Ben je als ondernemer actief? Dan krijg je met verschillende ‘bestanden’ te maken. Zo moet je offertes op gaan sturen naar (potentiële) klanten, moet je mogelijk opdrachtbevestigingen laten ondertekenen en moet je vervolgens een factuur sturen. Een terechte vraag hierbij is wat het verschil is tussen een offerte en een factuur. Op die vraag vind je in dit artikel een passend antwoord.
Daarbij geven wij je ook nog voorbeelden van een factuur en een offerte. Zeker dankzij deze voorbeelden krijg je een duidelijk beeld van het verschil tussen een offerte en een factuur.
Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?
Ben je in contact gekomen met een mogelijke potentiële klant? Dan vraagt deze klant mogelijk om een prijsopgave. Als jij een prijsopgave gaat doen, maak je daar een offerte voor. In deze offerte vermeld je wat je aan kunt bieden, tegen welke prijs je dit kunt doen en eventueel ook nog tegen welke voorwaarden. Deze offerte kun je vervolgens naar de potentiële klant mailen of per post sturen.
De offerte komt vervolgens bij de ontvanger op tafel te liggen. Gaat de ontvanger akkoord met jouw offerte? Dan heb je werk! Als je dit werk eenmaal gedaan hebt, kun je een factuur versturen. Op deze factuur staat welk werk je verricht hebt, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Deze factuur stuur je vervolgens naar jouw klant toe, waarna de klant de factuur kan voldoen.
Eigenlijk start het gehele traject dus met een offerte. Je kunt deze offerte puur zien als een prijsopgave; je laat de klant hiermee kennis maken met jouw prijsstelling en met de totale kosten. Als je het werk eenmaal uitgevoerd hebt, dien je daarvoor beloond te worden. Om het uiteindelijke bedrag te kunnen ontvangen, dien je hier een factuur voor te sturen.
Voorbeeld offerte
Zo, je weet nu precies het verschil tussen een offerte en een factuur. Eigenlijk valt of staat alles dus met de offerte die je in eerste instantie stuurt. Als de offerte naar wens van de potentiële klant is, heb je mogelijk direct een nieuwe opdracht binnengesleept.
Hieronder zie je een voorbeeld van een offerte. Op deze offerte staat de naam van jouw bedrijf, de naam van het ontvangende bedrijf en een complete uitwerking van het offertebedrag. Bovendien zie je aan de onderkant nog ruimte voor een handtekening. Als de potentiële klant akkoord met jouw offerte is, kan hij zijn handtekening onder de offerte zetten. Daarmee is eigenlijk een definitief akkoord voor de offerte gegeven.
Voorbeeld factuur
Voordat je een factuur kunt versturen, moet je eerst werk uitgevoerd hebben. Voordat je dit werk uitgevoerd kunt hebben, moet je eerst een offerte sturen. Eigenlijk kun je met een offerte dus het startsein geven voor inkomsten, waarna je met de factuur daadwerkelijk deze inkomsten binnen kunt slepen.
Hieronder zie je een voorbeeld van een factuur. Op deze factuur staan allemaal gegevens die verplicht benoemd moeten worden. Denk hierbij aan de naam van jouw onderneming, de naam van de onderneming van de ontvanger, KvK nummer, btw-nummer, de uitgevoerde werkzaamheden of geleverde diensten, het totaalbedrag, het btw-tarief en overige eisen. Welke eisen dit precies zijn, kun je op onze website vinden of op de website van de Belastingdienst.
Zoals je kunt zien, ziet een factuur er in ieder geval anders uit dan een offerte. Overigens is de hieronder staande factuur vrij eenvoudig opgesteld; je kunt de factuur volledig naar wens samenstellen en opmaken. Zo is het bijvoorbeeld wenselijk dat je jouw logo en huisstijl op/in de factuur gaat verwerken.
Hoe zet je een offerte om naar een factuur?
Ben je in contact gekomen met een potentiële klant? En wil je graag een offerte versturen? Dan kun je deze offerte in een handomdraai maken met een goed boekhoudprogramma. Dankzij dit programma kun je de offerte ook direct naar wens opmaken; inclusief jouw eigen logo bijvoorbeeld.
Maar, hoe zet je deze offerte vervolgens om naar een factuur? Daarvoor kun je het beste onderstaand stappenplan volgen:
Stap 1: maak de offerte volledig aan in het boekhoudprogramma
Allereerst is het zaak dat je de offerte volledig aanmaakt in het boekhoudprogramma. Dit betekent dat je echt alle velden in moet vullen, waarna je de offerte naar de potentiële klant kunt versturen.
Stap 2: wacht reactie van de klant af
Is de klant akkoord met jouw offerte? Dan ontvang je hierover bijvoorbeeld een mailtje met daarin de ondertekende offerte.
Stap 3: voer het werk uit
Het is nu de hoogste tijd om het werk daadwerkelijk uit te gaan voeren.
Stap 4: zet de offerte om naar een factuur
Vervolgens kun je de offerte moeiteloos omzetten naar een factuur. Als je voor een eenvoudig boekhoudprogramma gekozen hebt, kun je de offerte automatisch om laten zetten naar een factuur. Gemak dient de ondernemer!
Ben je nog op zoek naar een online boekhoudprogramma? Check dan direct onze vergelijker voor het vergelijken van de verschillende boekhoudprogramma’s!
