Als ondernemer ben je verplicht een goede administratie bij te houden.Een van de onderdelen van je administratie is het kasboek. Zo kun je je inkomsten en uitgaven verantwoorden aan de belastingdienst. Maar ook voor jezelf is inzicht in je financiën noodzakelijk om je bedrijf goed te kunnen leiden.
Wat is een kasboek?
Het kasboek is een financieel boek waarin je alle contante betalingen en ontvangsten registreert. Als je een product of dienst contant betaalt, bewaar dan de kassabon of de ontvangen factuur goed. Je hebt de bonnen en facturen namelijk nodig om ze in je kasadministratie te verwerken. Je kunt je kasadministratie bijhouden op papier, in een spreadsheet of boekhoudsoftware.
In de kasadministratie vermeld je de volgende gegevens:
- nummer van het boekstuk
- datum van de transactie
- grootboekrekening
- omschrijving
- btw%: 0%, 9% of 21%
- bedrag ontvangsten exclusief btw
- bedrag uitgaven exclusief btw
- btw bedrag
- totaalbedrag ontvangsten
- totaalbedrag uitgaven
- kassaldo
Voorbeeld van een kasboek
Datum Omschrijving Ontvangsten Uitgaven btw 21% Totaal Saldo
1-1-2020 Saldo € 0
3-1-2020 Verkoop kleding € 121 + € 21 + € 21 = €163
5-1-2020 Kledingrek – € 50 – €60,50 = -€110,50
Totaal: 163 – €110,50 = €52,50
Kasboek bewaarplicht
In Nederland ben je verplicht om de bijbehorende kasstukken zeven jaar te bewaren. Kasstukken zijn bijvoorbeeld:
- kassabonnen
- kwitanties
- ontvangen facturen, die je betaald hebt
- facturen die door jouw klanten betaald zijn
Hoe maak je een kasboek en hoe verwerk je contante betalingen?
Je kan op wel op 10 verschillende manieren je kasboek gaan maken en bijhouden. Echter zijn er veel manieren die foutgevoelig zijn. Denk dan bijvoorbeeld aan papier. De twee meest voorkomende manieren waarbij men zijn kasboek aanmaakt en bijhoud zijn Excel en Boekhoudsoftware. Graag vertellen we de voordelen en nadelen van beide manieren.
Kasboek In Excel
Veel startende ondernemers houden hun kasadministratie bij in het programma excel. Maar, contante betaling verwerken in excel heeft meerdere nadelen:
1. Een contante betaling verwerken kost veel tijd
Van elke kasbetaling moet je alle gegevens van het bonnetje of de factuur in je spreadsheet invullen: datum, bedrag exclusief btw, btw bedrag, bedrag inclusief btw enzovoort. Tijdens het registreren van deze gegevens is het risico op het maken van fouten groot. In boekhoudprogramma’s hoef je minder gegevens in te vullen, omdat er bepaalde gegevens automatisch aangevuld worden, zoals boekstuknummers en btw berekeningen. Van elke transactie moet je de bon bewaren. Soms moet je een kassabon kopiëren, omdat de inkt vervaagt. Met boekhoudprogramma’s kun je kassabonnen scannen. Zo raak je geen bonnen kwijt raakt en je bonnen blijven tijdens de bewaarplicht van zeven jaar leesbaar. Dat scheelt een hoop tijd en onenigheid met de belastingdienst.
2. Handmatig berekenen btw aangifte
Als je de kasadministratie in een excel spreadsheet bijhoudt, moet je de gegevens uit je administratie handmatig in je btw aangifte verwerken. Met boekhoudsoftware worden je administratie en de btw aangifte automatisch gekoppeld.
3. Minder tijd om te ondernemen
Als ondernemer wil jij je tijd besteden aan ondernemen. Je wilt je kostbare tijd niet verdoen aan een contante betaling verwerken in excel. Je kunt je energie beter benutten aan je klanten, die je een factuur kunt sturen.
Lees hier alle nadelen over boekhouden in Excel
Kasboek in boekhoudsoftware
Hieronder ga je een video zien over hoe je een kasboek kan aanmaken en hoe je die op de beste manier kan bijhouden. Op deze manier adviseren wij ook om je administratie en dus ook je administratie te gaan onderhouden. Dat omdat er eigenlijk alle nadelen van Excel hier verholpen worden.
De video die je zometeen gaat zien is van de boekhoudsoftware Moneybird. Moneybird is een van de boekhoudsoftware aanbieders die wij binnen onze boekhoudsoftware vergelijker hebben. Dit is dus een voorbeeld hoe het in Moneybird moet. In alle andere boekhoudprogramma’s is dit mogelijk, maar dan net in een andere layout.
Een kasboek toevoegen aan een softwareprogramma is eenvoudig. Volg het pad “tandwiel”, “instellingen”, “bank” “toevoegen”, “kasboek”. Geef het een logische naam en klik op “opslaan”. Je kasboek vind je terug onder het tabblad “Bank”.
Handmatig transacties toevoegen
Via het tabblad “Bank” houd je je kasboek bij. Klik op de knop “toevoegen” en dan op “handmatig transacties toevoegen”. Selecteer in het scherm dat nu opent bij “rekening” het kasboek. Dan vul je de gegevens in het scherm:
- bedrag: het ontvangen of uitgegeven bedrag. Let op: als je een bedrag uitgegeven hebt, zet dan een minteken voor het bedrag
- omschrijving: de omschrijving van het artikel dat je gekocht hebt
- kenmerk: hier vul je “kasopname” in
- datum: datum van de transactie
Klik op “opslaan”.
Contante betaling verwerken
Nadat je een transactie ingevoerd hebt in de boekhoudsoftware, moet de transactie verwerkt worden. Ga naar het tabblad “bank”. Klik op “koppel openstaand bedrag” en koppel de transactie aan het bonnetje dat je hebt geupload.
Pin Opname verwerken
Met het verwerken van de bankafschriften staan de pinopnames automatisch in het transactieoverzicht. Om deze geldopname te verwerken, maak je een tussenstap. Bankopnames worden eerst gekoppeld aan de categorie “kruisposten”. Klik op “koppel openstaand bedrag”, selecteer de categorie “kruisposten” en klik op de button “koppel”. Vanuit de categorie “kruisposten” stort je de geldopname van de bank in je kas. Klik op de knop “toevoegen” en kies voor “handmatige transacties toevoegen”. In het scherm dat opent, selecteer je het kasboek en vul je de volgende gegevens in:
- kenmerk: kasstorting
- bedrag: bijvoorbeeld 50
- omschrijving: kasstorting
- datum: de datum van de pinopname
Klik op de button “Opslaan” en ga terug naar het tabblad “bank”. Klik op “koppel openstaand bedrag” en zoek op “kruisposten”. Klik op “koppel”.
Voordelen boekhoudprogramma
- Met een boekhoudprogramma vul je eenvoudig de gegevens van de transactie in en hoef je minder gegevens in te vullen dan in een excel sheet. De btw bedragen berekent het programma automatisch. Het voordeel is dat er geen rekenfouten gemaakt worden.
- Bonnen kun je scannen en uploaden. Daarna koppel je ze aan een transactie. De tijd van kassabonnen kopiëren (omdat de inkt van een kassabon vervaagt) en bewaren in een ordner is voorbij.
Welke boekhoudsoftware past bij mij?
Nu je weet hoe je een kasboek aanmaakt en onderhoud in Moneybird zijn er tientallen andere boekhoudsoftwares in de markt die precies dezelfde mogelijkheden hebben. Met de boekhoudsoftware vergelijker kun je filteren op de elementen die op jouw bedrijf van toepassing zijn:
- Ben je een zzp’er, een starter of een vereniging?
- In welke branche ben je werkzaam?
- Hoeveel medewerkers heeft je bedrijf?
- Welke aanvullingen vind je belangrijk? Bijvoorbeeld een kassasysteem of debiteurenbeheer.
- Voor welke btw aangifte kies je? Is in jouw bedrijf de btw verlegd?
- Wil je zelf boekhouden of wil je samen met een boekhouder je boekhouding bijhouden?
- Wil je je bankmutaties koppelen aan je boekhoudsoftware?
- Wil je inkoopfacturen scannen?
- Werk je met vreemde valuta?
Met onze software vergelijker vind je op een hele makkelijke manier welke boekhoudsoftware perfect binnen jouw bedrijf past. Meestal kun je een programma een paar maanden gratis proberen. Vergelijk vandaag nog de verschillende boekhoudprogramma’s en ga voor het gemak van de beste software.
