Als ondernemer zijnde ontkom je niet aan bepaalde verplichtingen. Zo heb je een per kwartaal de verplichting om BTW aangifte te doen. Het doen van een BTW aangifte kun je voor jezelf vrij makkelijk maken. hoe je dit voor jezelf zo makkelijk mogen kunt maken? Dat begint eigenlijk al bij het uitkiezen van het beste boekhoudprogramma.
In dit artikel vertellen we je graag van alles over het doen van de BTW aangifte. We bespreken onder meer wat een BTW aangifte precies is, hoe je dit kunt doen en wat het belang van een geschikt boekhoudprogramma is. Ook bespreken we hoe je moeiteloos met het beste boekhoudprogramma de BTW aangifte kunt doen. Dankzij dit artikel hoef je in ieder geval nooit meer onnodig veel tijd te besteden aan het doen van de BTW aangifte!
Wat is de BTW aangifte precies?
Als je een factuur naar een klant verstuurt, verstuur je deze factuur altijd inclusief BTW. In de meeste sectoren bedraagt dit percentage 21%, terwijl in enkele sectoren het BTW percentage slechts 9% is. Deze percentages zijn door de overheid bepaald en worden gezien als ‘Bruto Toegevoegde Waarde’.
Waarom je deze BTW door moet rekenen aan de klant? Door de overheid is nu eenmaal bepaald dat alle handelingen in het economisch verkeer belast moeten worden met belasting. Het is vervolgens zaak dat je deze belasting weer af gaat staan aan de overheid.
Om dat te kunnen doen, moet je eerst een BTW aangifte doen. In deze BTW aangifte vermeld je precies hoeveel BTW je ontvangen hebt over jouw omzet in het betreffende kwartaal. Je kunt hier eigenlijk de volgende rekensom voor hanteren: jouw omzet * 0,21. Je hebt dan direct in beeld hoeveel BTW je aan de overheid af moet staan.
Je kunt echter ook nog de BTW aftrekken die je zélf betaald hebt. Als jij bijvoorbeeld producten inkoopt, koop je deze producten ook inclusief BTW in. Deze betaalde BTW kun je vervolgens in jouw BTW aangifte ook weer aftrekken van de ontvangen BTW. Onderaan de streep is dat de rekensom waarmee je kunt berekenen hoeveel BTW je per kwartaal af moet dragen.
Let wel op: er bestaan enkele uitzonderingssituaties. Zo moet je scherp zijn op facturen vanuit het buitenland en zijn sommige beroepen/bedrijven ook vrijgesteld van BTW.
Hoe kun je de BTW aangifte doen?
Voor elke ondernemer is het de verplichting om de BTW aangifte te gaan doen. De meeste ondernemers moeten dit per kwartaal doen, maar in sommige gevallen kun je de BTW aangifte ook per jaar doen. Daar is sprake van als jouw onderneming niet zo groot is en jouw omzet dus ook niet al te hoog ligt. Dit wordt ook wel een KOR (kleineondernemersregeling) genoemd.
Na afloop van een kwartaal moet je al jouw facturen gaan verzamelen. Per factuur moet je vervolgens de BTW apart berekenen, waarna je al deze bedragen bij elkaar op kunt tellen. Van dat bedrag kun je vervolgens de uitgegeven BTW aftrekken.
Heb je bijvoorbeeld 500 euro exclusief BTW aan een nieuwe laptop uitgegeven? Dan lag de verkoopprijs van die laptop op 605 euro (=500 euro * 1,21). Je hebt dus eigenlijk 105 euro aan BTW betaald; dat bedrag kun je vervolgens weer aftrekken van het hierboven berekende totale bedrag aan ontvangen BTW.
Vervolgens dien je in te loggen in het portaal van de Belastingdienst. Via dat portaal kun je direct de BTW aangifte doen, waarbij je bovengenoemde getallen handmatig in moet gaan vullen. Bij het doen van de BTW aangifte moet je wel scherp zijn op betalingen aan het buitenland en dergelijke; de Belastingdienst hanteert daar aparte posten voor.
Als je eenmaal een BTW aangifte gedaan hebt, gaat het de komende keren alleen maar makkelijker. Je kunt het doen van de BTW aangifte echter sowieso structureel gemakkelijker voor jezelf gaan maken. Dit kan je doen door een boekhoudprogramma aan te schaffen en om vanuit je boekhoudprogramma digitaal btw-aangifte te doen. Dit houd in dat je niet via het portaal je aangifte doet, maar via je boekhoudprogramma. Wanneer je het boekhoudprogramma koppelt met je belastingdienst btw-aangifte account, dan kan je vanuit je boekhoudprogramma waarin al je administratie is verwerkt daaruit aangifte doen. Dit is gebruiksvriendelijker en te automatiseren.
Twijfel je nog of je je boekhouding geheel zelf moet doen? Of moet laten uitbesteden aan een boekhouder. Wij hebben hier een artikel over geschreven over of je zelf je boekhouding moet doen of moet uitbesteden. Wil je het geheel zelf gaan doen, bekijk dan boekhouden voor beginners.
Aanbevolen boekhoudprogramma’s
Je hebt hierboven kunnen lezen hoe je de BTW aangifte kunt doen. Het was wellicht al direct duidelijk voor je dat het vrij veel handmatig werk is. Doordat je bedragen bij elkaar op moet tellen en van elkaar af moet trekken, bestaat de kans ook dat je een rekenfoutje gaat maken. De Belastingdienst duldt eigenlijk geen ruimte voor fouten, dus het is pure noodzaak dat je de BTW aangifte perfect uitvoert.
Daarvoor kun je het beste gebruik maken van een boekhoudprogramma. Met meerdere boekhoudprogramma’s kun je namelijk semi automatisch jouw BTW aangifte doen; dit staat ook wel bekend onder de term ‘elektronisch BTW aangifte doen’.
Hoe dit precies werkt? Nou, je hoeft alleen maar alle uitgaande en ingaande facturen in jouw boekhoudprogramma te verwerken. Het programma rekent vervolgens alle betaalde en ontvangen BTW en trekt deze weer van elkaar vandaan. Vervolgens kun je met enkele drukken op de knop jouw volledige BTW aangifte gaan doen.
Lijkt het jou wel iets om op deze manier jouw BTW aangifte te gaan doen? Dan kunnen wij je onder meer de volgende vier boekhoudprogramma’s van harte aanraden:
Exact – onder de MKB bedrijven in ons land is Exact het meest gebruikte boekhoudprogramma. Dat is niet geheel verwonderlijk, aangezien dit programma onwijs veel te bieden heeft. Volgens Exact zelf neemt dit programma 90% van het werk uit jouw handen; dat is onder meer het geval bij het doen van de BTW aangifte.
Unit4 – gaat jouw voorkeur uit naar het meest uitgebreide boekhoudprogramma? Dan is het aan te raden om te kiezen voor het boekhoudprogramma van Unit4. Met dit programma kun je eenvoudig jouw volledig boekhouding bijwerken, waarna je direct snel en probleemloos de BTW aangifte kunt doen.
Visma – ook het boekhoudprogramma Visma kunnen wij van harte aanraden. Met dit programma kun je ook in een handomdraai jouw BTW aangifte doen; bovendien liggen de kosten relatief laag.
e-Boekhouden – heb je geen al te groot bedrijf? Dan is het aan te raden om naar het boekhoudprogramma e-Boekhouden te kijken. Dit programma is speciaal geschikt voor de kleinere ondernemers en stelt jou in staat om direct de BTW aangifte te doen!
