de planning software uit en bekijk of het je bevalt.
- Bevalt de planning software niet? Dan kan je altijd hier opnieuw vergelijken.
Met behulp van onze vergelijker vind je razendsnel de beste planning apps. Met dank aan deze software ben je vervolgens in staat om jouw event perfect voor te bereiden. Trek daar de nodige tijd voor uit, benut optimaal de mogelijkheden van de software en durf out-of-the-box te denken. Door out-of-the-box te denken, weet je jouw event nóg waardevoller te maken.
Voordat het zo ver is, moet je uiteraard wel eerst nog de beste planning software uitkiezen. Volg direct bovenstaand stappenplan op, vergelijk de verschillende varianten en maak direct de juiste keuze!
