Wil je met jouw onderneming graag de volgende stappen gaan zetten? Ben je daarvoor ook bereid om het nodige te doen en te laten? Dan is het wellicht interessant om procesgericht werken in jouw interne organisatie te implementeren. Dit kost enige tijd en aandacht, maar op termijn pluk je hier zeker de vruchten van. Dat geldt niet alleen voor de interne organisatie, maar ook voor al jouw klanten.
In de afgelopen jaren is procesgericht werken steeds populairder geworden. Waarom? Dat bespreken wij graag in dit artikel. Daarnaast bespreken we in dit artikel ook wat procesgericht werken is en hoe je dit precies toe kunt passen. Tevens kijken we ook nog kort naar situaties waarin procesgericht werken dé uitkomst is.
Wat is procesgericht werken?
Procesgericht werken is het creëren van een samenhang tussen werkzaamheden, waardoor processen optimaal uitgevoerd kunnen worden. Bij deze vorm van werken worden eigenlijk alle processen op elkaar afgestemd. Door de processen op elkaar af te stemmen, kan het eindresultaat alleen maar beter worden. Dit resulteert in tevreden klanten, een continu stroom van nieuwe opdrachten en een groei van de onderneming.
Op papier klinkt dit relatief makkelijk, maar in de praktijk valt dat tegen. In de afgelopen jaren hebben veel bedrijven een start gemaakt met procesgericht werken, maar ook veel bedrijven hebben al snel de stekker eruit getrokken. Als je binnen jouw onderneming écht procesgericht wilt werken, vraagt dit om de nodige opofferingen.
Bovendien is het een kwestie van het hebben van een lange adem. Je moet continu de vorderingen bijhouden, je moet op tijd bijsturen en je moet nieuwe dingen uitproberen. Al deze facetten hebben daarbij maar één doel: het creëren van een volledig proces, waarin alle werkzaamheden tezamen komen.
Voorbeeld van procesgericht werken
Om een voorbeeld van procesgericht werken te kunnen geven, is het eerst zaak om naar doelgericht werken te kijken. Als je in jouw onderneming doelgericht werkt, ben je voortdurend bezig met het behalen van een doel. Wil je bijvoorbeeld in de komende maand een omzet van 10.000 euro behalen? Als je dat doel behaald hebt, ga je weer naar het volgende doel door.
Dat is op zich een prima manier van werken, maar je bent continu met kleine stapjes bezig. Kleine stapjes waarin bovendien geen samenhang zit. Indien je deze maand 10.000 omzet hebt behaald, heb je daar immers volgende maand niks meer aan. Je begint dan weer vanaf het nulpunt, waardoor je weer hard moet werken.
Bij procesgericht werken ga je er juist voor zorgen dat je elke maand die 10.000 euro weet te verdienen. Dat doe je door de processen op elkaar af te stemmen, zodat je eigenlijk een lopende band weet te creëren. Een lopende band waarbij alle interne processen een cruciale rol spelen. Iets wat bij doelgericht werken niet het geval is; daarbij zijn alleen de bijbehorende processen relevant.
Met andere woorden:
- Doelgericht werken: je werkt deze maand om de target van 10.000 euro te behalen
- Procesgericht werken: je werkt deze maand om de processen te optimaliseren, zodat je de komende maand voortdurend 10.000 euro per maand omzet weet te behalen.
Bovendien richt je je bij doelgericht werken echt op één doel. Er is niet zozeer sprake van subdoelen. Bij procesgericht werken ben je wel continu met subdoelen bezig, aangezien je mogelijk op tijd bij moet gaan sturen. Dat kun je alleen inzichtelijk krijgen als je met subdoelen werkt en voortdurend de vorderingen in de gaten houdt.
Waar kan procesgericht werken handig zijn?
Is het zo dat procesgericht werken in elke onderneming zijn vruchten af gaat werpen? Ja, in de basis is dat wel het geval. De ervaring leert echter dat procesgericht werken met name werkt bij specifieke situaties:
- In het bedrijfsleven
- Bij de gemeente
- In het onderwijs
Waarom het uitgerekend bij deze instanties zo goed werkt? Omdat binnen deze instanties de focus altijd op de lange termijn ligt. Je kunt als gemeente een probleem volgende week oplossen, maar dan is het vooral van belang dat dit probleem niet nogmaals opdoemt. Dat weet je te voorkomen door procesgericht te werken.
Ook binnen het onderwijs ben je continu met processen bezig. Je leert de kinderen in groep 4 iets, waarna in groep 5 daar het vervolg op gegeven moet worden. Dat is alleen mogelijk als je echt alle processen op elkaar afstemt.
Binnen bedrijven werkt dit net zo. Als bedrijf zijnde moet je een optimaal product of dienst leveren. Als je dat voor elkaar weet te krijgen, weet je jouw klanten immers tevreden te stellen. Aangezien jouw klanten ook kritisch(er) zijn/worden, is het echt zaak om naar perfectie te streven. Perfectie bereik je niet door doelgericht te werken, maar juist wel door procesgericht te werken.
Tot slot is er bij dergelijke instanties altijd sprake van een samenloop van processen. Alleen als deze processen een geheel gaan vormen, kan het gewenste resultaat behaald worden. Met name bij de grotere bedrijven – met meerdere afdelingen – is dit een behoorlijke uitdaging. Graag willen we je daarom al van één tip voorzien: de omschakeling naar procesgericht werken neemt echt de nodige tijd in beslag. Gun jezelf en jouw organisatie deze tijd wel. Op termijn pluk je hier alle vruchten van!
Hoe kan je procesgericht werken?
Wil jij graag de omslag maken van doelgericht werken naar procesgericht werken? Verstandig. Met procesgericht werken ben je meer met de lange termijn bezig. Meer met het optimaliseren van processen en meer met het leveren van perfecte producten/diensten. Op termijn weet je daarmee alleen maar meer klanten tevreden te stellen.
Voordat het zover is, moet je wel intern veranderingen door te zien brengen. Hoe je dit precies kunt doen? Daarvoor kun je het beste onderstaand stappenplan volgen. Met behulp van dit stappenplan is het goed te doen om uiteindelijk procesgericht te werken binnen jouw onderneming.
Om dit stappenplan te duiden, hebben wij een voorbeeld bedacht. Het gaat hierbij om een bedrijf dat gespecialiseerd is in het produceren speciale glasproducten. Om die glasproducten te kunnen fabriceren, moet men voldoen aan de ISO standaarden. De directeur van het bedrijf heeft besloten dat de gehele interne organisatie aan deze ISO standaarden opgehangen moet worden. Oftewel: er gaat procesgericht werken.
Stap 1: benadruk het belang van procesgericht werken
De eerste stap is direct een vrij lastige: als baas moet je gaan benadrukken wat het belang van procesgericht werken is. Met andere woorden: je moet aan de gehele interne organisatie duidelijk maken wat het belang van de ISO standaarden is.
Tip: begin hiervoor bij de ‘hooggeplaatste’ mensen in het bedrijf. Je start dus bij het managementteam en werkt gaandeweg toe naar alle mensen op de werkvloer. Het begrip ‘Top Down’ is hierbij echt een aanrader.
Stap 2: bepaal het doel
Ondertussen is het ook zaak om jouw doelen vast te stellen. Wat is het doel van de ISO standaard implementeren? En binnen welke termijn wil je dit gaan behalen? Om dit duidelijker te maken, kun je gebruik maken van ingewikkelde diagrammen en modellen.
De ervaring leert dat veel mensen van de werkvloer dit niet direct begrijpen. Voor hen is het daarom beter om te benadrukken wat het doel is. Benadruk hierbij ook nogmaals waarom je – in dit geval – de ISO standaarden in jouw onderneming wilt implementeren. Als een werknemer weet waar hij/zij het voor doet, krijg je alle neuzen sneller dezelfde kant op.
Stap 3: maak een volledige planning
Zo, het belang is nu duidelijk. Ook heb je doelen vastgesteld en weet je binnen welke termijnen deze doelen behaald moeten gaan worden. Maar, hoe ga je dit nou precies doen? Om dát voor jezelf te bepalen, is het aan te raden om met planning software aan de slag te gaan.
Met planning software van bijvoorbeeld Teamleader, Exact of Wrike kun je een volledige planning uit gaan werken. Een planning waar alle werknemers zich aan op kunnen trekken. Ook richting alle stakeholders zorgt deze planning voor veel duidelijkheid.
Stap 4: begin de eerste processen aan te passen
Om de ISO standaarden te kunnen implementeren, is het zaak om processen aan te passen. Start hierbij met het eerste proces en werk daarna verder en verder. Door met de eerste processen te starten, weet je in ieder geval richting te geven aan het gehele proces.
Stap 5: meten, meten en nog eens meten
Ondertussen is het zaak om alles te meten. Je moet meten wat er aangepast wordt, binnen welke termijn dit aangepast wordt, wat de gevolgen zijn en hoe jouw medewerkers hierop reageren. Sommige van deze metingen kun je echt met cijfers uitdrukken, terwijl je bij andere metingen vooral met emoties en gevoelens te maken hebt.
Tevens moet je hierbij de planning voortdurend in het oog houden. Loopt het gehele proces nog op schema? Moet je mogelijk dingen in de planning aanpassen? Of moet je dingen toch op een net iets andere manier aanpakken? Als je van de beste planning software gebruik maakt, kun je dit relatief makkelijk voor jezelf in beeld brengen.
Stap 6: optimaliseren en volhouden
Tot slot is het een kwestie van optimaliseren en volhouden. Procesgericht werken is echt een kwestie van lange termijn, dus blijf volhouden. Dit geldt niet alleen voor jou, maar ook voor al jouw werknemers. Om hen te blijven motiveren, kan het zeker geen kwaad om hen op z’n tijd te belonen!
