Hoeveel geld wil je voor project X vrijmaken? En hoeveel geld wil je in project Y gaan investeren? Binnen een bedrijf krijg je eigenlijk op dagelijkse basis met dergelijke vragen te maken. Hoe je nou de beste antwoorden op dergelijke vragen kunt geven? Dat doe je eigenlijk door voor elk project een begroting op te stellen.
In de boekhoudwereld én in het zakelijke leven is begroting een veelgehoorde term. Deze term wordt eigenlijk te pas en te onpas gebruikt. Logisch ook, aangezien in elke onderneming én in elk project de begroting een cruciale rol speelt. Hoe je deze begroting kunt maken? En wat een begroting überhaupt precies is? Op die twee vragen ga je in dit artikel een passend antwoord vinden.
Wat is een begroting?
Een begroting is een rapportage waaruit blijkt wat de effecten gaan zijn van een financiële beslissing. Eigenlijk is de begroting dus een weergave van financiële keuzes die je gaat maken. Nadat je de begroting afgerond hebt, vormt deze begroting ook de leidraad in bijvoorbeeld projecten. Wijken de kosten of opbrengsten te veel van de begroting af? Dan is het mogelijk de hoogste tijd om snel de begroting aan te passen.
Over het algemeen bestaat een begroting altijd uit drie onderdelen:
- Een balans aan het begin van een jaar of een project
- Een winst- en verliesrekening; dit is een verwachting voor de komende periode
- Een balans aan het einde van het jaar of een project
Met dank aan deze drie onderdelen kun je verschillende financiële keuzes uitwerken. Juist door deze keuzes uit te werken, kun je uiteindelijk de juiste beslissingen maken. Beslissingen waardoor je uiteindelijk een project succesvol af kan ronden of een succesvol financieel jaar kunt hebben.
Voorbeeld van een begroting
Je hebt hierboven al kunnen lezen dat een begroting normaal gesproken uit drie onderdelen bestaat. Allereerst de balans, dan een winst- en verliesrekening en dan een afsluitende balans.
Op de balans zet je aan de linkerkant alle bezittingen en aan de rechterkant alle schulden, zoals je in onderstaand voorbeeld kunt zien:
Voor het einde van het project of voor het einde van het jaar kun je nogmaals zo’n balans opstellen. In deze eindbalans verwerk je echter de resultatenrekening, ook wel winst- en verliesrekening genoemd. Deze drie onderdelen tezamen vormen dus de basis van een begroting.
In een begroting is het wel aan te raden om alle drie de onderdelen gedetailleerd uit te werken. Je ziet dan direct of een project haalbaar is, of het tijd is om extra te investeren of dat je andere zakelijke keuzes moet gaan maken. Een begroting zonder één van deze drie onderdelen opstellen, is simpelweg onmogelijk te noemen.
Hoe maak je een begroting?
Wil jij graag een begroting voor het komende jaar gaan maken? Of wil je een begroting voor komende projecten gaan maken? In beide gevallen is een goede voorbereiding het halve werk. Hoe je deze goede voorbereiding in gang kunt zetten? Dat begint eigenlijk al met jouw keuze voor een goed boekhoudprogramma. Dankzij een goed boekhoudprogramma kun je moeiteloos een balans opstellen, kun je moeiteloos een winst- en verliesrekening maken en kun je dus moeiteloos een begroting maken.
Alles valt of staat dus met jouw keuze voor een goed online boekhoudprogramma. Voor het uitkiezen van een dergelijk boekhoudprogramma ben je bij ons direct aan het juiste adres. Je kunt bij ons namelijk de verschillende boekhoudprogramma’s met elkaar vergelijken, waardoor je uiteindelijk de beste keuze kunt maken.
Heb je een goed boekhoudprogramma uitgekozen? Dan is het zaak om het onderstaande stappenplan op te volgen.
Stap 1: plaats alle facturen in jouw boekhoudprogramma
Gedurende een boekjaar heb je te maken met de nodige facturen. Dit heeft betrekking op zowel uitgaande- als inkomende facturen. Elke factuur, ongeacht wat voor factuur het is, moet je in jouw programa uploaden.
Stap 2: verwerk alle facturen in jouw boekhoudprogramma
Nu is het de hoogste tijd om alle facturen in jouw boekhoudprogramma te verwerken. Dit doe je door alle facturen te koppelen aan de juiste rubriek; het boekhoudprogramma zorgt er vervolgens voor dat deze facturen verwerkt worden in bijvoorbeeld de balans en winst- en verliesrekening.
Stap 3: beginpunt vaststellen
Als je een begroting wilt maken, heb je uiteraard een beginpunt nodig. Je kunt dit beginpunt vaststellen, waarna je met het boekhoudprogramma direct een balans uit kunt draaien.
Stap 4: begroting uitwerken
Vervolgens ben je in staat om jouw begroting uit te werken. Dit doe je door alle verwachte kosten en opbrengsten in een overzicht te verwerken. Door dit te doen, zie je direct welke financiële resultaten behaald gaan worden conform de begroting. Deze financiële resultaten kun je vervolgens gebruiken als een winst- en verliesrekening. Aan de hand van de opgestelde beginbalans én deze winst- en verliesrekening kun je de eindbalans vervolgens vaststellen. Daarmee is jouw begroting helemaal compleet.
Tip: Maak gebruik van een begrotingsfunctie
Als afsluiter van dit artikel hebben wij nog één handige tip voor je: maak gebruik van de begrotingsfunctie in een eenvoudig boekhoudprogramma. De meeste goede boekhoudprogramma’s hebben een dergelijke functie ingebouwd zitten, waardoor het maken van een begroting nóg makkelijker is. Check dus zeker of jouw boekhoudprogramma ook een dergelijke functie heeft!
Is dat niet het geval? Dan is het mogelijk interessant om voor een ander/nieuw boekhoudprogramma te kiezen. Met dank aan onze vergelijker kun je in ieder geval razendsnel het beste boekhoudprogramma voor jouw onderneming vinden!
