Als bedrijf moet je ervoor zorgen een zakelijke administratie bij te houden. De bankboek is een onderdeel van de zakelijke administratie. Dat ben je namelijk wettelijk verplicht. En je wilt natuurlijk voor je bedrijf een goed overzicht hebben van je financiële situatie. Een belangrijk onderdeel daarvan zijn de financiële dagboeken waarin alle financiële feiten worden bijgehouden. Eén van deze dagboeken is het bankboek waarin je je bank administratie moet bijhouden. Maar wat moet je precies bijhouden in zo’n dagboek en waarom moet je dit bijhouden?
Wat is een bankboek?
Een bankboek is een soort dagboek worden alle ontvangsten en uitgaven bijgehouden die als transacties op je bankafschriften staan. Als je als bedrijf meerdere bankrekeningen hebt, houd je voor iedere bankrekening een apart bankboek bij. Dit is maar één van de financiële dagboeken van je administratie. Andere dagboeken zijn kasboek, memoriaal en het inkoop- en verkoopboek.
Waarom moet ik een bankboek bijhouden?
Als je als bedrijf veel te maken hebt met ontvangsten van klanten en betalingen aan leveranciers. Door het bijhouden van een bankboek behoud je het overzicht van de financiën. Wanneer je gebruik maakt van internetbankieren heb je altijd de laatste stand van zaken met betrekking tot je liquide middelen.
Wat moet er in een bankboek staan?
Als je boekhoudsoftware gebruikt, is dit dagboek al ingedeeld. Je hoeft daar verder niets meer aan te doen. Als je je bankboek bijhoudt in Excel dan is het handig om van te voren goed na te denken over de indeling. Het is natuurlijk van belang om alle ter zake doende gegevens te vermelden. Een mogelijk indeling van kolommen zou kunnen zijn:
• Datum
• Omschrijving
• Grootboekrekening
• Klantnummer
• Factuurnummer
• Bedrag excl. BTW
• BTW-bedrag
• Totaal bedrag
• Bijzonderheden
Deze indeling maak je op twee verschillende tabbladen. Het eerste tabblad geef je de titel: Overzicht ontvangsten maand-jaar. Het tweede tabblad krijgt de titel: Overzicht uitgaven maand-jaar. Afhankelijk van de hoeveelheid mutaties zou je per maand of per kwartaal nieuwe tabbladen kunnen maken. Natuurlijk moet je er ook voor zorgen dat het eindsaldo in Excel na het verwerken van je bankafschriften overeenkomt met het eindsaldo van je bankafschrift.
Mocht je het dus in Excel willen bijhouden of al bijhoudt, let dus goed op de bovenstaande punten. Daarnaast willen we wel aangeven dat je erg bewust moet zijn van de risico’s van Excel. Je administratie bijhouden in Excel is namelijk niet veilig, tijdrovend, kunnen geen banktransacties ingeladen worden en zo kan je wel doorgaan. Lees hier alle nadelen over boekhouden in Excel.
Hoe lang moet ik mijn bankboek bewaren?
De wettelijke bewaartermijn voor je administratie en dus ook voor je bankboek, is zeven jaar gerekend vanaf het jaar na de boekingen. Let er goed op dat je bankafschriften doorlopend genummerd zijn. Zo kun je controleren of je een bankafschrift mist. Controleer deze dan ook altijd goed na ontvangst en berg ze vervolgens na het boeken meteen in de juiste map op. Als je geen papieren bankafschriften meer krijgt maar digitale, kun je je overzichten online bekijken. Ook dan geldt de bewaartermijn van zeven jaar. Mocht je Excel gebruiken, zorg er dan voor dat je je bankafschriften regelmatig download en opslaat. Met boekhoudsoftware wordt dit automatisch gedaan. De meeste banken bewaren de digitale afschriften maar maximaal twee jaar. Overigens geldt de wettelijke termijn van zeven jaar ook voor computerprogramma’s en bestanden. Dus ook als je je administratie in Excel doet, moet deze zeven jaar worden bewaard. Zorg er dus voor dat je regelmatig een backup maakt!
Hoe maak ik een bankboek?
Je kunt een bankboek op twee manier maken:
1. In Excel
Zoals eerder uitgelegd, kun je de voorgestelde indeling gebruiken. Het is hierbij wel belangrijk dat je bij de boekingen goed oplet dat je niets overslaat en alle rubrieken invult. Doe je dat niet, dan is het later vaak zoeken om erachter te komen wat een bepaalde boeking betekent. Er zijn nogal wat nadelen als je je administratie in Excel bijhoudt. Denk bijvoorbeeld aan backups die je regelmatig moet maken, formules die je goed moet weten te gebruiken, je moet behoorlijke kennis hebben van boekhouden en het kost veel tijd. Tijd die je beter kunt besteden aan ondernemen.
2. In Boekhoudsoftware
Als je je administratie wilt bijhouden in een boekhoudpakket wordt er veel voor je uit handen genomen. Kies dan wel voor een boekhoudpakket dat de mogelijkheid biedt om bankafschriften elektronisch in te lezen in je administratie. Zo kan je vanuit je bankrekening een .cvs bestand uitlezen en laten inlezen in de boekhoudsoftware. Bij sommige boekhoudpakketten is ook de mogelijkheid om beide systemen met elkaar te koppelen. Zo komen automatisch alle transacties binnen je administratie. Ook kunnen afschriften met een factuurnummer automatisch als betalingen op facturen worden geboekt. Dat is veel gemakkelijker dan handmatig alle ontvangsten en betalingen in Excel in te tikken. En uiteraard is er veel minder risico op fouten.
Welke boekhoudsoftware past bij mij?
Mocht je dus niet moeilijk willen doen in Excel. Dan is boekhoudsoftware de mooiste manier om je boekhouding te doen. Maar Welk boekhoudpakket geschikt is voor jouw bedrijf? Dat hangt af van een aantal factoren. Als allereerste de grootte van je bedrijf en je bedrijfsvorm. Maar ook de aangeboden functies en de prijs is natuurlijk van belang. Bekijk ook goed de reviews van de aangeboden software. Maak een top 3 of top 5 en gebruik de boekhoudsoftware vergelijken om de aanbieders te bekijken. Vaak is het ook mogelijk om gedurende een proefperiode gebruik te maken van de software zodat je een en ander goed kunt uitproberen. Daarnaast kan je in onze boekhoudsoftware vergelijker aangeven waar de software aan moet voldoen. Op deze manier weet je heel snel welke software aan jouw wensen voldoet.
