Vaste activa is een begrip dat je al snel tegen het lijf loopt wanneer je je gaat verdiepen in de boekhouding. Maar wat is het precies? En welke soorten vaste activa’s zijn er allemaal? Hoe ga je deze activa verwerken in de ondernemingsbalans en hoe identificeer je vaste activa’s in jouw onderneming? Al deze vragen worden zijn hier te vinden.
Wat is vaste activa?
Vaste activa zijn de bezittingen van jouw bedrijf die langer dan een jaar in je bezit blijven. Dit zijn de bedrijfsmiddelen die je nodig hebt om jouw producten of diensten te ontwikkelen en verkopen. Denk dan aan: een inventaris, laptop, auto, bedrijfspand, machines en meer. Er zijn verschillende soorten vaste activa. Met de term vaste activa wordt dus niet bedoeld om door te verkopen aan je klanten.
Soorten vaste activa’s
De verschillende soorten vaste activa’s komen terug op de jaarrekening, die bestaat uit de balans, de winst- en verliesrekening en een toelichting daarop. De balans en de winst- en verliesrekening maak je op aan de hand van het grootboek, wanneer je de inventaris- en voorraadlijsten hierin hebt verwerkt.
Immateriële vaste activa’s
Immateriële vaste activa’s zijn niet tastbaar. Het gaat hier om bezittingen die een rol kunnen spelen in het financiële proces maar niet in het tastbare bedrijfsproces. Wanneer de waarde van het immateriële vast te stellen is, is het mogelijk om deze activa op de balans op te nemen. Een voorbeeld van dit soort activa is goodwill, licenties, octrooien en ontwikkelingskosten.
Materiële vaste activa’s
Materiële vaste activa’s, ook wel fixed assets genoemd, zijn de bezittingen van een bedrijf die voor een periode langer dan een jaar gebruikt worden. Het vermogen dat hier in is gaan zitten wordt over de gebruiksperiode afgeschreven. Een voorbeeld van fixed assets zijn machines, grond en gebouwen, laptop en telefoon en transportmiddelen.
Financiële vaste activa’s
Financiële vaste activa’s zijn activa waarvan verondersteld wordt dat ze langer dan één verslagperiode mee gaan. Hierbij geldt dat de onderneming een financieel belang of vordering heeft in of op een andere organisatie of persoon. Voorbeelden van deze zogeheten “financial fixed assets” zijn onder andere langlopende beleggingen en lange-termijn voorschotten. Dit kan zijn in de vorm van liquide middelen maar ook in de vorm van uitstel van betaling.
Hoe worden vaste activa’s ingedeeld op balansen?
Voordat we gaan uitleggen waar de vaste activa’s staan op een balans. Leggen we eerst in het kort uit hoe de balans is opgebouwd. Een balans is onder te verdelen in activa (dus ook vaste activa) en passiva (schulden).
Opbouw van een balans
De opbouw van een balans gaat eigenlijk altijd hetzelfde. Hieronder zie je hoe een balans is opgebouwd:
| Activa | Passiva |
| Vaste activa (grond, terreinen, gebouwen) | Eigen vermogen |
| Vlottende activa (voorraden, debiteuren) | Lang vreemd vermogen (looptijd langer dan 1 jaar) |
| Liquide middelen (bank, bedrag in kas) | Kort vreemd vermogen (looptijd tot 1 jaar), waaronder crediteuren |
Aan de linkerkant, de activa geven alle bezittingen van je bedrijf weer, en dit is ook weer onder te verdelen in twee categorieën. Enerzijds staat op de balans de vaste activa. Dit zijn alle posten waar je als onderneming langer dan een jaar aan gebonden bent. Denk daarbij aan de inventaris, auto’s, machines en ga zo maar verder. Naast de vaste activa, heb je ook vlottende activa. Vlottende activa zijn meer de dynamische posten die snel kunnen veranderen binnen een jaar. Denk daarbij aan debiteuren, het geld op de bank en je voorraad.
Aan de rechterkant, staat de Passiva. De Passiva geeft al je schulden en investeringen weer die in de onderneming geïnvesteerd is. Qua bedrag is het van belang dat dit precies gelijk is met de activa, maar dan in schulden. Dat is ook de reden waarom men het een balans noemt. Zodat je kunt nagaan of je de administratie op de juiste manier heeft gevoerd en dat je geen fouten hebt gemaakt. Onder passiva worden alle schulden genoemd en daarnaast het eigen vermogen van je onderneming. De belangrijkste categorieën zijn eigen vermogen, lang vreemd vermogen en kort vreemd vermogen. Het verschil tussen de bezittingen en schulden is hetgeen wat je als eigen vermogen op de balans hebt staan.
Voorbeeld bans
Bedrijf
| Activa (debit) | Passive (debit) | ||
| Vaste Activa | Eigen vermogen | ||
| Bedrijfsruimte | €330.000 | Eigen vermogen | €180.000 |
| Bestelbusje | €40.000 | Reserve | €50.000 |
| Inventaris | €80.000 | ||
| Vlottende Activa | Lang vreemd vermogen | ||
| Voorraad | €180.000 | Hypotheek bedrijfsruimte | €200.000 |
| Debiteuren | €80.000 | Onderhandse lening | €200.000 |
| Liquide middelen | €90.000 | Kort vreemd vermogen | |
| Crediteuren | €120.000 | ||
| Rekening Courant RABO | €50.000 | ||
| Totaal Activa: | €800.000 | Totaal Passiva: | €800.000 |
Hoe kom je erachter wat jouw eigen vaste activa’s op dit moment zijn?
Wij begrijpen dat het soms overweldigend kan zijn al die cijfers. Het is dus ook geen enkel probleem als je wat moeite hebt met boekhouden. Door middel van een boekhoudsoftware kan je makkelijk je vaste activa’s op elk moment van de dag bekijken. Je verwerkt namelijk al je inkopen en facturen in je administratie. Je boekhoudsoftware houdt alles bij wat precies je vaste activa ’s zijn. Door het voor je zelf het overzichtelijk te maken wat je activa’s zijn, kan je categorieën toevoegen binnen je boekhoudsoftware. Neem als voorbeeld dat je een telefoon wilt aanschaffen op de zaak. Wanneer je de telefoon aangeschaft hebt, kan je de inkoopfactuur verwerken bij je inkoopfacturen. Binnen de factuur kan je categorieën aanmaken. In dit geval valt de telefoon onder vaste activa, want het is een bezitting van je bedrijf. Hoe de categorie precies gaat heten, kan je geheel zelf bepalen.
Op deze foto hierboven zie je dat de telefoon onder Vaste Activa de categorie “iPhone X” is aangemaakt en geselecteerd. Al die categorieën kan je terugvinden op je balans. Dat ziet er als vervolgens uit:
Zo kan je dus heel makkelijk je balans en dus ook je vaste activa’s bijhouden van je bedrijf. Het is heel belangrijk dat je dit op orde hebt, want om je bedrijf te kunnen laten groeien moet je het financieel ook op orde hebben. Doormiddel van een balans krijg je daardoor makkelijk inzicht hoe je er financieel ervoor staat.
Welk boekhoudsoftware past bij mij?
Wellicht dat je zelf al wat onderzoek heb gedaan naar een aantal boekhoudsoftware pakketten, maar wij kunnen begrijpen dat het best overweldigend kan zijn met al die verschillende software aanbieders. Er zijn op het moment zijn er tientallen boekhoudsoftware aanbieders die allemaal zeggen dat ze de beste software hebben. Echter heeft elk boekhoudsoftware zijn plus en minpunten. Door gebruik te maken van onze boekhoudsoftware vergelijker kun je filteren op basis van jouw wensen. Daarbij is het ook 9 van de 10 keer zo dat je niet gelijk een boekhoudsoftware abonnement hoeft af te sluiten. Je kan namelijk gebruik maken van een proefperiode zodat je zelf kan testen of het voldoet aan je wensen. Aarzel niet, vergelijk en test alle boekhoudsoftware.
