Reis jij regelmatig met de trein voor zakelijke doeleinden? Wist je dan dat je deze kosten onder bepaalde voorwaarden af kunt trekken van jouw fiscale winst? Dat geldt niet alleen voor de daadwerkelijke gemaakte kosten, maar ook voor de BTW op een treinkaartje. Hoe dit allemaal precies geregeld is, vind je in dit artikel!
Zo bespreken we in dit artikel onder meer wat het BTW percentage voor een treinkaartje is. Ook bespreken we hoe je deze BTW kunt verwerken, wat de fiscale regels zijn en hoe je dit fiscaal gezien zo aantrekkelijk mogelijk voor jezelf kunt maken!
Hoeveel procent BTW zit er op je treinkaartje?
Op een treinkaartje zit 9% btw. Nu vraag je misschien jezelf af; waarom 9% btw en geen 21% btw? Normaal gesproken geldt voor alle diensten en producten het BTW percentage van 21%. Maar, omdat het een vorm van openbaar vervoer is heeft de overheid een percentage van 9% geheven.
Geldt dat ook voor andere vormen van openbaar vervoer zoals de bus, metro en of OV fiets? Ja, zeker. De overheid heeft vastgesteld dat op alle vormen van openbaar vervoer 9% BTW wordt geheven.
Kan je BTW van je treinkaartje terug vragen?
Heel simpel gezegd, ja dat kan! Indien je dat goed verwerkt in je boekhoudprogramma.
Stel dat je 20 euro voor een treinkaartje moet betalen. In deze 20 euro is het BTW bedrag al opgenomen, aangezien de NS altijd inclusief BTW rekent. Dit betekent dat het treinkaartje exclusief BTW 18,34 euro kost. Tegelijkertijd betekent dit ook dat het BTW bedrag 1,66 euro bedraagt.
Wat kun je nou met dit BTW bedrag? Dit BTW bedrag van 1,66 euro kun je volledig terugvragen bij de aangifte omzetbelasting. Iets waar je echter wel scherp op moet zijn, is wat je met het bedrag van 18,34 euro gaat doen. Je hebt deze kosten gemaakt, maar kun je deze kosten ook doorbelasten aan je opdrachtgever? Het is mogelijk, maar je moet hier dan wel goede afspraken over maken. Als je dit gaat doen, is het in ieder geval van belang dat je altijd rekent met het bedrag exclusief BTW (18,34 euro in bovengenoemd voorbeeld!).
Je kunt er echter ook voor kiezen om deze kosten voor eigen rekening te nemen. Als deze kosten een zakelijk karakter hebben, kun je deze kosten uiteraard van jouw fiscale winst aftrekken. Je fiscale winst daalt hierdoor, waardoor je minder belasting hoeft te betalen.
Hoe krijg je een factuur van je gemaakte reis?
Als je regelmatig met de trein reist, krijg je met nogal veel facturen te maken. Elk treinkaartje kun je immers als een factuur zien, waarbij je zelf nog de BTW en dergelijke moet gaan berekenen. Gelukkig kun je dit voor jezelf een stuk handiger maken: met behulp van een NS Business Kaart.
Als je voor een NS Business Kaart kiest, krijg je maandelijks een factuur. Op deze factuur staan alle treinreizen die je hebt gemaakt, staat een totaalbedrag en staat ook het BTW gespecificeerd. Het enige wat jij nu nog hoeft te doen, is deze factuur in jouw boekhouding te verwerken. Nadat je dat gedaan hebt, doet het boekhoudprogramma de rest voor jou.
In onze ogen is het te allen tijde verstandig om te kiezen voor een NS Business Kaart. Dankzij deze kaart weet je het voor jezelf makkelijk te maken én weet je een hoop tijd te besteden. De tijd die je normaal kwijt was aan het berekenen van de BTW op een treinkaartje kun je nu gaan besteden aan jouw core business!
Hoe kan je BTW van je treinkaartje makkelijk in je administratie verwerken?
Heb je voor een NS Business Kaart gekozen? Of ga je dit spoedig doen? Dan kun je er van uit gaan dat je elke maand een factuur gaat krijgen. Op deze factuur staan dus alle gemaakte reizen én het complete bedrag.
Hoe je deze factuur in jouw boekhouding kunt verwerken? Het is aan te raden om een uniek e-mailadres van een eenvoudig boekhoudprogramma in te vullen bij het aanmaken van een account voor jouw NS Business Kaart. De NS stuurt de factuur vervolgens naar dat e-mailadres, waarna de factuur automatisch in jouw boekhoudprogramma terecht komt.
Je kunt vervolgens in jouw boekhoudprogramma deze factuur ook nog automatisch aan de juiste grootboekrekening laten koppelen. Je kunt hiervoor een regel maken dat factuur X altijd gekoppeld moet worden aan rubriek Y. Als je dat in jouw boekhoudprogramma ingesteld hebt, heb je nooit meer omkijken naar de facturen van jouw treinkaartjes!
Kortom: het is absoluut mogelijk om dit gehele proces te automatiseren. Dat bespaart je een hoop tijd en je weet de foutenmarge nihil te maken. Ondertussen weet je ook nog zeker dat de factuur én het BTW bedrag perfect verwerkt worden. Je kunt dus met een gerust hart veel treinreizen gaan maken naar jouw opdrachtgevers en/of leveranciers!
Ben je nog niet heel erg bekend met het boekhouden. Bekijk dan onze boekhouden voor beginners gids.
