Ondernemers met een auto van de zaak hebben een bijtelling, of moeten een uitgebreide rittenregistratie bijhouden. Een gps-tracker of app kan daarbij helpen, of je kan een vereenvoudigde rittenregistratie aanvragen.
Wat is een ritregistratie?
Een rittenregistratie is gewoon een verslag van je reis, vanaf het moment dat je vertrekt, tot je weer stopt met rijden. Het kan worden gebruikt voor zakelijke of persoonlijke doeleinden. Een ritregistratie kan je helpen jouw uitgaven bij te houden, je brandstofverbruik te berekenen en de beste routes te vinden. Maar ook voor de Belastingdienst is een ritregistratie soms noodzakelijk, voor het declareren van kilometervergoeding of het voorkomen van een bijtelling aanslag.
Hoe begin ik met het bijhouden van mijn reizen?
Er zijn een paar verschillende manieren om je reizen bij te houden. Je kan een GPS-apparaat gebruiken, een app op je telefoon, of zelfs gewoon een notitieboekje en een pen! Het belangrijkste is dat je een methode vindt die voor jou werkt.
Ritregistratie software
Er zijn verschillende software oplossingen beschikbaar voor het bijhouden van je ritregistratie. Hieronder vind je enkele oplossingen:
Hoe kan een ritregistratie je helpen geld te besparen?
Ritregistratie kan je op een paar verschillende manieren helpen als het gaat om geld besparen.
- als je een GPS-tracker of app hebt, kun je die gebruiken om de meest efficiënte routes te vinden en te voorkomen dat je verdwaalt.
- ritregistratie kan je helpen jouw uitgaven bij te houden, zodat je niet te veel uitgeeft aan gas/benzine/diesel/elektra of andere reisgerelateerde kosten.
- als je zelfstandig ondernemer bent of een baan hebt waarvoor je veel moet reizen, kunnen rittenregistraties worden gebruikt om een kilometervergoeding te vragen van je onderneming of werkgever.
Hoe maak je een rittenregistratie?
Er zijn verschillende manieren om ritregistratie bij te houden;
- app op de telefoon (zoals Flitsmeister Ritregistratie): met een ritregistratie-app op je telefoon kan je elke auto tracken, maar daarbij is het wel belangrijk dat je de app laat draaien, anders houdt deze geen ritregistratie bij.
- ingebouwde tracker (zoals Cartracker): hierbij hoef je niet meer na te denken, elke keer als je gaat rijden wordt je rit automatisch bijgehouden. Ook als iemand anders de auto gebruikt, wordt de rit automatisch bijgehouden.
- notitieboekje met een pen: je verzint het niet, maar toch blijft dit een goede manier. Het enige is dat je disipline moet hebben, want als je het vergeet telt je ritregistratie niet mee of vergeet je waar je bent geweest.
Zakelijke auto prive rijden
Als je een zakelijke auto hebt, mag je maximaal 500 kilometer op jaarbasis privé hiermee rijden. Als je kan aantonen met je ritregistratie dat niet meer als 500 kilometer hebt gereden, voorkom je een naheffing van bijtelling privégebruik auto. Ook als je ritregistratie niet voldoet aan de wettelijke eisen kan je een naheffing krijgen.
Wettelijke eisen
Er zijn enkele wettelijke eisen opgesteld waaraan de ritregistratie moet voldoen.
In de rittenregistratie moet je het volgende vermelden:
- het merk van de auto
- het type auto
- het kenteken van de auto
- de periode waarin je de auto hebt gebruikt
- de ritgegevens
Daarnaast moet je per rit de volgende gegevens vermelden.
- de datum
- de begin- en eindstand van de kilometerteller
- het vertrek- en aankomstadres. Had je een afspraak en reed je daar vanaf jouw werkadres heen en daarna weer terug, dan heb je 2 ritten gemaakt.
- de route die je hebt gereden, als je niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
- of het een privérit is of een zakelijke rit
- de privé-omrijkilometers als tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden
Bron: belastingdienst.nl
Keurmerk Rit Registratiesystemen
Om ervoor te zorgen dat ritregistraties betrouwbaar en accuraat zijn, is er het “Keurmerk Rit Registratiesystemen” in het leven geroepen. Dit keurmerk is bedoeld om gebruikers te verzekeren van de kwaliteit en betrouwbaarheid van de gebruikte ritregistratiesystemen.
Het Keurmerk Rit Registratiesystemen stelt specifieke eisen aan de software en hardware die worden gebruikt voor het bijhouden van ritregistraties. Deze eisen zijn opgesteld in samenwerking met verschillende partijen, waaronder de Belastingdienst, om ervoor te zorgen dat de ritregistratiesystemen voldoen aan de wettelijke vereisten.
Een van de belangrijkste eisen van het keurmerk is dat het systeem de ritgegevens nauwkeurig en betrouwbaar registreert. Dit betekent dat de start- en eindtijden van een rit, de gereden afstand, de locaties en andere relevante gegevens correct moeten worden vastgelegd. Het systeem moet ook in staat zijn om ongeautoriseerde wijzigingen of manipulaties van de gegevens te voorkomen.
Het Keurmerk Rit Registratiesystemen draagt bij aan de professionalisering van de markt voor ritregistratiesystemen. Het stimuleert leveranciers om hoogwaardige en betrouwbare systemen te ontwikkelen en bevordert transparantie en vertrouwen bij gebruikers.
Tips voor het gebruik van een ritten registratie
Als je toch de ritregistratie bijhoudt, zorg er dan voor een oplossing welke voor jou werkt. Je moet het namelijk niet vergeten anders krijg je een gat in je ritregistratie.
- Zorg ervoor dat je elke reis bijhoudt, zelfs de korte!
- Gebruik een rittenlogboek om je routes te helpen plannen.
- Houd je brandstofverbruik en uitgaven in de gaten zodat je geld kan besparen op brandstof
Conclusie
Een ritregistratie is een handig hulpmiddel om te gebruiken wanneer je een privéauto gebruikt die je niet voor zakelijke ritten gebruikt. Het kan je helpen geld te besparen door de btw te verminderen of door in aanmerking te komen voor een zakelijke kilometeraftrek.