De boekhouding is iets waar veel ondernemers tegenaan lopen. Het is een belangrijk onderdeel van ondernemen, maar brengt ook veel moeilijkheden met zich mee. Zo is het van belang dat de boekhouding beschikt over de juiste structuur, maar is dit niet voor iedereen even makkelijk haalbaar. Gelukkig zijn er ook mogelijkheden om hier hulp in te krijgen. Zo kun je de hulp van een boekhouder inschakelen, maar daarnaast ook gebruik maken van gebruiksvriendelijke software. Beide keuzes hebben voordelen, maar om hier een keuze tussen te kunnen maken is het allereerst van belang om te weten wat de boekhouding precies inhoudt. In dit artikel zal er dan ook uitgebreid worden uitgelegd wat de boekhouding precies inhoudt en hoe je de boekhouding gemakkelijker kunt (laten) verzorgen.
Wat houdt de boekhouding precies in?
Het overzichtelijk en netjes houden van de administratie wordt in het kort gezien als de boekhouding. Wanneer je er wat dieper op ingaat kom je er gauw achter dat er toch een hele hoop bij komt kijken en het makkelijker gezegd is dan gedaan. De boekhouding bestaat dan ook uit een aantal belangrijke punten, namelijk:
De verkoopfacturen: Wanneer je een verkoop hebt gedaan moet je beschikken over een verkoopfactuur. Een verkoopfactuur is een format waar de belastingdienst enkele eisen aan stelt. Zo moet er in een verkoopfactuur een unieke chronologische factuurnummering aanwezig zijn, de factuurdatum moet worden vermeld, het bedrag moet erop staan en het btw-tarief moet goed vermeld worden.
De inkoopfacturen: naast het verkopen doe je als ondernemer in bijna alle gevallen ook inkopen. Wanneer je een aankoop doet, is het van belang dat je hier een inkoopfactuur van krijgt. Dit is vaak een soort bonnetje waar de verplichte gegevens die nodig zijn voor een goede boekhouding opstaan.
Kassabonnen: naast de inkoop- en verkoopfacturen beschik je als winkel vaak ook over veel kassabonnen. Net als de inkoop- en verkoopfacturen is het van belang dat je deze opneemt in de boekhouding.
Bankafschriften: doordat tegenwoordig een groot gedeelte van de geldstroom via de bank gaat, is het belangrijk dat ook de bankafschriften in orde zijn. Deze uitgaven en inkomsten moet je kunnen verantwoorden met facturen.
Offertes/contracten/overeenkomsten: een ander belangrijk punt waar aandacht aan besteedt moet worden zijn de offertes, contracten en overeenkomsten. Deze middelen verantwoorden namelijk bepaalde daden en zorgen ervoor dat wat dat jij doet rechtsgeldig is. Het is van groot belang dat deze gegevens nauwkeurig worden opgeslagen.
Urenregistratie: bij een goede boekhouding is de urenregistratie netjes verwerkt. In de urenregistratie worden het aantal gewerkte uren per persoon die werkzaam is voor het bedrijf geregistreerd. Met die gegevens wordt er een loonstrook opgesteld.
Reiskosten: ongeacht de grootte het bedrijf worden er kosten gemaakt met betrekking tot reizen. Wanneer personeel reist, is het van belang dat dit goed voor hen is geregeld. Naast dat dit voor het personeel goed geregeld moet zijn, is het ook belangrijk dat je de reiskosten op de juiste manier in de administratie verwerkt.
Belastingaanslagen: Een ander belangrijk punt binnen de boekhouding zijn de belastingaanslagen, deze zijn op te splitsen in omzetbelasting, inkomstenbelasting en de zorgverzekeringswet. Al deze belastingaanslagen hebben een eigen specifiek tarief. Het is van belang dat deze gegevens goed bijgehouden worden. Dit om te voorkomen dat je in een later stadium schrikt van een enorm bedrag dat er open staat.
Rittenadministratie: Bij veel bedrijven zijn er auto’s van de zaak aanwezig. Hierbij is het van belang dat er bij elk individueel voertuig een rittenadministratie aanwezig is.
Agenda: een goede agenda met betrekking tot inkomsten en uitgaven is belangrijk voor de bedrijfsstructuur.
Personeelsadministratie: Belangrijke persoonsgegevens zullen bewaard moeten worden in een systeem waar een bepaald aantal mensen bij kan. Het is van belang dat dit zorgvuldig gebeurd en de privacy op geen enkele manier geschonden wordt.
Waarom is de boekhouding zo belangrijk?
Veel ondernemers vragen zich af waarom alles nou zo overzichtelijk bewaard moet worden. In eerste instantie lijkt dit een hoop extra werk, maar wanneer je er met een andere blik naar kijkt, zie je dat het eigenlijk best handig is om de boekhouding overzichtelijk te hebben. Een overzichtelijke boekhouding zorgt er namelijk voor dat je goed weet waar je aan toe bent en dus niet voor (te veel) verrassingen komt te staan. Daarnaast geeft een goede boekhouding je de kans om te onderzoeken waarop je als bedrijf zijnde kunt besparen. Wanneer je de boekhouding zelf goed op orde hebt, scheelt dit je ook een hoop geld. Wanneer je de boekhouding door een expert laat verzorgen, kun je immers een hoog uurtarief verwachten. Om die reden kan het dan ook zeker interessant zijn om eens een kijkje te nemen naar de vele mogelijkheden die er zijn rondom het doen van je eigen boekhouding.
Zelf de boekhouding doen of uitbesteden aan een boekhouder?
Zoals in deze tekst staat omschreven kan het op orde houden van de boekhouding veel werk zijn. Er moet aan alles gedacht worden en er kan al snel wat vergeten worden. Onder andere door die reden kiezen veel ondernemers ervoor om de boekhouding voor ze te laten doen. Wanneer je dit voor je laat doen weet je vaak zeker dat het met de boekhouding wel goed zit. Echter, wanneer je je enigszins verdiept in de boekhouding kom je erachter dat dit ook zelf te doen is. Wanneer je bijvoorbeeld een kleine onderneming hebt, hoeft dit zeker niet moeilijk te zijn. Naast dat er veel over boekhouding valt te vinden op het web kun je ook gebruik maken van een bepaalde software. Door deze software is het voor de ondernemer een stuk gemakkelijker om de boekhouding op orde te houden. Ook kunnen wij je in contact brengen met een goede boekhouder. Wanneer je een mailtje stuurt naar [email protected] krijg je bij een halfjaar contract 1 maand gratis.
De voordelen van een boekhouder
Wanneer je de boekhouding voor je laat doen, geeft dit enkele voordelen. Als je de boekhouding door een extern partij laat doen geeft dit je de kans om jouw kostbare tijd aan iets anders te besteden. Zo kun je de tijd die je overhoudt spenderen aan andere belangrijke onderdelen van het ondernemen zoals de inkopen en verkopen. Naast dat je meer tijd overhoudt, werpt een boekhouder toch weer een andere blik op je financiële situatie. Zo geeft een boekhouder vaak advies over hoe iets anders of beter zou kunnen. Een ander groot voordeel van het in zee gaan met een boekhouder is dat zij veel kennis hebben op het gebied van ondernemen en boekhouden. Zij kunnen jou helpen met het opbouwen van het bedrijf. Vooral wanneer je een belangrijke financiële beslissing maakt, is het fijn om advies te krijgen van een expert.
De voordelen van zelf de boekhouding doen
Naast dat het veilig kan zijn om in zee te gaan met een boekhouder, kan het ook enorm lonen om de boekhouding zelf te doen. Zo zorgt het zelf doen van de boekhouding voor meer structuur en extra inzichten. Jij bent namelijk degene die ervoor moet zorgen dat de boekhouding in orde is. Tijdens het verwerken van de boekhouding kom je wellicht bepaalde uitgaven tegen die veel hoger uitvallen dan dat je vooraf had verwacht. Je kunt hier dan deze uitgaven dan bijhouden en zelf beslissen wat je ermee wilt doen. Naast de voordelen van zelf inzicht hebben te hebben over de geldstroom binnen je bedrijf, kan het je ook een hoop geld schelen. Het gemiddelde uurtarief van een boekhouder is aan de hoge kant en wanneer je boekhouding echt niet op orde is gaan hier zeker veel uurtjes in zitten. Naast dat het voordelig is om zelf de boekhouding te doen, hoeft het niet ingewikkeld te zijn. Er zijn namelijk bepaalde systemen op de markt die je volledig door de boekhouding heen helpen. Deze boekhoudservice zorgt ervoor dat je niet onnodig veel tijd kwijt bent aan de boekhouding. Als ondernemer ben je immers al druk genoeg!
Hoe zet je een boekhouding op?
Het verzorgen van je eigen boekhouding is relatief eenvoudig zodra je de juiste stappen kent. Door de stappen hieronder te volgen kun jij je boekhouding gemakkelijk zelf verzorgen.
Stap 1: Op een zakelijke rekening
Heb je nog geen zakelijke rekening? Dan is het openen van een zakelijke rekening de eerste stap. Als zelfstandig ondernemer is het niet verplicht om een zakelijke rekening te openen, maar het maakt je financiën wel een stuk overzichtelijker. Bovendien oogt je factuur ook een professioneler als je gebruik maakt van een zakelijke rekening.
Stap 2: Kies software die bij je past
Het is mogelijk om je boekhouding in Excel te doen, maar dit raden we je af. Excel kost je meer tijd en is minder overzichtelijk. In dit artikel vind je tien redenen waarom je de boekhouding beter niet in Excel kunt doen. In plaats daarvan kun je het best gebruik maken van een boekhoudprogramma dat hier speciaal voor ontworpen is. Een boekhoudprogramma is niet alleen overzichtelijker, maar zal de benodigde berekeningen ook automatisch voor je uitvoeren. Voorbeelden van boekhoudprogramma’s zijn:
Stap 3: Verwerk alle facturen, offertes en bonnetjes in de software
Heb je voor een boekhoudpakket gekozen dat bij jou past? Dan is het gebruiken hiervan zeer eenvoudig. Bewaar alle facturen, offertes en bonnen goed. Deze kun je in de software verwerken, waarna de software de benodigde berekeningen voor je uit zal voeren en de opmaak zal verzorgen.
Stap 4: Digitaal aangifte doen
Doordat de boekhoudsoftware de opmaak van de aangiften helemaal voor je verzorgt, is het gemakkelijk om digitaal aangifte te doen. Vanuit sommige boekhoudsoftware is het mogelijk om direct digitaal aangifte te doen. Wanneer dit niet mogelijk is vanuit jouw boekhoudprogramma, dan kun je de aangifte uploaden naar een portaal van de belastingdienst, namelijk “Mijn Belastingdienst Zakelijk”.
Welke boekhoudsoftware past bij jou?
Veel mensen beslissen uiteindelijk om gebruik te maken van een boekhoudsoftware, dit is erg begrijpelijk. Wel is het van belang dat je de juiste boekhoudsoftware gebruikt en dat je met je bedrijf kunt bouwen op deze software. Om deze keuze makkelijker voor je te maken, hebben wij een programma op onze site staan waarmee je alle boekhoudsoftware kan vergelijken. Deze vergelijker hebben wij zo ingericht dat hij aan de hand van jouw wensen en bedrijf het beste programma voor je selecteert! Op die manier weet je zeker dat je de juiste boekhoudsoftware gebruikt en wordt het zelf doen van de boekhouding een stuk eenvoudiger!
Veelgestelde vragen over boekhouding
Binnen de boekhouding zijn er een aantal vragen die vaak terugkomen, hieronder vijf veelgestelde vragen met antwoorden:
Hoelang moet ik mijn administratie bewaren?
Elke ondernemer is wettelijk verplicht om zijn administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Gegevens over rechten en onroerende zaken moeten 10 jaar bewaard worden. Wel kan er met de belastingdienst worden afgesproken om kortere bewaartermijnen te hanteren. Voor de basisgegevens zoals debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie zijn geen kortere bewaartermijnen mogelijk.
Mag ik mijn boekhouding digitaal bewaren?
Een vraag die vaak terugkomt, is hoe je de boekhouding moet/mag bewaren. De vuistregel hiervoor is dat je de gegevens uit de administratie in de originele vorm, dus hoe jij ze hebt gekregen, bewaart. Wel is het mogelijk om computerbestanden af te drukken, zodat je de administratie ook in papiervorm hebt. Het is geen slecht idee om je administratie zowel digitaal als op papier te bewaren. Op deze manier zal je administratie nooit verloren gaan als je problemen hebt met je computer.
Is zelf de boekhouding doen ingewikkeld?
Het zelf doen van de boekhouding kan ingewikkeld zijn. Echter, met enige discipline is het jezelf aan te leren. Om de fijne kneepjes het vak te leren zul je wel lang bezig zijn. Bovendien kan het ook een tijdrovende taak zijn. Gelukkig kan elke ondernemer tegenwoordig gebruik maken van ondersteunende software. Dit zal je veel minder tijd kosten en is ontzettend eenvoudig. Door gebruik te maken van de juiste software, zal je maandelijks veel minder uren kwijt zijn aan de boekhouding.
Moet ik btw in rekening brengen?
Wanneer jij zelf btw-plichtig bent, is het van belang dat je btw in rekening brengt. Ook wanneer je klant niet btw-plichtig is, zul je de btw in rekening moeten brengen. De btw-plicht hangt af van de goederen en/ of de diensten die je verkoopt en staat los van de klanten. Een simpel voorbeeld om dit te onthouden is wanneer je naar de supermarkt gaat. Je koopt producten en het bedrag dat je hebt betaald is inclusief btw. Jij (de klant) bent niet btw-plichtig, maar de supermarkt is dit wel.
Is een auto op de zaak voordelig?
Dit hangt af van vele factoren, het antwoord verschilt per situatie. Zo veranderen de fiscale regels rondom dit onderwerp regelmatig. Of een auto op de zaak gunstig is in jouw situatie kan nu dus anders zijn dan over twee jaar bijvoorbeeld. Het is van belang dat je, voordat je deze keuze maakt, in de gaten houdt welke regels er op het moment van toepassing zijn. Daarnaast is dit afhankelijk van de kosten die je maakt, het type auto en nog veel meer factoren. Zo kun je met een elektrische auto op de zaak wellicht een subsidie aanvragen.
Heb jij nog een vraag? Stel hem gerust!