Als je een eigen onderneming hebt, weet je dat het nodig is om af en toe extra geld in jouw onderneming te investeren. Dit zijn meestal grote uitgaven, zoals bijvoorbeeld de aankoop van een machine of een gebouw. Mocht je de kost van dit gebouw in slechts één boekjaar moeten dragen, dan zou je waarschijnlijk enorm veel verlies maken. Bovendien geeft dit niet echt een realistisch beeld van hoe je onderneming ervoor staat. Gelukkig bestaat er zoiets als afschrijven.
In dit artikel, kom je alles te weten over afschrijven. Je leert hoe het in elkaar zit, op welke manieren je zaken kan afschrijven en ook wat je kan afschrijven. Daarnaast kijken we ook even naar de periodes waarover je verschillende zaken best afschrijft.
Wat is afschrijven?
Afschrijven is wanneer je in de boekhouding iets weg zet als investering. Denk dan bijvoorbeeld aan een pand, machine, auto een vergunning voor je onderneming. De investering doe je meestal in een bedrijfsmiddel. Let daarbij wel op dat een bedrijfsmiddel een waarde heeft van meer dan €450 exclusief btw om het te kunnen afschrijven. Daarnaast, moet het product langer dan een jaar meegaan.
Bron: Belastingdienst
Waarom zou je afschrijven?
Je weet nu wat afschrijven inhoudt en wat het betekent. De vraag is dan natuurlijk waarom zou je überhaupt afschrijven. De grootste reden is omdat dit moet van de belastingdienst en omdat je dit veel geld kan schelen als ondernemer. Van de belastingdienst mag je de kosten van aankopen die een langere tijd meegaan niet in één keer aftrekken van de belastingdienst. In plaats daarvan moet je de kosten van het middel over meerdere jaren afschrijven. Zo wordt dan elk jaar een gedeelte van de aankoop afgeschreven in plaats van alles in één keer.
Wanneer je een startende ondernemer bent, dan kan je een paar extra voordelen hebben namelijk; startersaftrek. Dan bepaal je zelf hoe en wanneer je bedrijfsmiddelen afschrijft die je in de startfase van je onderneming hebt gekocht. Let op dat je wel aan volgende voorwaardes voldoet:
• Je onderneming is een eenmanszaak, een maatschap, een commanditaire vennootschap of een vennootschap onder firma.
• Je voldoet aan de voorwaarden van de startersaftrek.Je kon in het aangifte jaar de zelfstandigenaftrek krijgen.
• Je was in de voorafgaande 5 jaar minimaal 1 jaar geen ondernemer voor de inkomstenbelasting.
• Je hebt in de 5 voorafgaande jaren niet meer dan 2 maal gebruikgemaakt van de zelfstandigenaftrek.
• Er was in het kalenderjaar of in 1 van de 5 voorafgaande jaren geen sprake van een zogenoemde geruisloze terugkeer uit een bv.
Als je voldoet aan de alle voorwaardes, dan gelden de volgende regels:
• Je mag alleen willekeurig afschrijven op bedrijfsmiddelen die je kocht in de jaren dat je startersaftrek kon krijgen of in het jaar ervoor (het aanloopjaar).
• Bedrijfsmiddelen die niet in aanmerking komen voor de Investeringsaftrek, kunt je niet willekeurig afschrijven.
Bron: Belastingdienst
Wil je als ondernemer niet te veel met dit soort zaken bezig zijn? Lees dan: Zelf boekhouden of uitbesteden. Een boekhouder kan namelijk veel geld schelen op langere termijn.
Welke zaken kan je afschrijven?
Eigenlijk je bijna alles afschrijven zolang het maar zakelijke doeleinden heeft en niet voor privé gebruik is. Hierbij kun je denken aan:
• Gebouwen
• Machines
• Overige zaken die voor de bedrijfsvoering nodig zijn
Zoals daarnet vermeld, kan je enkel investeringen afschrijven. Maar wat is nu een investering? Zijn de reclamefolders die je uitdeelt bijvoorbeeld ook een investering?
Nee, een investering is de aankoop van activa, die een levensduur heeft van meerdere jaren. Een investering is niet te verwarren met een kost. Kosten maak je voor zaken die geen waarde meer hebben, vanaf het moment dat je ze hebt aangekocht. Uiteraard hebben ze wel nog een waarde, want je kan er gebruik van maken. Maar het is niet mogelijk om lang van deze spullen te genieten, of ze terug te verkopen.
Een investering daarentegen, kan je op de balans van je bedrijf plaatsen. Deze zaken voegen extra waarde toe aan je bedrijf. Telkens wanneer je afschrijft, daalt de waarde van het actief op de balans ook mee.
Vaak wordt voor afschrijven ook een drempelbedrag toegepast. Zaken die goedkoper zijn dan 450 euro, worden niet afgeschreven. Dit allemaal is ook terug te zien op je balans.
Elke afschrijving die je doet moet je meenemen in je btw-aangifte.
Wat heb je nodig om de hoogte van de afschrijving te bepalen?
In Nederland is de lineaire afschrijvingsmethode de meest gebruikte methode om het bedrag van afschrijving te bepalen. Lineair betekent dat je het totaal af te schrijven bedrag, netjes verdeeld over de jaren dat het actief meegaat.
Natuurlijk is het belangrijk om eerst de totale waarde van het actief te berekenen. De totale waarde, is hetzelfde als de aanschaffingsprijs van het actief. De aanschaffingsprijs omvat zowel de prijs van het actief zelf, als eventuele kosten die je hebt moeten maken om het actief te verwerven.
Een voorbeeld ter verduidelijking: je koopt een nieuwe machine, ter waarde van 24.000 euro. Maar de fabrikant brengt ook nog 1.000 euro in rekening, om de machine tot bij jou te transporteren. Dan is de aanschaffingswaarde gelijk aan de som van de twee, dus 25.000 euro.
Lees ook: Boekhouden voor beginners
Naast de aanschaffingswaarde, heb je ook de restwaarde nodig. Hoeveel denk je dat het actief nog waard zal zijn, nadat jij het hebt gebruikt? In het geval van onze machine, kan het bijvoorbeeld zijn dat een opkoper geïnteresseerd is om de machine nog over te kopen voor 5.000 euro. In dat geval is 5.000 euro de restwaarde. De restwaarde moet je bepalen aan de hand van marktcijfers. Het is niet omdat jij vindt dat het nog meer waard is, dat iemand anders er ook effectief nog meer voor zal betalen.
Tot slot hebben we ook de verwachte levensduur van ons actief nodig. Voor een grote machine kan dit bijvoorbeeld 20 jaar zijn.
Een kleine samenvatting van ons voorbeeld:
- De aanschaffingsprijs van de machine: 25.000€
- De restwaarde: 5.000€
- Geschatte levensduur: 20 jaar
Nu kunnen we overgaan tot het berekenen van onze afschrijving!
Hoe bereken je de hoogte van een afschrijving?
Om de hoogte van de afschrijving te bepalen, kan je gebruik maken van een heel eenvoudige formule: (Aanschaffingsprijs – Restwaarde)/ Geschatte levensduur. Door het verschil te nemen tussen de aankoopprijs en de restwaarde, bereken je namelijk hoeveel het actief je zal gekost hebben. Door dat verschil daarna te delen door de verwachte gebruiksduur, weet je perfect hoeveel het actief jou per jaar heeft gekost.
Om verder te gaan, zullen we deze formule toepassen op ons voorbeeld van de machine. Wanneer we de getallen invullen, krijg je: (25.000 – 5.000)/ 20 = 1.000. In ons voorbeeld, zal de hoogte van de afschrijving dus 1.000 euro bedragen.
Welk afschrijvingspercentage moet je toepassen?
Het afschrijvingspercentage, is een boekhoudkundige term, die procentueel aangeeft hoe lang je een actief moet afschrijven. Als het afschrijvingspercentage 25% bedraagt, dan weet je dat het actief na 4 jaar volledig is afgeschreven (4*25%= 100%)
De boekhoudwetgeving heeft eigenlijk geen vaste percentages voorzien. Toch zijn er enkele richtlijnen die je in je achterhoofd moet houden:
- Een gebouw heeft een afschrijvingspercentage van ongeveer 5% = 20 jaar
- Voor machines is dit eerder 10%, afhankelijk van het type
- Voor smartphones wordt 50% = 2 jaar aanvaard
- Voor computers rekent men 20% – 25%
- Voor meubilair wordt 7% – 10% genomen
Deze percentages hoef je niet strikt te hanteren, maar kunnen wel een goede leidraad vormen. Wanneer je controle krijgt van een belastingcontroleur, zal je moeten verklaren waarom je voor bepaalde percentages hebt gekozen. Wanneer je je antwoord goed kan motiveren, met rationele argumenten, zal dit aanvaard worden.
Hoe kan je afschrijvingen verwerken in je administratie?
Nadat je een bedrijfsmiddel heb aangeschaft, dan kun je het volgende doen om het in je administratie te verwerken:
1. Een boekhoudprogramma aanschaffen (e-boekhouden.nl, Exact of Rompslomp zijn populaire eenvoudige boekhoudprogramma’s)
2. Je bank koppelen met een boekhoudprogramma.
3. Door je bank te koppelen met een boekhoudprogramma krijg je alle transacties in een mooi overzicht.
4. Koppel de transactie met de inkoopfactuur, en voeg het bedrag toe aan de juiste categorie om aan het einde van het kwartaal dat bedrag te kunnen terug vragen.
Door deze stappen te volgen kan je makkelijk afschrijvingen verwerken in je administratie.
