Als je een factuur op gaat stellen, moet deze factuur aan meerdere eisen voldoen. Zo moet je bepaalde gegevens te allen tijde op elke factuur verwerken. Daarnaast is het ook aan te raden om gebruik te maken van een betalingskenmerk; met een betalingskenmerk weet je het namelijk voor jezelf en voor jouw debiteuren een stuk makkelijker te maken.
Ondertussen maken jouw crediteuren ook gebruik van een betalingskenmerk. Waarom? Omdat ze het daarmee voor zichzelf ook weer een stuk makkelijker weten te maken, maar óók voor jou. Je kunt dit dan ook zien als een handig hulpmiddel waarmee ondernemers elkaar weten te helpen.
Wat is een betalingskenmerk?
Een betalingskenmerk is een unieke code die voorzien is van een controlegetal. Hoe dit getal exact opgebouwd wordt, is volledig afhankelijk van jouw eigen wensen en jouw facturatiesoftware.
Dit kenmerk wordt normaal gesproken opgebouwd aan de hand van de volgende onderdelen:
- Identificatienummer: eigenlijk elk betalingskenmerk start met een identificatienummer van bijvoorbeeld 2 of 3 letters.
- Controlegetal: dit is een getal waarmee je de belasting kunt controleren
- Factuurnummer: dit is het nummer van de factuur die je gaat versturen
Voorbeeld van een betalingskenmerk
Een dergelijk kenmerk, ook wel een gestructureerde mededeling genoemd, brengt meerdere voordelen met zich mee. Daarover informeren wij je graag verderop in dit artikel. Graag willen wij je eerst een voorbeeld geven van een betalingskenmerk:
- Als ondernemer moet je per kwartaal de BTW aangifte doen. Als je een goedlopend bedrijf hebt, is het hierbij voor de hand liggend dat je BTW aan de Belastingdienst moet betalen. Als je dat bedrag aan de Belastingdienst gaat betalen, vraagt de Belastingdienst om altijd het betalingskenmerk te vermelden. Bij de Belastingdienst is een combinatie van cijfers en letters. Deze combinatie is echter gekoppeld aan jouw BSN nummer en is dus 100% uniek te noemen.
Zo is een voorbeeld van een betalingskenmerk van de Belastingdienst bijvoorbeeld de volgende combinatie: 3138424341801030. Hoe de Belastingdienst exact tot dit cijfer komt? Dat doet deze instantie op basis van jouw BSN nummer. Als ondernemer zijnde kun je echter volledig zelf jouw eigen betalingskenmerk gaan creëren. Ook daarover vertellen wij je hieronder graag meer.
Waarom zijn er betalingskenmerken?
In de huidige maatschappij hebben we vaker en vaker met digitale facturen te maken. Dit geldt zowel op het privé gebied als op het zakelijke gebied. Je hebt immers tal van leveranciers, je hebt de Belastingdienst aan wie je belasting moet betalen en je verstuurt uiteraard ook nog zelf facturen.
Doordat in elk bedrijf de nodige facturen heen en weer verstuurd worden, kan je soms het overzicht kwijtraken. Dit geldt niet alleen voor de facturen, maar ook voor de betalingen. Als je voor een betalingskenmerk op jouw facturen kiest, wet je de betalingen echter een stuk beter te verwerken. Dit gebeurt namelijk geheel automatisch aan de hand van het kenmerk.
Stel nou dat jij een factuur naar klant A stuurt met een specifiek kenmerk. Bij het aanmaken van de factuur kies je voor klant A en dan weet je boekhoudprogramma ook direct welk betalingskenmerk hierbij hoort. Na enkele dagen wachten betaalt klant A de factuur, waarbij het kenmerk vermeld wordt.
Jouw boekhoudprogramma ziet nu direct dat dit kenmerk overeenkomt met het kenmerk uit de factuur, waardoor de betaling automatisch aan de betreffende factuur gekoppeld wordt.
Ook is een betalingskenmerk onwijs handig bij deelbetalingen. Je boekhoudprogramma is namelijk in dit geval ook in staat om een deelbetaling te verwerken. Dit gaat ook weer aan de hand van een (betalings)kenmerk; het ontvangen bedrag en het factuurbedrag zijn niet gelijk aan elkaar, maar dat maakt niet uit. Indien de volgende deel betaling gedaan wordt, trekt het boekhoudprogramma het ontvangen bedrag en het factuurbedrag uiteindelijk gelijk aan elkaar. Een cruciale rol hierbij wordt dus gespeeld door het betalingskenmerk.
Tot slot worden ook foutieve betalingen voorkomen door het betalingskenmerk. Als je via internetbankieren een factuur gaat betalen, controleert de bank namelijk het ingevulde kenmerk. Indien dit kenmerk niet correct is, wordt dit direct aangegeven in internetbankieren. Hiermee wordt dus voorkomen dat jij of één van jouw debiteuren een verkeerde betaling uitvoert.
Hoe maak je een betalingskenmerk?
Wil je ook graag gebruik maken van een betalingskenmerk? Dan is het aan te raden om dit betalingskenmerk direct op jouw factuur te verwerken. Bij nagenoeg alle huidige eenvoudige boekhoudprogramma’s is dat een fluitje van een cent.
Het enige wat je hiervoor hoeft te doen, is jouw factuur workflow aan te passen. Je kunt in boekhoudprogramma’s zoals van e-boekhouden.nl, Reeleezee of Exact, instellen dat in de mail naar de ontvanger van de factuur automatisch het betalingskenmerk verwerkt moet worden. Ook kun je ervoor kiezen om dit betalingskenmerk automatisch op de factuur te laten plaatsen.
Bij bijvoorbeeld het programma Moneybird kun je hiervoor de onderstaande betalingsvoorwaarden aanhouden:
Dankzij de tag ‘document.payment_reference’ krijgt de ontvanger van de factuur automatisch een betalingskenmerk aangereikt. Als dat betalingskenmerk door de klant gebruikt wordt, weet jouw boekhoudprogramma deze betaling direct aan deze factuur te koppelen. Een kind kan de was doen!
Bron: Moneybird
