Ben je actief als projectmanager, als manager, als leidinggevende of ben je wellicht de baas van een onderneming? In al deze functies kom je voor leuke uitdagingen te staan op het gebied van managen van projecten. Voordat je met een project van start gaat, weet je immers één ding zeker: je krijgt met obstakels en tegenslagen te maken. Het is aan jou om deze obstakels en tegenslagen te overwinnen en daarmee het volledige project succesvol te doorlopen.
Hoe je dat kunt doen? Daarvoor kun je gebruik maken van verschillende methodieken. In de afgelopen jaren zijn veel Agile methodieken onwijs populair geworden, waarbij Scrum absoluut de meest gebruikte methodiek is. In dit artikel willen we je graag kennis laten maken met deze projectmanagement methodiek, in combinatie met projectmanagement software.
We bespreken onder meer wat Scrum precies inhoudt, wat de voordelen van Scrum zijn, hoe je Scrum kunt implementeren in een onderneming en hoe je vervolgens met projectmanagement aan de slag kunt gaan. Op het gebied van projectmanagement geven we je ook nog enkele handige tips!
Mocht je nog nooit met projectmanagement te maken hebben gehad? In een ander artikelen leggen wat uit wat de projectmanagement fases zijn.
Wat is de Scrum methodiek precies?
In de afgelopen tientallen jaren zijn allerlei projectmethodieken gelanceerd. Deze projectmethodieken zouden je in staat moeten stellen om een project op de juiste manier te leiden/managen. Dat is uiteraard ook het doel bij Scrum, maar bij deze projectmethodiek gaat het namelijk allemaal nét iets anders.
In principe is Scrum een voorbeeld van een Agile methodiek. Bij een Agile methodiek leg je nooit de focus op het volledige project, maar je deelt het project altijd in meerdere sub-projecten in. Dat is óók het geval bij Scrum, maar de gehele organisatie binnen een Scrum-team is wel anders.
Bij de Scrum methodiek spelen de zogeheten sprints de belangrijkste rol. Als je een langdurig project hebt, is het zeer lastig om dit project in één keer in goede banen te leiden. Mede daarom is het bij Scrum van belang dat je een volledig project in meerdere sprints gaat verdelen. Per sprint gaan de afdelingen vervolgens met het project aan de slag, waardoor uiteindelijk het volledige project afgerond gaat worden.
Wat zijn sprints?
De zogeheten sprints vormen dus eigenlijk de leidraad binnen de Scrum methodiek. Voordat je met deze methodiek en met een groot project aan de slag gaat, is het zaak om dit gehele project in sprints te gaan verdelen.
Bij deze sprints is het ook van belang dat je een bepaald doel weet te stellen. Dit doel moet binnen een gestelde tijdstermijn behaald gaan worden. Is de betreffende tijdstermijn afgelopen? Dan is het zaak om naar de volgende sprint door te gaan.
Elke sprint moet dus binnen een bepaalde periode afgerond worden. Wie daar verantwoordelijk voor is? Ook dat kun je zelf per sprint gaan bepalen. Door het gehele project juist in kleinere sprints op te delen, weet je veel duidelijk te maken op het gebied van verantwoordelijkheid, de gewenste doelen en de taken die daarvoor uitgevoerd moeten worden.
Nadat de eerste sprint afgerond is, kun je dus doorgaan met de tweede sprint. Is door het betreffende team ook de tweede sprint afgerond? Dan kun je doorgaan naar de derde sprint. Dit proces herhaal je eigenlijk keer op keer, totdat je uiteindelijk het gehele project succesvol afgerond hebt.
Continu nieuwe inzichten
Een belangrijk onderdeel van de Scrum methodiek is ook dat je continu met nieuwe inzichten te maken hebt. Voordat je met deze methodiek te werk gaat, heb je géén groot vooropgezet plan. Nee, in plaats daarvan werk je dus stapsgewijs naar het gewenste einddoel toe. Dat einddoel is echter niet vooraf gedefinieerd, maar is aan verandering onderhevig.
Het advies is dan ook om het gehele proces continu te evalueren. Tijdens het doorlopen van de sprints doet men ongetwijfeld allerlei nieuwe inzichten op. Juist deze nieuwe inzichten kunnen ervoor zorgen dat je uiteindelijk de beste prestaties kunt gaan behalen.
Doordat je continu aan het bijsturen bent, kun je ook obstakels op de juiste manier weten te overwinnen. Daarnaast weet je deze obstakels ook zoveel mogelijk op voorhand te voorkomen; je kunt immers tijdig bijsturen en continu alle sprints blijven evalueren/analyseren.
Product backlog en een sprint backlog
Gedurende de Scrum methodiek is het zaak om onderscheid te maken tussen sprint backlog en product backlog. Als we het over de product backlog hebben, spreken we eigenlijk over de wensen die je vooraf kunt gaan evalueren. Deze wensen staan altijd in verhouding tot het uiteindelijke projectresultaat.
Een sprint backlog is eigenlijk een overzicht van alle dingen die je nog moet doen. Het gaat hierbij niet om de dingen die je voor het gehele project moet doen, maar juist om de dingen die je pér sprint moet doen. Daar wijst de benaming ‘Sprint backlog’ dan ook naar.
Tijdens een Scrum project is het aan te raden om deze twee backlogs goed in de gaten te houden. Deze twee backlogs spelen eigenlijk een onmisbare rol tijdens de Scrum methodiek. Besteed hier dus zeker de nodige aandacht aan en rond het project daarmee grandioos af.
Wat zijn de voordelen van Scrum methodiek?
Is het interessant om met de Scrum methodiek aan de slag te gaan? Ja, eigenlijk wel. Met deze Scrum methodiek kun je namelijk vrij snel met een project starten. Je hoeft niet alles van A tot Z voor te bereiden; nee, tijdens het project stuur je immers ook het nodige bij.
Daarnaast merk je ook dat je sneller de gewenste resultaten kunt gaan behalen met deze methodiek. Dat komt puur doordat je het project in sprints opgedeeld hebt en doordat je dus per sprint al de gewenste resultaten kunt gaan behalen. Al die sprints tezamen vormen uiteindelijk het gewenste eindresultaat.
Verder is het ook een methodiek waar je veel van kunt leren. Je bent immers continu aan het analyseren en aan het bijsturen. Dat komt niet alleen het eindresultaat ten goede, maar ook het eindresultaat van de komende projecten.
Tot slot ben je ook nog vrij flexibel gedurende deze methodiek. Je kunt immers tijdig bijsturen en je kunt daarmee ook sneller mogelijke veranderingen opvangen.
Voor wie is de Scrum methodiek interessant?
Zo, je hebt hierboven kunnen lezen wat de Scrum methodiek precies inhoudt. Ook heb je kunnen lezen welke termen een belangrijke rol spelen en wat het belang van de sprints zijn. Feit is dat de Scrum methodiek vrij uniek en specifiek is, waardoor deze methodiek zeker niet voor iedereen geschikt is.
Net zoals veel andere Agile methodieken wordt ook Scrum veelvuldig gebruikt in de wereld van IT. Door de jaren heen zijn echter ook allerlei andere afdelingen die de Scrum methodiek toepassen. Je kunt hierbij denken aan de afdeling Operations, aan de afdeling R&D, aan de afdeling Sales & Marketing, aan finance afdelingen, aan consultancy afdelingen en aan Development afdelingen.
Onder aan de streep is de Scrum methodiek dus voor vrij veel afdelingen interessant. Eigenlijk kunnen we zelfs stellen dat Scrum bij onwijs veel projecten van absolute meerwaarde is. Daar willen we wel nog het volgende aan toevoegen: Scrum is met name geschikt voor projecten waarbij iets gemaakt of iets ontwikkeld moet worden.
Bij een dergelijk project is het namelijk ‘makkelijker’ om het project in sprints te verdelen. Juist dat is de essentie van de Scrum methodiek.
Hoe kun je met de Scrum methodiek beginnen? Enkele tips!
Wil je in jouw onderneming met de Scrum methodiek aan de slag gaan? Of wil je wellicht voor dat ene specifieke project de Scrum methodiek eens uit gaan proberen? Dan is het allereerst zaak dat je de essentie van de Scrum methodiek volledig gaat begrijpen. Ook is het belangrijk dat je jouw interne organisatie op deze methodiek voor gaat bereiden.
Hoe je dat doet? Dat doe je met name door de voordelen van de Scrum methodiek intern te benoemen. Jouw medewerkers krijgen dan al snel door dat ze makkelijker én beter kunnen werken dankzij deze methodiek. Onder aan de streep plukken jullie daar met z’n allen de vruchten van.
Wel is het goed mogelijk dat je in eerste instantie met wat weerstand te maken krijgt. Dat is overigens niet alleen het geval bij de Scrum methodiek, maar is in principe ‘normaal’ bij alle nieuwe methodieken die je gaat implementeren.
Verder is het zaak om ook de infrastructuur binnen jouw onderneming voor te bereiden. Je moet namelijk de beschikking over bijvoorbeeld projectmanagement software hebben; over deze software lees je aan het einde van dit artikel meer!
Wat voor functies zijn er in Scrum?
Als je met de Scrum methodiek aan de slag wilt gaan, moet je ook bepaalde functies toe gaan wijzen. Denk hierbij in ieder geval aan de volgende functies:
Scrum Master: deze persoon is verantwoordelijk voor het gehele project. Hij bewaakt de Scrum methodiek, hij zorgt voor alle randvoorwaarden en hij coacht alle deelnemers.
Product Owner: de Product Owner zorgt ervoor dat de kosten binnen het gestelde budget blijven. Daarnaast is de Product Owner ook verantwoordelijk voor het uiteindelijke projectresultaat.
Team: onder het ‘Team’ verstaan we alle bouwers die zich met het project bezig houden.
Stakeholders: dit zijn alle belanghebbenden die een rol spelen bij het project. Dit zijn dus in de basis niet de bouwers, maar zijn mensen die op de achtergrond een functie vervullen.
Voordat je kunt starten, is het zaak om intern al deze functies toe te gaan wijzen. Houd ook hierbij met enige weerstand rekening: je kunt immers niet al jouw werknemers tevreden stellen. Ook hierbij is het advies weer om met name de voordelen te benadrukken: juist daarmee kun je al jouw werknemers overtuigen van de Scrum methodiek!
Wat zijn de beste projectmanagement software pakketten?
Zoals je hierboven hebt kunnen lezen, kun je tijdens de Scrum methodiek niet zonder projectmanagement software. Wij hebben al direct voor jou de beste projectmanagement software systemen op een rijtje gezet:
Monday.com: het systeem van Monday.com is onwijs uitgebreid, werkt zeer prettig en draagt bij aan de gewenste resultaten. Je kunt gebruik maken van de gratis proefperiode van 14 dagen.
Wrike: ook het systeem van Wrike is uitgebreid te noemen. Met name voor grote en drukbezette teams biedt dit systeem de nodige voordelen. Ook deze software kent een gratis proefperiode van 14 dagen!
Exact: wil je meerdere vliegen in één klap vangen? Dan kun je ook nog voor het systeem van Exact kiezen? Dit systeem bevat niet alleen projectmanagement, maar ook urenregistratie, boekhouding, planning én facturatie!
