Voor elke onderneming is het van cruciaal belang om tijdig de juiste facturen naar de juiste klanten te sturen. Om dit proces zoveel mogelijk te automatiseren, is het aan te raden om gebruik te maken van een digitaal boekhoudprogramma. Met behulp van een dergelijk boekhoudprogramma kun je ook veel soorten facturen opstellen, waaronder een e-factuur en een pro forma factuur.
In dit artikel vertellen we graag alles over een pro forma factuur. We bespreken eerst wat een pro forma factuur is, waarna we ook de voordelen van een dergelijke factuur bespreken. Tot slot geven wij je nog handige tips voor het beste boekhoudprogramma voor het aanmaken van pro forma facturen!
Wat is een pro forma factuur?
Wat is een pro forma factuur?
Om een pro forma factuur uit te kunnen leggen, is het zaak om naar het Latijnse woord ‘Pro forma’ te kijken. Vrij vertaald betekent dit woord ‘voor de vorm’. Eigenlijk verzend je pro forma factuur dus vóór dat je daadwerkelijk een product of een dienst gaat leveren.
Een pro forma factuur verstuur je op het volgende moment: nadat een klant jouw offerte geaccepteerd heeft. Op dat moment heb je nog geen werkzaamheden uitgevoerd, maar je verstuurt op dat moment wel alvast een pro forma factuur. In deze factuur ziet de klant in één oogopslag alle informatie staan omtrent de order c.q. de opdracht.
Een pro forma factuur kan in tal van situaties gebruikt worden. Zowel bij het leveren van producten als bij het leveren van diensten kun je een pro forma factuur gaan gebruiken.
Voorbeeld van een pro forma factuur
Zoals je nu weet is een (e)factuur hetzelfde als een pro forma factuur alleen het verschil zit het in wanneer je de factuur verstuurd. Benieuwd hoe een pro forma factuur eruit ziet? Hieronder zie je een voorbeeld van een pro forma factuur.
Wat zijn de voordelen van een pro forma factuur?
Waarom je een pro forma factuur zou versturen in plaats van een normale factuur? Nou, je geeft met een pro forma factuur alle gewenste duidelijkheid aan je klant én aan jouw interne organisatie.
Gedurende de samenwerking – of de levering – vormt de pro forma factuur eigenlijk de leidraad. Zowel jijzelf als jouw opdrachtgever kunnen altijd de factuur inzien en terugkijken wat er besproken is.
Let wel op: een pro forma factuur is van origine geen rechtsgeldige factuur. Als je deze factuur naar een klant verstuurd, betekent dit niet dat de klant een betalingsplicht heeft. Integendeel zelfs; de klant krijgt door het ontvangen van de factuur geen aanvullende plichten.
Bovendien maak je het versturen van de daadwerkelijke factuur voor jezelf een stuk makkelijker. Je kunt namelijk – bij de meeste boekhoudprogramma’s – de pro forma factuur omtoveren tot een echte factuur. Dit kan met slechts enkele drukken op de knop, waardoor je veel tijd weet te besparen.
Al met al biedt een pro forma factuur dus het gewenste overzicht. Jij en jouw opdrachtgever kunnen op de factuur precies inzien wat er afgesproken is en wat de bijbehorende kosten daarvoor zijn. Dankzij deze factuur kun je mogelijke discussies in de toekomst ook zoveel mogelijk vermijden; alle afspraken staan immers duidelijk weergegeven op de pro forma factuur.
Hoe kun je een pro forma factuur aanmaken?
Wil je graag pro forma facturen aan jouw klanten gaan versturen? Dan is het eerst zaak om een geschikt boekhoudprogramma uit te gaan kiezen. Als je een geschikt boekhoudprogramma gevonden hebt, is het een fluitje van een cent om de pro forma facturen te gaan versturen.
Bij het opstellen van de factuur moet je wel scherp zijn. Op een pro forma factuur moeten namelijk bepaalde velden naar voren komen. Daarentegen zijn er ook bepaalde gegevens die nóóit op een pro forma factuur naar voren moeten komen. Zo zie je op een pro forma factuur nooit een factuurnummer staan.
Ben je nog op zoek naar een geschikt boekhoudprogramma? Check dan zeker even de onderstaande boekhoudprogramma’s. Met deze drie boekhoudprogramma’s maak je snel een pro forma factuur op:
e-Boekhouden – met name voor de kleinere bedrijven is e-Boekhouden een perfect boekhoudprogramma. Het programma is vrij uitgebreid, waardoor je ook pro forma facturen op kunt stellen en kunt versturen.
Exact – de meeste MKB-bedrijven kiezen voor het boekhoudprogramma van Exact. Ook dat programma is onwijs uitgebreid, biedt veel waar voor zijn geld en is vrij overzichtelijk.
Fiscus – tot slot kun je ook nog voor het systeem van Fiscus kiezen. Met dit systeem kun je bovendien meer dan alleen maar pro facturen aanmaken: je kunt ook direct jouw uren registreren en de facturen koppelen aan jouw boekhouding!
Unit4 bedrijfssoftware – Dit boekhoudpakket is voornamelijk gemaakt voor MKB’ers. Een pakket die voor grotere bedrijven onwijs handig is want je krijgt een digitale assistent. 30 dagen gratis proberen!
Visma – Ook dit boekhoudprogramma is het meest gebruiksvriendelijke voor MKB’ers. Onbeperkt factureren, gratis (online) trainingen en iOS en Android app!
Hoe kun je een pro forma factuur aanmaken?
Wil je graag pro forma facturen aan jouw klanten gaan versturen? Dan is het eerst zaak om een geschikt boekhoudprogramma uit te gaan kiezen. Als je een geschikt boekhoudprogramma gevonden hebt, is het een fluitje van een cent om de pro forma facturen te gaan versturen.
Bij het opstellen van de factuur moet je wel scherp zijn. Op een pro forma factuur moeten namelijk bepaalde velden naar voren komen. Daarentegen zijn er ook bepaalde gegevens die nóóit op een pro forma factuur naar voren moeten komen. Zo zie je op een pro forma factuur nooit een factuurnummer staan.
Ben je nog op zoek naar een geschikt boekhoudprogramma? Check dan zeker even de onderstaande boekhoudprogramma’s. Met deze drie boekhoudprogramma’s maak je snel een pro forma factuur op:
e-Boekhouden – met name voor de kleinere bedrijven is e-Boekhouden een perfect boekhoudprogramma. Het programma is vrij uitgebreid, waardoor je ook pro forma facturen op kunt stellen en kunt versturen.
Exact – de meeste MKB-bedrijven kiezen voor het boekhoudprogramma van Exact. Ook dat programma is onwijs uitgebreid, biedt veel waar voor zijn geld en is vrij overzichtelijk.
Fiscus – tot slot kun je ook nog voor het systeem van Fiscus kiezen. Met dit systeem kun je bovendien meer dan alleen maar pro facturen aanmaken: je kunt ook direct jouw uren registreren en de facturen koppelen aan jouw boekhouding!
Unit4 bedrijfssoftware – Dit boekhoudpakket is voornamelijk gemaakt voor MKB’ers. Een pakket die voor grotere bedrijven onwijs handig is want je krijgt een digitale assistent. 30 dagen gratis proberen!
Visma – Ook dit boekhoudprogramma is het meest gebruiksvriendelijke voor MKB’ers. Onbeperkt factureren, gratis (online) trainingen en iOS en Android app!
