Wanneer je zaken doet met het buitenland of buiten je eigen stad of dorp, kan het wel eens voorkomen dat je ergens moet verblijven. Vaak doe je dat in een hotel. Maar, zijn BTW hotelkosten aftrekbaar? En waar moet je verder rekening mee houden? Op al die vragen vind je in dit artikel een passend antwoord. Wij proeven namelijk dat het bij veel ondernemers niet helemaal duidelijk is wat zij nou precies met de hotelkosten mogen/kunnen/moeten doen.
Daarnaast, geven we je enkele handige tips voor het boekhoudkundig verwerken van de hotelkosten in een boekhoudprogramma. Door de informatie uit dit artikel goed tot je te nemen, kun je op termijn van een interessante kostenbesparing gaan genieten!
Hoeveel BTW zit er op een hotelovernachting?
Op een hotelovernachting wordt er 9% BTW geheven. Dat is terug te zien op de factuur van waar je verbleef.
Waarom hier slechts 9% BTW over wordt berekend? Dit komt omdat een hotelovernachting onder de noemer ‘verstrekken van logies voor een korte periode’ valt. Wettelijk gezien staat die noemer gelijk aan 9% BTW.
Mocht in de toekomst de BTW percentages aangepast worden, verandert uiteraard ook dit percentage. Voorheen betaalde je namelijk 6% BTW over een hotelovernachting, maar de meest recente BTW verandering heeft dat ook doen wijzigen.
Kan je de BTW van een hotelovernachting aftrekken?
Wanneer je de factuur voor een hotelovernachting zakelijk hebt betaald kan je 9% BTW Aftrekken. De Belastingdienst heeft vastgesteld dat je de volledige BTW af mag trekken van elke zakelijke hotelovernachting die je maakt.
De nadruk in dit verhaal ligt wel op het woordje ‘zakelijke’. Als je voor privé doeleinden een weekendje weg gaat, is het uiteraard niet de bedoeling dat je deze kosten af gaat trekken. Die kosten moet je overigens sowieso niet zakelijk maken, aangezien er geen zakelijk belang bij een dergelijke overnachting is.
Daarnaast, geldt de 9% BTW ook in de volgende situaties:
- Als je gebruik maakt van seizoen verhuur van gemeubileerde kamers of een gemeubileerde woning
- De verhuur van gastenkamers door ziekenhuizen
- De verhuur van een gemeubileerde woning of appartement aan ‘logies voor een korte periode’
- Het opvang bieden van asielzoekers en dak- en thuislozen
- Het verstrekken van logies aan boord van een zeilschip. Vereiste hierbij is dat de bemanning ook ingehuurd moet zijn
Voorbeeld van een zakelijke hotelovernachting
Werk jij de gehele donderdag in Rotterdam? En moet je vrijdagochtend vroeg op een congres in Maastricht klaar staan? Dan kun je ervoor kiezen om vrijdagochtend vroeg naar Maastricht af te reizen. Je kunt er echter ook voor kiezen om vanuit Rotterdam direct naar Maastricht af te reizen; op de donderdag of vrijdag dus.
Indien je in Maastricht aangekomen bent, kun je een goede nacht maken in een hotel. Dit is nou precies een voorbeeld van een zakelijke hotelovernachting. Je maakt deze hotelovernachting namelijk in het kader van een zakelijk belang.
Ook is het goed mogelijk dat je naar een buitenlands congres moet gaan. Vlieg je bijvoorbeeld binnenkort naar Zwitserland voor een congres van enkele dagen? De BTW hotelkosten die je ter plekke moment maakt, zijn ook aftrekbaar. Je moet bij buitenlandse hotelovernachtingen echter wel goed kijken naar de internationale verrekening van BTW.
Let op: hotelovernachting kan soms 100% aftrekbaar zijn
Je hebt in dit artikel al kunnen lezen dat 9% BTW van de hotelkosten aftrekbaar is. In sommige gevallen kun je echter alle hotelkosten 100% van jouw winst aftrekken. De eis die hierbij gesteld wordt, is dat de hotelovernachting een zakelijk belang heeft.
Het voorbeeld dat wij hierboven gegeven hebben, is een voorbeeld van overnachting met een zakelijk belang. De Belastingdienst geeft zelf ook aan dat in meerdere het aannemelijk is dat de overnachting een zakelijk karakter heeft:
- Als je een congres in binnen- of buitenland gaat volgen
- Als je een seminar in binnen- of buitenland gaat volgen
- Als je op studiereis gaat, bijvoorbeeld om nieuwe kennis op te doen of om inspiratie op te doen
- Alle verblijven die je moet maken ten behoeve van zakelijke redenen
Kortom: maak jij in binnen- of buitenland een hotelovernachting met een zakelijk karakter? Dan kun je deze kosten 100% aftrekken van je fiscale winst. Maar, let wel op. Het gaat hier puur om de kosten die je voor de overnacht zelf moet maken.
Als je bijvoorbeeld eten en drinken in het hotel gaat bestellen, zijn deze kosten niet altijd 100% aftrekbaar. Sommige reis- en verblijfskosten, waaronder eten en drinken, zijn namelijk beperkt aftrekbaar. Dat geldt niet alleen als je op zakenreis bent, maar ook als je in eigen land met een klant gaat dineren.
Hoe kan je BTW aftrekken van een hotelovernachting?
Vaak krijg je bij de boeking van je hotelovernachting een factuur erbij. Mocht je geen factuur erbij krijgen, dan kan je het beste contact opnemen. Dan ontvang je binnen enkele dagen een factuur van jou hotelovernachting.
Wanneer je de factuur hebt, staat er op vermeld dat je 9% BTW moet gaan betalen. Deze 9% BTW betaal je in eerste instantie, maar kun je later dus weer bij het betalen van jouw omzetbelasting aftrekken. Om dat mogelijk te maken, is het zaak om de factuur in jouw boekhouding te verwerken.
Je kunt deze factuur als een inkomende factuur in jouw boekhouding gaan verwerken. Geef aan om welk hotel het precies gaat en voeg dat contact aan jouw boekhoudprogramma toe. Upload vervolgens de factuur en laat het boekhoudprogramma de rest van het werk doen. Het enige wat jij nog moet doen, is de juiste categorie te selecteren. In eigenlijk alle boekhoudprogramma’s vind je wel een categorie als ‘hotelovernachtingen’ of ‘reiskosten’ terug. De inkomende factuur van de hotelovernachting kun je onder die categorie/rubriek verwerken.
Vervolgens zorgt een eenvoudig boekhoudprogramma ervoor dat deze kosten perfect verwerkt worden. Zo wordt de betaalde BTW van de BTW afgetrokken en worden de hotelkosten ook van jouw fiscale winst afgetrokken. Zoals je hierboven al hebt kunnen lezen, draait het hierbij alleen om de kosten voor de overnachting zelf. Kosten voor eten en drinken kunnen ook op de factuur staan, maar het boekhoudprogramma ziet deze kosten niet automatisch als aftrekbare kosten. Mocht je kosten voor eten en drinken maken, is het aan te raden om even goed te controleren hoe jouw boekhoudprogramma hier precies mee om gaat!
Mocht nog niet heel bekend zijn over hoe je precies moet boekhouden. Lees dan onze boekhouden voor beginners gids.
