Voor elk bedrijf is het cruciaal dat tijdig de facturen verstuurd worden. Deze facturen moeten bovendien volledig correct zijn, moeten aan alle wettelijke verplichtingen voldoen en moeten naar de juiste contactpersoon toegestuurd worden. Nadat de factuur verstuurd is, ben je er echter nog niet. Nee, je moet je ook met debiteurenadministratie bezig houden.
Dit is niet de favoriete bezigheid van een gemiddelde ondernemer, maar het is toch iets waar je veel tijd aan moet besteden. Eigenlijk is het voor elk bedrijf zelfs cruciaal om de debiteurenadministratie op orde te hebben.
Waarom dat zo is? Dat bespreken we graag in dit artikel. Daarnaast bespreken we in dit artikel ook wat debiteurenadministratie precies is en hoe je jouw debiteuren administratie op orde kunt brengen. Met het oog op zowel de korte- als op lange termijn is het cruciaal om direct op zoek te gaan naar een eenvoudig boekhoudprogramma waarmee je het overzicht over jouw debiteuren kunt behouden.
Wat is debiteurenadministratie?
Op het moment dat jij een factuur verstuurd hebt, is de ontvanger van deze factuur een debiteur. Jij hebt immers geld tegoed van je klant/opdrachtgever, waardoor deze klant boekhoudkundig gezien wordt als een debiteur.
Indien de klant de factuur binnen de gestelde termijn betaald, verdwijnt de klant uit jouw lijst met debiteuren. Wordt de factuur echter niet betaald? Dan blijft de klant een debiteur. Het beheren van alle openstaande facturen wordt gezien als debiteurenadministratie.
Je houdt hierbij dus bij welke facturen openstaan, op welke data de betaaltermijn verlopen is en welke handelingen je al in gang hebt gezet. Als de factuur lange tijd niet betaald wordt, is het immers tijd om herinneringen te sturen. Helpen die herinneringen ook niks? Dan kun je altijd nog kiezen voor een incassobureau.
Dankzij debiteurenadministratie behoud je in ieder geval het overzicht over de openstaande facturen. Je kunt hierdoor tijdig dingen ingrijpen en je kunt ook gerichter gaan handelen. Je doet immers liever zaken met bedrijven die wél altijd de factuur netjes op tijd betalen.
Waarom is debiteurenadministratie essentieel?
In de inleiding van dit artikel stelden wij dat debiteurenadministratie cruciaal voor elk bedrijf is. Dat blijkt onder meer uit de volgende punten:
1. Één op de vier faillissementen ontstaat door debiteuren
2. Door debiteurenadministratie kun je jouw bedrijf financieel gezond houden
3. Door debiteurenadministratie heb je het overzicht over jouw financiële status
4. Door debiteurenadministratie kun je harder met jouw bedrijf groeien
Een op de vier faillissementen
Onderzoek heeft uitgewezen dat ongeveer 25% van alle faillissementen te wijten is aan openstaande debiteurenposten. Des te meer debiteuren je hebt, des te meer geld je nog moet gaan ontvangen. Indien je dit geld langere tijd niet ontvangt, teer je in op jouw financiële buffer. Je moet immers wel gewoon jouw inkomende facturen (en eventueel jouw personeel) betalen. Door met debiteurenadministratie aan de slag te gaan, kun je dus een faillissement voorkomen.
Bedrijf financieel gezond houden
Binnen elk bedrijf speelt de term ‘cashflow’ een belangrijke rol. Des te beter jouw cashflow is, des te minder moeite je hebt om betalingen te verrichten. Indien de betalingen van jouw klanten uitblijven, gaat jouw cashflow echter fors achteruit. Jouw bedrijf wordt daarmee – in de praktijk en op papier – een stuk minder gezond. Dankzij debiteurenadministratie kun je jouw bedrijf dus financieel gezond houden.
Overzicht over financiële status
Heb jij enig idee hoeveel geld je op dit moment op jouw rekening hebt staan? Weet je dan hoeveel geld je nog moet ontvangen en hoeveel geld je nog moet betalen? Als je niet weet hoeveel geld je nog moet ontvangen, heb je ook geen weet van jouw financiële status. Met behulp van de debiteurenadministratie weet je dus altijd het gewenste overzicht te verkrijgen en te behouden.
Harder met jouw bedrijf groeien
Worden de facturen door jouw klanten snel betaald? Dan ben je ook in staat om sneller te investeren of om bijvoorbeeld grotere voorraden in te kopen. Dit draagt bij aan de groei van jouw onderneming. Door op de juiste manier met debiteurenadministratie aan de slag te gaan, kun jouw bedrijf dus nóg harder gaan groeien!
Kan debiteurenadministratie deels geautomatiseerd worden?
Wil jij zo min mogelijk tijd besteden aan jouw debiteurenadministratie? Dat kunnen wij ons maar al te goed voorstellen. Gelukkig is het mogelijk om de debiteurenadministratie deels te automatiseren. Wat je hiervoor nodig hebt? Een goed boekhoudprogramma.
Via een boekhoudprogramma heb je namelijk altijd het overzicht over jouw financiële status. Ook kun je automatisch herinneringen laten versturen en kun je ook reminders vanuit het boekhoudprogramma gaan versturen. Je bepaalt daarbij volledig zelf wat de toon in deze reminder is en hoe je reminder vormgeeft.
Daarnaast geeft een boekhoudprogramma ook automatisch aan hoeveel geld je nog tegoed hebt. Je ziet dus direct welke partijen jouw debiteuren zijn en om welke bedragen het gaat. Aan de hand van die informatie kun je jouw bedrijfsvoering aanpassen, zodat jouw bedrijf financieel gezond blijft.
Betaalt een klant een factuur gewoon helemaal niet? Dan kun je via het boekhoudprogramma ook nog een incassobureau inschakelen. Je geeft hiermee de vordering eigenlijk over aan het incassobureau, waarbij het de hoop is dat de klant alsnog gaat betalen. Daar heb je immers recht op!
Wil je meer weten over hoe je je boekhouding kunt doen? Bekijk dan onze boekhouden voor beginners gids.
4 tips voor het omgaan met debiteuren
Wil jij op de juiste manier met jouw debiteuren omgaan? Dan is het allereerst dus aan te raden om met debiteurenadministratie aan de slag te gaan. Indien je dat hebt gedaan, is het aan te raden om onderstaande tips op te volgen:
- Tip 1: blijf vriendelijk tegen jouw debiteuren. Aan dreigementen, stemverheffingen of overige negatieve zaken heb je niks. Je hebt geld van jouw klant tegoed en dat kun je maar beter op een nette manier zien te krijgen.
- Tip 2: stuur tijdig herinneringen. Mocht de factuur uiteindelijk helemaal niet betaald worden, kun je in de rechtbank aantonen dat je netjes meerdere herinneringen en dergelijke hebt verstuurd. Wanneer je een boekhoudprogramma gebruikt, kan je automatische herinneringen sturen.
- Tip 3: betaal zelf ook de facturen op tijd. Een goed voorbeeld doet volgen. Als elk bedrijf netjes de facturen op tijd betaald, is debiteurenadministratie helemaal niet meer nodig. Een goede wereld begint bij jezelf!
- Tip 4: besteed echt tijd aan jouw debiteurenadministratie. Het is niet het meest leuke om te doen, maar het is wel essentieel voor jouw bedrijf!
