Ben je niet helemaal tevreden over de huidige processen binnen jouw onderneming? Dat is goed voor te stellen, aangezien een ondernemer altijd op zoek naar verbeteringen is. Hoe je jouw processen kunt gaan verbeteren? Dat doe je met behulp van procesmanagement.
In dit artikel vind je eigenlijk alle relevante informatie omtrent procesmanagement. Zo bespreken we wat dit precies is, hoe je dit toe kunt passen en waarom je met procesmanagement aan de slag zou (moeten) gaan. Met dank aan een handig stappenplan kun je procesmanagement bovendien direct in de praktijk toe gaan passen!
Bij procesmanagement draait het altijd om interne bedrijfsprocessen. Dat zijn immers de processen waar je directe invloed op uit kunt oefenen. Om welke processen dit dan precies kan gaan? Nou, eigenlijk alle processen die in jouw bedrijf een rol spelen. Door deze processen optimaal in te richten, kun je veel tijd en geld gaan besparen.
Dit komt jouw dienstverlening ten goede, dit komt de klanttevredenheid ten goede én dit komt de tevredenheid van jouw werknemers ten goede.
Waarom procesmanagement?
Stilstand is achteruitgang. Dit gezegde is absoluut van toepassing op bedrijven; voor elk bedrijf is een continu optimalisatie eigenlijk aan te raden. Alleen dat is eigenlijk al voldoende reden om met procesmanagement aan de slag te gaan. Maar, procesmanagement biedt veel meer voordelen:
- Verhoogde productiviteit: door interne bedrijfsprocessen te optimaliseren, kun je de productiviteit verhogen. Je weet immers processen te stroomlijnen en overbodige zaken weg te nemen.
- Kostenbesparing: tevens ben je dankzij procesmanagement in staat om de kosten te verlagen. Ook dit is weer te danken aan de processen die volledig gestroomlijnd worden.
- Tevreden werknemers: als werknemers zich met de juiste/leuke processen bezig kunnen houden, merk je dit duidelijk terug in de tevredenheid van/bij jouw werknemers.
- Tevreden klanten: dankzij procesmanagement weet je jouw klanten ook tevredener te stellen. Je levert immers perfecte diensten of producten af, aangezien de weg daarnaartoe volledig gestroomlijnd is.
- Wendbaarder: de huidige samenleving is aan flinke veranderingen onderhevig. Door blijvend met procesmanagement bezig te zijn, kun je jezelf makkelijk(er) aan deze veranderingen aanpassen. Je bent al met al met jouw onderneming een stuk wendbaarder.
- Alles is meetbaar: als je met procesmanagement aan de slag gaat, weet je op voorhand zeker dat je alles kunt meten én dus kunt weten. Dit komt het optimaliseren van de bedrijfsprocessen alleen maar ten goede; je weet uiteindelijk van een sneeuwbaleffect te genieten.
Al met al zijn er dus meerdere zwaarwegende redenen om direct met procesmanagement te starten. Daar willen we graag nog één opmerking aan toevoegen: procesmanagement is voor elk bedrijf geschikt. Het maakt niet uit hoeveel medewerkers je hebt. Het maakt niet uit om hoeveel processen het gaat. En het maakt niet uit hoelang jouw bedrijf al bestaat.
Elk bedrijf heeft met processen te maken. Dit betekent ook dat elk bedrijf baat heeft bij procesmanagement. Juist door procesmanagement op de lange termijn toe te passen, weet je van bovengenoemde voordelen te genieten!
Hoe zet je procesmanagement optimaal in?
Zou jij met jouw onderneming graag van bovenstaande voordelen willen profiteren? Dan is het zaak om zo snel mogelijk in actie te komen. Elke dag je nog niet met procesmanagement bezig bent, is eigenlijk een gemiste kans.
Graag helpen we jou om procesmanagement op de juiste manier toe te gaan passen. Om je hier een handje bij te helpen, hebben wij een compleet stappenplan voor je opgesteld. Een stappenplan waarmee je direct uit de voeten kunt!
Stap 1: analyseer de huidige processen
Het is allereerst zaak dat je alle huidige processen in jouw onderneming gaat analyseren. Bekijk welke processen uitgevoerd worden én bepaal welke processen eventueel overgeslagen zouden kunnen worden.
Kijk hierbij goed naar de invloed van de processen op het eindresultaat. Zijn de processen nou écht nodig? Of kun je de processen mogelijk nét iets anders invullen, waardoor je tijd en geld kunt besparen? Het is in deze eerste stap zaak om heel kritisch naar jouw processen te kijken. Op basis van deze analyse krijg je een duidelijk beeld van de huidige staat en de mogelijkheden voor de korte- en lange termijn.
Stap 2: bepaal het doel
Als het goed is, heb je nu alle processen duidelijk in beeld gebracht. Je bent nu in staat om uiteindelijk te gaan bepalen wáárom je met procesmanagement aan de slag wilt gaan. Wil je proces A optimaliseren? Wil je proces B optimaliseren? Wil je jouw klanten tevreden stellen? Wil je jouw kosten verlagen? Of wil je vooral van een verhoogde productiviteit gaan genieten?
Veel van deze doelen gaan hand in hand met elkaar, maar dat is zeker niet altijd het geval. Stel dus concrete doelen op; tijdens het optimaliseren van de processen heb je daarmee ook een vast uitgangspunt.
Stap 3: presenteer jouw bevindingen
Bij procesmanagement is het zaak dat je alle werknemers achter je ziet te krijgen. Dat doe je door open te communiceren; presenteer dus al jouw bevindingen aan jouw werknemers. Hiermee weet je weerstand weg te nemen en weet je ook enthousiasme te creëren.
Stap 4: kies een goed projectmanagement software systeem uit
Om met procesmanagement aan de slag te kunnen gaan, is het wenselijk om een goed projectmanagement software systeem uit te kiezen. Met dit systeem kun je de gewenste doelen vaststellen, kun je een planning opstellen en kun je alle vorderingen bijhouden. Mocht het nodig zijn, kun je dankzij het softwaresysteem ook nog tijdig bij gaan sturen.
Stap 5: ga op zoek naar optimalisatiemogelijkheden
Heb je de juiste projectmanagement software tot je beschikking? Heb je alle medewerkers achter je staan? En heb je duidelijk in beeld welke processen geoptimaliseerd kunnen worden? Dan is het zaak om op zoek te gaan naar optimalisatiemogelijkheden. Durf hierbij out-of-the-box te denken en durf ook te investeren. Met de juiste investeringen weet je op termijn namelijk alleen maar geld te besparen.
Stap 6: ga aan de slag met de optimalisatie
Vervolgens is het zaak om daadwerkelijk aan de slag te gaan. Ga de processen optimaliseren, met alle veranderingen goed door en analyseer achteraf de doorgevoerde aanpassingen. Uiteindelijk creëer je hiermee een sneeuwbaleffect; je kunt proces na proces gaan optimaliseren. Veel succes en plezier!
