Hoe kun je nou de processen binnen jouw onderneming continue blijven optimaliseren? Daar kan je de Business Process Management methodiek voor gebruiken. In dit artikel laten we jou graag kennis maken met de Business Process Management methodiek. We bespreken wat BPM is, hoe je Business Process Management toe kunt passen, wat de voordelen van deze methodiek zijn en welke software je hiervoor kunt gebruiken.
Binnen een onderneming streef je ongetwijfeld continue naar groei. Je wilt de best mogelijke resultaten behalen en je wilt succesvol zijn. Vaak kan je dit niet in je eentje; je hebt hier al snel meerdere werknemers voor nodig. Als je deze werknemers eenmaal in dienst hebt, is het zaak om hen op de juiste manier te managen.
Als manager ben je echter niet alleen met het managen van jouw personeel bezig. Nee, het is minstens net zo belangrijk om alle processen binnen jouw onderneming te (blijven) managen. Door deze processen te managen, weet je namelijk de best mogelijke processen te creëren. Dit wordt ook wel vaak lean management genoemd. Die processen dragen uiteindelijk bij aan de groei van jouw onderneming én aan de tevredenheid van jouw werknemers.
Weinig tot geen werknemers vinden het namelijk leuk om aan ‘onnodige’ zaken te werken. Door continue jouw processen te managen, weet je de onnodige zaken te verwijderen. In plaats daarvan kunnen jouw werknemers dus continue met nuttige dingen bezig zijn. Nuttige dingen die zij leuk vinden én nuttige dingen die bijdragen aan jouw onderneming.
Wat is Business Process Management precies?
Bij Business Process Management ben je continue met verschillende bedrijfsprocessen bezig. Dit gaat om zowel interne- als om externe processen. Ongeacht wat voor proces het is, is het van belang dat dit proces volledig soepel verloopt. Dat kan je voor elkaar krijgen door met Business Process Management aan de slag te gaan.
Bij deze methodiek volg je namelijk onderstaand stappenplan:
- Identificeren: in de eerste stap binnen deze methodiek ga je alle processen benoemen. Dit doe je met behulp van een procesportfolio of een procesarchitectuur. Dankzij deze eerste stap krijg je een duidelijk inzicht in de opbouw van de huidige processen.
- Ontdekken: vervolgens ga je alle processen uitgebreid bespreken in een ‘as is’ model. In dat model zet je uitgebreid uiteen wat de huidige processen zijn; dit doe je per proces individueel.
- Analyseren: vervolgens is het zaak om al die individuele processen te gaan analyseren. Je bekijkt waar de knelpunten in deze processen zitten, je bekijkt wat de mogelijke risico’s zijn en je bekijkt hoe je dit mogelijk op kunt lossen. Ook benoem je in deze stap per proces de ‘voorwaarden’ van elk proces.
- Optimaliseren: bij de tweede stap heb je gebruik gemaakt van het ‘as is’ model. Bij deze stap is het zaak om een ‘to be’ model te gaan maken. Oftewel: hoe de processen er naar wens uit moeten komen te zien. Het ‘as is’ en ‘to be’ model staat in directe connectie met elkaar.
- Simuleren: je gaat nu beginnen met het uittesten van de nieuwe processen. Dit doe je door deze processen live te simuleren en direct de geoptimaliseerde processen weer te analyseren.
- Implementeren: is de simulatie van de nieuwe processen naar wens verlopen? Dan is het zaak om de nieuwe processen in jouw onderneming te gaan implementeren. Hiervoor kan je het beste een zogeheten procesmodel gebruiken.
- Observeren: je bent nu continue bezig met het observeren van de nieuwe bedrijfsprocessen. Voldoen deze bedrijfsprocessen? Of loopt men binnen jouw onderneming nu opeens tegen bepaalde problemen aan?
Als je de bovengenoemde 7 stappen gevolgd hebt, ben je al een heel eind gekomen. Je hebt de huidige processen geanalyseerd, je hebt de huidige knelpunten gevonden en je hebt deze knelpunten weg proberen te krijgen. Is dat gelukt? Dat blijkt pas uit de laatste stap; tijdens het observeren zie je precies wat de (eventuele) meerwaarde van de geoptimaliseerde bedrijfsprocessen is.
Nadat je stap 7 afgerond hebt, is het zaak om weer bij stap 2 te beginnen. In stap 2 ga je weer benoemen wat op dit moment de processen zijn. Volg vervolgens ook weer de volgende stappen op, waardoor je continue bezig blijft met het optimaliseren van alle bedrijfsprocessen.
Waarom is Business Process Management zo waardevol?
Een dag bestaat uit 24 uur. Een gemiddelde werknemer werkt per dag 8 uur. Dit betekent dat elke werknemer 8 uur per dag voor jouw onderneming kan werken. Tijdens deze 8 uur is het de wens dat je zo optimaal mogelijk gebruik kunt maken van de aanwezige tijd. Dat kan je maar op één manier doen: door alle bedrijfsprocessen te optimaliseren.
Door met Business Process Management aan de slag te gaan, weet je alle bedrijfsprocessen zo optimaal mogelijk in te richten. Dit levert veel tevredenheid bij jouw werknemers op, terwijl je hiermee ook de winstgevendheid van jouw onderneming weet te vergroten. Bovendien verkrijg je – dankzij de geoptimaliseerde processen – weer nieuwe kansen om jouw bedrijf te laten groeien.
Hoe kan je Business Process Management implementeren?
Heb je al direct interesse om met Business Process Management aan de slag te gaan? Wil je onwijs graag jouw bedrijfsprocessen gaan analyseren en gaan optimaliseren? Dan heb je daar eigenlijk één ding voor nodig: project management software.
Met project management krijg je namelijk veel meer inzicht in al jouw projecten en processen. Je kunt alle informatie- en organisatieprocessen hiermee analyseren, optimaliseren, simuleren én observeren. Voor de groei van jouw onderneming is het dus eigenlijk onmisbaar om met Business Project Management in combinatie met project management software aan de slag te gaan.
Voor het vinden van het beste project management softwaresysteem ben je bij ons aan het juiste adres. Wij hebben ons namelijk in al deze softwaresystemen verdiept en kunnen daardoor onder meer de volgende softwaresystemen aanraden:
- Exact: het bedrijf Exact heeft meerdere softwaresystemen op de markt gebracht, waarbij de veelzijdigheid direct opvalt. Het project management software systeem van Exact kan je voor verschillende doeleinden inzetten, waardoor je de groei van jouw onderneming perfect weet te bevorderen.
- Wrike: ook het softwaresysteem van Wrike is absoluut aan te raden. Dit softwaresysteem is met name aan te raden voor drukke teams, voor teams die te maken hebben met overvolle planningen en voor teams die te maken hebben met verschillende projecten/processen.
- Monday: uiteraard mag ook het systeem van Monday in deze lijst niet ontbreken. Monday heeft een overzichtelijk, uitgebreid en betaalbaar systeem op de markt weten te brengen. Een systeem waar reeds héél veel bedrijven gebruik van maken!
