Workflow management software vergelijken

In het Nederlandse bedrijfsleven hebben we meer en meer met Engelse termen te maken. Dat is ook het geval bij workflow management. Doordat dit een Engelse term is, is het niet voor iedereen even makkelijk om de essentie hiervan te begrijpen. Vrij vertaald betekent workflow management ‘werkstroombeheer systeem’. Dit is een nogal platte vertaling, aangezien de Nederlandse term werkstroombeheer systeem ook niet direct duidelijkheid verschaft.

Als we nader naar de definitie workflow management kijken, zien we meerdere definities naar voren komen. Zo valt te lezen dat een workflow een herhaalbaar werkpatroon is binnen een organisatie, waarbij een vast proces gevolgd wordt. Dit vaste proces bestaat uit meerdere schakels; deze schakels vormen tezamen de workflow. Aangezien in een bedrijf meerdere afdelingen werkzaam zijn, dienen meerdere afdelingen zich met hetzelfde proces bezig te houden. Door in dit geval gebruik te maken van workflow management, is het mogelijk om dit proces keer op keer in goede banen te laten leiden. Elke afdeling moet immers de vooraf vastgestelde stappen volgen, waarna het proces in de volgende stap terecht komt. Indien elke afdeling en elke werknemer de vooraf gedefinieerd stappen opvolgt, wordt elk proces naar wens uitgevoerd. 

Elders valt te lezen dat workflow management ook wel het beheren en verbeteren van processen is. Zoals eerder al op deze pagina gezegd; workflow management is zowel van toepassing op de korte- als op de lange termijn. Door duidelijke processen vast te stellen, geniet je van betere resultaten op de korte termijn. Door deze processen gaandeweg te beheren, te evalueren en te optimaliseren is het ook weer mogelijk om deze processen nóg beter te maken. Hierdoor blijft jouw onderneming continue in beweging, waardoor jouw onderneming ook perfect met veranderingen om kan gaan.

Om de term workflow management nog iets te verduidelijken, hebben we besloten om twee voorbeelden hieronder te bespreken:

Het eerste voorbeeld heeft betrekking op het binnenkrijgen van een klacht. Jouw onderneming heeft een bepaald product aan klant A afgeleverd, maar klant A is niet geheel tevreden met het geleverde product. Klant A maakt dit aan de klantenservice van jouw onderneming bekend, waarna meerdere processen intern in gang gezet moet worden. Het ontvangen product moet geretourneerd worden, het geld moet terug betaald worden en alle administratieve handelingen moeten afgerond worden. Om dit proces volledig van A tot Z in goede banen te leiden, is het van belang dat de verschillende werkzaamheden één voor één afgehandeld worden. Dat kan je voor elkaar krijgen met behulp van workflow management; je legt immers hier stap voor stap de werkzaamheden vast, waarbij elke taak door een bepaalde afdeling uitgevoerd moet worden. Indien afdeling A taak A uitgevoerd heeft, kan afdeling B met taak B aan de slag gaan. Door workflow management is het mogelijk om dit allemaal in goede banen te leiden en om het gehele proces tot in perfectie te coördineren.

Een ander voorbeeld is het binnenkrijgen van een bestelling. Zodra een klant – via bijvoorbeeld jouw webshop – een order plaatst, moet je verschillende handelingen uit gaan voeren. Het product moet ingepakt worden, het product moet verstuurd worden, de betaling moet verwerkt worden en de voorraad moet bijgewerkt worden. Deze handelingen laten direct zien dat meerdere afdelingen zich bezig moeten houden met een order, waarbij het wel van belang is dat alle afdelingen zich op dezelfde golflengte bevinden. Om een bestelling van A tot Z goed af te kunnen handelen, is het ideaal om gebruik te maken van workflow management. De handelingen die uitgevoerd moeten worden, zijn immers vooraf gedefinieerd. Iedereen weet wat hij/zij moet doen, zodat de bestelling perfect verwerkt en afgerond wordt. Weer een tevreden klant!

Bovenstaande twee voorbeelden geven een duidelijk beeld van wat workflow management nou precies inhoudt. Om bovenstaande processen in goede banen te laten leiden, kan je het beste workflow management software gebruiken. Maar, wat is nou het beste workflow management software programma? Dat is eigenlijk volledig afhankelijk van jouw eigen voorkeuren, jouw bedrijfsvorm en van het beschikbare budget. Met dank aan bovenstaande vergelijker kan je in ieder geval direct het beste workflow management software programma voor jouw onderneming vinden.