Veel succesvolle ondernemers zijn ooit klein begonnen. Zij startten als een ZZP’er, waarna zij echter al snel een flinke groei door wisten te maken. Dit zorgde ervoor dat zij personeel aan moesten gaan nemen, waardoor zij géén ZZP’er meer waren.
Door personeel aan te nemen, kun je ook jouw bedrijf flink laten groeien. Tegelijkertijd moet je ook met verschillende ontwikkelingen rekening houden: zo kun je niet meer alles zelf bepalen en heb je opeens rekening te houden met andere belanghebbenden.
Uiteraard moet je ook met bepaalde investeringen rekening gaan houden. Zo moet je jouw personeel gaan betalen, moet je pensioen voor jouw personeel af gaan dragen en moet je allerlei extra verzekeringen af gaan sluiten. Daarnaast moet je ook met de nodige administratieve handelingen rekening gaan houden; je moet bijvoorbeeld ook loonstroken voor jouw medewerkers gaan maken.
Hoe kun je nou het beste een loonstrook maken? Welke onderdelen moeten altijd op een loonstrook vermeld staan? En waar je moet rekening mee houden bij het maken van een loonstrook? De antwoorden op onder meer die vragen vind je in dit uitgebreide artikel terug! Met dit artikel bereiden we jou in ieder geval perfect voor op het aannemen van personeel.
Wat heb je nodig om een loonstrook te maken?
Als ondernemer zijnde ben je verplicht om jouw medewerkers een loonstrook te verschaffen. Deze loonstrook kun je digitaal aanleveren, maar je kunt de loonstrook ook per post naar jouw medewerkers toesturen. Bij het sturen van de loonstroken heb je in ieder geval met de privacywetgeving te maken, waarover later meer in dit artikel. Als je een loonstrook wilt maken, heb je in ieder geval meerdere dingen nodig:
1. Je hebt hier bij voorkeur een digitaal programma voor nodig zoals een salarisadministratie programma of een boekhoudprogramma.
2. Je moet alle salarisgegevens én contactgegevens van jouw medewerkers hebben
Wat hierbij het belangrijkste is? Dat is zonder twijfel het digitale programma. Alleen met bijvoorbeeld HRM software kun je loonstroken aan maken, kun je de loonstroken direct in jouw administratie opnemen en kun je eventueel ook met payroll aan de slag gaan.
Verderop in dit artikel laten we jou graag kennis maken met de beste software voor de HRM afdeling. Graag bespreken we eerst aan welke voorwaarden een loonstrook wettelijk gezien moet voldoen.
Wat moet er op een loonstrook vermeld worden?
Kun je een document met daarin alleen het salarisbedrag naar jouw medewerker sturen? Dat kan, maar het is niet conform de wetgeving. De wetgeving geeft namelijk aan dat verschillende gegevens te allen tijde op een loonstrook vermeld moeten staan:
1. Het brutoloon; dit moet altijd uitgedrukt in geld zijn
2. De opbouw of samenstelling van het loon; je kunt hierbij denken aan het basisloon plus aparte vermeldingen voor toeslagen, premies e.d.
3. De bedragen die je hebt verrekend; hierbij kun je denken aan pensioenpremie, bijtelling voor de auto etc.
4. De vakantiebijslag; dit is standaard 8% van het brutoloon
5. Aantal uren; hoeveel uren zijn er in het contract van de medewerker opgenomenHeeft de medewerker in de betreffende maand meer uren gemaakt? Dan kun je deze overuren ook op de loonstrook vermelden, indien je deze overuren uit gaat betalen.
6. Het wettelijke minimumloon; dit is simpelweg een verplichting vanuit de Belastingdienst.
7. De periode waar de loonstrook betrekking op heeft; dit kan bijvoorbeeld van 01-02 tot en met 28-02 zijn. In de meeste gevallen betaal je salaris per maand uit, maar je kunt het salaris ook per 4 weken uitkeren.
8. De naam van jouw onderneming + de naam van de werknemer
Al deze gegevens moeten standaard op een loonstrook aanwezig zijn. Uiteraard is het mogelijk om de loonstrook nog uit te breiden met meer gegevens. Zo kun je onder meer het BSN-nummer, eventuele verzekeringen, de verrekende arbeidskorting en de loonheffingskorting op de loonstrook vermelden. Dit is echter géén wettelijke verplichting.
Voorbeeld Loonstrook
Het maken van een factuur met salarisadministratie software
Naarmate jouw bedrijf begint te groeien, krijg je ook met meer en meer interne afdelingen te maken. Als je meer en meer personeel aan gaat nemen, is bijvoorbeeld een HR afdeling van onmisbaar belang. De medewerkers van jouw HR afdeling kunnen vervolgens maar op één manier hun werk uitvoeren: met de juiste HR software.
Hedendaags kun je uit allerlei verschillende soorten HR software systemen kiezen. Als je specifiek een software voor de loonstroken wenst te hebben, kun je het beste voor een salarisadministratie software systeem kiezen. In onze ogen is het echter verstandiger om voor een uitgebreid HR software systeem te kiezen; daarmee weet je immers ook andere personeel gerelateerde zaken uit te voeren.
In de salarisadministratie software kun je vervolgens een vast sjabloon aan gaan maken. Dit vaste sjabloon vormt eigenlijk de opbouw van jouw loonstrook; het enige wat de software vervolgens doet, is alle velden per werknemer in te vullen.
Dit kan de software echter niet volledig automatisch. Nee, je moet zelf invullen wat het uurloon van de betreffende werknemer is, welke afspraken er zijn gemaakt en welke bedragen er verrekend worden. Als je een perfecte loonstrook wilt maken, moet je er dus zelf voor zorgen dat alle afspraken en bedragen perfect in de salarisadministratie software ingevuld worden.
Wat is de beste salarisadministratie software?
Wil jij graag de loonstroken op een snelle en makkelijke manier aanmaken? Dan is het handig om te investeren in een salarisadministratie software systeem. Voor welk systeem je daarbij het beste kunt kiezen? Wij zijn onder meer over de hieronder genoemde salarisadministratie software systemen zeer te spreken:
Employes: wil jij salaris, HR en verlof onder één dak gaan regelen? Dan is het aan te raden om te kijken naar de software van Employes. Deze software blinkt uit op het gemak van eenvoud en de relatief lage kosten!
AFAS Software – dit is zonder twijfel de meest complete HRM software. Met dit softwarepakket kun je niet alleen snel een loonstrook maken, maar je kunt ook bijvoorbeeld alle personeelsmutaties bijhouden. AFAS Software wordt niet voor niets door onwijs veel (Nederlandse) bedrijven gebruikt!
Exact – ook het Nederlandse softwarebedrijf Exact heeft een interessant HR software systeem op de markt gebracht. Ook met dit systeem maak je in een handomdraai volledig kloppende loonstroken aan. Ook alle overige personeelszaken kun je perfect via dit systeem gaan regelen.
