Krijg je met meer en meer facturen in jouw onderneming te maken? Dan is het interessant om de verwerking van de facturen te automatiseren. Dat is mogelijk! Hoe? Door een UBL-factuur te gebruiken.
Maar wat is precies een UBL factuur? Wat zijn de voordelen daarvan? En hoe werkt een UBL factuur? Op al deze vragen geven wij antwoordt in dit artikel.
Wat is een UBL-factuur?
Een UBL-factuur is een online factuur die automatisch gelezen en verstuurd kan worden. Dit betekent dat boekhoudprogramma’s onderling met elkaar kunnen communiceren, zonder tussenkomst van personen. De afkorting UBL staat overigens voor Universal Business Language; een typerend naam voor dit soort facturen.
Is een UBL-factuur dan ‘gewoon’ een factuur in een pdf-bestand? Nee. Het is een XML-bestand die speciaal ontwikkeld is voor facturen. Dit XML-bestand kan automatisch door boekhoudpakketten gelezen worden, waarna de factuur in de betreffende boekhouding ingelezen kan worden. Je hoeft vervolgens nog maar één ding te doen: de factuur te verwerken. Gelukkig bestaan óók daar tegenwoordig al automatiseringsmogelijkheden voor.
UBL-factuur voorbeeld
Heb jij een factuur van 100 euro ontvangen? Dan wordt dit bedrag in een XML-bestand als volgt aangeduid:
<cbc: PriceAmount currencyID=”EUR”>
100.00
</cbc: PriceAmount>
Dit ziet er voor ons mogelijk ingewikkeld uit, maar voor een systeem is dit super eenvoudig te begrijpen. Een computer weet precies wat dit betekent, waarbij ook de rest van het XML-bestand op deze (eenvoudige) manier door een systeem uitgelezen kan worden. Hieronder vind je nog een uitgebreider voorbeeld van een UBL-factuur in de vorm van een XML-bestand:
Hoe werkt een UBL-factuur?
Als je met UBL-facturen aan de slag wilt gaan, is het zaak om voor een vaste lay-out aan te gaan houden. Als je een XML-bestand ziet, moet alle factuurinformatie altijd op een vaste plek staan. Het is namelijk alleen daarmee voor een boekhoudprogramma mogelijk om de factuur te lezen en te verwerken.
Alle informatie in een UBL-factuur wordt met een bepaalde code aangegeven. Dankzij deze codering is een boekhoudprogramma in staat om de factuur volledig uit te lezen en te verwerken. Onder meer de factuurgegevens, het bedrag en de betaaltermijn worden door het boekhoudprogramma automatisch geregistreerd. De onderliggende code van het XML-bestand speelt hierin dus een cruciale rol.
De werking van een UBL-factuur zetten we graag nog in een kort stappenplan voor je uit:
- Stap 1: kies een eenvoudig boekhoudprogramma uit en kies voor een vast factuursjabloon.
- Stap 2: selecteer in het programma dat je van UBL-facturering gebruik wilt maken.
- Stap 3: volg de stappen binnen het boekhoudprogramma op. Zo moet je bepaalde instellingen bepalen en moet je zorgdragen voor de vaste factuursjabloon.
- Stap 4: bepaal ook wat het boekhoudprogramma automatisch met de inkomende UBL-facturen moet doen.
Wat zijn de voordelen van een UBL-factuur?
Is het aan te raden om voor een UBL-factuur te kiezen? Ja, dat is zeker het geval. Onder meer de onderstaande voordelen staan wat ons betreft als een paal boven water:
- Je weet veel tijd te besparen. Je hoeft namelijk niet meer zelf handmatig de facturen te verwerken. Het boekhoudsysteem downloadt, uploadt en verwerkt de UBL-factuur volledig automatisch voor je. Ideaal.
- Je hebt een beter inzicht. Dankzij UBL-facturen heb je ook minder te maken met late betalingen. Je hebt hierdoor een veel beter en adequater inzicht in de behaalde prestaties en de huidige financiële status.
- De factuur is foutloos. Als je van een UBL-factuur gebruikt maakt, weet de ontvanger dat de factuur foutloos is. Je hoeft niet meer bang te zijn voor typefoutjes of bijvoorbeeld spookfacturen. Dit bespaart veel tijd en zorgen voor jezelf, maar ook voor de ontvanger(s) van jouw facturen.
- Je ontvangt sneller de betalingen. Wist je dat de gemiddelde betaaltermijn van een factuur 16 dagen is? Door gebruik van UBL-facturen te maken, kun je dit verkorten naar slechts 3 dagen. Je ontvangt dus ook veel sneller je geld, waardoor je onder meer een betere cashflow weet te genereren.
- Je hebt minder mankracht nodig. Wilde jij jouw financiële afdeling gaan versterken met een extra personeelslid? Als je voor UBL-facturen kiest, hoeft dat niet meer. Je weet immers onwijs veel geld te besparen met deze nieuwe vorm van facturen. Dit bespaart je op termijn eigenlijk dus nog meer tijd.
Wat zijn de nadelen van een UBL-factuur?
Brengt een UBL-factuur ook nog nadelen met zich mee? Ja, toch wel. De twee belangrijkste nadelen hebben we op een rijtje gezet:
- Je hebt te maken met een aanloopperiode. Zo moet je met jouw boekhoudprogramma aan de slag en werkt het proces aan het begin nog niet direct feilloos.
- Er bestaan ondertussen meerdere UBL-versies. Het wordt hierdoor niet overzichtelijker, terwijl de versies ook continu geüpgraded worden.
Wil je graag met UBL-facturering aan de slag gaan? Logisch! Als afsluiting van dit artikel hebben wij een handig stappenplan voor je opgesteld. Een stappenplan waarmee je direct kunt starten met UBL-facturen:
Hoe maak je een UBL-factuur?
Wil je graag met UBL-facturering aan de slag gaan? Logisch! Als afsluiting van dit artikel hebben wij een handig stappenplan voor je opgesteld. Een stappenplan waarmee je direct kunt starten met UBL-facturen:
Stap 1: kies een goed boekhoudprogramma uit
UBL-facturering valt of staat met het online boekhoudprogramma waar je gebruik van maakt. Maak daarom een goed vergelijk tussen de verschillende programma’s.
Stap 2: stel het boekhoudprogramma op de juiste manier in
Vervolgens is het zaak om het boekhoudprogramma op de juiste manier in te stellen. Kies bijvoorbeeld voor de juiste UBL-versie (de meest recente) en bepaal je voorkeuren.
Stap 3: laat de rest aan het boekhoudprogramma over
Je bent nu eigenlijk al klaar. De rest van de UBL-facturering kun je overlaten aan jouw boekhoudprogramma. Gemak dient de mens én de ondernemer!
