Moet jij voor jouw onderneming/werkzaamheden regelmatig bellen? Is het dan interessant om een telefoon op de zaak te zetten? Ja, zeker. Om meerdere redenen is het interessant om een telefoon op de zaak te zetten, maar je moet daarbij wel rekening houden met enkele aandachtspunten. Zo moet je bijvoorbeeld goed kijken naar de manier waarop je de BTW afgaat/mag trekken.
Wil je mogelijk in de nabije toekomst een telefoon op jouw zaak gaan zetten? Dan hebben wij een goede tip voor je: bereid je goed voor. Door je goed in dit onderwerp in te lezen, kun je uiteindelijk de juiste keuze maken. Een keuze waar je op meerdere gebieden profijt van gaat hebben. Ook met het oog op belastingen is het namelijk interessant om een telefoon op de zaak te zetten. Hoe dit precies zit? Dat ga je in dit artikel lezen, inclusief enkele handige tips!
Wat is een telefoon op de zaak?
Een telefoon op de zaak is een telefoon die je voor zakelijke doeleinden gebruikt. Omdat je deze telefoon voor zakelijke doeleinden gebruikt, kun je de kosten hiervoor als zakelijke kosten opvoeren.
Een telefoon op de zaak kan jouw eigen telefoon zijn, maar het kan ook een telefoon van één van de medewerkers van jouw bedrijf zijn. Kun je dan ook 20 telefoons op de zaak hebben? Ja, dat is zeker mogelijk. In principe bestaan hier geen grenzen of richtlijnen voor, maar je hebt wel met bepaalde regels omtrent dergelijke telefoons te maken.
Kun je zomaar elke werknemer een telefoon van de zaak geven? Ja, in principe is dat mogelijk, maar je moet uiteraard wel kijken naar de relevantie hiervan. Betreft het een werknemer die alleen maar interne werkzaamheden uitvoert? Heeft de werknemer daarbij gewoon een vaste telefoon op zijn/haar werkplek staan? Dan is het overbodig om speciaal een smartphone op de zaak aan te schaffen. Dat brengt immers alleen maar extra kosten met zich mee.
Met welke kosten kun je rekening houden?
Heb je interesse om één of meerdere telefoons op de zaak aan te schaffen? Dan heb je met twee soorten kosten te maken. Allereerst heb je met de aanschafkosten van het toestel te maken. hoe hoog deze kosten precies zijn, is van meerdere factoren afhankelijk.
Daarnaast heb je ook nog met de maandelijkse abonnementskosten te maken. Het kan hierbij gaan om een sim only abonnement, maar het kan ook gaan om een abonnement inclusief kosten voor de telefoon. Wat het beste soort abonnement voor jou is? Dat is volledig afhankelijk van jouw eigen voorkeuren.
Kan je BTW aftrekken op de telefoon van de zaak?
Zoals je hierboven hebt kunnen lezen, kun je met de nodige kosten te maken krijgen. Is het daarbij mogelijk om die kosten zakelijk af te trekken? En is het hierbij ook nog mogelijk om de BTW af te trekken over de kosten voor de telefoon van de zaak? In principe is dit mogelijk, maar er worden wel bepaalde eisen aangesteld.
Wat deze eisen zijn? Nou, één van de eisen is dat de telefoon echt voor zakelijke doeleinden gebruikt wordt. Gebruik jij de telefoon om ook met jouw vrouw en kinderen te appen? Gebruik jij de telefoon om spelletjes te spelen? Of geef je de telefoon regelmatig aan jouw kinderen ter vermaak? Dan zijn de bijbehorende kosten níet aftrekbaar; dit geldt ook voor de bijbehorende BTW.
Met andere woorden: je kunt de kosten alleen aftrekken indien je de telefoon ook daadwerkelijk voor zakelijke doeleinden gebruikt. Dit geldt niet alleen voor jou, maar ook voor jouw werknemers. Als jij jouw werknemers een smartphone van de zaak geeft, is het van belang dat zij deze telefoon alleen zakelijk gebruiken. Uiteraard is het voor jou relatief lastig om dit te controleren, maar daar bestaan gelukkig handige trucjes voor.
Hoe kun je de BTW aftrekken?
Gebruik jij jouw smartphone van de zaak voor zakelijke doeleinden? Dan ben je in staat om de BTW af te trekken van de omzetbelasting. Hoe je dit precies kunt doen, vind je in onderstaand stappenplan.
Stap 1: kies een goed boekhoudprogramma uit
Allereerst is het van cruciaal belang dat je de beschikking over een goed boekhoudprogramma hebt. Mocht je nog geen goed boekhoudprogramma hebben, kun je via onze vergelijker direct op zoek gaan naar de beste variant. Let hierbij niet alleen op het prijskaartje, maar óók op alle mogelijkheden.
Stap 2: voer de factuur in
Voor de aanschaf én het gebruik van de smartphone krijg je een factuur toegestuurd. Het is zaak dat je deze factuur (of facturen) in jouw boekhoudprogramma in gaat voeren. Je kunt het pdf bestand makkelijk naar het boekhoudprogramma toe slepen, waarna de factuur in het boekhoudprogramma opgenomen wordt.
Stap 3: verwerk de factuur en transactie
Vervolgens is het zaak dat je de factuur én de transactie gaat verwerken. Je moet de factuur en de bijbehorende transactie aan elkaar koppelen, waarna je ook de juiste rubriek aan de factuur kunt koppelen. Dit gaat bijvoorbeeld om de rubriek ‘telefoonkosten’.
Stap 4: laat de rest aan het boekhoudprogramma over
Het online boekhoudprogramma is nu direct in staat om automatisch de factuurgegevens te verwerken. Dit betekent dat het programma automatisch de BTW afleest en deze verrekend met de omzetbelasting. Je kunt dit één keer controleren, maar je kunt er ook van uitgaan dat dit allemaal feilloos automatisch verloopt.
Let op: Werkkostenregeling
Wil je graag een smartphone aan jouw werkgevers ter beschikking stellen? dan kun je vanaf 1 januari 2015 een beroep doen op de werkkostenregeling. Deze regeling schrijft voor dat je de kosten voor een smartphone van de zaak niet meer hoeft te belasten bij jouw werknemers.
Wat dit concreet betekent? Dit betekent dat jouw werknemers niet extra belasting hoeven te betalen over het gebruik van de smartphone. Jij geeft hen de smartphone met een duidelijk doel tot hun beschikking: voor zakelijke doeleinden. Mede daarom wordt dit door de Belastingdienst niet gezien als loon in natura.
Door deze werkkostenregeling kun je een smartphone van de zaak inzetten als interessante secundaire arbeidsvoorwaarde. Hiermee kun je mogelijk de beste werknemers naar jouw bedrijf toe trekken.
Daarbij is het wel van belang dat jouw werknemers de telefoon zakelijk gebruiken. Hoe je dit kunt controleren? Je kunt er eventueel voor kiezen om het datagebruik via het portaal van de online provider te checken. Mocht één van jouw werknemers ongekend veel data verbruiken, kun je eens navraag doen.
Bron: Rijksoverheid
Hoe zit het als je de telefoon voor zakelijk als privé gebruikt?
Heb je zelf een smartphone van de zaak tot jouw beschikking? En wil je deze telefoon ook privé gaan gebruiken? Dat is mogelijk, maar dan mag je niet meer alle kosten aftrekken van jouw fiscale winst. Ook is het in dat geval niet mogelijk om de volledige BTW kosten van jouw omzetbelasting af te trekken.
Wat de regels hieromtrent zijn? Nou, de regels zijn eigenlijk heel simpel: het percentage waarvoor je de telefoon zakelijk gebruikt, mag je als kosten aftrekken van jouw fiscale winst. Heb je bijvoorbeeld een smartphone van de zaak die je voor 50% zakelijk gebruikt? Dan betekent dit direct ook dat je de telefoon voor 50% privé gebruikt.
Als je de kosten af wilt trekken, mag je de kosten dus voor de helft aftrekken van jouw fiscale winst. Heb je bijvoorbeeld maandelijks 40 euro exclusief BTW kosten aan de telefoon? Dan kun je 20 euro exclusief BTW van jouw fiscale winst aftrekken. Dit betekent ook dat je over die 20 euro de BTW kunt berekenen én van jouw omzetbelasting af kunt trekken.
Wordt hier actief op gecontroleerd? Nee, eigenlijk niet. Dat komt puur doordat het bijzonder lastig is om hier een controle op uit te voeren. Bovendien is de scheidingslijn tussen zakelijk- en privé gebruik in sommige gevallen behoorlijk dun. Het advies is daarom om voor jezelf de zakelijke telefoon louter voor zakelijke doeleinden te gebruiken. Hiermee voorkom je op termijn in ieder geval mogelijk gedoe!
