De Belastingdienst en overheid hebben besloten dat een factuur bepaalde gegevens moet bevatten. Eén van de voorwaarden is bijvoorbeeld dat elke factuur een uniek factuurnummer heeft. Maar, hoe kun je nou een factuurnummer bepalen? Wat is dat precies? En welke voorbeelden van factuurnummeringen kun je aanhouden?
Dit zijn enkele vragen waar eigenlijk elke ondernemer wel eens tegenaan loopt. Geldt dat ook voor jou? Dan ben je in dit artikel in ieder geval aan het juiste adres. In dit artikel bespreken we namelijk hoe je het beste jouw factuurnummers kunt bepalen. Daarbij laten we je ook kennis maken met enkele voorbeelden van factuurnummeringen!
Wat is een factuurnummer?
Een factuurnummer is al met al een uniek en opvolgend nummer die op een factuur staat. De eerste factuur die je verstuurt, krijgt bijvoorbeeld nummer 001. De tweede factuur die je vervolgens verstuurt, krijgt nummer 002. Op die manier nummer je door en door.
Moet je altijd een factuurnummer op jouw factuur plaatsen? Ja, dat is echt één van de eisen vanuit de Belastingdienst. Daarbij moet ook nog opgemerkt worden dat dit factuurnummer echt uniek en opvolgend moet zijn. Je kunt dus niet zomaar van factuurnummer 1000 overspringen naar factuurnummer 1028.
Waarom een factuurnummer gebruiken?
We hebben reeds hierboven aangegeven dat een factuurnummer verplicht is. Is dat dan ook de enige reden waarom je een factuurnummer zou gebruiken? Nou, het is ook een feit dat een factuurnummer de nodige voordelen met zich meebrengen.
Zo kun je dankzij dit unieke nummer direct de betreffende factuur terugvinden. Handig als je iets op de factuur aan moet passen of als je een vraag vanuit de klant krijgt. Indien de klant jou belt met een vraag over de factuur, hoef je alleen maar even het factuurnummer te vragen. Vervolgens kun je via jouw boekhoudprogramma of facturatieprogramma razendsnel deze factuur terugvinden. Gemak dient de ondernemer!
Hoe kan ik het beste mijn factuurnummer bepalen?
Ben je gestart als ondernemer? Dan loop je tegen de nodige uitdagingen aan. Eén van deze uitdagingen is om het factuurnummer te bepalen. Graag helpen we jou een handje met deze uitdaging. Hieronder hebben wij namelijk een stappenplan voor je uiteengezet, waarmee je snel jouw factuurnummer kunt bepalen:
Stap 1: kies een goed boekhoudprogramma uit
Voor elke ondernemer is het cruciaal om een online boekhoudprogramma te gebruiken. Als je met jouw eigen onderneming gaat starten, is het dan ook aan te raden om op zoek te gaan naar een goed boekhoudprogramma. Dankzij de vergelijker op onze website kun je het beste boekhoudprogramma relatief makkelijk vinden!
Stap 2: stel alle instellingen naar wens in
Heb je het beste programma aangeschaft? Dan is het zaak om dit boekhoudpakket volledig naar wens in te gaan stellen. Iets wat je hierbij moet doen, is de factuur workflow in te stellen. Hierbij kun je bijvoorbeeld de volgende zaken bepalen:
- De lay-out van jouw factuur
- De betalingstermijn
- De gegevens die op de factuur vermeld moeten staan
- De factuurnummering
Stap 3: stel de gewenste factuurnummering in
Bij het bepalen van de instellingen moet je dus ook de gewenste factuurnummering in gaan vullen. Eigenlijk werkt dit heel simpel: je kunt het eerste factuurnummer zelf bepalen, waarna het boekhoudprogramma de rest doet.
Indien je in het vervolg facturen aanmaakt, zorgt het boekhoudprogramma direct voor de opvolgende nummering. Wanneer jij bijvoorbeeld aangeeft dat het eerste factuurnummer 000.1 moet krijgen, zorgt het programma ervoor dat de tiende factuurnummer 000.10 krijgt.
Stap 4: maak de facturen aan
Vervolgens heb je géén omkijken meer naar de nummering. Jouw boekhoudprogramma zorgt ervoor dat de factuurnummering continu opvolgend en uniek is én blijft. Bij het aanmaken van nieuwe facturen is dit dus iets waar je helemaal niet meer op hoeft te letten.
Voorbeelden van factuurnummering
Het mag duidelijk zijn: voor de factuurnummering is essentieel. Je moet echter in eerste instantie wel zelf bepalen hoe de factuurnummering eruit komt te zien. Graag laten we jouw kennis maken met enkele voorbeelden van factuurnummering:
- 2021001: hierbij start je dus met het jaartal en daarna een cijferreeks die start bij 001.
- F000.001: hierbij start je echt met het eerste nummer, voorafgegaan door een letter en meerdere cijfers. Uiteraard kun je hier naar wens nog een eigen invulling aan geven.
- 21/73/0040: je kunt ook nog een klant gerelateerde nummering aanhouden, zoals je in dit voorbeeld kunt zien. Het doel ‘21’ verwijst naar het jaartal, het deel ‘73’ staat voor het klantnummer van de klant en het deel ‘0040’ geeft aan dat dit de 40ste factuur voor deze klant in dit jaar is.
Moet je nou altijd met jouw factuurnummering bij factuur 001 beginnen? Nee, zeker niet. Je kunt ook met bijvoorbeeld factuurnummer 3000 starten. Het belangrijkste is hierbij dat de volgende factuur het factuurnummer 3001 krijgt.
Met andere woorden: je hebt veel zeggenschap op het gebied van de factuurnummering. Onthoud in ieder geval dat alle factuurnummers uniek en opvolgend moeten zijn.
