De 5 beste boekhoudprogramma’s voor schoonheidssalons

5 beste Boekhoudprogramma voor schoonheidssalons

Wanneer je eigenaar bent van een eigen schoonheidssalon, heb je naast je werk als schoonheidsspecialist(e) ook de boekhouding te doen. Dat moet je doen naast het ontvangen van klanten, goed behandelen en dat misschien wel helemaal nog in je één’tje.  Toch ben je wettelijk verplicht om een goede boekhouding aan te leveren als de belastingdienst hierom vraagt. Een boekhouding bijhouden voor je salon kan op verschillende wijzes. Bonnetjes en facturen in een schoenendoos bijhouden is niet meer van deze tijd en geeft ook nauwelijks een overzicht. Heb je weinig tijd voor boekhouding of je hebt hier weinig kennis van, dan is één boekhoudprogramma het beste alternatief.

De 5 beste boekhoudprogramma’s voor schoonheidssalons

Een eenvoudig boekhoudprogramma voor salon kan je veel tijd besparen, tijd dat je weer kunt besteden om klanten te ontvangen in je salon. Heb je geen idee hoe je moet boekhouden, dan kun je je boekhouding zelfs zonder kennis in een boekhoudprogramma voeren. Door een goed boekhoudprogramma heb je veel meer tijd voor afspraken, de salon, klanten, mensen die vragen hebben en hoef je dus minder tijd te besten aan je administratie. Wij hebben Hieronder een lijstje gemaakt van de beste boekhoudprogramma’s op apps voor jouw schoonheidssalon. Op deze manier kan je heel snel achter komen welk boekhoudprogramma je moet hebben voor jouw salon.

e-boekhouden
moneymonk
ficsus.nl
Rompslomp
exact

Gratis boekhoudsoftware voor schoonheidssalons

Gratis boekhoudsoftware is een mooie manier om eenvoudig boekhoudsoftware te leren kennen. Voor hele kleine schoonheidssalons is het zelfs mogelijk om definitief met gratis boekhoudsoftware te werken op het internet. Voor de meeste schoonheidssalons geldt dat het om één beperkte proefperiode gaat. De proefperiode is de belangrijkste periode, waardoor je de werking en alle functies van boekhoudsoftware leert kennen. Wanneer de boekhoudsoftware direct is aangekocht en blijkt niet te bevallen, dan is het lastig om er weer vanaf te geraken. Daarom kun je met de vergelijker boekhoudsoftware vergelijken die een gratis proefperiode aanbieden. Gebruik is dan geheel gratis. Wanneer de software bevalt, dan kun je alsnog overgaan tot het afsluiten van een abonnement of aankoop van het pakket. Blijkt de boekhoudsoftware tegen te vallen, dan hoef je hier niet mee verder en je betaalt ook niets. Probeer dan andere boekhoudsoftware die misschien wel bevalt. Daarnaast kan je ook bij sommige boekhoudprogramma’s je agenda en voorraad koppelen. Zo kan je zien of er nieuwe producten besteld moeten worden of dat je een dag vrij kan nemen omdat je kan zien of je afspraken hebt staan vanuit je boekhoudprogramma.

Wat kan je met boekhoudsoftware voor je schoonheidssalon?

In schoonheidssalons vinden diverse financiële transacties plaats en op diverse wijzes. Zo kan een klant contant betalen, maar ook per factuur. Daarnaast heb je van doen met de inkoop van materialen en hulpmiddelen en de nodige kosten om de schoonheidssalon draaiende te houden. Heb je ook nog personeel in dienst, dan is het bijhouden van de uren ook van belang, zowel voor het factureren als het uitbetalen van salaris. Boekhoudsoftware voor een schoonheidssalon heeft dus wel enkele specifieke functies nodig. Wanneer je al deze functies bezit, dan zal je ook veel meer tijd hebben voor je salon.

1. Koppel je kassa software aan boekhoudsoftware

Veel klanten zullen contant betalen. Hiervoor zul je een kassa hebben, waar ook de nodige kassa software op is geïnstalleerd. Als je op zoek bent naar kassa software, bekijk dan eens onze kassa software vergelijker. Alles transacties die je met je kassa doet, hoef je met een koppeling naar een boekhoudprogramma niet opnieuw in het boekhoudprogramma in te voeren. Dit voorkomt fouten en scheelt veel tijd. Daarbij kan je ook zien hoeveel producten besteld worden vanuit de salon. Aangezien die gekoppeld is, houd je boekhoudsoftware ook bij of je nog genoeg producten hebt in je voorraad. 

2. Verwerking offertes en facturen

Een goed boekhoudprogramma heeft ook een offerte- en facturatie module. Hierdoor kun je direct vanuit het boekhoudprogramma offertes opstellen en factureren. Binnen het aanmaken van facturen kan je categorieën maken. Stel dat je een aantal producten verkoopt. Dan kan je die onderboeken in categorie: producten. Zo kan je zien hoeveel omzet je hebt gemaakt op een snelle manier.

De gegevens worden vervolgens in de boekhouding doorgevoerd en zul je op je balans en winst & verliesrekening terugzien. Gebruik je een apart facturatie programma, dan moet je kijken of het boekhoudprogramma een koppeling kan maken, zodat je dubbel invoer van gegevens kunt voorkomen.

3. Btw-aangifte doen in een paar seconde door enkele clicks

Als ondernemer ben je verplicht om per kwartaal of per maand btw-aangifte te doen. De btw-aangifte wordt opgesteld aan de hand van de door jou ingevoerde gegevens in het boekhoudpakket. Wanneer je alle gegevens goed invoert, dan wordt al omzet word onder allerlei verdeeld in kolommen zodat de belastingdienst goed kan zien hoeveel omzet hebt gedraaid en of je bepaalde aftrekposten nog kan krijgen. Misschien kan je wel geld terug van de belasting. Als je dat gedaan hebt, dan is het een kwestie van een druk op de knop om de btw-aangifte kant en klaar op het scherm te krijgen. Veel boekhoudprogramma’s hebben ook een automatische koppeling met de belastingdienst, zodat je de btw-aangifte direct en veilig naar de belastingdienst kunt verzenden. Voortaan hoef dan dus ook niet meer daarvoor een dag voor in te plannen in je agenda. Dit kost jou niet alleen heel veel tijd, maar ook je boekhouder als je die hebt.

Reviews

Om je te oriënteren op boekhoudsoftware, is het handig om de verschillende reviews van het pakket na te lezen. Zo lees je hoe ondernemers in de praktijk het programma ervaren. Daarom voor diverse boekhoudsoftware een kleine review over de gebruiksvriendelijkheid en de functies. Hieronder kan je van vier boekhoudprogramma aanbieders de ervaringen lezen wat het voor jou makkelijk maakt om een keuze te maken.

e-Boekhouden review

e-Boekhouden is een makkelijk boekhoudprogramma die voor iedere ondernemer (dus ook jouw salon) die zo weinig mogelijk tijd kwijt wil zijn met boekhouden of die geen verstand van boekhouden hebben. Het programma is gemaakt door ondernemers voor ondernemers. Hiermee wordt gezegd dat het programma is gemaakt vanuit de visie van de ondernemer. Dit maakt het voor ondernemers in het gebruik erg simpel en makkelijk. Het boekhoudprogramma ken vele functies, waaronder facturatie, relatiebeheer, urenregistratie en een scan & herken module. Een belangrijk kenmerk van e-boekhouden zijn de vele koppelingen met externe programma’s en apps die mogelijk zijn. Er zijn standaard koppelingen mogelijk met de bank en belastingdienst, maar ook met een webshop, kassasystemen of salaris administratie. Dit scheelt veel tijd en voorkomt een dubbele invoer van gegevens. 

MoneyMonk review

MoneyMonk biedt een tweetal administratie pakketten aan. Een pakket voor project management en een pakket voor boekhouding.  Het boekhoudpakket is zeer makkelijk in gebruik en bestaat standaard uit de volgende onderdelen: facturatie, btw-aangifte, koppelingen met de bank en het opstellen van een balans en winst & verliesrekening. Dit maakt het voor jou als ondernemer erg makkelijk om je administratie te doen. Afschrijvingen op bijvoorbeeld bedrijfspand of bedrijfsauto worden automatisch berekend en in de boekhouding verwerkt. Met handige overzichten kun je cijfers voer bepaalde periodes met elkaar vergelijken. Deze overzichten zijn ook handig als je gegevens aan moet leveren aan de belastingdienst. Daarbij is het koppelen van je agenda niet mogelijk.

Ficsus review

Je mag Ficsus 35 dagen gratis en volledig uitproberen. Dus je kan elke dag het programma proberen zonder dat je het geld kost proberen. Hierna kost het programma € 12,50 per maand. Met Ficsus werk je heel makkelijk in de cloud. Dit houdt in dat je helemaal geen software meer hoeft te installeren. Je opent Ficsus in de webbrowser met een inlogcode. Het programma en alle gegevens worden op een beveiligde server bij Ficsus opgeslagen. Onderdeel van het programma is een rechtstreeks koppeling met de belastingdienst voor de btw-aangifte, relatie- en klantenbeheer, facturatie, ritten- en kilometer administratie en het opstellen van de balans en winst & verliesrekening. Dit maakt het zoals bij bijna elk boekhoudprogramma makkelijker in gebruik voor jou als ondernemer. 

Rompslomp.nl review

Ook Rompslomp.nl is een online boekhoudprogramma, die je opent in de browser. Het grote voordeel hiermee, is dat je het programma ook via een app op je smartphone en tablet kunt openen. Dus sta je in de salon, dan kan je vanuit de app kijken hoe je salon ervoor staat. Je hebt je boekhouding dus altijd bij je, waar je ook bent. Rompslomp.nl heeft een facturatie onderdeel, je kunt losse kosten in het boekhoudprogramma inboeken en ook de uren- en ritten administratie bijhouden. Wil je enkel kunnen factureren en offertes opmaken, dan is het mogelijk om na de proefperiode gratis gebruik van Rompslomp.nl te kunnen blijven maken. 

Exact review

Exact is een zeer professioneel boekhoudprogramma, dat door vele grote en kleine bedrijven wordt gebruikt. Exact heeft dure pakketten maar ook goedkope pakketen. Zo kan je voor jezelf bepalen hoeveel geld je uitgeeft aan een boekhoudprogramma. Met Exact kun je kiezen om de software op je eigen pc of laptop te installeren of voor de online versie. Exact is erg gebruiksvriendelijk en zeer professioneel. Door middel van modules kun je zelf kiezen hoe compleet jij je boekhoudpakket wilt. Verder mag je als klant gebruikmaken van de helpdesk als je problemen ondervindt. Wel kan een abonnement op Exact voor vooral de beginnende en kleine ondernemer erg duur zijn.

Hoe kom je erachter welk boekhoudprogramma bij jou past?

De boekhouding voeren in Excel is uiteraard mogelijk, maar Excel kent wel ingewikkelde formules en je moet ook verstand hebben van boekhouden. Excel werkt namelijk pas goed als jijzelf de boekhoudregels goed toepast. Het grote voordeel van boekhoudsoftware is dat je nagenoeg geen kennis nodig hebt en makkelijk bruikbaar is. Dat wilt dus zeggen dat je niet meer een dag op de zondag hoeft in te plannen in je agenda om ale je administratie te gaan doen. Alle administratie en financiële gegevens en facturen voer je in het boekhoudpakket en dit wordt automatisch doorgevoerd naar de boekhouding en in je btw-aangifte. Helemaal handig is het als je gratis gebruik kunt maken van een gratis proefperiode. Met onze boekhoudsoftware vergelijker vergelijk je diverse boekhoudsoftware die je gratis mag uitproberen. Zo zul je altijd het meest geschikte boekhoudprogramma voor jouw schoonheidssalon vinden.

Dit zijn de 5 beste boekhoudprogramma’s van 2020

Dit zijn de 5 beste boekhoud-apps van 2020

De boekhouding bijhouden is een lastige en tijdrovende klus. Daarom wordt het vaak uitgesteld. De kosten bonnetjes stapelen zich op en er ontstaat een grote achterstand in het registreren van uren en kilometers. Facturen aan klanten worden laat verstuurd, waardoor betalingen ook laat ontvangen worden. Door de achterstand breekt er vaak paniek uit als de btw-aangifte gedaan moet worden. Boekhoud-apps op je smartphone bieden een uitkomst. Je hebt je boekhouding altijd bij je en kunt op elk moment en overal bonnetjes toevoegen, uren en kilometers registreren en facturen naar je klanten versturen. Je houdt je administratie snel en makkelijk up-to-date. Wij hebben de vijf beste boekhoud-apps voor je op een rijtje gezet.

De 5 beste boekhoud-apps

e-boekhouden

e-Boekhouden.nl

Maak foto’s van bonnetjes en inkoopfacturen en zend ze meteen naar je digitaal archief. Leveranciers kunnen facturen ook direct naar het digitaal archief sturen. Een laatste controle en de kosten worden verwerkt in je administratie.

moneymonk

MoneyMonk

Je kilometers hoef je niet meer zelf uit te rekenen. Op basis van adresgegevens wordt het aantal kilometers van een rit bepaald. De kosten hiervan worden meteen verwerkt in het financieel overzicht.

ficsus.nl

Ficsus.nl

Nooit meer bedragen overtypen van stapels bonnetjes. Maak met je smartphone eenvoudig een foto van een bonnetje en hij wordt meteen verwerkt in je online boekhouding.

Rompslomp

Rompslomp

Het volledige boekhoudprogramma van Rompslomp is nu ook op de app. Je hebt dus altijd je hele boekhouding bij je.

exact

Exact

Exact heeft apps voor de verschillende medewerkers. Iedereen werkt dus makkelijk op locatie. De gegevens uit de verschillende apps worden automatisch samengevoegd in de boekhouding.

Elektrisch BTW aangifte doen
Makkelijk en snel btw-aangifte doen

Het doen van de btw-aangifte is een vervelend karwei dat veel tijd kost. Meestal komt dat omdat de administratie niet bijgewerkt is. De laatste kosten moeten nog verwerkt worden en er moeten nog facturen naar verschillende klanten gestuurd worden. Als je een boekhoud-app gebruikt, houd je je boekhouding makkelijk up-to-date. Jij of je medewerkers kunnen meteen na het bezoek bij de klant de factuur maken en opsturen. De verwerking van kosten bonnetjes en de km-registratie kunnen onderweg of tijdens de lunch gedaan worden. Hierdoor is je boekhouding altijd bijgewerkt en is de btw-aangifte een kwestie van een druk op een knop.

Scan en verwerk facturen en offertes

Offertes en facturen moeten zo snel mogelijk verstuurd worden. Als een potentiële klant te lang moet wachten op een offerte is de kans groot dat hij overstapt naar een concurrent. Facturen die snel verstuurd worden, zorgen ervoor dat je de betaling ervan ook eerder ontvangt. Met een boekhoud-app kan je eenvoudig en snel facturen en offertes versturen. Je hoeft er niet voor achter een pc te gaan zitten, je doet het gewoon op je mobiele telefoon.

Reviews

e-Boekhouden

De reviews over e-Boekhouden.nl zijn zeer positief. De gebruikers vinden het een handig programma dat eenvoudig in gebruik is. En zijn er toch problemen, dan wordt men door de helpdesk snel, vriendelijke en kundig geholpen.

MoneyMonk

De reviews zijn overwegend positief. Men vindt het een handige app. De suggesties van gebruikers om iets aan te passen of toe te voegen worden door Moneymonk serieus genomen. Indien mogelijk worden de aanpassingen inderdaad toegepast.

Ficsus.nl

Uit de reviews blijkt dat men meer had verwacht van Ficsus. De app is dan ook alleen bedoeld om bonnetjes te scannen.

Rompslomp.nl

In de reviews wordt er vooral lovend over Rompslomp gesproken. Het wordt gezien als een makkelijk programma zonder poespas, waar je makkelijk je hele administratie mee kan doen. Ook als je totaal geen verstand hebt van boekhouden.

Exact

Exact wordt in de reviews vooral lovend besproken. Het wordt gezien als een gebruikersvriendelijk programma waar je je volledig boekhouding mee kan doen. Het neemt veel taken uit handen.

Welke boekhoud-app past bij jou?

Veel mensen beslissen uiteindelijk om gebruik te maken van een boekhoudsoftware, dit is erg begrijpelijk. Wel is het van belang dat je de juiste boekhoudsoftware gebruikt en dat je met je bedrijf kunt bouwen op deze software. Om deze keuze makkelijker voor je te maken, hebben wij een programma op onze site staan waarmee je alle boekhoudsoftware kan vergelijken. Deze vergelijker hebben wij zo ingericht dat hij aan de hand van jouw wensen en bedrijf het beste programma voor je selecteert! Op die manier weet je zeker dat je de juiste boekhoudsoftware gebruikt en wordt het zelf doen van de boekhouding een stuk eenvoudiger!

Zelf de boekhouding doen of uitbesteden aan een boekhouder?

Zelf de boekhouding doen of uitbesteden aan een boekhouder?

De boekhouding is iets waar veel ondernemers tegenaan lopen. Het is een belangrijk onderdeel van ondernemen, maar brengt ook veel moeilijkheden met zich mee. Zo is het van belang dat de boekhouding beschikt over de juiste structuur, maar is dit niet voor iedereen even makkelijk haalbaar. Gelukkig zijn er ook mogelijkheden om hier hulp in te krijgen. Zo kun je de hulp van een boekhouder inschakelen, maar daarnaast ook gebruik maken van gebruiksvriendelijke software. Beide keuzes hebben voordelen, maar om hier een keuze tussen te kunnen maken is het allereerst van belang om te weten wat de boekhouding precies inhoudt. In dit artikel zal er dan ook uitgebreid worden uitgelegd wat de boekhouding precies inhoudt en hoe je de boekhouding gemakkelijker kunt (laten) verzorgen.

Wat houdt de boekhouding precies in?

Het overzichtelijk en netjes houden van de administratie wordt in het kort gezien als de boekhouding. Wanneer je er wat dieper op ingaat kom je er gauw achter dat er toch een hele hoop bij komt kijken en het makkelijker gezegd is dan gedaan. De boekhouding bestaat dan ook uit een aantal belangrijke punten, namelijk:

De verkoopfacturen: Wanneer je een verkoop hebt gedaan moet je beschikken over een verkoopfactuur. Een verkoopfactuur is een format waar de belastingdienst enkele eisen aan stelt. Zo moet er in een verkoopfactuur een unieke chronologische factuurnummering aanwezig zijn, de factuurdatum moet worden vermeld, het bedrag moet erop staan en het btw-tarief moet goed vermeld worden.

De inkoopfacturen: naast het verkopen doe je als ondernemer in bijna alle gevallen ook inkopen. Wanneer je een aankoop doet, is het van belang dat je hier een inkoopfactuur van krijgt. Dit is vaak een soort bonnetje waar de verplichte gegevens die nodig zijn voor een goede boekhouding opstaan.

Kassabonnen: naast de inkoop- en verkoopfacturen beschik je als winkel vaak ook over veel kassabonnen. Net als de inkoop- en verkoopfacturen is het van belang dat je deze opneemt in de boekhouding.

Bankafschriften: doordat tegenwoordig een groot gedeelte van de geldstroom via de bank gaat, is het belangrijk dat ook de bankafschriften in orde zijn. Deze uitgaven en inkomsten moet je kunnen verantwoorden met facturen.

Offertes/contracten/overeenkomsten: een ander belangrijk punt waar aandacht aan besteedt moet worden zijn de offertes, contracten en overeenkomsten. Deze middelen verantwoorden namelijk bepaalde daden en zorgen ervoor dat wat dat jij doet rechtsgeldig is. Het is van groot belang dat deze gegevens nauwkeurig worden opgeslagen.

Urenregistratie: bij een goede boekhouding is de urenregistratie netjes verwerkt. In de urenregistratie worden het aantal gewerkte uren per persoon die werkzaam is voor het bedrijf geregistreerd. Met die gegevens wordt er een loonstrook opgesteld.

Reiskosten: ongeacht de grootte het bedrijf worden er kosten gemaakt met betrekking tot reizen. Wanneer personeel reist, is het van belang dat dit goed voor hen is geregeld. Naast dat dit voor het personeel goed geregeld moet zijn, is het ook belangrijk dat je de reiskosten op de juiste manier in de administratie verwerkt.

Belastingaanslagen: Een ander belangrijk punt binnen de boekhouding zijn de belastingaanslagen, deze zijn op te splitsen in omzetbelasting, inkomstenbelasting en de zorgverzekeringswet. Al deze belastingaanslagen hebben een eigen specifiek tarief. Het is van belang dat deze gegevens goed bijgehouden worden. Dit om te voorkomen dat je in een later stadium schrikt van een enorm bedrag dat er open staat.

Rittenadministratie: Bij veel bedrijven zijn er auto’s van de zaak aanwezig. Hierbij is het van belang dat er bij elk individueel voertuig een rittenadministratie aanwezig is.

Agenda: een goede agenda met betrekking tot inkomsten en uitgaven is belangrijk voor de bedrijfsstructuur.

Personeelsadministratie: Belangrijke persoonsgegevens zullen bewaard moeten worden in een systeem waar een bepaald aantal mensen bij kan. Het is van belang dat dit zorgvuldig gebeurd en de privacy op geen enkele manier geschonden wordt.

Waarom is de boekhouding zo belangrijk?

Veel ondernemers vragen zich af waarom alles nou zo overzichtelijk bewaard moet worden. In eerste instantie lijkt dit een hoop extra werk, maar wanneer je er met een andere blik naar kijkt, zie je dat het eigenlijk best handig is om de boekhouding overzichtelijk te hebben. Een overzichtelijke boekhouding zorgt er namelijk voor dat je goed weet waar je aan toe bent en dus niet voor (te veel) verrassingen komt te staan. Daarnaast geeft een goede boekhouding je de kans om te onderzoeken waarop je als bedrijf zijnde kunt besparen. Wanneer je de boekhouding zelf goed op orde hebt, scheelt dit je ook een hoop geld. Wanneer je de boekhouding door een expert laat verzorgen, kun je immers een hoog uurtarief verwachten. Om die reden kan het dan ook zeker interessant zijn om eens een kijkje te nemen naar de vele mogelijkheden die er zijn rondom het doen van je eigen boekhouding.

Zelf de boekhouding doen of uitbesteden aan een boekhouder?

Zoals in deze tekst staat omschreven kan het op orde houden van de boekhouding veel werk zijn. Er moet aan alles gedacht worden en er kan al snel wat vergeten worden. Onder andere door die reden kiezen veel ondernemers ervoor om de boekhouding voor ze te laten doen. Wanneer je dit voor je laat doen weet je vaak zeker dat het met de boekhouding wel goed zit. Echter, wanneer je je enigszins verdiept in de boekhouding kom je erachter dat dit ook zelf te doen is. Wanneer je bijvoorbeeld een kleine onderneming hebt, hoeft dit zeker niet moeilijk te zijn. Naast dat er veel over boekhouding valt te vinden op het web kun je ook gebruik maken van een bepaalde software. Door deze software is het voor de ondernemer een stuk gemakkelijker om de boekhouding op orde te houden. Ook kunnen wij je in contact brengen met een goede boekhouder. Wanneer je een mailtje stuurt naar [email protected] krijg je bij een halfjaar contract 1 maand gratis.

De voordelen van een boekhouder

Wanneer je de boekhouding voor je laat doen, geeft dit enkele voordelen. Als je de boekhouding door een extern partij laat doen geeft dit je de kans om jouw kostbare tijd aan iets anders te besteden. Zo kun je de tijd die je overhoudt spenderen aan andere belangrijke onderdelen van het ondernemen zoals de inkopen en verkopen. Naast dat je meer tijd overhoudt, werpt een boekhouder toch weer een andere blik op je financiële situatie. Zo geeft een boekhouder vaak advies over hoe iets anders of beter zou kunnen. Een ander groot voordeel van het in zee gaan met een boekhouder is dat zij veel kennis hebben op het gebied van ondernemen en boekhouden. Zij kunnen jou helpen met het opbouwen van het bedrijf. Vooral wanneer je een belangrijke financiële beslissing maakt, is het fijn om advies te krijgen van een expert.

De voordelen van zelf de boekhouding doen

Naast dat het veilig kan zijn om in zee te gaan met een boekhouder, kan het ook enorm lonen om de boekhouding zelf te doen. Zo zorgt het zelf doen van de boekhouding voor meer structuur en extra inzichten. Jij bent namelijk degene die ervoor moet zorgen dat de boekhouding in orde is. Tijdens het verwerken van de boekhouding kom je wellicht bepaalde uitgaven tegen die veel hoger uitvallen dan dat je vooraf had verwacht. Je kunt hier dan deze uitgaven dan bijhouden en zelf beslissen wat je ermee wilt doen. Naast de voordelen van zelf inzicht hebben te hebben over de geldstroom binnen je bedrijf, kan het je ook een hoop geld schelen. Het gemiddelde uurtarief van een boekhouder is aan de hoge kant en wanneer je boekhouding echt niet op orde is gaan hier zeker veel uurtjes in zitten. Naast dat het voordelig is om zelf de boekhouding te doen, hoeft het niet ingewikkeld te zijn. Er zijn namelijk bepaalde systemen op de markt die je volledig door de boekhouding heen helpen. Deze boekhoudservice zorgt ervoor dat je niet onnodig veel tijd kwijt bent aan de boekhouding. Als ondernemer ben je immers al druk genoeg!

Hoe zet je een boekhouding op?

Het verzorgen van je eigen boekhouding is relatief eenvoudig zodra je de juiste stappen kent. Door de stappen hieronder te volgen kun jij je boekhouding gemakkelijk zelf verzorgen.

1. Open een zakelijke rekening

Stap 1: Op een zakelijke rekening

Heb je nog geen zakelijke rekening? Dan is het openen van een zakelijke rekening de eerste stap. Als zelfstandig ondernemer is het niet verplicht om een zakelijke rekening te openen, maar het maakt je financiën wel een stuk overzichtelijker. Bovendien oogt je factuur ook een professioneler als je gebruik maakt van een zakelijke rekening.

Stap 2: Kies software die bij je past

Het is mogelijk om je boekhouding in Excel te doen, maar dit raden we je af. Excel kost je meer tijd en is minder overzichtelijk. In dit artikel vind je tien redenen waarom je de boekhouding beter niet in Excel kunt doen. In plaats daarvan kun je het best gebruik maken van een boekhoudprogramma dat hier speciaal voor ontworpen is. Een boekhoudprogramma is niet alleen overzichtelijker, maar zal de benodigde berekeningen ook automatisch voor je uitvoeren. Voorbeelden van boekhoudprogramma’s zijn:

 
3. Verwerk alle facturen, offertes en bonnetjes in de software

Stap 3: Verwerk alle facturen, offertes en bonnetjes in de software

Heb je voor een boekhoudpakket gekozen dat bij jou past? Dan is het gebruiken hiervan zeer eenvoudig. Bewaar alle facturen, offertes en bonnen goed. Deze kun je in de software verwerken, waarna de software de benodigde berekeningen voor je uit zal voeren en de opmaak zal verzorgen.


Stap 4: Digitaal aangifte doen

Doordat de boekhoudsoftware de opmaak van de aangiften helemaal voor je verzorgt, is het gemakkelijk om digitaal aangifte te doen. Vanuit sommige boekhoudsoftware is het mogelijk om direct digitaal aangifte te doen. Wanneer dit niet mogelijk is vanuit jouw boekhoudprogramma, dan kun je de aangifte uploaden naar een portaal van de belastingdienst, namelijk “Mijn Belastingdienst Zakelijk”.

Welke boekhoudsoftware past bij jou?

Veel mensen beslissen uiteindelijk om gebruik te maken van een boekhoudsoftware, dit is erg begrijpelijk. Wel is het van belang dat je de juiste boekhoudsoftware gebruikt en dat je met je bedrijf kunt bouwen op deze software. Om deze keuze makkelijker voor je te maken, hebben wij een programma op onze site staan waarmee je alle boekhoudsoftware kan vergelijken. Deze vergelijker hebben wij zo ingericht dat hij aan de hand van jouw wensen en bedrijf het beste programma voor je selecteert! Op die manier weet je zeker dat je de juiste boekhoudsoftware gebruikt en wordt het zelf doen van de boekhouding een stuk eenvoudiger!

Veelgestelde vragen over boekhouding

Binnen de boekhouding zijn er een aantal vragen die vaak terugkomen, hieronder vijf veelgestelde vragen met antwoorden:

Hoelang moet ik mijn administratie bewaren?

Elke ondernemer is wettelijk verplicht om zijn administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Gegevens over rechten en onroerende zaken moeten 10 jaar bewaard worden. Wel kan er met de belastingdienst worden afgesproken om kortere bewaartermijnen te hanteren. Voor de basisgegevens zoals debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie zijn geen kortere bewaartermijnen mogelijk.

Mag ik mijn boekhouding digitaal bewaren?

Een vraag die vaak terugkomt, is hoe je de boekhouding moet/mag bewaren. De vuistregel hiervoor is dat je de gegevens uit de administratie in de originele vorm, dus hoe jij ze hebt gekregen, bewaart. Wel is het mogelijk om computerbestanden af te drukken, zodat je de administratie ook in papiervorm hebt. Het is geen slecht idee om je administratie zowel digitaal als op papier te bewaren. Op deze manier zal je administratie nooit verloren gaan als je problemen hebt met je computer.

Is zelf de boekhouding doen ingewikkeld?

Het zelf doen van de boekhouding kan ingewikkeld zijn. Echter, met enige discipline is het jezelf aan te leren. Om de fijne kneepjes het vak te leren zul je wel lang bezig zijn. Bovendien kan het ook een tijdrovende taak zijn. Gelukkig kan elke ondernemer tegenwoordig gebruik maken van ondersteunende software. Dit zal je veel minder tijd kosten en is ontzettend eenvoudig. Door gebruik te maken van de juiste software, zal je maandelijks veel minder uren kwijt zijn aan de boekhouding.

Moet ik btw in rekening brengen?

Wanneer jij zelf btw-plichtig bent, is het van belang dat je btw in rekening brengt. Ook wanneer je klant niet btw-plichtig is, zul je de btw in rekening moeten brengen. De btw-plicht hangt af van de goederen en/ of de diensten die je verkoopt en staat los van de klanten. Een simpel voorbeeld om dit te onthouden is wanneer je naar de supermarkt gaat. Je koopt producten en het bedrag dat je hebt betaald is inclusief btw. Jij (de klant) bent niet btw-plichtig, maar de supermarkt is dit wel.

Is een auto op de zaak voordelig?

Dit hangt af van vele factoren, het antwoord verschilt per situatie. Zo veranderen de fiscale regels rondom dit onderwerp regelmatig. Of een auto op de zaak gunstig is in jouw situatie kan nu dus anders zijn dan over twee jaar bijvoorbeeld. Het is van belang dat je, voordat je deze keuze maakt, in de gaten houdt welke regels er op het moment van toepassing zijn. Daarnaast is dit afhankelijk van de kosten die je maakt, het type auto en nog veel meer factoren. Zo kun je met een elektrische auto op de zaak wellicht een subsidie aanvragen.

Heb jij nog een vraag? Stel hem gerust!

Waarom je niet in Excel moet boekhouden | 10 nadelen en meer

waarom je niet in excel moet boekhouden

Boekhouden in Excel, veel startende ondernemers kiezen ervoor vanwege de lage kosten. Er zijn veel Excel nadelen die je oplost door gebruik te maken van praktische boekhoudsoftware. Zo zit er veel meer tijd en risico in het gebruik van Excel dan je in eerste instantie zou denken. Kies voor boekhoudsoftware om de boekhouding in bij te houden en je zult merken dat je minder fouten maakt, veel tijd overhoud en een stuk minder risico loopt met de administratie. Dit zijn de nadelen van een administratie Excel. 

Veel tijd kwijt 

Wanneer je het Microsoft-programma gebruikt om jouw administratie op orde te krijgen ben je gigantisch veel tijd kwijt. Zo moet je iedere factuur die binnenkomt en alle kosten die je maakt handmatig invoeren. Ook is er geen gebruiksvriendelijke app zodat je de bonnetjes gemakkelijk kunt inscannen maar moet je dit allemaal handmatig verwerken. Hierbij loop je ook het risico dat je niet alle informatie meer terug kunt vinden omdat dit nog ergens in de mail staat. Hierdoor kun je belastingvoordeel mislopen omdat je geen compleet overzicht hebt van de kosten. Wanneer je gebruikmaakt van boekhoudsoftware voor de boekhouding heb je dit probleem niet. Je verwerkt automatisch alle facturen en transacties en hebt hier verder geen omkijken meer naar. Dit gebeurt door middel van een uniek e-mailadres dat je koppelt aan je account.

Geen automatische back-ups 

Een ander groot nadeel van een Excel boekhouding is dat jouw gegevens niet veilig zijn wanneer je pc crashed of als je gehacked wordt. Je hebt een bewaarplicht en moet minimaal 7 jaar jouw gehele boekhouding bewaren. Als je deze gegevens kwijt bent heb je een serieus probleem. Boekhoudsoftware zorgt voor automatische back-ups en veiligheid van je gegevens. 

Zeer veel kennis nodig 

Excel is helemaal niet zo gebruiksvriendelijk als veel mensen denken. Zo moet je alle formules weten om jouw boekhouding optimaal te kunnen verwerken en wat tijd te besparen. Maar wat als er ergens een fout in een formule zit en je een error krijgt? Dit moet je zien op te lossen, wat zeer veel tijd kan kosten, als het je al lukt. Ook moet je het programma vanaf het begin goed opzetten want anders kan het op een later moment extreem veel werk zijn om alle informatie goed te ordenen. Onlinesoftware voor de boekhouding is zeer gebruiksvriendelijk en je hebt hier geen kennis voor nodig. 

Niet te koppelen met externe systemen 

Je kunt je Excel boekhouding niet koppelen aan externe systemen. Hierdoor is er bijna geen automatisering mogelijk. Zo kun je niet automatisch banktransacties importeren, het bestand koppelen aan iDeal of aan Belastingdienst om zo vervolgens vanuit je boekhoudsoftware gelijk elektronisch btw-aangifte kan doen. Ook in dit geval is boekhoudsoftware een betere keuze omdat deze goed samenwerkt met externe systemen. 

Handmatig btw-aangifte 

De btw-aangifte moet helemaal handmatig als je in Excel werkt. Hierdoor is het niet alleen gevoeliger voor fouten maar kost de btw-aangifte je ieder kwartaal onnodig veel tijd. Boekhoudingsoftware maak het mogelijk om door enkele klikken elektronisch aangifte doen.

Elektrisch BTW aangifte doen
In Moneybird Elektronisch aangifte doen

Hoog risico op fouten 

In Excel is het onmogelijk om offertes en facturen gelijk in je boekhouding te verwerken en dit proces te automatiseren. Ook ontvang je geen melding als je een fout maakt omdat je bijvoorbeeld per ongeluk twee keer dezelfde factuur verwerkt. Wanneer je werkt met software voor de boekhouding kun je alle facturen naar een uniek email adres sturen waardoor deze automatisch in je boekhouding worden verwerkt. Zo voorkom je fouten. Ook geeft de software een melding in het geval van een error of fout, bijvoorbeeld wanneer je je btw-aangifte dreigt te vergeten of vergeet om btw te vermelden op facturen of offertes. 

Geen goed overzicht van je financiële status 

Je boekhouding is meer dan alleen de inkomsten en uitgaven op een rijtje. Zo wil je af en toe het overzicht van een maand, kwartaal of jaar duidelijk in beeld. Wanneer je doet aan Excel boekhouden moet dit allemaal handmatig. Ook heb je geen inzicht in de balans. Het kan zijn dat je hierdoor voor onverwachte situaties komt te staan. Dit overzicht kun je in speciale software voor de boekhouding wel zeer goed bewaren. 

Geen rechten kunnen verlenen aan de boekhouder 

Als je ook werkt met een boekhouder kun je deze geen rechten verlenen. Hij kan dus al jouw informatie inzien in je administratie Excel, zonder dat jij daar toezicht op hebt. Ook kan je boekhouder je een stuk minder makkelijk support verlenen van een afstand dan wanneer je gebruik maakt van boekhoudsoftware om te boekhouden. Een boekhouder kan echt van meerwaarde zijn omdat deze expert weet van welke aftrekposten je gebruik kunt maken en je op nog meer manieren kan helpen om fiscaal voordeel te behalen. Heb je nog geen boekhouder? Stuur dan een mail naar [email protected] met wat voor soort boekhouder je opzoek bent. 

Geen gebruiksvriendelijke app 

Waarschijnlijk ben jij veel onderweg. Het is makkelijk als je deze tijd kunt benutten om je boekhouding direct bij te werken en bijvoorbeeld gelijk na een zakenlunch je bonnetjes kunt verwerken. Dit is dus met de Excel app heel lastig of bijna niet te doen. De app van je boekhoudsoftware geeft je direct inzicht in je financiële status en kun je gewoon op je telefoon facturen en offertes maken. 

Minder tijd om te ondernemen 

Misschien wel het grootste nadeel van alle Excel nadelen: je bent veel te veel tijd kwijt aan je boekhouding omdat je aan het klooien bent in het programma. Hierdoor heb je veel minder tijd en focus op je onderneming. Dat kan zorgen tot meer stress en oververmoeidheid. Wat je nodig hebt, is overzicht en gebruiksgemak. 

Kies voor boekhoudsoftware 

Je hebt gelezen welke nadelen er allemaal zitten aan Excel boekhouden. Deze nadelen kun je eenvoudig wegnemen door over te stappen op een boekhoudsoftware-pakket. Je houdt meer tijd over, hebt altijd het overzicht, loopt minder risico om fouten te maken of belangrijke facturen kwijt te raken en kunt met één druk op de knop de btw-aangifte doen. Daarnaast is de software echt niet duur in gebruik én zijn dit kosten die je weer af kunt trekken van je omzet, waardoor je hier geen belasting over betaald. Waar twijfel je nog aan? 

Welke boekhoudsoftware-pakket past bij jou? 

Welke software het best bij jou past hangt af van je wensen en je onderneming. Er is een gigantische keuze. Door onze boekhoudsoftware vergelijker krijg je alle boekhoudsoftware aanbieders op een rijtje. Met ons filtersysteem kan je precies aanvinken wat voor soort onderneming je hebt, waar de software aan moet voldoen en krijg je gelijk te zien welke boekhoudsoftware bij jou past. De meeste software hoef je niet eens gelijk te betalen. Vaak kun je gebruikmaken van een gratis proefperiode zodat je er zelf achter kunt komen of de software bij je past. Je loopt dus geen enkel risico en kunt de meeste pakketten vrijblijvend uitproberen.