Projectmanagement Methodieken – Wat is de beste PM manier?

Het werken aan een project wordt door veel managers én door veel werknemers als uitdagend ervaren. Het is immers een flinke uitdaging om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen, om het project op de wijze aan te vliegen en om het project in juiste banen te leiden.

Dat is zéker het geval als er meerdere projecten door elkaar heen lopen. Bij veel van deze projecten heb je mogelijk van doen met interne afdelingen en collega’s, maar je zit ook nog met externe leveranciers, met klanten en met bedrijven met wie je samenwerkt om het project tot een goed einde te brengen. 

Moraal van het verhaal; het is goed mogelijk dat je, gedurende het project, het overzicht kwijt gaat raken. Voor de projectmanager is het daarom van cruciaal belang dat hij/zij continue voor het gewenste overzicht zorgt. Dit overzicht moet niet alleen voor de projectmanager zelf duidelijk zijn, maar óók voor alle medewerkers die aan het project werken. Alleen door iedereen op één lijn te zetten, kan het project uiteindelijk naar wens afgerond gaan worden.

Voordat het zover is, krijgt het project ongetwijfeld met de nodige obstakels te maken. Om deze obstakels zoveel mogelijk te ontwijken, is het advies om met projectmanagement methodiek aan de slag te gaan. In dit artikel bespreken we graag wat de projectmanagement methodieken zijn, wat de beste methodiek is en hoe je deze verschillende methodieken het beste toe kunt passen. Daarbij leggen we de focus met name op (slimme) software, aangezien je juist met die software het gehele project een stuk makkelijker en overzichtelijker kunt maken!

Mede door die verschillen zijn niet alle projectmanagement methodieken geschikt voor bepaalde projecten. Je moet de methodiek echt op het project afstemmen en vice versa. Voordat je succesvol een project kunt gaan leiden, dien je dus een goede afweging te maken tussen de verschillende projectmanagement methodieken. Met dit artikel helpen we jou daar graag een handje bij!

In dit artikel bespreken we welke Projectmanagement Methodieken er bestaan, wat in onze ogen de beste variant is en hoe je de verschillende methodieken dient te gebruiken. Ook bespreken we nog voor wat voor soort projecten bepaalde methodieken wél en níet geschikt zijn.

In de afgelopen jaren zijn de projectmanagement methodieken behoorlijk populair geworden. Dit is niet alleen terug te zien in de toepassingen, maar ook zeker in de verschillende varianten die door de jaren heen bedacht en ontwikkeld zijn.

We kunnen in dit artikel echt alle methodieken gaan bespreken, maar dan ben je uren zoet om dit artikel volledig door te lezen. Wij hebben daarom besloten om ons uitsluitend op de vijf meest gebruikte projectmanagement methodieken te richten. In onderstaande rij vind je alvast welke methodieken dit zijn, waarna je in het restant van dit artikel meer informatie over deze vijf methodieken kunt vinden:

• Prince2
• PMC
• PMBoK
• Projectmatig werken
• Agile/Scrum

Al deze methodieken zijn in het bedrijfsleven vrij populair te noemen. Dit komt enerzijds doordat de methodieken toegankelijk zijn, maar anderzijds ook omdat deze methodieken het gewenste resultaat opleveren. Dat bewijzen de behaalde resultaten uit het verleden maar al te duidelijk, waardoor veel projectmanagers zweren bij de bovengenoemde projectmanagement methodieken.

Wat nou de beste methodiek voor jouw komende project is? Die vraag is eigenlijk van meerdere factoren afhankelijk, waaronder jouw eigen voorkeuren én het soort project waar je de methodiek voor toe wilt gaan passen.

Voordat je een keus voor een projectmanagement methodiek kunt maken, is het zaak om naar het project te kijken. Op basis van het soort project kan je namelijk al een juiste keuze voor de methodiek gaan maken, waarover je in onderstaand lijstje al iets meer kunt lezen.

• Als je met een ICT project bezig bent, is het verstandig om te kiezen voor Prince2. Deze methodiek leent zich perfect voor ICT projecten en wordt dan ook veel in de IT-wereld toegepast.
• Voor de technische projecten kan je beter kiezen voor PMBoK; deze methodiek is ooit opgesteld met het oog op technische projecten. 
• Ben je met softwareontwikkeling bezig? Dan kan je het beste voor Agile/Scrum kiezen. Deze methodiek is in de afgelopen jaren echter een stuk uitgebreider én populairder geworden, waardoor je eigenlijk voor allerlei soorten projecten deze methodiek toe kunt passen.
• Dat is ook het geval bij de methodieken PMC en Projectmatig werken. Deze twee methodieken komen eigenlijk bij alle soorten projecten prima van pas.

Het mag duidelijk zijn: je hebt de keus uit meerdere methodieken én deze methodieken komen in sommige gevallen perfect van pas. Maar, wat is nou de beste projectmanagement methodiek? Dat is volledig afhankelijk van de exacte situatie, het exacte project en jouw eigen voorkeuren. Om je in staat te stellen om de juiste keuze te gaan maken, hebben wij de vijf meest voorkomende projectmanagement methodieken hieronder nader omschreven.

Prince2

Deze projectmanagement methodiek is enige tijd geleden vanuit Engeland naar ons land over komen waaien. Bij deze methodiek nemen enkele processen de centrale rol in: 

1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging: het project moet continu getoetst worden, zodat de richting van het project tijdelijk bijgesteld kan worden. Dat is bijvoorbeeld het geval als het project niet meer aansluit op de kernwaarden van de onderneming.
2. Leren van ervaring: tijdens deze methodiek worden niet alleen alle leerpunten genoteerd, maar worden de leerpunten ook direct aangepakt tijdens het project. Tijdens het project is er dan ook sprake van een continue bijsturing op basis van de gemaakte ‘fouten’.
3. Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden: alle rollen en bijbehorende verantwoordelijkheden staan uitgebreid besproken voordat men met dit proces van start gaat.
4. Managen per fase: het totale project wordt bij Prince2 in verschillende fasen opgedeeld, zodat elke fase aangestuurd kan worden en vervolgens afgesloten kan worden.
5. Specifieke afspraken: binnen een project spelen verschillende niveaus een cruciale rol. Bij Prince2 hebben al deze niveaus hun eigen verantwoordelijkheden en worden er op voorhand specifieke afspraken gemaakt. Deze afspraken hebben onder meer betrekking op geld, tijd, kwaliteit en risico’s.
6. Productgerichte aanpak: het doel van deze methodiek is om altijd het product op te leveren aan de hand van allerlei kwaliteitscriteria.
7. Op maat gemaakt: tot slot is het een feit dat Prince2 absoluut op maat gemaakt wordt voor het specifieke project.

PMC

Bij deze projectmanagement methodiek zijn de grenzen niet super vast gekaderd. Er is enige ruimte voor aanpassingen, voor persoonlijke ingevingen en voor veranderingen. Mede hierdoor is het mogelijk om deze projectmanagement methodiek voor allerlei soorten projecten in te zetten.

Het doel van deze methodiek is om de nadruk te leggen op de cultuur en op de intenties. De cultuur en de intenties spelen de leidende rol binnen deze methodiek, waardoor er een stuk minder nadruk ligt op vaste standaarden en formats. Uiteindelijk is het daardoor mogelijk dat de samenwerkingen tussen verschillende medewerkers gestimuleerd worden, waardoor het gewenste resultaat eindelijk behaald kan/gaat worden.

PMBoK

PMBoK, Project Management Body of Knowledge, is eigenlijk een compleet handboek. Aan de hand van dit handboek kunnen vervolgens de projecten opgebouwd, geanalyseerd en geoptimaliseerd worden. dit gebeurt allemaal aan de hand van negen aandachtsgebieden binnen deze methodiek:

• Integratiemanagement
• Scopemanagement
• Tijdmanagement
• Kostenmanagement
• Kwaliteitsmanagement
• Human Resource management
• Communicatiemanagement
• Risicomanagement
• Inkoopmanagement

Bij deze aandachtsgebieden draait het vervolgens om vijf verschillende processen. Deze processen worden binnen deze gebieden continue herhaald, waardoor uiteindelijk de gewenste resultaten behaald gaan worden: Initiatie, Planning, Uitvoering, Beheersing en Afsluiting.

Projectmatig werken

De methodiek Projectmatig werken vertoont veel overeenkomsten met de methodiek Prince2. Zo draait het bij beide methodieken om de resultaatgerichte houding en op een zorgvuldige besluitvorming. Ook draait het bij Projectmatig werken veel om wijzigingenbeheer, kwaliteitsbeheersing, geldbeheersing én tijdsbeheersing. Ondertussen is Projectmatig werken een stuk minder duidelijk uiteengezet dan Prince2; bij de methodiek Projectmatig werken is er dus nog veel ruimte om deze methodiek naar eigen wens in te vullen.

In Nederland wordt deze methodiek steeds vaker gebruikt; dit komt onder meer doordat deze methodiek in ons land ontwikkeld is. Mede daardoor sluit de methodiek aan op de arbeidsethos én voorkeuren van veel Nederlanders.

Agile/Scrum

In de afgelopen jaren is Agile/Scrum ongekend populair geworden. Bij deze projectmanagement methodiek gaat het om afgebakende perioden in combinatie met een vastgesteld budget en resultaat. Deze methodiek onderscheidt zich daarmee direct ten opzichte van de hierboven genoemde methodieken, waarbij Agile met name gebruikt wordt voor ICT-projecten.

Een dergelijke methodiek brengt tegelijkertijd enkele gevaren met zich mee. Zo is het wenselijk/noodzakelijk dat het projectteam niet al te groot is, dat je de beschikking over ervaren senior ontwikkelaars hebt, dat er een goede relatie is tussen de verschillende partijen, dat er een cultuur bestaat die tegen chaos bestand is en dat er een grote ruimte is voor het aandragen van oplossingen. Zonder die oplossingen is het namelijk níet mogelijk om Agile als een succesvol projectmanagement methodiek in te zetten.