Als ondernemer zijnde heb je met verschillende verplichtingen te maken. Eén van deze verplichtingen is dat je netjes de juiste hoeveelheid BTW moet betalen. Met dank aan een factuurstelsel is het relatief simpel om de BTW berekenen van alle facturen.
Hoe je dat precies doet? En wat een factuurstelsel nou precies is? Op die vragen ga je hieronder een passend antwoord vinden. Vervolgens vind je hieronder ook nog aanvullende informatie voor het integreren van een factuurstelsel in jouw boekhouding.
Wat is een factuurstelsel?
Een factuurstelsel is een specifieke vorm van boekhouden waarbij je omzet en kosten boekt in de periode waarop het betrekking heeft. Als je gebruik van een factuurstelsel maakt, richt je je hierbij op de factuurdatum. De factuurdatum van de facturen vormt eigenlijk het uitgangspunt binnen dit stelsel.
Dat is anders bij het kasstelsel. Bij dat stelsel boek je de omzet en kosten op het moment dat je het geld uitgeeft of ontvangt. Bij dit stelsel vormt dan ook de datum van betaling het uitgangspunt.
Welk stelsel het beste is? Dat hangt volledig van jouw eigen voorkeuren af. Sommige ondernemers geven de voorkeur aan een factuurstelsel, terwijl andere bedrijven de voorkeur aan het kasstelsel geven. Het is uiteindelijk aan jou om te bepalen naar welk stelsel jouw voorkeur uitgaat.
Waarom is het niet voor elk bedrijf toegestaan om twee stelsels te gebruiken?
Is het ook mogelijk om binnen jouw onderneming beide stelsel te gebruiken? Nee, dat is niet altijd het geval. De Belastingdienst heeft namelijk een verplichting ingesteld voor specifieke ondernemers. Deze ondernemers dienen zich te houden aan het kasstelsel en mogen dus géén gebruik maken van het factuurstelsel. Het gaat hierbij om de volgende ondernemers:
- Winkeliers (waaronder webwinkels)
- Marktkooplieden
- Schoenmakers
- Kappers
- Glazenwassers
- Wasserijen
- Fietsenmakers
- Schoonheidsverzorgingsbedrijven
- Behangers
- Stoffeerders
- Horecabedrijven
- Autorijscholen
- Advocaten die hun praktijk alleen uitoefenen
- Ondernemers die voor meer dan 90% van hun omzet goederen of diensten leveren vanuit een inrichting die bestemd is voor het leveren van goederen en diensten aan particulieren
Waarom het kasstelsel voor deze ondernemer geldt? Omdat deze ondernemer veelal diensten en/of producten aan particulieren leveren. Het factuurstelsel is met name bestemd voor ondernemers die diensten en/of producten leveren aan andere ondernemers. Als daar sprake van is, ben je als bedrijf zijnde sowieso verplicht om een factuur te versturen. In dat geval moet je ook het factuurstelsel toepassen.
Hoe integreer je een factuurstelsel in je boekhouding?
Lever jij jouw producten of diensten hoofdzakelijk aan andere bedrijven/ondernemers? Dan is het dus verplicht om te kiezen voor een factuurstelsel. Bij dit stelsel is het zaak dat je de omzet en kosten boekt in de periode waarop het betrekking heeft. Dit betekent dat de factuurdatum eigenlijk het uitgangspunt vormt. Maar, hoe verwerk je dit nou in jouw boekhouding? Daarvoor kun je het beste onderstaand stappenplan volgen:
Stap 1: kies een goed boekhoudprogramma uit
Alles valt of staat met een boekhoudprogramma. Het is dan ook zaak om een programma uit te kiezen, waarmee je jouw boekhouding op een relatief makkelijke manier bij kunt houden.
Ben je nog op zoek naar een online boekhoudprogramma? Check dan direct onze vergelijker; met onze vergelijker is het een fluitje van een cent om het perfecte programma voor jouw onderneming te vinden. We vergelijken boekhoudprogramma zoals Exact, E-boekhouden.nl, Rompslomp, Ficsus enzovoorts.
Stap 2: verwerk alle facturen in jouw boekhouding
Vervolgens is het zaak om alle facturen in jouw boekhouding te verwerken. Zet alle inkomende facturen in jouw boekhouding en doe dat ook voor alle uitgaande facturen.
Deze facturen kun je vervolgens in jouw eenvoudige boekhoudprogramma aan de juiste rubrieken koppelen. Zo kun je alle uitgaande facturen koppelen aan de rubriek ‘Omzet’.
Stap 3: laat de rest over aan het boekhoudprogramma
Heb je de facturen aangemaakt en in het boekhoudprogramma verwerkt? Dan kun je de rest overlaten aan het programma. Het zorgt namelijk voor een automatische inrichting van het factuurstelsel. Je hoeft hier dus zelf helemaal niet meer naar om te kijken.
Hoe het boekhoudprogramma dit doet? Bijzonder simpel; door puur naar de factuurdatum te kijken. Als je een inkomende factuur in jouw boekhouding plaatst, moet je dan ook de exacte factuurdatum aangeven. Die datum is immers het uitgangspunt binnen het complete factuurstelsel.
