Binnen elk bedrijf heb je te maken met verschillende projecten. Deze projecten voer je uit voor de klant, maar je hebt mogelijk ook nog interne projecten lopen. Zo is het optimaliseren van al jouw bedrijfsprocessen eigenlijk een non-stop doorlopend project. Je wilt immers continue verbeteringen doorvoeren, waardoor je uiteindelijk het beste bedrijfsresultaat kunt gaan behalen.
Ben jij op zoek naar mogelijkheden om de projecten op de juiste wijze te gaan managen? Dan kan je daar meerdere projectmanagement methodieken voor gaan gebruiken. Deze projectmanagement methodieken zijn in de afgelopen jaren vrij populair geworden, aangezien deze methodieken écht een meerwaarde bieden.
Bovendien is het een feit dat meer en meer bedrijven zich bezig gaan houden met dergelijke methodieken. In de huidige maatschappij is namelijk alles mogelijk op het gebied van technologie en software, waardoor je al snel bepaalde veranderingen door kunt gaan voeren. Het is daarbij uiteraard wel van belang dat de veranderingen op de juiste manier doorgevoerd worden én dat je het gehele project vervolgens goed af weet te ronden.
In dit artikel laten we jou graag kennis maken met één van de meest gebruikte projectmanagement methodieken: Agile. Deze methodiek is door de jaren heen ook vrij populair geworden en heeft veel raakvlakken met de scrum methodiek. Wij laten je graag kennismaken met Agile, we bespreken wat deze methodiek precies inhoudt én we geven we je graag handige tips met betrekking tot projectmanagement. Door de juiste projectmanagement software te gebruiken, kan je namelijk jouw projecten nog beter in goede banen gaan leiden!
Wat is projectmanagement precies?
Voordat we uit kunnen leggen wat Agile is, moeten we eerst een ander begrip uitleggen. Heb jij namelijk enig idee wat projectmanagement precies inhoudt? Wij zijn zelf fan van de volgende definitie: “Projectmanagement heeft betrekking op voor alles wat met de projecten binnen jouw onderneming te maken heeft”.
Deze definitie is inderdaad behoorlijk uitgebreid, maar dat is projectmanagement dan ook. Eigenlijk heeft deze vorm van management betrekking op alle projecten waar je in jouw onderneming mee te maken hebt. Dit heeft betrekking op de interne projecten, maar dus ook op de externe projecten.
Door op de juiste wijze projectmanagement toe te passen, ben je in staat om alle projecten tot een goed einde te brengen. Dat levert klanttevredenheid op, levert meer geld in het laatje op en levert ook tevreden werknemers op. Mede dankzij jouw tevreden werknemers worden alle projecten op de juiste wijze uitgevoerd, terwijl jij dankzij projectmanagement altijd het gewenste overzicht weet te behouden.
Mocht er onverhoopt iets niet goed gaan binnen een project, ben jij tijdig in staat om in te grijpen. Dankzij projectmanagement weet je immers precies wat er mis gegaan is. Doordat je dat inzichtelijk in beeld krijgt, ben je ook direct in staat om veranderingen door te voeren voor de komende projecten. Het gezegde ‘al doende leert men’ is dus absoluut van toepassing op projectmanagement.
Wat heb je nodig voor projectmanagement?
Wil je graag met projectmanagement aan de slag gaan? Dan zijn er eigenlijk twee benodigdheden die onmisbaar zijn:
1. Een projectmanagement systeem
2. Een gekozen projectmanagement methodiek
De methodiek vormt eigenlijk de leidraad binnen het project. Deze methodiek geeft namelijk duidelijk aan hoe je dingen aan gaat pakken, waar je rekening mee moet houden en dus hoe je elk project tot een goed einde kunt brengen. Een onwijs handig hulpmiddel daarbij is een projectmanagementsysteem, waarover wij je later in dit artikel graag meer vertellen.
In dit artikel staat dus één van de meest gebruikte projectmanagement methodieken centraal; Agile. We bespreken hieronder graag wat deze methodiek inhoudt, waar je rekening mee moet houden en voor welke projecten Agile uiterst geschikt is.
Wat is Agile?
Agile betekent letterlijk Lenig en behendig. Agile wordt voornamelijk toegepast bij Softwareontwikkelaars om overzicht te houden bij projecten waarvan de omstandigheden continu kunnen veranderen. Dit wordt ook wel de Agile-aanpak genoemd.
In de jaren 90 van de vorige eeuw is Agile eigenlijk ontstaan door een groepje programmeurs. Deze programmeurs waren niet geheel tevreden en liepen al snel tegen de gekende problemen aan. Zij ervaarden een te hoge werkdruk, zij hadden het gevoel dat alle deadlines onmogelijk waren en zij hadden moeite met bepaalde spanningen tussen verschillende leden van de verschillende projecten.
Uiteindelijk zijn deze programmeurs zelf aan de slag gegaan om deze problemen op te lossen. Zij hebben de Agile methodiek ontwikkeld, waarbij een project nóóit meer vooraf gepland wordt met behulp van een uitgebreid projectplan.
Nee, bij Agile is het juist de bedoeling dat een uitgebreid project in verschillende fases ingedeeld wordt. In vakjargon worden deze fases aangeduid met ‘iteraties’; daarmee wordt bedoeld dat elke fase een specifiek tijdstip heeft.
Voorafgaand aan een Agile project wordt de eerste iteratie uitgewerkt. Deze iteratie duurt bijvoorbeeld 2 weken, 3 weken of 4 weken en vormt de eerste fase van het volledige projectplan. Voorafgaand wordt duidelijk vastgesteld wat er gedaan moet worden en op welke manier dit gedaan moet worden. Hierbij wordt dus ook direct duidelijk wat de deadline is, aangezien elke fase een vaste duur heeft.
In de eerste iteratie wordt begonnen met de bouw van het nieuwe project. Na deze eerste iteratie (van bijvoorbeeld 3 weken) wordt de eerste iteratie direct geanalyseerd. Men bekijkt op dat moment wat er gedaan is én wat er nog gedaan moet worden. De openstaande taken krijgen vervolgens allemaal een bepaalde prioriteit, waarna in de tweede iteratie de taken met de hoogste prioriteit uitgevoerd gaan worden.
Dit proces herhaalt zich eigenlijk keer op keer. Door elk groot project in verschillende fases op te delen, genieten zowel de projectmanager als de uitvoerende medewerkers van verschillende voordelen. Uiteindelijk is na een x aantal iteraties het volledige project afgerond, waarbij de medewerkers dus continue in bepaalde fases gedacht hebben. Uiteindelijk draagt dit bij aan het gewenste eindresultaat.
Waarom Agile toepassen?
Zo, je weet nu volledig wat Agile is. Spreekt de methodiek jou op voorhand al aan? Dan ben je zeker niet de enige. Door de jaren heen is Agile vrij populair geworden. Deze populariteit is met name te danken aan de specifieke voordelen die Agile met zich meebrengt. Enkele van deze voordelen hebben wij in onderstaand lijstje opgesomd:
• Dankzij Agile wordt een uitgebreid project een stuk overzichtelijker. Voordeel hiervan is ook dat er sneller ingegrepen kan worden, mocht er iets niet goed gaan gedurende de iteratie.
• Dankzij Agile kan de planning een stuk realistischer opgebouwd worden.
• Dankzij Agile kan er snel met een project gestart worden.
Dankzij Agile ontstaat het ontwerp van het totale resultaat gaandeweg; hier wordt vooraf dus niet al te veel over bepaald.
Dankzij Agile hebben medewerkers meer inspraak en voeren de medewerkers ook meerdere taken uit. Enerzijds zijn zij uitvoerend, maar anderzijds zijn zij ook adviseur. Zij weten immers hoe de verschillende fases binnen het project het beste opgebouwd kunnen worden.
Het mag duidelijk zijn; dankzij Agile kan je binnen een onderneming al snel van meerdere voordelen genieten. Zodra je één keer van de Agile methodiek gebruikt hebt, zijn jouw medewerkers waarschijnlijk direct op. Zoals je aan bovenstaande voordelen kunt zien, geniet jij (als project manager of baas) ook van meerdere voordelen. Met name het tijdig ingrijpen en bijsturen is één van de belangrijkste voordelen van Agile.
Is Agile de beste projectmanagement methodiek? Dat is eigenlijk compleet afhankelijk van jouw eigen voorkeuren én de specifieke situatie. Het is namelijk zo dat Agile niet voor elk project de ideale methodiek is. In de afgelopen jaren is in ieder geval wel gebleken dat bij veel IT-projecten gekozen wordt voor deze methodiek. Dat is op zich niet al te vreemd, aangezien Agile ook bedacht is door een groepje programmeurs. Deze methodiek is in de basis dus al ideaal voor IT-projecten.
Wat heb je nodig om met Agile aan de slag te gaan?
Lijkt het jou wel wat om deze methodiek toe te gaan passen? Wil je jouw medewerkers meer vrijheid geven en ben je in staat om een project in meerdere fases op te delen? Dan is het absoluut interessant om Agile eens uit te proberen. Maar, wat heb je daar nou precies voor nodig?
Eigenlijk heb je voor Agile één specifieke software systeem nodig: projectmanagement software. Dankzij projectmanagement software ben je namelijk in staat om de projecten op de juiste wijze in te plannen, om het gewenste overzicht te behouden en om tijdig bij te sturen. Juist al die facetten komen ook bij Agile om de hoek kijken; met het oog op deze methodiek is een geschikt projectmanagement systeem dus onmisbaar.
Wij laten jou graag alvast kennis maken met verschillende, geschikte projectmanagement systemen:
- Monday: met dit projectmanagement systeem behoud je altijd het gewenste overzicht. Dit systeem is óók geschikt voor de Agile methodiek.
- Asana: mocht je met een groot team werken, is Asana een zeer geschikt projectmanagement systeem. Ook dit systeem is geschikt voor de Agile methodiek.
- Gripp: tot slot is ook het projectmanagement systeem Gripp geschikt voor de Agile methodiek. Met dit systeem weet je altijd de perfecte grip op elk project te houden.
Naar welk van bovengenoemde projectmanagement software gaat jouw voorkeur? Wij raden je aan om onderstaand stappenplan op te volgen, zodat je dankzij onze vergelijker direct het beste projectmanagement systeem kunt vinden:
- Filter je bedrijfsvorm (ZZP/MKB/Vereniging etc), branche en functies uit.
- Maak een top 3 op basis van functies, bedrag en reviews.
- Vergelijk en kies welk programma voldoet aan jouw wensen en bedrag.
- Klik op “Ga naar website” om vervolgens het programma gratis uit te proberen.
- Probeer de projectmanagement software uit en bekijk of het je bevalt.
- Bevalt de software niet, dan kan je altijd hier opnieuw vergelijken.
