Ben je als ZZP’er veel onderweg met jouw auto? Dan is het goed om te weten wat de exacte regels omtrent de kilometervergoeding ZZP zijn. Wij kunnen je alvast verklappen dat deze regels vrij complex zijn én dat de regels ook vrij vaak veranderen.
In dit artikel vind je in ieder geval de regels zoals deze gelden. We bespreken hoe je als ZZP’er de kilometervergoeding aan jezelf ‘uit kunt keren’, hoe de kilometervergoeding precies werkt en van welke fiscale mogelijkheden je gebruikt kunt maken. Ook bespreken we nog hoe je jouw kilometervergoeding in jouw administratie kunt verwerken!
Wat is kilometervergoeding ZZP?
De kilometervergoeding voor ZZP’ers is de vergoeding voor de kilometers die je aflegt voor jouw werkzaamheden. Het gaat hierbij expliciet om de kilometers die je met een vervoermiddel maakt die niet in jouw zaak ondergebracht is.
Heeft de kilometervergoeding voor ZZP’ers dan alleen betrekking op een auto? Nee, zeker niet. Ook de kosten voor je fiets, het openbaar vervoer of de taxi vallen onder deze noemer. Hoe dat precies werkt, geven we graag hieronder met twee voorbeelden aan.
Voorbeeld 1: je gaat met je eigen fiets op pad
Heb je een opdrachtgever die bij jou in de buurt zit? Ga je daarom lekker op de fiets naar jouw opdrachtgever toe? Dan is het logisch dat je hiervoor jouw privé fiets gebruikt.
Als je met jouw privé fiets naar een opdrachtgever toe fietst, kun je 0,19 euro per kilometer uit laten keren. Het is hierbij wel goed om te weten dat alle kosten voor de fiets binnen deze 0,19 euro per kilometer vallen. Je kunt dus niet ook nog een verzekering voor je fiets of bijvoorbeeld de kosten voor fietsenstalling aftrekken van jouw winst.
Tip: indien je veel kilometers op jouw privé fiets maakt, is het mogelijk interessant om voor een zakelijke fiets te kiezen. Als je de fiets op jouw zaak zet, weet je namelijk van de nodige fiscale voordelen te genieten. Maak in ieder geval voor jezelf een berekening om te achterhalen wat fiscaal het meest aantrekkelijk is.
Voorbeeld 2: je gaat met jouw privé auto op pad
Heb je geen auto op de zaak staan? Of heb je geen leaseauto? In dat geval kun je jouw privé auto gebruiken voor ritjes naar bijvoorbeeld jouw opdrachtgevers toe. Als je die ritten gaat maken, is het belangrijk dat je elke gereden kilometer goed weet te administreren.
Waarom dit belangrijk is? Omdat je per gereden zakelijke kilometer 0,19 euro van de fiscale winst af mag trekken. Je gaat hierdoor minder winstbelasting betalen, waardoor je onderaan de streep dus voordeliger uit bent.
Tip: maak je nou veel zakelijke kilometers? Dan is een auto op de zaak ook erg interessant. Alle kosten die je voor de zakelijke auto maakt, kun je namelijk ook van jouw winst aftrekken. Denk hierbij aan het onderhoud, de brandstof en aanverwante zaken. Mogelijk is het fiscaal voor jou dus voordeliger om te kiezen voor een zakelijke auto in plaats van de kilometervergoeding voor ZZP’ers.
Hoeveel cent moet ik rekenen per gemaakte kilometer als ZZP’er?
Van elke kilometer die je als ZZP’er maakt, kun je 0,19 euro rekenen als kilometervergoeding. Dit bedrag kun je dus van jouw fiscale winst aftrekken, waardoor je minder winstbelasting/inkomstenbelasting hoeft te betalen.
Om dit verder nog iets duidelijker te maken: stel nou dat je in een maand 1000 kilometer zakelijk hebt gereden met jouw privé auto. Je kunt dan dus 1000 x 0,19 euro = 190 euro van je fiscale winst aftrekken. Maar, let wel op: niet alle kosten die je voor jouw privé auto maakt, mag je aftrekken. Je kunt echter wel een dele van de BTW over het onderhoud en het gebruik van de auto fiscaal aftrekken.
Hoe dat precies werkt? Nou, je kunt zelf berekenen hoeveel kilometers je zakelijk rijdt en hoeveel kilometers je privé rijdt. Op basis van die verdeling kun je zelf de kosten voor het onderhoud en het gebruik van de auto gaan verdelen. De kosten die je hiervoor hebt gemaakt, kun je vervolgens uitsplitsen op het gebied van BTW. Naar de ratio van het zakelijke gebruik van de privé auto kun je de betreffende hoeveelheid BTW aftrekken. Dit betekent dat je minder omzetbelasting moet gaan betalen, aangezien je de hoeveelheid BTW op deze manier omlaag weet te brengen.
Let op: kilometerregistratie valt onder de fiscale bewaarplicht
Als ondernemer zijnde moet je voldoen aan de eisen die door de Belastingdienst gesteld worden. Eén van deze eisen is dat je moet voldoen aan een bewaarplicht. Dat houdt in dat je je boekhouding 7 tot 10 jaar moet bewaren. Geldt dit ook voor de kilometerregistratie? Ja, dit geldt ook zeker voor de kilometeradministratie.
Mede daarom willen wij je aanraden om alle gereden zakelijke kilometers heel nauwkeurig te noteren. Je kunt dit in bijvoorbeeld een Excel sheet doen, je kunt dit met pen en papier doen of je kunt gebruik maken van een kilometerregistratie app.
Wanneer je kiest om alles in Excel te gaan bijhouden. Wees dan wel bewust van de risico’s zoals de veiligheid van Excel. Lees hier meer over waarom je niet in excel moet boekhouden.
Het is in ieder geval van belang dat je het niet alleen goed registreert, maar ook nog eens jarenlang weet te bewaren. De kilometeradministratie gaat een belangrijk onderdeel vormen van jouw boekhouding; zorg er dus voor dat je deze administratie ook 7 tot 10 jaar weet te bewaren.
Na die periode kun je de bijgehouden kilometeradministraties weggooien. Tot die tijd is het hoe dan ook dus zaak om de administratie goed te bewaren.
Tip: wil je de gereden zakelijke kilometers met jouw privé auto heel nauwkeurig registreren? Dan is het aan te raden om te kiezen voor een app op jouw telefoon. Met een dergelijke app kun je elke rit nauwkeurig bijhouden, waardoor je aan het einde van de maand een duidelijk overzicht krijgt. Op basis van dat overzicht kun je de kilometervergoeding vervolgens in jouw administratie gaan verwerken.
Hoe verwerk je kilometervergoeding als ZZP’er in je administratie?
Laten we allereerst vooropstellen dat je hier verschillende zaken voor nodig hebt. Allereerst moet je zorg dragen voor een sluitende kilometeradministratie. Alle zakelijke kilometers die je hebt gemaakt, moet je kunnen verantwoorden. Download daarom direct een kilometerregistratie app of houd alle gereden kilometers zeer nauwkeurig bij in een Excel sheet.
Verder heb je ook nog een goed boekhoudprogramma nodig. In dit programma kun je de gereden zakelijke kilometers automatisch laten verwerken, waardoor je fiscale winst direct lager uit gaat vallen. Ook krijg je direct inzichtelijk hoeveel je nou precies aan btw moet gaan betalen per kwartaal.
Stel nou dat je per maand 1000 kilometers met jouw privé auto maakt voor zakelijke doeleinden. In dat geval kun je een bedrag van 1000 x 0,19 = 190 euro van jouw fiscale winst aftrekken. Je kunt deze kilometervergoeding in jouw boekhoudprogramma direct boeken onder de juiste grootboekrekening.
Het boekhoudprogramma zorgt er vervolgens voor dat deze totale vergoeding op de correcte manier in jouw boekhouding verwerkt wordt. Je hebt dus geen omkijken naar het aanpassen van de fiscale winst of iets dergelijk; dat neemt het boekhoudprogramma volledig voor jou uit handen.
Reis je ondertussen ook nog 1000 kilometer per maand met jouw privé auto voor privé doeleinden? Dan is de ratio zakelijk/privé dus 50/50. Dit betekent dat je de helft van de BTW over al het onderhoud en het gebruik van de auto ook nog fiscaal af kan trekken. Ook deze kosten kun je in jouw boekhoudprogramma opvoeren, waarna het programma direct voor de juiste verwerking zorgt.
Moraal van het verhaal: maak gebruik van een goed boekhoudprogramma voor ZZP’ers én van de juiste grootboekrekeningen in dit programma. Eigenlijk alle boekhoudprogramma’s hebben automatisch een grootboekrekening voor de kilometervergoeding beschikbaar gesteld. Zodra je die grootboekrekening geselecteerd hebt, zorgt het programma er direct voor dat alle kosten én btw op de juiste manier verrekend worden!
