Het bijhouden van de financiën van een vereniging is van groot belang om een goed overzicht te houden van de inkomsten en uitgaven. Om te controleren of dit op een juiste manier gebeurt, is het raadzaam om een kascontrole uit te voeren. Hierbij wordt de kas of bankrekening van de vereniging gecontroleerd door een kascommissie. In deze blog wordt uitgelegd wat een kascontrole inhoudt, wat er op een checklist moet staan en hoe boekhoudsoftware kan helpen om de kascontrole te versnellen.
Wat is een kascontrole?
Een kascontrole is een controle op de financiën van een vereniging. Hierbij wordt gekeken of de boekhouding klopt en of alle inkomsten en uitgaven correct zijn verwerkt. Dit gebeurt meestal door een kascommissie die bestaat uit leden van de vereniging die niet in het bestuur zitten. Zij voeren de controle uit en brengen verslag uit aan de algemene ledenvergadering.
Maak een checklist
Een goede voorbereiding is het halve werk. Daarom is het verstandig om voorafgaand aan de kascontrole een checklist te maken. Hierop staan alle zaken die gecontroleerd moeten worden en welke documenten nodig zijn. Een checklist kan er als volgt uitzien:
- Controleer of alle facturen en bonnetjes aanwezig zijn en of ze zijn geboekt in de boekhouding.
- Controleer of alle inkomsten zijn verwerkt in de boekhouding en of er geen inkomsten zijn die niet zijn geboekt.
- Controleer of alle uitgaven zijn verwerkt in de boekhouding en of er geen uitgaven zijn die niet zijn geboekt.
- Controleer of er geen kasverschillen zijn en waar deze vandaan komen.
- Controleer of er geen dubbele boekingen zijn gedaan.
- Controleer of de bankafschriften overeenkomen met de boekhouding.
- Controleer of alle betalingen zijn gedaan conform de statuten en reglementen van de vereniging.
- Controleer of er aanmaningen zijn ontvangen en of deze correct zijn verwerkt in de boekhouding.
- Controleer of er geen ongebruikelijke transacties hebben plaatsgevonden.
Door deze checklist te volgen, wordt er systematisch gecontroleerd op alle belangrijke zaken. Zo wordt de kans op fouten en onregelmatigheden geminimaliseerd.
Kascontrole versnellen met boekhoudsoftware
Het uitvoeren van een kascontrole kan tijdrovend zijn, zeker als dit met de hand moet gebeuren. Gelukkig zijn er tegenwoordig diverse boekhoudprogramma’s beschikbaar die de kascontrole aanzienlijk kunnen versnellen. Zo kan een boekhoudprogramma helpen bij het automatisch verwerken van inkomsten en uitgaven. Dit scheelt niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten. Daarnaast bieden veel boekhoudprogramma’s de mogelijkheid om bankafschriften te importeren.
Naast het automatisch verwerken van inkomsten en uitgaven en het importeren van bankafschriften, bieden veel boekhoudprogramma’s nog meer voordelen voor het uitvoeren van een kascontrole. Zo kunnen boekhoudprogramma’s rapporten genereren die laten zien welke facturen en bonnen nog ontbreken in de boekhouding. Dit maakt het gemakkelijker om deze stukken alsnog te verzamelen en te verwerken. Ook kunnen boekhoudprogramma’s helpen bij het opsporen van mogelijke kasverschillen door bijvoorbeeld afwijkingen te tonen tussen de boekhouding en de bankafschriften.
Daarnaast bieden sommige boekhoudprogramma’s de mogelijkheid om toegang te geven aan meerdere personen, zodat de kascommissie en het bestuur samen kunnen werken aan de kascontrole. Dit bespaart tijd en maakt de communicatie efficiënter.
Het is wel belangrijk om te realiseren dat een boekhoudprogramma geen garantie biedt voor een foutloze kascontrole. Het blijft belangrijk om de gegevens handmatig te controleren en eventuele afwijkingen te onderzoeken. Een boekhoudprogramma kan echter wel een waardevolle hulp zijn bij het uitvoeren van de controle.
