Lever jij dure producten? Of werk je langdurig aan bepaalde projecten voor jouw klanten? Dan is het soms ‘gebruikelijk’ om een aanbetaling aan jouw klant(en) te vragen. Indien je een aanbetaling hanteert, dien je hier een speciale aanbetalingsfactuur voor te maken en op te sturen naar de klant.
Wat voor factuur is dit precies? Hoe kun je zelf een aanbetalingsfactuur maken? En waar moet je rekening mee houden bij het maken van een aanbetalingsfactuur? Op die vragen vind je in dit artikel een passend antwoord. Een antwoord waarmee je bovendien direct uit de voeten kunt om jouw eigen aanbetalingsfactuur te maken!
Wat is een aanbetalingsfactuur?
Een aanbetalingsfactuur is een factuur waarop je het aanbetalingsbedrag vermeldt. Deze factuur moet vervolgens voldoen aan alle eisen die door de Belastingdienst aan een factuur gesteld worden. Zo moet de factuur een uniek factuurnummer hebben, moet de omschrijving op de factuur duidelijk zijn en moeten alle gegevens van jouw ondernemer én van de klant vermeld staan.
Waarom zou je een aanbetalingsfactuur sturen?
Is het nu echt aan te raden om met een aanbetaling te werken? Ja, zeker. Sterker nog: in sommige branches is dit volkomen normaal. Om meerdere redenen is het mogelijk voor jou ook interessant om een aanbetalingsfactuur te sturen.
- Een aanbetaling biedt zekerheid: je weet zeker dat je het werk voor niks gaat doen. Je hebt immers al een deel van het totaalbedrag ontvangen, waardoor de klant ook gestimuleerd is om de rest van het project samen goed af te ronden.
- Je creëert een financiële buffer: met name bij langdurige projecten krijg je zelf ook met de nodige uitgaven te maken. Indien je een aanbetaling hanteert, weet je al een deel van deze uitgaven te dekken. Op deze manier creëer je een financiële buffer voor jouw onderneming.
- Een aanbetaling zorgt voor vertrouwen: bij zakelijke relaties is vertrouwen het sleutelwoord. Indien je een aanbetaling met jouw klant overeenkomt, getuigt dit van vertrouwen. Wederzijds vertrouwen om precies te zijn.
Al met al is het dus zeker aan te raden om te kiezen voor een aanbetaling. Kies je voor een aanbetaling? Dan kun je ook niet zonder een aanbetalingsfactuur!
Voorbeeld van een aanbetalingsfactuur
Wil je een aanbetalingsfactuur naar jouw klant versturen? Dan is het van belang dat deze aanbetalingsfactuur de juiste gegevens bevat. Hieronder hebben wij een vereenvoudigde versie van een aanbetalingsfactuur voor je uiteengezet:
In dit voorbeeld gaan wij uit van een totaal factuurbedrag van 3.000 euro. Je hebt met jouw klant de volgende afspraak gemaakt: de klant betaalt direct 25% van het totale factuurbedrag aan jou als aanbetaling. In dat geval komt de aanbetalingsfactuur er als volgt uit te zien:
Nadat je deze aanbetaling ontvangen hebt, moet de klant dus nog 2250 euro exclusief BTW betalen. Wanneer dit precies betaald moet worden, is afhankelijk van de afspraken die je met jouw klant maakt over de aanbetaling.
Verder is het van belang om het volgende te onthouden: een aanbetalingsfactuur moet specifieke gegevens bevatten. Hierbij kun je denken aan de volgende gegevens:
- Jouw volledige naam en die van jouw afnemer
- Jouw volledige adres en die van jouw afnemer
- Jouw btw-nummer
- Jouw KvK nummer
- De factuurdatum
- Een uniek factuurnummer
- Een exacte omschrijving van de te leveren producten of diensten
- De datum waarop de producten of diensten geleverd zijn
- Het totale bedrag, exclusief BTW
- Het aanbetalingsbedrag, exclusief BTW
- Het juiste btw-tarief
- Het juiste btw-bedrag
Hoe maak je binnen 2 seconde een aanbetalingsfactuur?
Heb je gemerkt dat het werken aan langdurige projecten een onzeker gevoel met zich meebrengt? Twijfel je bijvoorbeeld of je het geld van jouw ondernemers gaat ontvangen? En kom je financieel gezien soms ook in de knoop? Dan is het aan te raden om met aanbetalingen te gaan werken. Graag vertellen wij je hieronder hoe je zelf een aanbetalingsfactuur kunt maken.
Stap 1: open jouw boekhoudprogramma
Als je op dit moment al ondernemer bent, heb je al de beschikking over een boekhoudprogramma. Met dat programma verstuur je de normale facturen en verwerk je ook de inkomende facturen.
Ben je niet tevreden met jouw huidige boekhoudprogramma? Via onze website kun je razendsnel het beste eenvoudige boekhoudprogramma voor jouw onderneming vinden!
Stap 2: maak een factuur aan
Vervolgens kun je in jouw boekhoudpakket een factuur aan gaan maken. Dit doe je op de manier zoals je dit altijd al hebt gedaan.
Stap 3: vermeld dat het om een aanbetaling gaat
Bij het invullen van het factuurbedrag kun je vervolgens aangeven dat het om een aanbetaling gaat. Daarvoor kun je bijvoorbeeld bovenstaand voorbeeld aanhouden, inclusief de vermelding van de totale orderwaarde.
Stap 4: verstuur de factuurZo, je bent nu al klaar. Je kunt de factuur handmatig versturen of automatisch laten versturen door het boekhoudprogramma!
