Krijg je met meer en meer facturen te maken? Wil je graag zo min mogelijk omkijken naar het betalen van de inkomende facturen hebben? Of wil je mogelijk meerdere facturen naar een klant sturen? In meerdere situaties is het aan te raden om facturen samen te voegen. In dat geval kies je voor een verzamelbetaling.
Wat is een verzamelbetaling precies? Wat zijn de voordelen? Hoe kun je één in gang zetten? En waar moet je goed rekening mee houden? Op al die vragen ga je in dit artikel een passend antwoord vinden. Een antwoord waarmee je direct met jouw eigen verzamelbetaling aan de slag kunt gaan.
Normaal gesproken doe je wellicht 10 betalingen op één dag. Je moet daardoor 10 keer het rekeningnummer, het bedrag en overige gegevens invullen. Als je van een verzamelbetaling gebruik maakt, hoef je dergelijke handelingen eigenlijk niet meer te verrichten. Met slechts één druk op de knop kun je deze 10 betalingen eigenlijk automatisch laten verwerken door jouw bank.
Voorbeeld van een verzamelbetaling
Ben je benieuwd hoe een verzamelbetaling er in de praktijk precies uit ziet? Wij hebben een voorbeeld voor je opgesteld:
In dit voorbeeld zie je vier verschillende facturen. Per factuur zie je alle gegevens vermeld staan, inclusief het factuurbedrag. Via Exact, Rompslomp, of E-boekhouden kun je deze vier facturen vervolgens in één keer betalen. Je hoeft dus niet vier aparte handelingen te verrichten, maar je bent eigenlijk met één druk op de knop al door.
Wat zijn de kenmerken van een verzamelbetaling?
Heb je interesse om gebruik van een verzamelbetaling te maken? Dan is het goed om rekening te houden met onderstaande kenmerken:
- Een bank moet je de mogelijkheid bieden om gebruik te maken van een verzamelbetaling.
- Je kunt deze verzamelbetaling bij veel banken via bijvoorbeeld Internetbankieren of de app regelen.
- Alle opdrachten uit de verzamelbetaling worden in 1 totaalbedrag afgeboekt.
- De betalingen die je wilt verrichten, kunnen ook aan buitenlandse ontvangers betaald worden. Met één verzamelbetaling kun je dit binnenlandse- en buitenlandse ontvangers blij maken.
- Je moet altijd zelf akkoord geven op de verzamelbetaling. Zo kun je ervoor kiezen dat jouw financiële administratie de verzamelbetaling klaarzet, waarna jij deze betaling alleen maar hoeft te accorderen. Als je dat gedaan hebt, wordt het totaalbedrag van alle facturen direct afgeboekt.
Hoe maak je een verzamelbetaling?
Spreekt het verhaal van een verzamelbetaling jou wel aan? Wil jij op deze manier ook van een tijds- en geldbesparing gaan genieten? Dan is het zaak om direct in actie te komen. Een verzamelbetaling hoef je eigenlijk maar één keer goed voor te bereiden, waarna je het proces min of meer kunt automatiseren. Hoe je dat doet? Door onderstaand stappenplan op te volgen.
Stap 1: kies een boekhoudprogramma uit
Voor elke ondernemer is een goed boekhoudprogramma essentieel. Met een goed programma weet je namelijk tijd en geld te besparen. Daarnaast kun je met een goed boekhoudpakket ook gebruik maken van verzamelbetalingen.
Ben je nog op zoek naar een eenvoudig boekhoudprogramma? Maak dan gebruik van onze vergelijker!
Stap 2: facturen importeren in jouw boekhoudprogramma
Alle facturen die je binnenkrijgt, moeten in jouw boekhoudprogramma geïmporteerd worden. Dit kun je automatiseren, maar je kunt dit ook even handmatig doen.
Stap 3: een XML-bestand maken
Vervolgens is het zaak om de gewenste facturen te selecteren. Van deze facturen kun je vervolgens in jouw boekhoudprogramma een XML-bestand maken.
Stap 4: log in bij jouw bank
Log vervolgens in bij jouw bank en importeer het Xml-bestand daar. Bij veel banken kun je hierbij klikken op de button ‘Verzamelbetaling importeren’.
Stap 5: accordeer de betaling
Eigenlijk hoef je nu nog maar één ding te doen: de verzamelbetaling te accorderen. Als je dat gedaan hebt, zorgt de bank voor een correcte betaling van alle facturen. Gemak dient de ondernemer!
