Zie jij ook zo op tegen het bijhouden van jouw boekhouding? Wil je het liefste zo min mogelijk tijd aan jouw boekhouding besteden? En wil je de boekhouding voor jezelf ook nog eens zo overzichtelijk mogelijk houden? Dan kun je eigenlijk maar twee dingen doen:
- Gebruik maken van een goed boekhoudprogramma
- Gebruik maken van grootboekrekeningen
In dit artikel richten wij onze pijlen volledig op het begrip ‘grootboekrekening’. We bespreken wat een grootboekrekening precies is, we bespreken wat de voordelen hiervan zijn, hoe je een grootboekrekening in jouw administratie kunt verwerken en welke grootboekrekening je kunt/moet gebruiken. Kortom: na het lezen van dit artikel weet je echt alles over het toepassen van een grootboekrekening!
Wat is een grootboekrekening?
Vrij weinig ondernemers beleven veel lol aan het doen van de boekhouding. De boekhouding bijhouden is immers niet datgene waar zij goed in zijn en het kan soms ook behoorlijk frustrerend zijn. Om het bijhouden van de boekhouding zo eenvoudig mogelijk te houden, is het dus aan te raden om gebruik te maken van een goed boekhoudprogramma. Binnen dit boekhoudprogramma is het vervolgens aan te raden om gebruik te maken van een grootboekrekening.
Een grootboekrekening is een verzameling van alle inkomsten en uitgaven binnen een bepaalde categorie. Door een grootboekrekening te maken, kun je alle uitgaven en inkomsten dus gaan splitsen. Je weet deze per categorie in te delen, waardoor je direct inzichtelijk kunt krijgen op welke categorieën je mogelijk kunt besparen.
Voorbeelden een grootboekrekening
Vlottende activa en vlottende passiva: dit zijn alle bankrekeningen van jouw onderneming, de btw-rekening, debiteurenrekening, crediteurenrekening etc. Worden altijd aangegeven met een grootboekrekening ‘1xxx’.
Tussenrekeningen: deze rekeningen gebruik je voor het verschuiven van geld. Bijvoorbeeld van de kassa naar de bank of van de zakelijke spaarrekening naar de zakelijke betaalrekening. Worden altijd aangegeven met een grootboekrekening ‘2xxx’.
Voorraad: in deze grootboek reeks vind je alle posten terug die betrekking hebben op de voorraad. Worden altijd aangegeven met een grootboekrekening ‘3xxx’.
Kosten: alle kosten die je voor jouw onderneming maakt, kun je boeken onder de grootboekrekening kosten. Worden altijd aangegeven met een grootboekrekening ‘4xxx’.
Inkopen: alle inkopen die je voor jouw onderneming doet, kun je boeken onder deze grootboekrekening. Worden altijd aangegeven met een grootboekrekening ‘7xxx’.
Omzet: alle inkomsten die je uit verkopen weet te realiseren, kun je onder de grootboekrekening omzet scharen. Wordt altijd aangegeven met een grootboekrekening ‘8xxx’
Welke grootboekrekening gebruiken?
Welke grootboekrekening je nou het beste voor jouw onderneming kunt gebruiken? Dat is echt volledig afhankelijk van jouw eigen voorkeuren en de exacte situatie in jouw bedrijf.
Lever je bijvoorbeeld diensten? Dan heb je geen producten op voorraad en heb je dus niks te maken met de ‘3xxx’ grootboek reeks. Over het algemeen kan wel gesteld worden dat elk bedrijf vlottende activa, vlottende passiva, kosten, inkopen, tussenrekeningen en omzet hebben. Je kunt dus uitgaan van het gebruik maken van de volgende grootboekrekeningen:
• 1xxx
• 2xxx
• 4xxx
• 7xxx
• 8xxx
Hoe je dit vervolgens exact in weet te richten, is afhankelijk van jouw eigen voorkeuren. Wij raden je aan om het gestandaardiseerde grootboekrekeningschema bij te houden; dit is makkelijk als je ooit eens de hulp van een boekhouder in moet schakelen. De boekhouder kent dit schema uiteraard ook en is daardoor in staat om snel de gewenste service te verlenen.
Mocht je net begonnen zijn met je bedrijf en heb je twijfels of je je boekhouding goed doet? Bekijk dan onze boekhouden voor beginners gids.
Hoe verwerk je grootboekrekening in je administratie?
Het mag duidelijk zijn: door gebruik van grootboekrekeningen te maken, kun je de boekhouding voor jezelf een heel stuk makkelijker maken. Per categorie weet je immers de inkomsten en uitgaven in beeld te brengen, waardoor je hier direct naar kunt gaan handelen. Dit komt allemaal terug op je balans.
Mogelijk vraag je je nu af hoe je deze grootboekrekeningen in je administratie kunt gaan verwerken. Dat kan je doen door de volgende stappen te volgen:
1. Kies een eenvoudig boekhoudprogramma
2. Koppel je zakelijke rekening aan het boekhoudprogramma
3. Boek de transacties onder “grootboekrekening”
1. Kies een eenvoudig boekhoudprogramma
Door alleen al voor een eenvoudig boekhoudprogramma te kiezen hoef je om veel zaken geen zorgen meer te maken. Denk dan aan: bewaarplicht, facturen handmatig maken, bonnetjes gelijk via de app in je administratie verwerken enzovoorts.
Er zijn wel veel verschillende soorten boekhoudprogramma’s. Die zijn er voornamelijk omdat als je een ZZP’er geen functies nodig hebt die een MKB’er wel nodig hebt. Daarom heb je speciale boekhoudprogramma’s voor ZZP en zo ook boekhoudprogramma’s voor MKB’ers.
2. Koppel je zakelijke rekening aan het boekhoudprogramma
Door je zakelijke rekening te koppen aan het boekhoudprogramma’s komen alle transacties automatisch in je administratie.
3. Boek de transacties onder “grootboekrekening”
Heb je de transacties gevonden die je wilt boeken onder een grootboekrekening? Dan kan je dat heel simpel doen door op de transactie te klikken en vervolgens onder grootboekrekening te boeken.
