Verleen jij als particulier zijnde diensten aan bedrijven? In dat geval kun je geen factuur opsturen, maar in plaats daarvan wel een kwitantie. Maar, hoe zit dit nou als je een dienst aan een particulier verleent? Kun je een factuur aan een particulier sturen? En wat zijn de regels met betrekking tot een factuur aan particulier? Je leest het allemaal in dit artikel!
Hoe zit met het factureren aan particulieren?
Verkoop jij bijvoorbeeld producten aan particulieren? Of verleen jij diensten aan particulieren? In beide gevallen ben je niet verplicht om een factuur uit te reiken. Je bent eigenlijk alleen verplicht om een factuur uit te reiken als je een overeenkomst met een ander bedrijf uit gaat.
De Belastingdienst heeft echter wel vastgesteld dat hier enkele uitzonderingen op bestaan. Over deze uitzonderingen lees je meer op de website van de Belastingdienst.
In sommige gevallen kan een particulier wel om een factuur vragen. Dit is bijvoorbeeld het geval als een particulier wil weten hoe het uiteindelijke eindbedrag opgebouwd is. Ook voor bijvoorbeeld een verzekeringsclaim is het voor particulieren wenselijk/noodzakelijk om een factuur te hebben.
Wil je standaard een factuur aan jouw particuliere klanten uitgeven? Dat is prima mogelijk. Je moet hierbij wel letten op de eisen waar een factuur in beginsel aan moet voldoen. Over deze eisen vertellen wij je verderop in dit artikel graag meer.
Voor jouw boekhouding is het van belang om onderscheid te maken tussen particulieren en zakelijke klanten. zoals je in bovenstaande bron van de Belastingdienst kunt lezen, is de verhouding particuliere/zakelijke klanten ook nog van belang.
Als ondernemer ben je overigens verplicht om een sluitende boekhouding op te stellen. Om die sluitende boekhouding te verkrijgen, is het aan te raden om altijd facturen aan particulieren op te stellen. Vervolgens is het aan jou om te bepalen wat je met die facturen doet; wel of niet uitreiken aan jouw particuliere klant(en).
Hoe maak je een factuur aan een particulier?
Heb je veel particulieren als klant? En heb je voor jezelf besloten dat je alle particuliere klanten een factuur wilt geven? Dan is het zaak om dit op voorhand al goed voor te bereiden. Met een juiste voorbereiding is het opstellen en uitgeven van de facturen vervolgens een fluitje van een cent.
Om je hier een handje bij te helpen, hebben wij een stappenplan voor je opgesteld. Aan de hand van dit stappenplan kun je snel/gemakkelijk voor een sluitende administratie zorgen!
Stap 1: Kies een gratis boekhoudprogramma
Allereerst is het zaak om een gratis boekhoudprogramma uit te kiezen. Door van een gratis boekhoudprogramma gebruik te maken, kun je de nodige kosten besparen. Maar, tussen welke gratis boekhoudprogramma’s kun je nou kiezen? Eigenlijk is het aan te raden om te kiezen voor een boekhoudprogramma met een gratis proefperiode.
Tijdens deze proefperiode kun je het boekhoudprogramma naar hartenlust uitproberen. Je kunt alvast de eerste facturen aanmaken en voor jezelf bepalen of dit allemaal naar wens gaat. Onder meer bij de volgende factuurprogramma’s kun je gebruik maken van een gratis proefperiode:
- e-Boekhouden.nl: als je een startende ondernemer bent, zijn de eerste 15 maanden volledig gratis. Als je al langer een ondernemer bent, geniet je 14 dagen lang van een gratis proefperiode.
- Exact: ook bij dit grote softwarebedrijf kun je gebruik maken van een gratis proefperiode. Deze periode duurt maar liefst 30 dagen; voldoende tijd dus om dit programma naar hartenlust uit te proberen.
- Fiscus: ook het programma van Fiscus is een ware aanrader, met dank aan de gratis proefperiode van 35 dagen. Tijdens deze periode kun je het uitgebreide boekhoudprogramma uitproberen.
- Tellow: tot slot willen wij je ook nog wijzen op het programma van Tellow. Dit programma is uitgebreid, is speciaal voor zzp’ers ontwikkeld en kent een gratis proefperiode van 30 dagen. Ideaal!
Voor welk boekhoudprogramma je het beste kunt kiezen? Dat is volledig afhankelijk van jouw eigen voorkeuren. Zet daarom je wensen op een rijtje en ga met onze vergelijker aan de slag. Via onze vergelijker kun je razendsnel het beste (gratis) boekhoudprogramma vinden.
Stap 2: Maak een factuur aan
Heb je eenmaal een keuze voor een boekhoudprogramma gemaakt? Dan is het aan te raden om dit programma geheel naar wens in te stellen. Zo kun je een vaste template voor jouw facturen aan gaan maken. Op die manier kun je jouw huisstijl, logo en aanverwante zaken in jouw facturen verwerken.
Nadat je dat gedaan hebt, kun je de eerste factuur aan gaan maken. Bij het aanmaken van deze factuur moet je goed kijken naar de wettelijke verplichtingen. De Belastingdienst heeft namelijk vastgesteld welke aspecten sowieso op een factuur vermeld moeten staan. Je kunt hierbij denken aan jouw bedrijfsgegevens, maar ook aan de gegevens van de ontvanger van de factuur. Tevens moet je de specificaties van de factuur uitwerken. Op de website van de Belastingdienst vind je alle informatie hierover.
Let op: op een factuur aan een particulier moet je ook de BTW vermelden. Dit maakt het doen van de BTW aangifte voor jezelf bovendien een stuk makkelijker. Als je voor één van bovengenoemde boekhoudprogramma’s gekozen hebt, is het doen van de BTW aangifte sowieso een eitje.
Stap 3: Exporteer de factuur uit het programma
Vervolgens is het zaak om de factuur uit het programma te exporteren. Je kunt de factuur vervolgens opslaan in bijvoorbeeld jouw Dropbox of aanverwant systeem. Op die manier weet je altijd een back-up van al jouw facturen op te bouwen.
Stap 4: Verstuur de factuur naar de particulier
Vervolgens kun je de factuur direct naar de particulier versturen. Je kunt dit doen via het boekhoudprogramma zelf, maar je kunt de factuur zelf ook per mail versturen. Krijg je een particulier bij jou op bezoek? Dan kun je de factuur ook uitprinten en in een fysieke vorm aan de particulier te geven.
Doe je het liever op de ‘ouderwetse’ manier? Dan kun je de factuur ook per post versturen. Dit is echter niet aan te raden. Zowel qua werkzaamheden als qua kosten/duurzaamheid is het onverstandig om het op deze manier aan te pakken.
