Geen enkel bedrijf kan bestaan zonder het versturen van facturen. De facturen verstuur je immers niet zomaar: nee, je hebt bepaald werk uitgevoerd waar je een bepaalde beloning voor gaat krijgen. Om die beloning te kunnen krijgen, is het zaak om een factuur te sturen. Ga je daarbij voor een hard copy factuur? Of gaat je voorkeur toch uit naar een e-factuur? Om meerdere redenen is het verstandig om te kiezen voor een e-factuur!
In dit artikel laten we jou graag kennis maken met het relatief nieuwe fenomeen ‘E-factureren’. Langere tijd werden de facturen per post verstuurd, maar dat is dankzij het internet niet meer noodzakelijk. Je kunt immers ook perfect via een online boekhoudprogramma in combinatie met jouw mailprogramma alle facturen versturen. Als je daarvoor kiest, kies je eigenlijk voor ‘E-factureren’!
Wat is E-factureren precies?
Bij E-factureren maak en verstuur je de factuur volledig online. Je hoeft de factuur niet uit de printen, niet in een envelop te stoppen en je hebt er ook geen postzegels voor nodig. Nee, je kunt razendsnel de factuur via de digitale kanalen naar jouw opdrachtgever versturen.
Door de jaren heen is E-factureren uitgegroeid tot de standaard. Als je op dit jouw facturen nog niet digitaal verstuurd, ben je eigenlijk dief van jouw eigen tijd en portemonnee. Het digitaal versturen van facturen brengt namelijk onwijs veel voordelen met zich mee!
Daarnaast betekent de term ‘e-factureren’ ook nog iets anders. De term ‘e-factuur’ slaat namelijk ook op een gestructureerd digitaal bestand. Een digitaal bestand met vaste velden, waardoor systemen onderling in staat zijn om deze facturen met elkaar uit te wisselen.
Hedendaags wordt de term ‘e-factureren’ eigenlijk voor beide bovengenoemde onderwerpen gebruikt.
Wat moet er op een e-factuur komen?
Een e-factuur is hetzelfde als een factuur, maar wat moet er precies op een factuur? Hier onder vind je alles wat er op een factuur moet staan.
• Je btw-nummer;
• Je KvK- nummer;
• De factuurdatum;
• Het (steeds oplopende) factuurnummer;
• Het betalingstermijn;
• Een omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten;
• Het aantal geleverde goederen of de omvang van de geleverde diensten;
• De leverdatum van de goederen of diensten;
• De datum van een eventuele vooruitbetaling;
• Het totaalbedrag exclusief btw (wanneer er sprake is van het gebruik van verschillende btw-tarieven dienen de bedragen apart vermeld te worden);
• Het btw-tarief;
• Het btw-bedrag.
Bron: Belastingdienst
Voorbeeld e-factuur
Wat zijn de voordelen van E-factureren?
Gemak, tijdsbesparing, kostenbesparing en een directe integratie met jouw boekhoudprogramma. Dat zijn in een notendop toch wel de belangrijkste voordelen van E-factureren.
Doordat je de facturen volledig digitaal aanmaakt, verloopt dit razendsnel. Je kunt hierbij immers gebruik maken van vaste templates, waardoor je in een minuut een kloppende factuur kunt realiseren. Niet alleen het maken van de factuur gaat gemakkelijk, maar óók het versturen van de factuur. Dit kun je direct via de mail doen, waardoor jouw klant de factuur ook per direct ontvangt.
Door E-factureren weet je ook veel geld te besparen. Tijd kost immers geld. Ondertussen heb je ook geen postzegels, enveloppen en overige randzaken nodig. Het enige wat je nog nodig hebt, is een digitaal boekhoudprogramma en een werkende internetverbinding.
Met name als je facturen naar de overheid verstuurt, ben je met een E-facturering geweldig uit!
Hoe kun je digitaal facturen versturen?
Wil jij ook graag jouw facturen digitaal gaan versturen? Wil je ondertussen ook direct jouw boekhouding bijwerken en de facturen dus direct in jouw boekhouding op laten nemen? Dan kun je eigenlijk maar één juiste keuze maken: een geschikt boekhoudprogramma uitkiezen en gaan gebruiken.
Wat nou een goed boekhoudprogramma is voor het genereren van een e-factuur? Dat lees je hieronder; wij hebben namelijk een top 2 van de beste boekhoudprogramma’s voor jou geselecteerd:
Exact – voor alle MKB bedrijven is het boekhoudprogramma van Exact aan te raden. Met dit boekhoudprogramma genereer je niet alleen e-facturen, maar je kunt ook direct jouw volledige boekhouding perfect bij werken.
e-Boekhouden – ook het boekhoudprogramma e-Boekhouden is vrij populair te noemen. Met dit boekhoudprogramma kun je simpelweg allerlei soorten facturen versturen, waaronder de e-facturen.
Unit4 bedrijfssoftware – Ook dit boekhoudprogramma valt erg in de smaak. Met Unit4 bedrijfssoftware kan je binnen enkele seconden online facturen maken en versturen.
Visma – Visma is een gebruiksvriendelijk boekhoudprogramma waarbij je gehele administratie kan doen. Dus ook facturen opmaken en versturen. Heel erg handig met een gratis bankkoppeling.
Ficsus – Ficsus is een alles-in-1 boekhoudprogramma voornamelijk gericht op zzp’ers. Je kan dus meer dan alleen facturen maken en versturen, maar denk ook aan urenregistratie enzovoorts.
Paperdork – Paperdork is een “one of a kind” in dit rijtje, want dit is niet alleen een boekhoudprogramma. Wanneer je een boekhoudpakket neemt kan je ook er voor kiezen om daarbij een boekhouder te nemen. Dat is waar Paperdork hun mee onderscheidt.
