Heb je jouw onderneming bij de Kamer van Koophandel ingeschreven? Dan krijg je direct de beschikking over jouw unieke BTW nummer. Met dit BTW nummer kun je binnenlandse belastingtechnische zaken regelen. Indien je met het buitenland zaken wilt gaan doen, heb je een VAT nummer nodig. Hoe je dit nummer kunt aanvragen, lees je hieronder.
Sterker nog: als je op dit moment al een BTW nummer hebt, kun je redelijk makkelijk ook jouw VAT nummer hiervan afleiden. Het BTW nummer wordt echter door de Belastingdienst uitgegeven, terwijl je zelf jouw nummer kunt genereren.
De afkorting VAT staat voor Value Added Taxes. Dat wil zeggen dat het BTW- en het VAT nummer hand in hand met elkaar gaan. Beide nummers komen dan ook op hetzelfde neer, maar verschillen in de basis op verschillende punten ten opzichte van elkaar.
Wat is het verschil tussen een VAT Nummer en BTW nummer?
Het verschil zit hem in het feit of je een factuur stuurt naar een buitenlands bedrijf of een binnenlands bedrijf.
1. VAT nummer is voor zaken te doen met bedrijven in het buitenland.
2. BTW nummer is voor zaken te doen met bedrijven in het binnenland
Beide nummers vertonen overeenkomsten met elkaar en zijn ook nauw verwant aan elkaar. Feit is echter wel dat je een BTW nummer en een VAT nummer anders opbouwt.
Voorbeeld VAT nummer en BTW nummer
Hoe is een BTW nummer & VAT nummer opgebouwd?
Opbouw BTW nummer: om de opbouw van het VAT nummer uit te kunnen leggen, moeten we eerst kijken naar de opbouw van het BTW nummer. Daarbij zien we direct dat het BTW nummer lange tijd opgebouwd is geweest aan het Burgerservicenummer van de ondernemer. Dat nummer werd voorafgegaan door de landcode en afgesloten met ‘B.01’. Als je als ondernemer zijnde meerdere bedrijven had, werd het BTW nummer van bijvoorbeeld jouw derde bedrijf afgesloten met ‘B.03’.
Sinds 1 januari 2020 heeft de Belastingdienst echter andere BTW nummers aan alle ondernemers in ons land toegekend. Die nummers zijn niet meer direct te herleiden naar het Burgerservicenummer. Gezien de toenemende wens aan privacy was dit volgens de Belastingdienst en de Overheid zeer wenselijk. Op dit moment heb je als ondernemer zijnde dus géén BTW nummer meer die verwijst naar jouw Burgerservicenummer.
Opbouw VAT nummer: Dit nummer lijkt bijzonder veel op het BTW nummer. Het belangrijkste verschil is echter dat bij het VAT nummer géén gebruik van puntjes gemaakt wordt. Nee, in plaats daarvan wordt het BTW nummer eigenlijk volledig aan elkaar vast geschreven. Om dit verder te verduidelijken, hebben wij een BTW nummer en het bijbehorende VAT nummer in onderstaande tabel uiteengezet:
| BTW nummer: | NL1234.56.789.B01 |
| VAT nummer: | NL123456789B01 |
Waarom op deze manier het VAT nummer geschreven wordt? Omdat internationaal afgesproken is dat het nummer 14 eenheden moet hebben. Deze eenheden moeten aan elkaar vast geschreven worden, waardoor in alle landen hetzelfde soort nummer gebruikt kan worden. Dit schept eenheid, neemt een hoop vragen weg en maakt het totaalplaatje dus een stuk duidelijker.
Elk bedrijf in het buitenland heeft een beschikking over haar eigen VAT nummer. Dit nummer is altijd op de hierboven besproken manier opgebouwd én stelt bedrijven in staat om met het buitenland zaken te doen. Indien je buitenlandse zakenrelaties hebt, is het dus zaak om altijd het VAT nummer te gebruiken. Jouw BTW nummer gebruik je alleen voor de handel met bedrijven uit Nederland.
Bron: Belastingdienst
Wanneer ontvang je een VAT nummer?
Als je zaken met een buitenlands bedrijf wilt gaan doen, heb je dus een VAT nummer nodig. Het is echter niet zo dat je dit VAT nummer van de Belastingdienst ontvangt. Nee, het enige wat je vanuit de Belastingdienst ontvangt, is jouw unieke BTW nummer. Dit BTW nummer is volgens een vast stramien opgebouwd en is dus 100% uniek.
Op basis van dit unieke BTW nummer kun je vervolgens jouw VAT nummer zelf samenstellen. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen, is het weghalen van de puntjes in jouw BTW nummer. Zoals je in bovenstaande tabel al hebt kunnen zien, is dat dan ook het enige verschil tussen beide nummers.
Het tweede belangrijke verschil is echter zichtbaar in de toepassing van het nummer. Het BTW nummer dien je in Nederland altijd op jouw factuur te vermelden; dit is één van de vereisten die door de Belastingdienst aan een correcte factuur gesteld wordt. Daarnaast dien je jouw VAT nummer te gebruiken als je zaken met het buitenland gaat doen.
Zodra je voor het eerst zaken met een buitenlands bedrijf gaat doen, moet je dus over jouw VAT nummer beschikken. Dit nummer hoef je niet bij de Belastingdienst aan te vragen, maar kun je zelf genereren aan de hand van het BTW nummer van jouw onderneming.
Indien je zaken met het buitenland gaat doen, is een VAT nummer dus onmisbaar. Elk bedrijf wereldwijd heeft een dergelijk VAT nummer, waarbij dit nummer ook altijd uit 14 eenheden bestaat. Zoals je hierboven al hebt kunnen lezen, brengt dat de nodige voordelen met zich mee. Gezien de globalisering op de aardbol was het in ieder geval wenselijk dat er een dergelijk VAT nummer ontwikkeld zou worden. Er is nu in ieder geval veel eenheid en veel conformiteit voor alle bedrijven wereldwijd.
btw-identificatienummer bij eenmanszaken
Het oude btw-nummer voor eenmanszaken en zzp’ers was gebaseerd op het BSN nummer van de eigenaar. Met het gebruik van het nieuwe btw-id wordt het risico rond identiteitsfraude verminderd en de privacy versterkt. Eenmanszaken krijgen nu een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer.
Let goed op de BTW.
Wij willen je graag op dit vlak nog een handige tip meegeven: let goed op de BTW wanneer je zaken gaat doen met buitenlandse bedrijven. Als je zaken met een buitenlands bedrijf doet, gelden er namelijk andere regels. Je moet in dat geval namelijk de BTW verleggen en je moet een ICP aangifte gaan doen.
Om dit allemaal in goede banen te leiden, is het aan te raden om te kiezen voor een goed boekhoudprogramma of een facturatieprogramma. Met een zo’n programma kun je de BTW direct laten verleggen en zodoende dus belastingtechnisch alles correct in jouw boekhouding verwerken. Voor het zaken doen met buitenlandse bedrijven is het dan ook essentieel om gebruik van een eenvoudig boekhoudprogramma te maken!
Kun je BTW nummer checken of ze kloppen?
Wanneer je twijfelt of een BTW nummer klopt, kan je checken of die klopt in het Europese commisie register. Enige wat je hoeft in te vullen is:
1. BTW nummer
2. Lidstaat
In de volgende link kun je naar de Europese commissie register gaan om te kijken of het nummer klopt.
