Ben je benieuwd naar de prestaties die je weet te leveren? En wil je jouw prestaties graag continu bijhouden en overzichtelijk in kunnen zien? Dan is het aan te raden om met performance management aan de slag te gaan. Deze vorm van management wordt niet alleen door veel ondernemers toegepast, maar óók door veel topsporters.
Eigenlijk kun je ondernemen als topsport zien. Je moet immers elke dag het onderste uit de kan halen en je moet jezelf continu zien te verbeteren. Dit heeft niet alleen betrekking op jezelf, maar op jouw gehele onderneming. Stilstand is achteruitgang.
Wat is performance management?
Performance management is het continu willen verbeteren van jouw onderneming. Bij deze vorm van management doe je dit aan de hand van doelen en resultaten. Het stellen van doelen, het monitoren van de weg naar het doel toe en de uiteindelijke resultaten; dat zijn eigenlijk de drie hoofdstappen binnen performance management.
In de afgelopen jaren is performance management alleen maar belangrijker geworden. Dit komt vooral doordat de concurrentie in de afgelopen jaren heviger geworden is. Juist door met performance management aan de slag te gaan, kun je uiteindelijk jouw concurrenten verslaan.
Waarom performance management?
Wil je graag met jouw bedrijf de volgende stappen zetten? En wil je deze stappen ook graag op termijn blijven zetten? Dan is het interessant om met performance management aan de slag te gaan. Zowel op korte- als op lange termijn brengt performance management namelijk de nodige voordelen met zich mee:
- Je geniet van een groei, zowel op het gebied van omzet als op het gebied van winst. De gestelde doelen vormen hier eigenlijk de motor voor.
- Je creëert interne duidelijkheid. Iedereen weet waar hij/zij aan toe is en welke doelen behaald moeten worden.
- Je creëert meer betrokkenheid bij jouw werknemers. Indien jouw werknemer actief bij zaken en beslissingen betrokken worden, verhoogt dit alleen maar de betrokkenheid. Dit komt de dienstverlening en het geleverde werk alleen maar ten goede.
- Je kunt je klanten nóg blijer maken. Zodra jouw werknemers harder en slimmer werken, merken jouw klanten dit ook duidelijk terug. Je weet hiermee niet alleen de betrokkenheid bij jouw werknemers te vergroten, maar ook bij jouw klanten.
- Performance management is voor alle bedrijven geschikt. Ben je een zzp’er en heb je (nog) geen personeel in dienst? Dan kun je met performance management aan de slag. Heb je een groot bedrijf met honderden werknemers? Ook dan kun je met performance management aan de slag; deze vorm van management is namelijk makkelijk aan te passen op de grootte van jouw onderneming.
Al met al kun je met performance management bijdragen aan de groei van jouw onderneming. Vrij vertaald naar het Nederlands betekent deze vorm van management overigens ‘prestatie management’. Door hier nadrukkelijk mee aan de slag te gaan, kun je dus de prestaties van jouw onderneming verbeteren. Zoals je hierboven hebt kunnen lezen, brengt dat veel voordelen/gevolgen met zich mee!
Stel doelen voor performance management
Heb je interesse om met performance management aan de slag te gaan? De eerste stap die je hiervoor moet zetten, is het stellen van doelen. Alleen als je de juiste doelen weet te stellen, kun je jouw onderneming op deze doelen aan gaan passen.
Maar, wat zijn nou juiste doelen? Dat zijn eigenlijk doelen die SMART geformuleerd zijn:
- Specifiek
- Meetbaar
- Acceptabel
- Realistisch
- Tijdsgebonden
Daarnaast is het advies ook om alle doelen in kleinere doelen op te delen. Door dit te doen, kun je de pijlen meer op de korte termijn richten. Uiteindelijk werk je daarbij toe naar het einddoel op de lange termijn; het hoofddoel.
Stel nou dat je 100 nieuwe klanten per maand aan wilt trekken. Dan kun je hiervoor bijvoorbeeld marketing gaan voeren, waarbij je 100 berichten naar potentiële klanten stuurt. In totaal reageren 10 van deze potentiële klanten op jouw bericht, waarvan uiteindelijk 4 klanten daadwerkelijk een betalende klant worden.
Indien je 100 nieuwe klanten per maand aan wilt trekken, is het dus zaak om 2500 potentiële klanten per maand te contacten. Dit betekent dat gemiddeld genomen 250 van deze klanten reageren, waarvan uiteindelijk 100 klanten daadwerkelijk uitgroeien tot potentiële klanten.
Dit is slechts één van de vele voorbeelden waaruit blijkt dat het handig is om jouw doelen op te delen. Dat is ook het geval als je bijvoorbeeld een eigen webshop hebt. Voorafgaand aan het komende jaar kun je voor jezelf een doel stellen: je wilt 1000 orders via jouw webshop gaan verwerken. Op voorhand klinkt dat ambitieus, maar je weet tegelijkertijd ook dat je dit daadwerkelijk waar kunt gaan maken.
Om gedurende het jaar de prestaties goed bij te kunnen houden, is het aan te raden om dit aantal over het hele jaar uit te spreiden. Zo kun je bijvoorbeeld ook het volgende zeggen: ik wil per maand ongeveer 80 á 85 orders binnenkrijgen. Door het hoofddoel in kleinere doelen op te stellen, kun je elke maand gericht werken naar deze 80 á 85 orders. Je stelt daar jouw hele webshop en organisatie op in, waardoor je aan het einde van de streep daadwerkelijk de 1000 orders weet te behalen.
Moraal van het verhaal: bij performance management is het aan te raden om doelen en subdoelen op te delen. Zodra je alle subdoelen behaald hebt, heb je ook het hoofddoel behaald. Deze subdoelen zorgen voor de gewenste richting, voor de gewenste stimulans en voor de gewenste motivatie!
Hoe meet je de performance als management?
Lijkt het jou wel iets om met performance management aan de slag te gaan? Ben je echter benieuwd hoe je als management zijnde de performance kunt meten? Dan is het goed om te weten dat je hier meerdere mogelijkheden voor hebt.
Volgens experts is het hierbij van belang dat je goed naar jouw bedrijf kijkt. Ben je bijvoorbeeld in de sales actief? Of ben je met jouw bedrijf in een markt actief waarin alles om projecten draait? Voor beide soorten bedrijven zou je op een andere manier de performance moeten meten.
Daarnaast spelen ook de doelen nog een belangrijke rol. Je kunt immers een doel per project stellen, maar je kunt ook een doel voor bijvoorbeeld een hoeveelheid nieuwe leads instellen. Ook hierbij geldt weer dat je voor beide soorten doelen een andere manier van meten aan moet houden.
Over het algemeen kan hierbij onderscheid worden gemaakt tussen twee soorten systemen om de performance te meten:
- CRM software: dit is met name voor bedrijven die hun pijlen richten op sales, op marketing en op aanverwante zaken.
- Projectmanagement software: dit is met name voor bedrijven die zich bezighouden met (meerdere) projecten.
Hoe je met deze software systemen de performance kunt meten? Wij hebben voor beide soorten systemen hieronder een handig stappenplan opgesteld.
CRM software
Verkoop je met jouw bedrijf producten? Of wil je met jouw bedrijf veel nieuwe leads aanspreken? Dan is het zaak om met sales, marketing en contacten aan de slag te gaan. Daarbij is het gebruik maken van een goed CRM software systeem onmisbaar.
Stap 1: stel de doelen vast
Allereerst is het belangrijk dat de doelen vastgesteld worden. Maak hierbij gebruik van subdoelen, waarmee je het hoofddoel in meerdere delen opgesplitst.
Stap 2: implementeer het CRM software systeem
Heb je de doelen vastgesteld? En heb je een geschikt CRM software systeem uitgekozen? Dan is het zaak om dit systeem in jouw onderneming te implementeren.
Stap 3: houd de vorderingen bij
Vervolgens hoef je maar één ding te doen: de performance te blijven meten. Dit doe je aan de hand van kritische prestatie-indicatoren. Aan de hand van deze indicatoren kun je de behaalde vorderingen bijhouden.
Stap 4: stuur waar nodig bij
Merk je dat de gestelde sub doelen niet behaald worden? Dan is het zaak om bij te gaan sturen. Maak hierbij zoveel mogelijk gebruik van jouw werknemers; door hun betrokkenheid te vergroten, kun je uiteindelijk de gestelde doelen gaan behalen.
Projectmanagement software
Voer je met jouw bedrijf tal van projecten uit? Dan heb je niet zoveel aan CRM software. Nee, in plaats daarvan kun je beter voor projectmanagement software kiezen. Volg daarvoor onderstaand stappenplan.
Stap 1: stel de doelen vast
Ook hierbij is het zaak dat je allereerst de doelen vaststelt. Deel ook deze doelen in subdoelen op; dit kun je bijvoorbeeld per project doen.
Stap 2: implementeer het projectmanagement software systeem
Vervolgens is het zaak om het projectmanagement software systeem in jouw onderneming te implementeren. Betrek zoveel mogelijk jouw werknemers hierbij, zodat je hen direct weet te stimuleren.
Stap 3: houd de vorderingen
Aan de hand van vastgestelde kritische prestatie indicatoren kun je vervolgens de vorderingen bijhouden. Richt je hierbij niet alleen op de vorderingen van de projecten, maar ook op de vorderingen die de samenwerkende teams weten te behalen. Bij het uitvoeren van een project is er immers vaak sprake van samenwerken; dankzij performance management kun je ook de performance tracken van de mensen waar je mee samenwerkt.
Stap 4: stuur waar nodig bij
Dankzij performance management en het projectmanagement systeem kun je alle vorderingen monitoren. Mocht het nodig zijn, is het zaak om tijdig bij te sturen. Gelukkig heb je dankzij het projectmanagement software systeem de volledige grip op alle projecten.
