Als ondernemer ben je verplicht om jouw KvK nummer op een factuur te zetten. Maar, hoe zit dat nou als je geen KvK nummer hebt? Ben je dan ook in een staat om een factuur te versturen? Wij bespreken in dit artikel hoe je een factuur zonder KvK nummer kunt versturen.
Daarbij geven we ook aan waar je rekening mee moet houden. Als particulier zijnde heb je namelijk andere rechten en plichten dan een ondernemer. Lees er alles over in dit artikel en bereid je daarmee goed voor op het moment dat je een factuur moet gaan versturen.
Is het toegestaan om als particulier een factuur sturen?
Is het mogelijk om als particulier zijnde een factuur te sturen? Ja, het is mogelijk, maar je moet dan wel aan enkele eisen voldoen. Voldoe je niet aan deze eisen? Dan is de factuur ongeldig volgens de Belastingdienst. Zo moet je bijvoorbeeld op de factuur de volgende gegevens vermelden:
- Jouw bedrijfsnaam
- Jouw KvK nummer
- Jouw btw-nummer
Dit lijstje laat direct één ding duidelijk blijken: als particulier zijnde kun je niet een factuur sturen die wettelijk gezien geldig is. De eis van de Belastingdienst is immers dat je op de factuur altijd een bedrijfsnaam, KvK nummer en btw-nummer vermeldt. Indien je geen KvK inschrijving hebt, kun je dus ook geen wettelijke factuur versturen.
Vervang de factuur door kwitantie
Het is voor een particulier dus niet mogelijk om een wettelijke factuur te versturen. Hoe je dan alsnog een bepaald bedrag als particulier zijnde kunt factureren? Dat doe je met behulp van een kwitantie. Dit is een speciaal document dat voor particulieren ontwikkeld is.
Een kwitantie is eigenlijk een document dat je met een factuur kunt vergelijken. Ook op een kwitantie moet je namelijk vermelden welke goederen of diensten je geleverd hebt, hoeveel je geleverd hebt, voor welk bedrag en tussen welke partijen de overeenkomst geldt.
Met een kwitantie geef je eigenlijk het volgende aan: je hebt bepaalde goederen of diensten geleverd, maar je kunt hiervoor geen ‘echte’ factuur sturen. Met een ondertekende kwitantie verklaar je vervolgens dat het bedrijf de betaling heeft voldaan.
Hierbij gaat het wel om het woordje ‘ondertekend’. Wettelijk gezien is dat namelijk een verplichting waar elke kwitantie aan moet voldoen. Zoals je kunt lezen, heb je bij zowel facturen als bij kwitanties te maken met enkele wettelijke eisen. Voor een particulier is een kwitantie in ieder geval dé uitkomst.
Voorbeeld van een kwitantie
Wil je graag weten wat een kwitantie precies is? Dan verwijzen wij je graag naar onderstaand voorbeeld. Aan de linkerkant zie je een factuur afgebeeld staan, terwijl je aan de rechterkant een kwitantie afgebeeld ziet staan. Je ziet duidelijk de verschillen tussen een factuur en een kwitantie:
Hoe zit het met BTW en kwitanties?
Kun je als particulier zijnde ook BTW vermelden op een kwitantie? Nee, dat is absoluut niet mogelijk. Pas als je een geldig btw-nummer hebt, kun je een btw-bedrag op een factuur gaan vermelden. Indien je een geldig btw-nummer hebt, heb je echter ook een KvK nummer. In dat geval moet je dus sowieso al een factuur versturen in plaats van een kwitantie.
Als particulier zijnde heb je dan ook niks van doen met de BTW. Hoe dat zit met de ontvanger van de kwitantie? De ontvanger van de kwitantie kan de kosten in de boekhouding verwerken, maar kan geen BTW aftrekken. Er is namelijk géén sprake van BTW.
Ga je klusjes voor bedrijven als particulier zijnde uitvoeren? Dan ontvang je extra inkomsten, waarover je uiteraard wel belasting moet betalen. Het gaat hierbij om de zogeheten inkomstenbelasting.
Als je de aangifte van jouw inkomstenbelasting gaat doen, kun je op een gegeven moment aangeven dat je inkomsten uit overig werk hebt. Bij het invulveld daarvoor dien je het totale bedrag in te vullen dat je in het afgelopen jaar ontvangen hebt. Dat zijn dus de bedragen van alle kwitanties bij elkaar opgeteld. Over dat totaalbedrag ga je vervolgens, conform de belastingschijven, belasting betalen.
Wanneer inschrijven bij de Kamer van Koophandel?
Voer je op dit moment als particulier zijnde klusjes voor bedrijven uit? Weet je op die manier een extra zakcentje te verdienen? In sommige gevallen is het interessant om je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel.
Zo is het een feit dat je van aftrekposten kunt genieten, indien je een ondernemer bent. Concreet betekent dit dat je minder belasting hoeft te betalen.
Ook ben je als een echte ondernemer interessanter voor bedrijven. Voor bedrijven is het immers mogelijk om de betaalde BTW weer terug te vragen. Ook geven veel bedrijven sowieso de voorkeur aan het ontvangen van een factuur in plaats van een kwitantie.
Als je echter af en toe een klusje uitvoert, is het inschrijven bij de KvK onnodig. Eigenlijk is dat alleen maar zonde van je geld; het inschrijven kost immers ook 50 euro.
Hoe kun je een kwitantie maken en versturen?
Heb je afspraken met een bedrijf gemaakt? Ga je voor dit bedrijf bepaalde klussen uitvoeren? Dan is het zaak dat je een kwitantie naar dit bedrijf gaat sturen. Voor het maken en versturen van een kwitantie heb je twee mogelijkheden:
- Met een boekhoudprogramma of facturatieprogramma: in sommige boekhoudprogramma’s of Facturatieprogramma zoals die van Exact, Rompslomp of E-boekhouden kun je een complete kwitantie maken. Je kunt deze kwitantie naar eigen wens opstellen, waarna je alle benodigde gegevens in de kwitantie in kunt vullen. Handig, makkelijk en het ziet er ook nog eens fraai uit. Vervolgens kun je de kwitantie ook nog via het boekhoudprogramma direct naar jouw klant mailen.
- Met Excel: ook is het mogelijk om in Excel een eigen kwitantie te ontwerpen. Zorg er wel voor dat je hier heel scherp bij bent; een foutje is in Excel namelijk snel gemaakt. Ook moet je vervolgens de kwitantie goed opslaan en handmatig versturen naar de ontvanger.
Wat makkelijker is? Het is absoluut makkelijker om gebruik te maken van een eenvoudig boekhoudprogramma. Check direct onze vergelijker en kies het beste programma’s voor jouw kwitanties uit!
