Is het zo dat je lukraak alle zakelijke kosten van jouw winst af mag trekken? Nee, dat is zeker niet het geval. Sommige kosten vallen namelijk onder de noemer ‘representatiekosten’. Deze kosten mogen niet voor 100% van de winst afgetrokken, maar mogen wel deels van de winst afgetrokken worden.
Voor elke ondernemer is het goed om op de hoogte te zijn van alle regels met betrekking tot de representatiekosten. Je doet dan immers alles volgens het boekje, terwijl je ook nog van een fiscaal gunstige winst kunt genieten. Hoe dit precies zit, vertellen wij je graag in dit artikel.
Hoe dit dan precies werkt? Nou, de Belastingdienst heeft hier richtlijnen vooropgesteld. Desalniettemin is het een behoorlijk grijs gebied; hier bestaat dan ook de nodige discussie over. Wij willen je graag het volgende aanraden: neem nooit onnodig risico. Mocht je er niet zeker van zijn of bepaalde kosten representatiekosten zijn, kun je hierover uiteraard altijd contact opnemen met de Belastingdienst.
Waaronder vallen representatiekosten?
Is het mogelijk om bepaalde kosten aan te wijzen als ‘representatiekosten’? Nee, zo helder is de wetgeving hieromtrent helaas niet. Voor de Belastingdienst is het namelijk bijzonder lastig om aan te wijzen welke kosten wél onder de representatiekosten vallen. Gelukkig heeft men wel een lijst opgesteld met daarin kosten die mogelijk aftrekbaar zijn:
- Relatiegeschenken in de vorm van voedsel, drank en genotmiddelen
- Representatie, congressen, seminars en studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten)
Voorbeelden van representatiekosten
Onder de noemer ‘representatiekosten’ vallen behoorlijk veel verschillende soorten kosten. De hierboven genoemde reis- en verblijfkosten + de relatiegeschenken kennen eigenlijk de meest ingewikkelde regels. Er zijn daarnaast ook veel representatiekosten die je voor de volle 100% van je winst af mag trekken:
- Kosten voor zakelijke telefoongesprekken vanuit huis
- Vakliteratuur
- Werkkleding, indien de kleding aan de eisen voldoet
- Aktetassen en dergelijke
- Zakelijke reiskosten openbaar vervoer, vliegtuig en taxi
Daarnaast zijn er ook representatiekosten die je voor 0% van de winst af mag trekken. Of beter gezegd: die mag je sowieso niet van jouw fiscale winst aftrekken. Het gaat daarbij onder meer om de volgende kosten:
- De werkruimte thuis; hier bestaan wel enige uitzondering op, check daarvoor de website van de Belastingdienst
- Telefoonabonnement van thuis
- Algemene literatuur
- Kleding; alle kleding die niet onder de noemer ‘werkkleding’ valt
- Producten ten behoeve van persoonlijke verzorging
- Apparatuur en instrumenten die niet tot het ondernemingsvermogen behoren
- Geldboeten
- Vaartuigen voor representatieve doeleinden
Maak je met jouw zakelijke auto ook privé kilometers? Of doe je juist het omgekeerde? Voor beide situaties gelden specifieke voorwaarden, waarover je op onze website veel informatie kunt vinden.
Bron: Belastingdienst
Kun je representatiekosten aftrekken?
Of je representatiekosten af kunt trekken, is dus volledig afhankelijk van het soort kostenpost. Enkele van de hierboven genoemde kostenposten kun je gewoon voor de volle 100% van jouw fiscale winst aftrekken. Je kunt hierbij denken aan speciale vakliteratuur, aan werkkleding en aan kosten die je kwijt bent aan telefoongesprekken vanuit jouw huis met de huistelefoon.
Daarnaast bestaan er ook de nodige kosten die je helemaal niet van jouw fiscale winst af mag trekken. Ook van deze kosten heb je in bovenstaand rijtje enkele voorbeelden kunnen vinden.
Daarnaast wordt bij sommige representatiekosten ook nog een grensbedrag van 4.700 euro gehanteerd. Alle kosten die onder deze drempel vallen, mag je voor 80% aftrekken voor de inkomstenbelasting en voor 73,5% aftrekken voor de vennootschapsbelasting. Het gaat hierbij om de relatiegeschenken en de kosten die je in het buitenland/binnenland maakt voor bijvoorbeeld een congres of studiereis, inclusief de reis- en verblijfkosten (zie hierboven).
Wat nou als je met jouw bedrag boven de 4.700 euro komt? Dan mag je het bedrag boven deze drempel niet meer van jouw winst aftrekken. Je kunt dus van een fiscaal voordeel van maximaal 4.700 euro genieten, rekening houdend met de hierboven genoemde percentages.
Ps. met genotmiddelen worden in dit geval onder meer sigaretten en sigaren bedoeld. Weet je niet 100% zeker of bepaalde producten onder de noemer ‘genotmiddelen’ vallen? Neem voor de zekerheid contact op met de Belastingdienst.
Hoe verwerk je representatiekosten in je administratie?
Als ondernemer zijnde is het interessant om zoveel mogelijk zakelijke kosten te maken. Daarmee weet je de winst te drukken, waardoor je minder belasting hoeft te betalen. Zoals je in dit artikel hebt kunnen lezen, kun je echter niet lukraak alle gemaakte kosten van jouw fiscale winst aftrekken.
Heb je representatiekosten gemaakt die wél fiscaal aftrekbaar zijn? Dan is het aan te raden om onderstaand stappenplan op te volgen voor het verwerken van deze kosten in jouw boekhouding/administratie:
Stap 1: kies een goed boekhoudprogramma uit
Voordat je jouw boekhouding op orde kunt brengen, moet je een goed boekhoudprogramma uitkiezen. Maak voor jezelf een goed vergelijk tussen de verschillende programma’s, waarbij je je niet volledig moet laten leiden door het prijskaartje. Ook de functies en mogelijkheden van het programma zijn essentieel.
Stap 2: verwerk alle facturen in het boekhoudprogramma
Vervolgens kun je alle facturen in het boekhoudprogramma gaan verwerken. Je kunt deze ook direct koppelen aan de juiste rubrieken/grootboekrekening; daarmee krijg je alleen maar meer inzicht in jouw boekhouding.
Stap 3: selecteer de representatiekosten
Heb je representatiekosten gemaakt die voor 100% aftrekbaar zijn? Dan is het in jouw boekhouding aan te raden om de facturen hiervan te selecteren. Vervolgens kun je in het boekhoudprogramma aangeven dat dit representatiekosten zijn. Dit kun je overigens ook doen bij representatiekosten die niet of deels aftrekbaar zijn.
Stap 4: klaar!
Het is nu aan het boekhoudprogramma om alle kosten op de juiste manier te verwerken. Niet alleen de transactie wordt op de juiste manier verwerkt, maar de kosten worden ook meegenomen in de verschillende financiële rapportages. Een kind kan de was doen met een goed boekhoudprogramma!
