Voor elke ondernemer is het van belang om de focus te richten op de lange termijn. Uiteraard moet ook alles op de korte termijn naar wens gaan, maar voor de continuïteit van jouw onderneming is met name de lange termijn van belang.
Om de lange termijn in goede banen te leiden, kun je verschillende management methodieken toepassen. Eén van de meest populaire project management methodieken van de afgelopen jaren is portfolio management. In dit artikel laten we jou graag kennis maken met deze methodiek, inclusief enkele handige tips.
Wat is portfolio management?
Heb jij enig idee hoe jouw bedrijf op de lange termijn kan overleven c.q. kan groeien? Het toverwoord hierbij is ‘innovatieve’. Portfolio management heeft betrekking op deze innovatieve, aangezien het hierbij gaat om een continue lijst van nieuwe projecten en nieuwe producten.
Op deze lijst plaats je eigenlijk alle projecten/producten die nú nieuw zijn én die je in de komende periode wilt ontwikkelen. Dankzij deze lijst heb je een continue beeld van datgene wat jouw onderneming over bijvoorbeeld 2 á 3 jaar gaat doen.
Bij portfolio management is het van cruciaal belang om deze lijst continu te evalueren. Je dient vooraf criteria op te stellen, waarna je de lijst kunt evalueren aan de hand van deze criteria. Dankzij portfolio management kun je – op deze manier – dus ook een bepaalde prioriteit aan bijvoorbeeld een nieuwe ontwikkeling meegeven.
Met name met het oog op de lange termijn is portfolio management voor elke onderneming onmisbaar. Deze projectmanagement methodiek zorgt voor het gewenste overzicht, brengt duidelijke lijnen in jouw bedrijfsvoering aan én is ook budget technisch zeer interessant.
Wat zijn de voordelen van portfolio management?
Als je met portfolio management aan de slag gaat, merk je direct de eerste voordelen. Zo is een belangrijk voordeel dat je met de schaarste perfect om weet te gaan. Wat we hierbij met ‘schaarste’ bedoelen? Nou, elke dag bestaat uit slechts 24 uur en elke werkdag bestaat uit slechts 8 uur. De uren van de werkdag moet je zo efficiënt mogelijk in weten te plannen; daar draagt portfolio management absoluut aan bij. Je weet jouw medewerkers op de juiste manier in te zetten, waardoor je de best mogelijke resultaten gaat behalen.
Dankzij deze management methodiek weet je immers precies wat op dit moment de hoogste prioriteit heeft. Dat kan bijvoorbeeld dat ene nieuwe project zijn of dat ene ontwerptraject voor een veelbelovend nieuw product. Dankzij portfolio management hou je continue alle projecten/nieuwe ontwikkelingen in de gaten, waardoor je ook prioriteit aan deze ontwikkelingen kunt hechten.
Daarnaast kun je portfolio management ook zien als het verlengstuk van de strategie van jouw onderneming. Als je portfolio management op de juiste manier aanpakt, resulteert dit immers in nieuwe producten en projecten. Het toverwoord bij deze management methodiek is niet voor niets ‘innovatie’.
Veelgemaakte fouten bij portfolio management
Wil je graag met jouw onderneming van deze voordelen gaan profiteren? Dan moet je oppassen dat je niet bepaalde fouten gaat maken. Onderzoek toont namelijk aan dat veel ondernemers/bedrijven dezelfde fouten maken, waardoor portfolio management nooit helemaal goed van de grond komt.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij deze management methodiek? Onder meer de volgende:
• De focus ligt te vaak en te lang op de korte termijn. Het gaat er echter juist om dat je met de lange termijn bezig bent.
• De aanwezige middelen worden over teveel verschillende project verdeeld. Het gaat er juist om dat de focus op de belangrijkste projecten komt te liggen.
• Portfolio management en strategie worden niet hand in hand met elkaar gebruikt. Met portfolio management ben je echter juist wél in staat om de lange termijn strategie uit te werken.
• De verkeerde software wordt gebruikt. Juist door de goede software te gebruiken, kun je de verschillende projecten perfect aan gaan sturen.
Als je succesvol met portfolio management aan de slag wilt gaan, moet je dus scherp zijn op bovengenoemde fouten. Deze fouten moet je ten koste van alles zien te voorkomen, waardoor je juist naar prestaties naar een hoger niveau kunt gaan tillen.
Wat is de beste software voor portfolio management?
Je hebt hierboven kunnen lezen dat de beste software onmisbaar is bij portfolio management. Maar, om welke software gaat het dan bij deze vorm van management? Nou, je bent eigenlijk continue met het managen van projecten bezig; mede daarom is het gebruik van project management software simpelweg onmisbaar.
Dankzij projectmanagement weet je bijvoorbeeld altijd het overzicht te behouden. Hierdoor kun je perfect de projecten sturen en kun je de belangrijkste projecten voorrang verlenen. Ondertussen weet je ook nog de kosten binnen de perken te houden en weet je alle resources op de juiste manier in te zetten.
Onder meer de volgende softwaresystemen zijn aan te raden:
- Monday: dit is wellicht het beste softwaresysteem voor portfolio management. Met dit systeem kun je niet alleen alle projecten monitoren, maar je kunt ook alle projecten perfect inplannen. Hierdoor weet je perfect met de schaarste om te gaan.
- Exact: ook Exact is een zeer geschikt programma. Bij dit programma geniet je niet alleen van de projectmanagement functie, maar ook van bijvoorbeeld functies voor de boekhouding, de planning en de urenregistratie.
- Wrike: werk je met grote teams aan verschillende projecten? Dan is Wrike ideaal te noemen. Met dit systeem kun je jouw projectteams sneller en efficiënter laten werken, terwijl je continue het overzicht weet te behouden.
