Boekhouden in Excel, veel startende ondernemers kiezen ervoor vanwege de lage kosten. Er zijn veel Excel nadelen die je oplost door gebruik te maken van praktische boekhoudsoftware. Zo zit er veel meer tijd en risico in het gebruik van Excel dan je in eerste instantie zou denken. Kies voor boekhoudsoftware om de boekhouding in bij te houden en je zult merken dat je minder fouten maakt, veel tijd overhoud en een stuk minder risico loopt met de administratie. Dit zijn de nadelen van een administratie Excel.
Veel tijd kwijt
Wanneer je het Microsoft-programma gebruikt om jouw administratie op orde te krijgen ben je gigantisch veel tijd kwijt. Zo moet je iedere factuur die binnenkomt en alle kosten die je maakt handmatig invoeren. Ook is er geen gebruiksvriendelijke app zodat je de bonnetjes gemakkelijk kunt inscannen maar moet je dit allemaal handmatig verwerken. Hierbij loop je ook het risico dat je niet alle informatie meer terug kunt vinden omdat dit nog ergens in de mail staat. Hierdoor kun je belastingvoordeel mislopen omdat je geen compleet overzicht hebt van de kosten. Wanneer je gebruikmaakt van boekhoudsoftware voor de boekhouding heb je dit probleem niet. Je verwerkt automatisch alle facturen en transacties en hebt hier verder geen omkijken meer naar. Dit gebeurt door middel van een uniek e-mailadres dat je koppelt aan je account.
Geen automatische back-ups
Een ander groot nadeel van een Excel boekhouding is dat jouw gegevens niet veilig zijn wanneer je pc crashed of als je gehacked wordt. Je hebt een bewaarplicht en moet minimaal 7 jaar jouw gehele boekhouding bewaren. Als je deze gegevens kwijt bent heb je een serieus probleem. Boekhoudsoftware zorgt voor automatische back-ups en veiligheid van je gegevens.
Zeer veel kennis nodig
Excel is helemaal niet zo gebruiksvriendelijk als veel mensen denken. Zo moet je alle formules weten om jouw boekhouding optimaal te kunnen verwerken en wat tijd te besparen. Maar wat als er ergens een fout in een formule zit en je een error krijgt? Dit moet je zien op te lossen, wat zeer veel tijd kan kosten, als het je al lukt. Ook moet je het programma vanaf het begin goed opzetten want anders kan het op een later moment extreem veel werk zijn om alle informatie goed te ordenen. Onlinesoftware voor de boekhouding is zeer gebruiksvriendelijk en je hebt hier geen kennis voor nodig.
Niet te koppelen met externe systemen
Je kunt je Excel boekhouding niet koppelen aan externe systemen. Hierdoor is er bijna geen automatisering mogelijk. Zo kun je niet automatisch banktransacties importeren, het bestand koppelen aan iDeal of aan Belastingdienst om zo vervolgens vanuit je boekhoudsoftware gelijk elektronisch btw-aangifte kan doen. Ook in dit geval is boekhoudsoftware een betere keuze omdat deze goed samenwerkt met externe systemen.
Handmatig btw-aangifte
De btw-aangifte moet helemaal handmatig als je in Excel werkt. Hierdoor is het niet alleen gevoeliger voor fouten maar kost de btw-aangifte je ieder kwartaal onnodig veel tijd. Boekhoudingsoftware maak het mogelijk om door enkele klikken elektronisch aangifte doen.
Hoog risico op fouten
In Excel is het onmogelijk om offertes en facturen gelijk in je boekhouding te verwerken en dit proces te automatiseren. Ook ontvang je geen melding als je een fout maakt omdat je bijvoorbeeld per ongeluk twee keer dezelfde factuur verwerkt. Wanneer je werkt met software voor de boekhouding kun je alle facturen naar een uniek email adres sturen waardoor deze automatisch in je boekhouding worden verwerkt. Zo voorkom je fouten. Ook geeft de software een melding in het geval van een error of fout, bijvoorbeeld wanneer je je btw-aangifte dreigt te vergeten of vergeet om btw te vermelden op facturen of offertes.
Geen goed overzicht van je financiële status
Je boekhouding is meer dan alleen de inkomsten en uitgaven op een rijtje. Zo wil je af en toe het overzicht van een maand, kwartaal of jaar duidelijk in beeld. Wanneer je doet aan Excel boekhouden moet dit allemaal handmatig. Ook heb je geen inzicht in de balans. Het kan zijn dat je hierdoor voor onverwachte situaties komt te staan. Dit overzicht kun je in speciale software voor de boekhouding wel zeer goed bewaren.
Geen rechten kunnen verlenen aan de boekhouder
Als je ook werkt met een boekhouder kun je deze geen rechten verlenen. Hij kan dus al jouw informatie inzien in je administratie Excel, zonder dat jij daar toezicht op hebt. Ook kan je boekhouder je een stuk minder makkelijk support verlenen van een afstand dan wanneer je gebruik maakt van boekhoudsoftware om te boekhouden. Een boekhouder kan echt van meerwaarde zijn omdat deze expert weet van welke aftrekposten je gebruik kunt maken en je op nog meer manieren kan helpen om fiscaal voordeel te behalen. Heb je nog geen boekhouder? Stuur dan een mail naar [email protected] met wat voor soort boekhouder je opzoek bent.
Geen gebruiksvriendelijke app
Waarschijnlijk ben jij veel onderweg. Het is makkelijk als je deze tijd kunt benutten om je boekhouding direct bij te werken en bijvoorbeeld gelijk na een zakenlunch je bonnetjes kunt verwerken. Dit is dus met de Excel app heel lastig of bijna niet te doen. De app van je boekhoudsoftware geeft je direct inzicht in je financiële status en kun je gewoon op je telefoon facturen en offertes maken.
Minder tijd om te ondernemen
Misschien wel het grootste nadeel van alle Excel nadelen: je bent veel te veel tijd kwijt aan je boekhouding omdat je aan het klooien bent in het programma. Hierdoor heb je veel minder tijd en focus op je onderneming. Dat kan zorgen tot meer stress en oververmoeidheid. Wat je nodig hebt, is overzicht en gebruiksgemak.
Kies voor boekhoudsoftware
Je hebt gelezen welke nadelen er allemaal zitten aan Excel boekhouden. Deze nadelen kun je eenvoudig wegnemen door over te stappen op een boekhoudsoftware-pakket. Je houdt meer tijd over, hebt altijd het overzicht, loopt minder risico om fouten te maken of belangrijke facturen kwijt te raken en kunt met één druk op de knop de btw-aangifte doen. Daarnaast is de software echt niet duur in gebruik én zijn dit kosten die je weer af kunt trekken van je omzet, waardoor je hier geen belasting over betaald. Waar twijfel je nog aan?
Welke boekhoudsoftware-pakket past bij jou?
Welke software het best bij jou past hangt af van je wensen en je onderneming. Er is een gigantische keuze. Door onze boekhoudsoftware vergelijker krijg je alle boekhoudsoftware aanbieders op een rijtje. Met ons filtersysteem kan je precies aanvinken wat voor soort onderneming je hebt, waar de software aan moet voldoen en krijg je gelijk te zien welke boekhoudsoftware bij jou past. De meeste software hoef je niet eens gelijk te betalen. Vaak kun je gebruikmaken van een gratis proefperiode zodat je er zelf achter kunt komen of de software bij je past. Je loopt dus geen enkel risico en kunt de meeste pakketten vrijblijvend uitproberen.