Implementatieplan maken? Gratis stappenplan voor 2024

Ben je op dit moment als student zijnde bezig met jouw scriptie? Of ben je mogelijk als student zijnde bezig met een stage? Of ga je je als professional bezighouden met het schrijven van een adviesrapport? In al deze gevallen vormt een implementatieplan het uitgangspunt. Het maken/opstellen van een dergelijk plan is dan ook cruciaal.

Maar, wat is een implementatieplan nou precies? Waarom is het aan te raden om zo’n plan te maken? Hoe kun je een (implementatie)plan opzetten? Welke onderdelen mogen niet in dit plan ontbreken? En wat is het uiteindelijke doel van een implementatieplan? Op al deze vragen ga je in dit artikel een antwoord vinden.

Daarbij willen we je alvast op het volgende wijzen: het maken van een implementatieplan vraagt om de nodige tijd en aandacht. Zie dit dus niet als een ‘zij-project’ naast al jouw andere werkzaamheden, maar ga hier echt even goed voor zitten. Zoals je ook aan het stappenplan binnen dit artikel gaat zien, moet je de nodige stappen uitvoeren. Graag helpen we jou daar een handje mee op weg!

Voordat je het implementatieplan volledig uit kunt werken, moet je dus veel onderzoek doen. Je moet in gesprek gaan met de juiste personen, je moet tal van analyses uitvoeren en je moet naar alle bepalende factoren gaan kijken. In het implementatieplan verwerk je al jouw bevindingen, waarna je uiteindelijk een advies uit kunt brengen.

Maakt dit advies ook onderdeel uit van een implementatieplan? Ja, zeker. Dit is zelfs het meest cruciale onderdeel van een dergelijk plan. In dit plan is het namelijk van belang dat je alle actiepunten gaat benoemen. Dat zijn de punten die uitgevoerd moeten worden, zodat de oplossing in de organisatie doorgevoerd kan gaan worden.

Is een implementatieplan alleen interessant voor een student? Nee, zeker niet. Ook als professional of als ondernemer is het aan te raden om gebruik van een dergelijk plan te maken. Zo kun je met een implementatieplan werken aan het inrichten van een nieuw proces, aan het ontwikkelen van een nieuwe strategie of aan het lanceren van een nieuw product. Het is zelfs mogelijk om met een implementatieplan te werken aan een compleet nieuwe organisatie-inrichting.

Als je een implementatieplan wilt gaan maken, moet er in ieder geval een uitgangspunt zijn. Dit uitgangspunt wordt intern als een ‘probleem’ ervaren; problemen zijn er vervolgens om opgelost te worden. Als je een compleet implementatieplan opgesteld hebt, zou je in staat moeten zijn om dit probleem op te gaan lossen. Dat doe je niet alleen, maar met alle belanghebbenden; je kunt binnen dit plan dan ook opdrachten naar andere personen (bijvoorbeeld collega’s) toeschuiven. 

• HR-implementatieplan: loop je binnen de HR-afdeling tegen continu dezelfde problemen aan? Dan is het interessant om met een HR-implementatieplan bepaalde verandering door te voeren. Zo kun je processen anders in gaan richten, maar kun je ook voor een ander HR-software systeem kiezen.  
• Scriptie implementatieplan: een implementatieplan maakt eigenlijk standaard deel uit van een scriptie. Voor een scriptie ga je op zoek naar mogelijkheden om een probleem op te lossen, waarbij je ook een adviesrapport uitbrengt. Als aanvulling op dit adviesrapport stel je ook een implementatieplan op; duidelijke stappen waarmee het probleem daadwerkelijk opgelost kan gaan worden.
• Inkoop implementatieplan: wist je dat je een implementatieplan ook voor een inkoopafdeling kunt maken? Ja, zeker. Dat is bijvoorbeeld het geval als je een nieuw inkoopproces wilt invoeren of een nieuwe software voor het volledige inkoopteam. Met dank aan een implementatieplan kun je de succesvolle implementatie van het nieuwe plan of niet
• Marketing implementatieplan: ook binnen een marketingafdeling wordt veelvuldig gebruik gemaakt van een implementatieplan. In dit implementatieplan kan bijvoorbeeld de gehele herpositionering uitgewerkt worden, kan een nieuwe marketingmix opgesteld worden of kunnen andere plannen uitgewerkt worden om uiteindelijk een gewenst doel te behalen.

Zijn er nog meer implementatieplannen? Ja, zeker. De ervaring leert ons echter dat de hierboven genoemde implementatieplannen toch wel de meest populaire zijn. Dat geldt zeker voor het scriptie implementatieplan; een scriptie zonder een uitgewerkt implementatieplan is immers geen volledige scriptie.

Voor welke soort implementatieplan jij nou het beste kunt kiezen? Dat is afhankelijk van het probleem, van de afdeling waar het probleem zich bevindt, van het gewenste doel en van de exacte situatie. Wij raden je in ieder geval aan om de afdeling als uitgangspunt uit te nemen; voor een probleem op de HR-afdeling heb je immers niks aan bijvoorbeeld een marketing implementatieplan.

Hierbij is het volgende goed om te weten: een implementatieplan bestaat altijd uit meerdere onderdelen. Welke onderdelen dit zijn? Nou, wij hebben hieronder de globale indeling van een implementatieplan voor je op een rijtje gezet. Als je alle onderstaande onderdelen ook in jouw implementatieplan verwerkt, heb je een compleet plan opgesteld:

• Titelpagina
• Managementsamenvatting
• Inleiding
• Implementatie Stappen
• Beheersplannen
• Nawoord

• Titelpagina: de titelpagina is eigenlijk de voorpagina van het implementatieplan. Op deze titelpagina kun je een pakkende titel plaatsen voor het probleem en/of de oplossing. Daarnaast plaats je op de titelpagina ook de plaats, de datum, je eigen naam en de naam van het bedrijf waar je het implementatieplan voor geschreven hebt. Dit kan dus jouw werkgever zijn, maar het kan ook het bedrijf zijn waar je stage gelopen hebt.
• Managementsamenvatting: managers hebben het druk en hebben dus niet altijd de tijd om het complete implementatieplan door te nemen. Om hen toch volledig op de hoogte te kunnen stellen, verwerk je een managementsamenvatting in het implementatieplan. In deze samenvatting bespreek je de kern van het probleem, de mogelijke oplossing(en) en de activiteiten die uitgevoerd moeten worden om deze oplossing uit te rollen.
• Inleiding: in de inleiding benoem je vervolgens wat het probleem is. Je geeft in de inleiding aan dat je dit probleem onderzocht hebt, dat je het probleem geanalyseerd hebt en dat je een oplossing gevonden. In deze inleiding is het ook goed om het te hebben over het doel, over de resultaten, over de afbakening binnen het implementatieplan, over de gestelde randvoorwaarden en over een risicoanalyse. De inleiding is vaak al een behoorlijk uitgebreid onderdeel van een compleet implementatieplan.
• Implementatiestappen: in de inleiding van een implementatieplan heb je de lezer kennis laten maken met jouw onderzoek. Ook heb je de lezer kennis laten maken met de door jou voorgestelde oplossing. Vervolgens is het zaak dat je deze oplossing volledig uit gaat werken; dat doe je met de implementatiestappen. Per stap benoem je wat er gedaan moet worden, wie dit moet doen, binnen welke periode dit gedaan moet worden én waarom dit gedaan moet worden. Het is hierbij aan te raden om uit te gaan van drie fasen binnen de implementatie; de voorbereiding, de realisatie en de evaluatie. 
• Beheersplannen: aan de hand van de implementatiestappen kunnen direct de benodigde stappen in gang gezet worden. Maar, je hebt hierbij ook nog te maken met een planning, met bepaalde taken, met nazorg en met het beschikbare budget. In de beheerplannen ga je jouw aandacht vestigen op alle deze punten. Zo ga je een planning opstellen, ga je een budgettering opstellen en ga je jouw pijlen richten op de nazorg. Deze nazorg is vaak noodzakelijk om de implementatie volledig af te kunnen ronden.
• Nawoord: tot slot kun je het implementatieplan afsluiten met een nawoord. In dit nawoord kun je nog belangrijke informatie delen, kun je een algehele conclusie opstellen en kun je de lezer bedanken. Als je een scriptie schrijft, kun je in dit nawoord ook het stagebedrijf, jouw stagebegeleider en eventuele andere, belangrijke personen bedanken. Dit kun je uiteraard ook doen als je als professional actief bent, maar dat is niet echt voor de hand liggend.

Bestaat een implementatieplan altijd uit de hierboven genoemde onderdelen? Nee, allerminst. De inhoud van het implementatieplan is sowieso afhankelijk van het soort implementatieplan waar je voor gekozen hebt. Een plan voor een stage is immers anders dan een plan voor een implementatie van een nieuw systeem voor de HR-afdeling. Bovengenoemde onderdelen en opbouw vormen in ieder geval wel een prima uitgangspunt voor elk implementatieplan.

Als je bovenstaande onderdelen allemaal uit wilt werken, is het zaak om gericht te werk te gaan. Daarvoor hebben wij een stappenplan voor je opgesteld. Een plan waarmee je een implementatieplan perfect uit kunt gaan werken.

Stap 1: doe onderzoek

Elk implementatieplan begint met een uitvoering onderzoek. Je stelt een probleem vast, je gaat dit probleem onderzoeken, je gaat dit probleem analyseren en je maakt hier een volledig rapport van.

Stap 2: oplossingen bedenken

Op basis van het onderzoeksrapport kun je over oplossingen na gaan denken. Je kunt nadenken over mogelijke oplossingen, waarna je deze oplossingen met elkaar kunt vergelijken. Uiteindelijk kun je – op basis van dat vergelijk – de knoop doorhakken voor een specifieke oplossing. Die oplossing vormt de leidraad binnen het implementatieplan.

Stap 3: je presenteert jouw oplossing

Loop je stage? Of voer je voor jouw werkgever een onderzoek uit? In beide gevallen om jouw oplossing in het kort te presenteren. Mogelijk heb je ergens overheen gekeken, waar andere belanghebbenden je dan feilloos op kunnen wijzen.

Stap 4: verwerk bovenstaande onderdelen

Vervolgens is het zaak om bovenstaande onderdelen allemaal in het implementatieplan te verwerken. Volg hiervoor zoveel mogelijk de bovenstaande opbouw voor op, maar eigen initiatief is eigenlijk ook nooit verkeerd. Het gaat er uiteindelijk om dat je alle implementatiestappen in dit implementatieplan weet te verwerken.

Bij het schrijven van het implementatieplan kun je sowieso gebruik maken van meerdere software systemen:

• Projectmanagement software: werk je met meerdere mensen aan het implementatieplan? Dan kun je met een projectmanagement software systeem de taken verdelen en alle vorderingen in de gaten houden.
• Planning software: binnen een implementatieplan speelt de planning een cruciale rol. Met de beste planning software kun je de planning uitwerken en volledig in goede banen leiden.
• Boekhoudsoftware: binnen een implementatieplan is het ook aan te raden om een budgettering op te stellen. Hoe je dat doet? Met behulp van goede boekhoudsoftware. 

Stap 5: implementatieplan afronden en ‘aanleveren’

Zo, je bent nu klaar om het implementatieplan volledig af te ronden. Nadat je dat gedaan hebt, kun je het plan aanleveren aan alle belanghebbenden. Mogelijk moet je hier ook nog een presentatie bij houden; veel succes! Als je bovenstaande stappen gevolgd hebt, zit jouw implementatieplan in ieder geval perfect in elkaar.